Las facturas proforma y las facturas de impuestos comparten muchas características, pero cumplen funciones muy diferentes para una empresa. Una factura proforma es una versión preliminar detallada de una transacción: un presupuesto formal que se utiliza antes de concretar un acuerdo. Una factura de impuestos es un comprobante oficial, reconocido legalmente que documenta una venta completada y solicita el pago, incluidos los impuestos correspondientes.

Es necesario saber cuándo se deben utilizar facturas proforma y cuándo se deben enviar facturas de impuestos para realizar un seguimiento de los ingresos y el flujo de caja, además de cumplir con las autoridades comerciales. A continuación, explicaremos la diferencia entre una factura proforma y una factura de impuestos, cuándo utilizarlas y por qué es importante esta distinción para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura proforma?
  
• ¿Qué es una factura de impuestos?
  
• ¿Cuándo debes usar una factura proforma y cuándo una factura de impuestos?
  
• ¿Por qué es importante comprender estas facturas para tu empresa?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una versión preliminar de una factura que se genera antes de que se finalice una venta. En ella se detalla lo que el comprador puede esperar pagar por determinados bienes o servicios, incluidas las cantidades, precios, impuestos y estimaciones de envío. Sin embargo, no es una factura real y no da lugar a pagos ni asientos contables. El nombre significa «por formalidad» en latín, ya que es un presupuesto formal que ayuda al comprador y al vendedor a acordar todos los detalles antes de que comience el trabajo o se produzca el intercambio de dinero.

Una factura proforma permite que ambas partes acuerden qué se vende y en qué condiciones. Los compradores pueden revisarla, solicitar cambios o utilizarla para obtener aprobaciones internas o financiación antes de comprometerse. Cuando ambas partes llegan a un acuerdo, el vendedor emite una factura de impuestos, que es el registro oficial de la transacción.

Una factura proforma ayuda al comprador a comprender qué pagará y le proporciona al vendedor una forma de documentar la venta propuesta, sin comprometer a ninguna de las partes en una transacción.

¿Qué es una factura de impuestos?

Una factura de impuestos es un documento oficial que confirma una venta y solicita el pago. Una vez que se entregan los bienes o servicios o cuando vence el pago, el vendedor emite una factura de impuestos al comprador que contiene los detalles finales: precios, cantidades, impuestos e importe total adeudado.

En muchos países, las empresas registradas deben emitir facturas de impuestos por las ventas sujetas a impuestos. Estas sirven como prueba de ingresos para el vendedor mediante el registro de los ingresos y como prueba de compra para el comprador mediante el registro de un gasto. Ambas partes utilizan la factura de impuestos para la contabilidad, las auditorías y la declaración fiscal. El comprador puede utilizarla para reclamar créditos fiscales o deducciones, según las normas de su jurisdicción.

En una factura de impuestos normalmente se enumeran los nombres y direcciones legales del vendedor y comprador, el número de registro fiscal del vendedor, como el número de identificación del impuesto al valor agregado (IVA) o del impuesto sobre bienes y servicios (GST), un número de factura único y la fecha de emisión. También se detallan los bienes o servicios proporcionados, las cantidades, los precios, las tasas impositivas aplicables, el total de impuestos cobrados y el monto total a pagar.

¿Cuándo debes usar una factura proforma y cuándo una factura de impuestos?

Debes usar la factura adecuada en el momento adecuado para que el proceso de venta sea eficiente y cumpla con las normas. La que envíes dependerá de la etapa en la que se encuentre la transacción.

Usa una factura proforma en estos casos:

• En la etapa de cotización o negociación: envía una factura proforma cuando un cliente solicite precios o condiciones antes de confirmar la compra. En esta factura se puede ver un resumen claro de cómo será el acuerdo si se concreta.

• El comprador necesita una documentación: algunos clientes, especialmente en comercio B2B o internacional, requieren un documento formal para obtener aprobación interna, licencias de importación o financiamiento. Una factura proforma cumple con ese requisito sin generar obligación de pago.

• En la etapa de generar confianza con un nuevo cliente: para compradores nuevos o proyectos a medida, una factura proforma ayuda a aclarar las expectativas y las condiciones antes de que comience el trabajo o se envíen los bienes.

Usa una factura de impuestos en este caso:

• La venta se ha completado y se debe realizar el pago: una vez que se hayan entregado los bienes o servicios, emite una factura de impuestos para formalizar la venta y solicitar el pago. La factura de impuestos registra la transacción para los informes fiscales y contabilidad.
  

¿Por qué es importante comprender estas facturas para tu empresa?

Saber cuándo utilizar facturas proforma y facturas de impuestos puede afectar la eficiencia con la que gestionas tu empresa y la rapidez con la que recibes los pagos.

Estas son cuatro áreas en las que esto es importante.

Flujo de caja y previsión

Las facturas proforma ayudan a prever los ingresos y anticipar la entrada de efectivo antes de que se confirmen las ventas. Las empresas que realizan un seguimiento de la actividad proforma suelen tener mejor visibilidad de sus canales de ventas y pueden gestionar el capital de trabajo con mayor precisión.

Confianza de los clientes

El envío de una factura proforma transmite competencia y transparencia. Muestra al comprador exactamente qué acepta y en qué condiciones lo hace. Esta claridad puede acelerar las aprobaciones, en especial en el comercio B2B global, donde los acuerdos suelen abarcar diferentes monedas, idiomas y normativas.

Preparación para impuestos y auditorías

Usar correctamente las facturas pro forma y las facturas de impuestos puede proteger a tu empresa durante las auditorías. Muchas autoridades fiscales consideran que una factura pro forma no es un documento válido, lo que significa que no puede utilizarse para justificar deducciones o créditos fiscales. Etiquetar de manera incorrecta las facturas puede generar riesgos de cumplimiento de la normativa o demorar reembolsos, especialmente en sistemas de IVA y GST.

Eficiencia financiera

Las empresas que estandarizan cómo y cuándo emiten facturas proforma, y facturas de impuestos reducen la fricción interna entre los departamentos de finanzas, operaciones y ventas. Cuando los equipos saben exactamente qué documento enviar y cuándo, el proceso de facturación puede ser más rápido, más limpio y más fácil de automatizar.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica tu proceso de facturación, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro y recibe pagos más rápido con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos generadas con IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

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