Faturas proforma e faturas fiscais compartilham muitas qualidades, mas desempenham papéis muito diferentes para um empresa. Uma fatura pro forma é uma prévia detalhada de uma transação, ou seja, uma cotação formal usada antes da finalização do negócio. Uma fatura fiscal é uma conta oficial, legalmente reconhecida, que documenta uma venda concluída e solicita o pagamento, incluindo tributos.

Saber quando usar faturas pro forma e quando enviar faturas fiscais é necessário para acompanhar a receita e o fluxo de caixa e manter a conformidade com as autoridades empresariais. A seguir, vamos explicar a diferença entre uma fatura pro forma e uma fatura fiscal, quando utilizá-las e por que essa distinção é importante para a sua empresa.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é uma fatura proforma?
  
• O que é uma fatura fiscal?
  
• Quando se deve usar uma fatura proforma em vez de uma fatura fiscal?
  
• Por que entender sobre essas faturas é importante para a sua empresa?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é uma fatura proforma?

Uma fatura proforma é uma versão inicial de uma fatura gerada antes da finalização da venda. Ela descreve o que um comprador pode esperar pagar por bens ou serviços específicos, incluindo quantidades, preços, impostos e estimativas de envio. Apesar disso, ela não é uma fatura real e não aciona pagamento ou lançamentos contábeis. O nome significa "para efeitos de forma" em latim, e é uma estimativa formal que ajuda comprador e vendedor a concordarem em todos os detalhes antes do início do trabalho ou da transferência financeira.

Uma fatura proforma faz com que ambas as partes concordem sobre o que está sendo vendido e sob quais condições. Os compradores podem revisar, solicitar mudanças ou usá-la para obter aprovações internas ou obter financiamento antes de se comprometerem. Quando ambas as partes chegam a um acordo, o vendedor enviará uma fatura fiscal, que é o registro oficial da transação.

Uma fatura proforma ajuda o comprador a entender pelo que vai pagar e oferece ao vendedor uma forma de documentar a venda proposta, sem prender nenhuma das partes a uma transação.

O que é uma fatura fiscal?

Uma fatura fiscal é um documento oficial que confirma a venda e solicita o pagamento. Uma vez que bens ou serviços são entregues, ou quando o pagamento se torna vencido, o vendedor gera uma fatura fiscal para o comprador, que contém os detalhes finais: preços, quantidades, impostos e valor total devido.

Em muitos países, empresas registradas devem emitir faturas fiscais para vendas tributáveis. Elas servem como prova de renda para o vendedor, registro de receita e comprovante de compra para o comprador, registrando uma despesa. Ambas as partes usam a fatura fiscal para contabilidade, auditorias e declarações de impostos. Um comprador pode usá-la para reclamação de créditos ou deduções no imposto de entrada, dependendo das regras de sua jurisdição.

Uma fatura fiscal normalmente lista os nomes e endereços fiscais do vendedor e do comprador, o número de cadastro fiscal do vendedor, como um imposto sobre valor agregado (IVA) ou ID do imposto sobre bens e serviços (GST), um número de fatura único e a data de emissão. Também detalha bens ou serviços prestados, quantidades, preços, alíquotas de impostos aplicáveis, total de impostos cobrados e o total devido.

Quando você deve usar uma fatura proforma ou uma fatura fiscal?

Você precisa usar a fatura certa no momento certo para manter seu processo de vendas eficiente e em conformidade. Qual você envia depende da etapa da sua transação.

Use uma fatura proforma em casos como:

• Cotação ou negociação: envie uma fatura proforma quando um cliente pergunta o preço ou termos antes de confirmar a compra. Ela oferece uma visão geral clara de como será o acordo caso siga adiante.

• O comprador precisa de documentação: alguns clientes, especialmente em B2B ou comércio internacional, precisam de um documento formal para obter aprovação interna, licenças de importação ou financiamento. Uma fatura proforma atende a esse requisito sem acionar o pagamento.

• Processo de construção de confiança com um novo cliente: para compradores de primeira viagem ou projetos personalizados, um fatura proforma ajuda a esclarecer expectativas e termos antes do início do trabalho ou do envio dos produtos.

Use uma fatura fiscal em casos como:

• A venda está concluída e o pagamento está devido: assim que bens ou serviços forem entregues, emita uma fatura fiscal para tornar a venda oficial e solicitar o pagamento. Uma fatura fiscal registra a transação para sua declaração fiscal e contabilidade.
  

Por que entender essas faturas é importante para sua empresa?

Saber quando usar faturas proforma e fiscais pode afetar a eficiência com que você administra sua empresa e a rapidez com que você recebe pagamentos.

Veja quatro momentos em que elas são relevantes.

Fluxo de caixa e previsão

Faturas proforma ajudam a prever receitas e antecipar entradas de caixa antes que as vendas sejam confirmadas. Empresas que acompanham atividades proforma frequentemente têm melhor visibilidade sobre seus pipelines de vendas e conseguem gerenciar seu capital de giro mais precisamente.

Confiança do cliente

Enviar uma fatura proforma sinaliza competência e transparência. Essa atitude mostra ao comprador exatamente com o que ele está concordando e sob quais termos, o que pode acelerar as aprovações, especialmente no comércio global B2B, onde os acordos frequentemente abrangem moedas, idiomas e regulamentações.

Prontidão para impostos e auditorias

Usar corretamente as faturas proforma e fiscais pode proteger sua empresa durante auditorias. Muitas autoridades fiscais tratam uma fatura proforma como um não-documento, o que significa que não pode ser usada para justificar deduções ou créditos de entrada. Rotular incorretamente faturas pode criar riscos de conformidade ou atrasar reembolsos, especialmente nos sistemas de IVA e GST.

Eficiência financeira

Empresas que padronizam como e quando emitem faturas proforma e fiscais reduzem atritos internos entre finanças, operações e vendas. Quando as equipes sabem exatamente qual documento enviar e quando, o processo de faturamento pode se tornar mais rápido, limpo e fácil de automatizar.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou únicas, a Stripe ajuda as empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatize contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.

• Acelere o recebimento: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança inteligentes.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal do cliente.

• Reduza o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre com sistemas existentes: o Stripe Invoicing se conecta aos softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir a entrada manual de dados.

Saiba mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de contas a receber ou comece agora mesmo.