Proformafacturen en belastingfacturen hebben veel overeenkomsten, maar spelen een heel verschillende rol voor een onderneming. Een proformafactuur is een gedetailleerd overzicht van een transactie: een formele offerte die wordt gebruikt voordat een deal wordt gesloten. Een belastingfactuur is een officiële, wettelijk erkende rekening die een voltooide verkoop documenteert en betaling vraagt, inclusief belasting.

Weten wanneer je proformafacturen moet gebruiken en wanneer je belastingfacturen moet versturen, is belangrijk om je inkomsten en cashflow bij te houden en te voldoen aan de regels van de belastingdienst. Hieronder leggen we uit wat het verschil is tussen een proformafactuur en een belastingfactuur, wanneer je ze moet gebruiken en waarom dit verschil belangrijk is voor je onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een proformafactuur?
  
• Wat is een belastingfactuur?
  
• Wanneer moet je een proformafactuur gebruiken en wanneer een belastingfactuur?
  
• Waarom is het belangrijk voor je onderneming om deze facturen te begrijpen?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een proformafactuur?

Een proformafactuur is een vroege versie van een factuur die wordt gegenereerd voordat een verkoop is afgerond. Hierin staat wat een koper kan verwachten te betalen voor specifieke goederen of diensten, inclusief hoeveelheden, prijzen, belastingen en geschatte verzendkosten. Maar het is geen echte factuur en leidt niet tot betalingen of boekhoudkundige boekingen. De naam betekent ‘voor de vorm’ in het Latijn en het is een formele schatting die de koper en verkoper helpt om overeenstemming te bereiken over alle details voordat het werk begint of geld wordt overgemaakt.

Een proformafactuur zorgt ervoor dat beide partijen het eens worden over wat er wordt verkocht en onder welke voorwaarden. Kopers kunnen deze bekijken, wijzigingen aanvragen of gebruiken om interne goedkeuringen te krijgen of financiering te verkrijgen voordat ze zich vastleggen. Wanneer beide partijen tot een akkoord komen, volgt de verkoper met een belastingfactuur, het officiële document van de transactie.

Een proformafactuur helpt de koper te begrijpen waarvoor hij betaalt en biedt de verkoper een manier om de voorgestelde verkoop te documenteren, zonder dat een van beide partijen aan een transactie gebonden is.

Wat is een belastingfactuur?

Een belastingfactuur is een officieel document dat een verkoop bevestigt en om betaling vraagt. Zodra de goederen of diensten zijn geleverd, of wanneer de betaling verschuldigd is, stuurt de verkoper een belastingfactuur naar de koper met de definitieve details: prijzen, hoeveelheden, belastingen en het totale verschuldigde bedrag.

In veel landen moeten geregistreerde ondernemingen belastingfacturen uitgeven voor belastbare verkopen. Ze dienen als bewijs van inkomen voor de verkoper, door de omzet te registreren, en als bewijs van aankoop voor de koper, door een uitgave te registreren. Beide partijen gebruiken de belastingfactuur voor de boekhouding, audits en belastingaangiften. Een koper kan deze gebruiken om belastingkrediet of aftrekposten te claimen, afhankelijk van de regels van zijn rechtsgebied.

Op een belastingfactuur staan meestal de wettelijke namen en adressen van de verkoper en koper, het belastingregistratienummer van de verkoper, zoals een btw-nummer of GST-nummer, een uniek factuurnummer en de datum van uitgifte. Ook staan erop de geleverde goederen of diensten, hoeveelheden, prijzen, toepasselijke belastingtarieven, totaal aan in rekening gebrachte belasting en het totale verschuldigde bedrag.

Wanneer moet je een proformafactuur gebruiken en wanneer een belastingfactuur?

Je moet de juiste factuur op het juiste moment gebruiken om je verkoopproces efficiënt en conform de regels te houden. Welke je verstuurt, hangt af van de fase van je transactie.

Gebruik een proformafactuur in deze gevallen:

• Je bent aan het offreren of onderhandelen: Stuur een proformafactuur wanneer een klant om prijzen of voorwaarden vraagt voordat hij een aankoop bevestigt. Deze factuur geeft een duidelijk overzicht van hoe de deal eruit zal zien als deze doorgaat.

• De koper heeft documentatie nodig: Sommige klanten, vooral in B2B of grensoverschrijdende handel, hebben een formeel document nodig om interne goedkeuring, importvergunningen of financiering te verkrijgen. Een proformafactuur voldoet aan die eis zonder dat er een betaling nodig is.

• Je bouwt vertrouwen op bij een nieuwe klant: Voor nieuwe kopers of aangepaste projecten helpt een proformafactuur om verwachtingen en voorwaarden te verduidelijken voordat het werk begint of de goederen worden verzonden.

Gebruik in dit geval een belastingfactuur:

• De verkoop is voltooid en de betaling is verschuldigd: Zodra de goederen of diensten zijn geleverd, stuur je een belastingfactuur om de verkoop officieel te maken en betaling te vragen. Een belastingfactuur registreert de transactie voor je belastingaangifte en boekhouding.
  

Waarom is het belangrijk voor je onderneming om deze facturen te begrijpen?

Weten wanneer je proforma- en belastingfacturen moet gebruiken, kan van invloed zijn op hoe efficiënt je je onderneming runt en hoe snel je wordt betaald.

Hier zijn vier gebieden waarop dit van belang is.

Cashflow en prognoses

Proformafacturen helpen bij het voorspellen van inkomsten en het anticiperen op kasstromen voordat verkopen zijn bevestigd. Bedrijven die proforma-activiteiten bijhouden, krijgen vaak beter inzicht in hun verkooppijplijnen en kunnen hun werkkapitaal nauwkeuriger beheren.

Vertrouwen van de klant

Het versturen van een proformafactuur straalt competentie en transparantie uit. Het laat de koper precies zien waar hij mee akkoord gaat en onder welke voorwaarden. Deze duidelijkheid kan goedkeuringen versnellen, vooral in de wereldwijde B2B-handel, waar deals vaak verschillende valuta's, talen en regelgevingen omvatten.

Voorbereiding op belastingen en audits

Door proforma- en belastingfacturen goed te gebruiken, kun je je onderneming beschermen tijdens audits. Veel belastingautoriteiten zien een proformafactuur als een niet-document, wat betekent dat deze niet kan worden gebruikt om aftrekposten of voorbelastingskrediet te rechtvaardigen. Verkeerd gelabelde facturen kunnen compliancerisico's opleveren of terugbetalingen vertragen, vooral in btw- en GST-systemen.

Financiële efficiëntie

Bedrijven die standaardiseren hoe en wanneer ze proforma- en belastingfacturen uitgeven, verminderen interne wrijving tussen financiën, operations en sales. Als teams precies weten welk document ze wanneer moeten versturen, kan het factureringsproces sneller, overzichtelijker en gemakkelijker te automatiseren worden.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen – zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed kunt bijhouden.

• Versnel de cashflow: verkort de betalingstermijn en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software, zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

Lees meer over hoe Stripe je debiteurenbeheer kan vereenvoudigen, of ga vandaag nog aan de slag.