Pro-forma-Rechnungen und Rechnungen mit Steuerausweis haben viele Eigenschaften, spielen jedoch für ein Unternehmen sehr unterschiedliche Rollen. Eine Pro-forma-Rechnung ist eine detaillierte Vorschau einer Transaktion – ein formelles Angebot, das verwendet wird, bevor ein Geschäft abgeschlossen wird. Eine Rechnung mit Steuerausweis ist eine offizielle, rechtsgültig anerkannte Rechnung, die einen abgeschlossenen Verkauf dokumentiert und eine Zahlung einschließlich Steuern erfordert.

Zu wissen, wann Pro-forma-Rechnungen verwendet und wann Rechnungen mit Steuerausweis versendet werden müssen, ist notwendig, um Umsatz und Cashflow zu verfolgen und die Vorschriften der Unternehmen einzuhalten. Im Folgenden erklären wir den Unterschied zwischen einer Pro-forma-Rechnung und einer Rechnung mit Steuerausweis, wann sie verwendet werden müssen und warum der Unterschied für Ihr Unternehmen wichtig ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Pro-forma-Rechnung?
  
• Was ist eine Rechnung mit Steuerausweis?
  
• Wann sollten Sie eine Pro-forma-Rechnung vs. eine Rechnung mit Steuerausweis verwenden?
  
• Warum ist das Verständnis dieser Rechnungen für Ihr Unternehmen wichtig?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung ist eine frühe Version einer Rechnung, die erstellt wird, bevor ein Verkauf abgeschlossen wird. Sie beschreibt, was Käuferinnen und Käufer für bestimmte Waren oder Dienstleistungen erwarten können, einschließlich Mengen, Preise, Steuern und Versandkostenschätzungen. Es handelt sich jedoch nicht um eine echte Rechnung und sie löst auch keine Zahlung- oder Buchhaltungsbuchungen aus. Der Name bedeutet im Lateinischen „der Form halber“ und ist eine formelle Schätzung, die Käufer/innen und Verkäufer/innen hilft, sich auf alle Details zu einigen, bevor die Arbeit beginnt oder das Geld den Besitzer wechselt.

Mit einer Pro-forma-Rechnung können sich beide Parteien darauf einigen, was verkauft wird und unter welchen Bedingungen. Käufer/innen können sie prüfen, Änderungen beantragen oder sie verwenden, um vor einer Entscheidung interne Genehmigungen einzuholen oder Finanzierungen zu sichern. Wenn sich beide Seiten einigen, stellt die Verkäuferin/der Verkäufer eine Rechnung mit Steuerausweis aus, in der die Transaktion offiziell festgehalten wird.

Eine Pro-forma-Rechnung hilft der Käuferin/dem Käufer zu verstehen, wofür sie/er bezahlen wird. Sie gibt der Verkäuferin bzw. dem Verkäufer die Möglichkeit, den vorgeschlagenen Verkauf zu dokumentieren, ohne dass eine der Parteien an einer Transaktion beteiligt ist.

Was ist eine Rechnung mit Steuerausweis?

Eine Rechnung mit Steuerausweis ist ein offizielles Dokument, das einen Verkauf bestätigt und eine Zahlung anfordert. Sobald Waren oder Dienstleistungen geliefert werden oder eine Zahlung fällig wird, stellt die Verkäufer oder der Verkäufer der Käuferin oder dem Käufer eine Rechnung mit Steuerausweis aus, die die endgültigen Details enthält: Preise, Mengen, Steuern und den geschuldeten Gesamtbetrag.

In vielen Ländern müssen registrierte Unternehmen Rechnungen mit Steuerausweis für steuerpflichtige Verkäufe ausstellen. Sie dienen als Einkommen für die Verkäuferin oder den Verkäufer, indem sie den Umsatz erfassen. Außerdem dienen sie als Kaufnachweis für die Käuferin oder den Käufer, indem sie die Ausgaben erfassen. Beide Parteien verwenden die Rechnung mit Steuerausweis für Buchhaltung, Prüfungen und Steuererklärungen. Käuferinnen und Käufer können damit je nach den Regeln ihres rechtlichen Zuständigkeitsbereichs Steuergutschriften oder -abzüge geltend machen.

Eine Rechnung mit Steuerausweis enthält in der Regel die rechtsgültigen Namen und Adressen der Verkäuferin/des Verkäufers und der Käuferin/des Käufers, die Steuerregistrierung der Verkäuferin/des Verkäufers, wie eine Nummer für die Umsatzsteuer (USt.) oder eine Waren- und Dienstleistungssteuer (GST), eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum. Außerdem sind darin die gelieferten Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Preise, anwendbare Steuersätze, die insgesamt erhobene Steuer und der geschuldete Gesamtbetrag aufgeführt.

Wann sollten Sie eine Pro-forma-Rechnung vs. eine Rechnung mit Steuerausweis verwenden?

Sie müssen die richtige Rechnung zum richtigen Zeitpunkt verwenden, um Ihren Verkaufsprozess effizient und konform zu gestalten. Welche Rechnung Sie versenden, hängt von der Phase Ihrer Transaktion ab.

Verwenden Sie in folgenden Fällen eine Pro-forma-Rechnung:

• Sie zitieren oder verhandeln: Senden Sie eine Pro-forma-Rechnung, wenn eine Kundin oder ein Kunde nach Preisen oder Konditionen fragt, bevor sie/er einen Kauf bestätigt. Sie bietet eine klare Übersicht über das anstehende Geschäft.

• Die Käuferin/der Käufer benötigt Unterlagen: Einige Kundinnen und Kunden, insbesondere im B2B- oder grenzüberschreitenden Handel, benötigen ein formelles Dokument, um eine interne Genehmigung, Importlizenzen oder eine Finanzierung zu erhalten. Eine Pro-forma-Rechnung erfüllt diese Anforderung, ohne eine Zahlung auszulösen.

• Sie schaffen Vertrauen bei Neukundinnen und -kunden: Für Erstkäufer/innen oder benutzerdefinierte Projekte hilft eine Pro-forma-Rechnung dabei, Erwartungen und Konditionen zu klären, bevor die Arbeit beginnt oder Waren versendet werden.

Verwenden Sie in diesem Fall eine Rechnung mit Steuerausweis:

• Der Verkauf ist abgeschlossen und die Zahlung ist fällig: Sobald Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, stellen Sie eine Rechnung mit Steuerausweis aus, um den Verkauf offiziell zu machen, und fordern Sie die Zahlung an. Eine Rechnung mit Steuerausweis erfasst die Transaktion für Ihre Steuerberichterstattung und Buchhaltung.
  

Warum ist das Verständnis dieser Rechnungen für Ihr Unternehmen wichtig?

Wenn Sie wissen, wann Sie Pro-forma-Rechnungen und Rechnungen mit Steuerausweis verwenden müssen, kann sich dies darauf auswirken, wie effizient Sie Ihr Unternehmen führen und wie schnell Sie bezahlt werden.

Hier sind vier Bereiche, in denen dies wichtig ist.

Cashflow und Prognosen

Mit Pro-forma-Rechnungen lässt sich der Umsatz prognostizieren und Geldzuflüsse lassen sich antizipieren, bevor Verkäufe bestätigt werden. Unternehmen, die Pro-forma-Aktivitäten nachverfolgen, erhalten oft einen besseren Einblick in ihre Vertriebspipelines und können das Working Capital genauer verwalten.

Kundenvertrauen

Der Versand einer Pro-forma-Rechnung signalisiert Kompetenz und Transparenz. Sie zeigt Käuferinnen und Käufern genau, womit sie einverstanden sind und unter welchen Konditionen. Diese Klarheit kann Genehmigungen beschleunigen, insbesondere im globalen B2B-Handel, wo sich Geschäfte oft auf Währungen, Sprachen und Vorschriften erstrecken.

Steuer- und Prüfungsbereitschaft

Die korrekte Verwendung von Pro-forma-Rechnungen und Rechnungen mit Steuerausweis kann Ihr Unternehmen bei Prüfungen schützen. Viele Steuerbehörden behandeln eine Pro-forma-Rechnung als Nichtdokument, was bedeutet, dass sie nicht zur Rechtfertigung von Abzügen oder Vorabgutschriften verwendet werden kann. Falsch gekennzeichnete Rechnungen können Compliance-Risiken mit sich bringen oder Rückerstattungen verzögern, insbesondere in USt.- und GST-Systemen.

Finanzielle Effizienz

Unternehmen, die standardisieren, wie und wann sie Pro-forma-Rechnungen und Rechnungen mit Steuerausweis ausstellen, reduzieren die internen Reibungspunkte zwischen Finanzen, Betrieb und Vertrieb. Wenn Teams genau wissen, welches Dokument sie wann versenden müssen, kann der Prozess der Rechnungsstellung schneller, sauberer und einfacher zu automatisieren sein.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Reduzieren Sie die Forderungslaufzeit und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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