Les factures pro forma et les factures fiscales partagent de nombreuses qualités, mais elles jouent des rôles très différents pour une entreprise. Une facture pro forma est une version bêta détaillée d’une transaction – un devis formel utilisé avant la finalisation d’une transaction. Une facture fiscale est une facture officielle et légalement reconnue qui documente une vente conclue et demande un paiement, avec les taxes comprises.

Savoir quand utiliser les factures pro forma et quand envoyer les factures fiscales est nécessaire pour faire un suivi des revenus et du flux de trésorerie et rester en conformité avec les gestionnaires d’entreprises. Ci-dessous, nous allons vous expliquer la différence entre une facture pro forma et une facture fiscale, quand les utiliser et pourquoi la distinction est importante pour votre entreprise.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une facture pro forma?
  
• Qu’est-ce qu’une facture fiscale?
  
• Quand vous faut-il utiliser une facture pro forma vs. une facture fiscale?
  
• Pourquoi comprendre ces factures est important pour votre entreprise?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une facture pro forma?

Une facture pro forma est une première version d’une facture générée avant la finalisation d’une vente. Elle décrit ce qu’un client peut s’attendre à payer pour des biens ou services spécifiques, y compris les quantités, les prix, les taxes et les devis d’expédition. Mais il ne s’agit pas d’une facture réelle et elle ne déclenche pas d’entrées de paiement ou comptables. Le nom signifie « pour la forme » en latin, et il s’agit d’une estimation formelle qui aide le client et le marchand (commerçant) à se mettre d’accord sur tous les détails avant le début des travaux ou le transfert des fonds.

Une facture pro forma permet aux deux parties de s’entendre sur ce qui est vendu et sous quelles conditions. Les clients peuvent la vérifier, effectuer des requêtes de modifications, ou l’utiliser pour obtenir des approbations internes ou acquérir un financement avant de s’engager. Lorsque les deux parties parviennent à un accord, le marchand (commerçant) donnera suite avec une facture fiscale, qui est le document officiel de la transaction.

Une facture pro forma aide le client à comprendre les détails de son futur achat et donne au marchand (commerçant) un moyen de documenter la vente proposée, sans enfermer l’une ou l’autre des parties dans une transaction.

Qu’est-ce qu’une facture fiscale?

Une facture fiscale est un document officiel qui confirme une vente et fait la requête d’un paiement. Une fois les biens ou les services livrés, ou lorsque le paiement devient dû, le marchand émet une facture fiscale au client qui contient les détails finaux : prix, quantités, taxes et montant total dû.

Dans de nombreux pays, les entreprises enregistrées doivent émettre des factures fiscales pour les ventes taxables. Elles servent de preuve de bénéfice pour le marchand, en enregistrant les revenus, et de preuve d’achat pour le client, en enregistrant une dépense. Les deux parties utilisent la facture fiscale pour leur comptabilité, les audits et les déclarations d’impôts. Un client peut l’utiliser pour réclamer des crédits d’impôts ou des déductions de taxe en amont, en fonction des règles de son territoire.

Une facture fiscale contient généralement la dénomination sociale et l’adresse juridique du marchand (commerçant) et du client, le numéro d’inscription fiscale du marchand, tel qu’un numéro d’identification de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou de taxe sur les produits et services (TPS) - TPS/TVQ au Québec, un numéro de facturation unique et la date d’émission. Elle détaille également les biens ou services fournis, les quantités, les prix, les taux de taxe applicables, le total taxé et le total global dû.

Quand faut-il utiliser une facture pro forma vs. une facture fiscale?

Vous devez utiliser la bonne facture au bon moment pour maintenir votre processus commercial efficace et conforme. Le type de facture envoyé dépend de l’étape de votre transaction.

Utilisez une facture pro forma dans les cas suivants :

• Vous faites un devis ou négociez : envoyez une facture pro forma lorsqu’un client demande de l’information sur un prix ou des conditions avant de confirmer un achat. Cette facture donne un aperçu clair de ce à quoi ressemblera l’affaire si elle aboutit.

• Le client a besoin de documentation : certains clients, en particulier dans le commerce interentreprises (B2B) ou transfrontalier, ont besoin d’un document formel pour obtenir une approbation interne, des licences d’importation ou un financement. Une facture pro forma répond à cette exigence sans déclencher le paiement.

• Vous établissez un lien de confiance avec un nouveau client : pour les nouveaux acheteurs ou les projets personnalisés, une facture pro forma permet de clarifier les attentes et les conditions avant le début des travaux ou l’expédition des marchandises.

Utilisez une facture fiscale dans ce cas :

• La vente est conclue et le paiement est dû : une fois que les biens ou les services ont été livrés, émettez une facture fiscale pour officialiser la vente et faire une requête de paiement. Une facture fiscale enregistre la transaction pour votre déclaration d’impôts et votre comptabilité.
  

Pourquoi est-il important pour votre entreprise de comprendre ces factures?

Savoir quand utiliser les factures pro forma et les factures fiscales peut avoir une incidence sur l’efficacité de votre gestion d’entreprise et la rapidité avec laquelle vous vous faites payer.

Voici les quatre domaines pour lesquels cela est important.

Flux de trésorerie et prévisions

Les factures pro forma permettent de prévoir les revenus et d’anticiper les entrées d’argent comptant avant que les ventes ne soient confirmées. Les entreprises qui poursuivent cette activité pro forma obtiennent souvent une meilleure visibilité pour leurs entonnoirs des ventes et elles peuvent gérer leur fonds de roulement avec plus de précision.

Confiance de la clientèle

L’envoi d’une facture pro forma est synonyme de compétence et de transparence. Elle montre exactement au client son accord et sous quelles conditions. Cette clarté peut accélérer les approbations, en particulier dans le commerce B2B mondial, où les transactions couvrent souvent sur une variété de devises, langages et réglementations.

Préparation aux impôts et à l’audit

Utiliser correctement les factures pro forma et les factures fiscales peut protéger votre entreprise lors des audits. De nombreuses autorités fiscales traitent une facture pro forma comme un document non officiel, ce qui signifie qu’elle ne peut pas être utilisée pour justifier des déductions ou des crédits en amont. Une mauvaise labellisation des factures peut créer des risques de conformité ou retarder les remboursements, en particulier dans les systèmes de TVA et de TPS.

Fluidité dans les opérations financières

Les entreprises qui normalisent la façon et le moment où elles émettent des factures pro forma et des facture fiscale réduisent les frictions internes entre les services financiers, opérationnels et commerciaux. Lorsque les équipes savent exactement quel document envoyé et à quel moment, cela peut accélérer le processus de facturation, le rendre plus transparent et plus facile à automatiser.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatisez les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe catégorise automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre argent comptant.

• *Accélérez votre trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance fondés sur l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• *Améliorez l’expérience client : * offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par un portail client en libre-service.

• *Réduisez la charge de travail du back-office : * générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.

• *Intégrez-le à vos systèmes existants : * Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

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