Las facturas proforma y de impuestos comparten muchas cualidades, pero cumplen funciones muy diferentes para un empresa. Una factura proforma es una versión beta detallada de una transacción: un presupuesto formal utilizado antes de que se finalice un acuerdo. Una factura de impuestos es una factura oficial y legalmente reconocida que documenta una venta completada y solicita el pago, incluyendo los impuestos aplicables.

Saber cuándo usar facturas proforma y cuándo enviar facturas de impuestos es necesario para hacer un seguimiento de los ingresos y el flujo de caja y mantener el cumplimiento con las autoridades comerciales. A continuación, explicaremos la diferencia entre una factura proforma y una factura de impuestos, cuándo utilizarlas y por qué es importante esa distinción para tu empresa.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es una factura proforma?
  
• ¿Qué es una factura de impuestos?
  
• ¿Cuándo se debe usar una factura proforma frente a una factura de impuestos?
  
• ¿Por qué es importante para tu empresa entender estas facturas?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una versión temprana de una factura que se genera antes de que se finalice la venta. Detalla qué puede esperar pagar un comprador por bienes o servicios específicos, incluyendo cantidades, precios, impuestos y estimaciones de envío. Pero no es una factura real y no activa el pago ni las entradas contables. El nombre significa «por el bien de la forma» en latín, y es un presupuesto formal que ayuda al comprador y al vendedor a acordar todos los detalles antes de que empiece el servicio o que el dinero cambie de manos.

Una factura proforma consigue que ambas partes estén de acuerdo sobre qué se vende y bajo qué condiciones. Los compradores pueden revisarla, solicitar cambios o utilizarla para obtener aprobaciones internas u obtener financiación antes de comprometerse. Cuando ambas partes llegan a un acuerdo, el vendedor realiza un seguimiento con una factura de impuestos, que es el registro oficial de la transacción.

Una factura proforma ayuda al comprador a entender por qué va a pagar y le da al vendedor una forma de documentar la venta propuesta, sin obligar a ninguna de las partes a participar en una transacción.

¿Qué es una factura de impuestos?

Una factura de impuestos es un documento oficial que confirma una venta y solicita el pago. Una vez entregados bienes o servicios, o cuando el pago vence, el vendedor emite una factura de impuestos al comprador que contiene los detalles finales: precios, cantidades, impuestos y el importe total adeudado.

En muchos países, las empresas registradas deben emitir facturas de impuestos para sus ventas gravables. Sirven como prueba de los beneficios para el vendedor, registrando ingresos, y prueba de la compra para el comprador, registrando un gasto. Ambas partes utilizan la factura de impuestos a efectos de la contabilidad, las auditorías y las presentaciones fiscales. Un comprador puede utilizarlas para reclamar créditos fiscales o deducciones, dependiendo de las normas que se apliquen en su jurisdicción.

Una factura de impuestos normalmente indica los nombres y direcciones jurídicos del vendedor y comprador, así como el número de registro de impuestos del vendedor, como el impuesto sobre el valor añadido (IVA) o el ID del impuesto sobre bienes y servicios (GST), un número de factura único y la fecha de emisión. También detalla los bienes o servicios prestados, cantidades, precios, tipos fiscales aplicables, el total del impuesto cobrado y el total adeudado.

¿Cuándo se debe usar una factura proforma frente a una factura de impuestos?

Necesitas usar la factura adecuada en el momento adecuado para mantener un proceso de ventas eficiente y que cumpla la normativa. Cuál envíes depende de la fase de tu transacción.

Utiliza una factura proforma en estos casos:

• Estás presupuestando o negociando: envía una factura proforma cuando un cliente pregunta por el precio o condiciones antes de confirmar una compra. Ofrece un resumen claro de cómo será el acuerdo si avanza.

• El comprador necesita documentación: algunos clientes, especialmente en B2B o comercio transfronterizo, necesitan un documento formal para obtener una aprobación interna, licencias de importación o financiación. Una factura proforma cumple ese requisito sin desencadenar el pago.

• Estás estableciendo una relación de confianza con un nuevo cliente: para compradores primerizos o proyectos personalizados, un factura proforma ayuda a aclarar las expectativas y condiciones antes de que empiece el trabajo o se envíen los productos.

Utiliza una factura de impuestos en este caso:

• La venta está completa y se debe realizar el pago: una vez entregados los bienes o servicios, emite un factura de impuestos para hacer oficial la venta y solicitud de pago. Una factura de impuestos registra la transacción para tu declaración fiscal y para tu contabilidad.
  

¿Por qué es importante para tu empresa entender estas facturas?

Saber cuándo usar las facturas proforma y de impuestos puede afectar a la eficiencia de la gestión de tu empresa y la rapidez con la que recibirás los pagos.

Existen cuatro áreas en las que esto importa.

Flujo de caja y estimación

Las facturas proforma ayudan a estimar los ingresos y anticipar las entradas de caja antes de que se confirmen las ventas. Las empresas que dan seguimiento a la actividad proforma suelen tener una mayor transparencia sobre sus pipelines de ventas y pueden gestionar el capital circulante con más precisión.

Confianza del cliente

Enviar una factura proforma indica competencia y transparencia. Muestra al comprador exactamente a qué está de acuerdo y bajo qué condiciones. Esta claridad puede acelerar las aprobaciones, especialmente en el comercio B2B global, donde los acuerdos suelen abarcar distintas monedas, idiomas y regulaciones.

Preparación fiscal y de auditoría

Utilizar correctamente las facturas proforma y de impuestos puede proteger a tu empresa durante las auditorías. Muchas autoridades fiscales tratan una factura proforma como un no documento, lo que significa que no puede usarse para justificar deducciones o créditos de entrada. Etiquetar incorrectamente las facturas puede acarrear riesgos de cumplimiento de la normativa o retrasar reembolsos, especialmente del IVA y del Impuesto sobre bienes y servicios (GST).

Eficiencia financiera

Las empresas que estandarizan cómo y cuándo emiten facturas proforma y de impuestos reducen la fricción interna entre finanzas, operaciones y ventas. Cuando los equipos saben exactamente qué documento enviar y cuándo, el proceso de facturación puede volverse más rápido, limpio y fácil de automatizar.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza la contabilidad: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a controlar tu flujo de caja.

• Acelerar el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.

• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.

• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.

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