Le fatture proforma e le fatture fiscali condividono molte caratteristiche, ma svolgono ruoli molto diversi per un'attività. Una fattura proforma è un'anteprima dettagliata di una transazione, un preventivo formale utilizzato prima della conclusione di un accordo. Una fattura fiscale è una fattura ufficiale, legalmente riconosciuta, che documenta una vendita completata e richiede il pagamento, comprese le imposte.

Sapere quando utilizzare le fatture proforma e quando inviare le fatture fiscali è necessario per monitorare i ricavi e il flusso di cassa e mantenere la conformità con le autorità commerciali. Di seguito spiegheremo la differenza tra una fattura proforma e una fattura fiscale, quando utilizzarle e perché la distinzione è importante per la tua attività.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura proforma?
  
• Che cos'è una fattura fiscale?
  
• Quando è opportuno utilizzare una fattura proforma anziché una fattura fiscale?
  
• Perché comprendere queste fatture è importante per la tua attività?
  
• Vantaggi di Stripe Invoicing
  

Spiegazione di che cos'è una fattura proforma

Una fattura proforma è la versione preliminare di una fattura generata prima che una vendita sia finalizzata. Descrive ciò che un acquirente può aspettarsi di pagare per beni o servizi specifici, comprese quantità, prezzi, tasse e stime di spedizione. Tuttavia, non si tratta di una fattura vera e propria e non comporta pagamenti o registrazioni contabili. Il nome significa "per motivi di forma" in latino ed è un preventivo formale che aiuta l'acquirente e il venditore a concordare tutti i dettagli prima dell'inizio dei lavori o del passaggio di denaro.

Una fattura proforma consente a entrambe le parti di concordare ciò che viene venduto e a quali condizioni. Gli acquirenti possono esaminarla, richiedere modifiche o utilizzarla per ottenere approvazioni interne o acquisire finanziamenti prima di impegnarsi. Quando entrambe le parti raggiungono un accordo, il venditore provvederà a emettere una fattura fiscale, che costituisce la registrazione ufficiale della transazione.

Una fattura proforma aiuta l'acquirente a comprendere che cosa pagherà e offre al venditore un modo per documentare la vendita proposta, senza vincolare nessuna delle due parti a una transazione.

Spiegazione di che cos'è una fattura fiscale

Una fattura fiscale è un documento ufficiale che conferma una vendita e richiede il pagamento. Una volta consegnati i beni o forniti i servizi, o quando il pagamento diventa esigibile, il venditore emette una fattura fiscale all'acquirente che contiene i dettagli finali: prezzi, quantità, imposte e importo totale dovuto.

In molti Paesi, le attività registrate devono emettere fatture fiscali per le vendite tassabili. Queste fatture fungono da prova di reddito per il venditore, registrando i ricavi, e da prova di acquisto per l'acquirente, registrando una spesa. Entrambe le parti utilizzano la fattura fiscale per la contabilità, le verifiche e le dichiarazioni fiscali. L'acquirente può utilizzarla per richiedere crediti d'imposta o detrazioni, a seconda delle norme vigenti nella propria giurisdizione.

Una fattura fiscale riporta solitamente i nomi e la ragione sociale del venditore e dell'acquirente, il numero di registrazione fiscale del venditore, come il codice IVA (imposta sul valore aggiunto) o GST (imposta sui beni e servizi), un numero di fattura univoco e la data di emissione. Inoltre, elenca in dettaglio i beni o i servizi forniti, le quantità, i prezzi, le aliquote fiscali applicabili, l'imposta totale addebitata e il totale complessivo addebitato.

Quando utilizzare una fattura proforma o una fattura fiscale

Devi utilizzare il tipo di fattura corretto nel momento appropriato per mantenere il processo di vendita efficiente e conforme. La scelta dipende dalla fase in cui si trova la transazione.

Usa una fattura proforma nei seguenti casi:

• Quando stai effettuando un preventivo o stai negoziando: invia una fattura proforma quando un cliente richiede informazioni sui prezzi o sui termini prima di confermare un acquisto. Fornisce una panoramica chiara di come sarà l'accordo se andrà avanti.

• Quando l'acquirente necessita di documentazione: ad alcuni clienti, specialmente nel commercio B2B o transfrontaliero, serve un documento formale per ottenere approvazione interna, licenze di importazione o finanziamento. Una fattura proforma soddisfa tale requisito senza comportare alcun pagamento.

• Quando stai creando un rapporto di fiducia con un nuovo cliente: per gli acquirenti alle prime armi o i progetti personalizzati, una fattura proforma aiuta a chiarire le aspettative e i termini prima dell'inizio dei lavori o della spedizione della merce

Usa una fattura fiscale nel caso di seguito:

• La vendita è stata completata e il pagamento è dovuto: dopo che i beni sono stati consegnati o i forniti i servizi, emetti una fattura fiscale per ufficializzare la vendita e richiedere il pagamento. La fattura fiscale registra la transazione ai fini della dichiarazione dei redditi e della contabilità.
  

Perché è importante per la tua attività comprendere queste fatture

Sapere quando utilizzare le fatture proforma e quelle fiscali può influire sull'efficienza della gestione della tua attività e sulla rapidità con cui ricevi i pagamenti.

Ecco quattro ambiti in cui questo aspetto è importante.

Flusso di cassa e previsioni

Le fatture proforma aiutano a prevedere i ricavi e ad anticipare i flussi di cassa prima che le vendite siano confermate. Le attività che monitorano l'attività proforma spesso ottengono una migliore visibilità sulle loro pipeline di vendita e possono gestire il capitale circolante in modo più accurato.

Fiducia dei clienti

L'invio di una fattura proforma è segno di competenza e trasparenza. Mostra all'acquirente esattamente ciò che sta accettando e a quali condizioni. Questa chiarezza può accelerare le approvazioni, soprattutto nel commercio B2B globale, dove le transazioni spesso coinvolgono valute, lingue e normative diverse.

Preparazione fiscale e ai controlli

Utilizzare correttamente fatture pro forma e fatture fiscali aiuta a tutelare l'attività in sede di controllo. Molte autorità fiscali considerano la fattura pro forma come un documento privo di valore fiscale, che non può quindi essere utilizzato per giustificare deduzioni o crediti d'imposta. Un'etichettatura errata delle fatture può generare rischi di non conformità o ritardare i rimborsi, in particolare nei sistemi IVA e GST.

Efficienza finanziaria

Le aziende che standardizzano le modalità e i tempi di emissione delle fatture proforma e delle fatture fiscali riducono gli attriti interni tra i reparti amministrativo, operativo e commerciale. Quando i team sanno esattamente quale documento inviare e quando, il processo di fatturazione può diventare più veloce, più chiaro e più semplice da automatizzare.

Vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere pagamenti più rapidamente e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• __Automatizzare la contabilità clienti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza scrivere alcun codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia i promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il tuo flusso di cassa.

• Accelerare il flusso di cassa: riduci il tempo medio di incasso e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare maggiori ricavi.

• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale cliente self-service.

• Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina dei pagamenti delle fatture in hosting su Stripe.

• Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i più diffusi software di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali), aiutandoti a mantenere i sistemi sincronizzati e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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