Faturas pro forma e cotações costumam causar confusão. Por isso, o governo espanhol publicou vários diários oficiais para esclarecer dúvidas comuns sobre as regulamentações que regem esses documentos. Por exemplo, no Boletim Oficial do Estado de janeiro de 2024, o Ministério da Fazenda e Função Pública afirmou que faturas pro forma não são aceitas como comprovante de pagamento.

Além disso, nenhum desses documentos é válido para fins fiscais. Isso significa que eles não podem ser usados para liquidar impostos junto à Agência Tributária Espanhola (AEAT) nem para comprovar despesas dedutíveis.

No entanto, tanto faturas pro forma quanto cotações são juridicamente válidas. Embora sejam documentos informativos sem implicações fiscais, podem ter consequências jurídicas. Por esse motivo, é comum que o governo espanhol recomende seu uso. Por exemplo, o Centro Europeu do Consumidor na Espanha (CEC-España) recomendou solicitar uma fatura pro forma antes de concluir uma viagem.

Devido às diferenças entre esses documentos, é importante escolher o documento adequado com base na natureza da transação. Neste artigo, explicamos como lidar com faturas pro forma e cotações ao apresentar ofertas comerciais aos clientes. Isso pode ajudar a evitar erros administrativos e proteger a empresa.

Principais conclusões

• Faturas pro forma são rascunhos de faturas regulares que informam os clientes sobre transações futuras.
  
• Cotações são ofertas comerciais que os clientes podem aceitar ou rejeitar.
  
• Faturas pro forma e cotações não são válidas para fins fiscais, mas podem ter validade jurídica.
  
• Existem diferenças significativas entre faturas pro forma e cotações, como conteúdo e momento de entrega.
  
• Uma fatura pro forma pode ser convertida em uma fatura com validade fiscal seguindo uma série de etapas.
  

O que é uma fatura pro forma?

Uma fatura pro forma é um documento informativo que fornece ao cliente informações sobre uma transação futura. Ao contrário de outras faturas, ela não tem implicações fiscais. Embora uma fatura pro forma geralmente indique o preço de uma venda, ela não exige que o destinatário pague o valor.

Em resumo, uma fatura pro forma é um rascunho ou exemplo de fatura. Ela é comumente usada em empresas como restaurantes e aquelas que emitem faturas para clientes estrangeiros. Essas empresas podem usar faturas pro forma para informar às autoridades alfandegárias o valor dos bens.

O que é uma cotação?

Uma cotação é um documento sem validade fiscal que fornece informações comerciais ao destinatário de uma transação. Ela é uma proposta de oferta comercial que o cliente deve aceitar antes que a empresa forneça bens ou serviços. Por esse motivo, o valor final da fatura pode diferir do preço inicial indicado na cotação.

Cotações não exigem pagamento do cliente. No entanto, uma cotação aprovada pode iniciar uma relação contratual que exige pagamento. Cotações são comuns em setores como construção, reformas, reparos e serviços online, por exemplo, criação de sites de e-commerce.

Diferenças entre faturas pro forma e cotações

Faturas pro forma e cotações compartilham algumas características, como a ausência de validade fiscal e a emissão antes da entrega de bens ou serviços. No entanto, elas são documentos muito diferentes. Veja algumas diferenças:

• Conteúdo típico
  Como as faturas pro forma confirmam detalhes da transação, seu conteúdo, por exemplo, data de emissão e preços detalhados por item, é praticamente idêntico ao das faturas finais correspondentes. Em contraste, as cotações são preparadas com mais flexibilidade e normalmente detalham aspectos como os insumos ou materiais que serão usados.
  
• Declaração obrigatória
  Como as faturas pro forma são semelhantes às faturas finais, é obrigatório adicionar a declaração “fatura pro forma” no cabeçalho do documento quando uma fatura pro forma é usada para documentar ofertas comerciais de exportação. Conforme indicado no Guia de Procedimentos e Documentos de Exportação, preparado pelo Instituto Espanhol de Comércio Exterior (ICEX), o objetivo dessa declaração é indicar explicitamente que esses documentos não são faturas finais. Embora isso não seja tão importante ao preparar cotações, incluir a declaração “cotação” no cabeçalho do documento é uma prática comum entre empresas espanholas.
  
• Alterações de valor
  Geralmente, o valor apresentado em uma fatura pro forma não difere do valor apresentado na fatura final. Em contraste, o valor apresentado em uma cotação normalmente passa por alterações, dependendo dos materiais usados e das horas efetivamente trabalhadas.
  
• Momento de entrega
  Se uma empresa usa ambos os documentos, as cotações geralmente são preparadas antes das faturas pro forma. As cotações fazem parte da etapa inicial de uma transação, quando muitas vezes há alguma negociação com o cliente. Quando as duas partes chegam a um acordo, os termos finais são refletidos na fatura pro forma, por exemplo, o valor.
  

Abaixo, apresentamos um resumo das diferenças entre cotações e faturas pro forma:

Como converter uma fatura pro forma em uma fatura

Embora a regulamentação atual não discipline especificamente as faturas pro forma, esses documentos costumam incluir informações semelhantes às de faturas regulares. Isso inclui dados do cliente, descrições detalhadas das transações e valores discriminados.

No entanto, essas semelhanças não tornam as faturas pro forma iguais às faturas regulares. Para que faturas pro forma adquiram plena validade fiscal, é necessário realizar o seguinte processo de conversão:

• Remover ou modificar a declaração
  Primeiro, remova a declaração “fatura pro forma” ou substitua-a pela declaração apropriada, dependendo do tipo de fatura. Por exemplo, se o cliente pagar antecipadamente, inclua uma declaração específica que identifique o documento como “fatura de adiantamento”. Isso é obrigatório se a fatura for emitida por meio do TicketBAI.
  
• Adicionar ou modificar a numeração
  Faturas pro forma não precisam ser numeradas. Se forem, isso é apenas para fins de controle interno. No entanto, a numeração é uma das informações mais importantes na fatura final. Uma fatura deve ter um número e, opcionalmente, uma série que a identifique em ordem sequencial e cronológica.
  
• Alterar a data
  Se a data de emissão da fatura pro forma não corresponder à da fatura final, atualize-a para refletir com precisão quando a transação ou o adiantamento ocorreu.
  
• Registrar a fatura
  Antes de registrar o documento e convertê-lo em uma fatura regular, verifique as informações fiscais, como o Número de Identificação Fiscal (NIF) e o imposto sobre valor agregado (IVA) discriminado. Essa etapa não exige intervenção manual se a empresa usa o Stripe Tax, uma ferramenta que aplica automaticamente alíquotas de IVA da Espanha e de outros países para calcular e recolher impostos sobre transações da Stripe. Além disso, ela permite que as empresas verifiquem automaticamente os números de IVA intracomunitário dos clientes para aplicar as isenções fiscais ou o mecanismo de autoliquidação adequado.
  

Como a Stripe pode ajudar a gerenciar faturas pro forma e cotações

Gerenciar corretamente faturas pro forma e cotações é importante porque elas passam a ser juridicamente válidas quando os clientes as aceitam ou assinam. Em muitos casos, as empresas entregam esses documentos a clientes em potencial, então é importante evitar erros ao processá-los. Isso pode ajudar a construir confiança e aumentar a receita.

Para agilizar a emissão de faturas pro forma e cotações, o Stripe App Marketplace oferece acesso a uma ampla biblioteca de ferramentas de faturamento. Por exemplo, o Billit é uma plataforma de faturamento eletrônico que permite criar faturas pro forma e cotações. Também é possível gerar faturas de adiantamento que permitem aos clientes pagar antecipadamente por materiais necessários para concluir projetos.

Além disso, o Invopop permite atribuir o rótulo “pro forma” às faturas. Depois de recebidas, os clientes podem aceitá-las ou rejeitá-las diretamente, o que agiliza a formalização de acordos.

Faturas pro forma e cotações servem como base para a emissão posterior de faturas finais. Para evitar problemas, como penalidades da AEAT ou reclamações de clientes, é importante verificar se todos os dados inseridos estão corretos. Isso pode ser feito limitando ou eliminando transcrições manuais de informações.

Plataformas de pagamento automatizadas, como o Stripe Payments, podem eliminar tarefas manuais em todos os processos de emissão de faturas, cobrança e reconciliação de pagamentos. Isso pode levar a cobranças mais rápidas, com muitos clientes pagando faturas emitidas pela Stripe nas primeiras 24 horas.

Perguntas frequentes