Proforma facturen en offertes zorgen vaak voor verwarring. Daarom heeft de Spaanse overheid verschillende officiële staatsbladen gepubliceerd om veelgestelde vragen over de regelgeving rond deze documenten te verduidelijken. Zo heeft het Ministerie van Financiën en Openbare Dienst in het Staatsblad van januari 2024 verklaard dat proforma-facturen niet worden geaccepteerd als betalingsbewijs.

Bovendien zijn geen van beide documenten geldig voor belastingdoeleinden. Dit betekent dat ze niet kunnen worden gebruikt om belastingen af te rekenen met de Spaanse belastingdienst (AEAT) of als bewijs van aftrekbare kosten.

Zowel proforma-facturen als offertes zijn echter wel juridisch geldig. Hoewel het informatieve documenten zijn zonder fiscale gevolgen, kunnen ze wel juridische gevolgen hebben. Daarom raadt de Spaanse overheid vaak aan om ze te gebruiken. Zo adviseerde het Europees Consumentencentrum in Spanje (CEC-Spanje) om een proforma-factuur te vragen voordat je een reis boekt.

Vanwege de verschillen tussen deze documenten is het belangrijk om het juiste document te kiezen op basis van de aard van de transactie. In dit artikel leggen we uit hoe je met proforma-facturen en offertes omgaat bij het doen van aanbiedingen aan ondernemingen. Dit kan helpen om administratieve fouten te voorkomen en je onderneming te beschermen.

Belangrijkste punten

• Proforma-facturen zijn conceptversies van reguliere facturen die klanten informeren over aanstaande transacties.
  
• Offertes zijn aanbiedingen van ondernemingen die klanten kunnen accepteren of afwijzen.
  
• Proforma-facturen en offertes zijn niet geldig voor belastingdoeleinden, maar kunnen wel geldig zijn voor juridische doeleinden.
  
• Er zijn belangrijke verschillen tussen proforma-facturen en offertes, zoals de inhoud en het tijdstip van levering.
  
• Een proforma-factuur kan worden omgezet in een fiscaal geldige factuur door een aantal stappen te volgen.
  

Wat is een proforma-factuur?

Een proforma-factuur is een informatieve factuur die de klant informatie geeft over een toekomstige transactie. In tegenstelling tot andere facturen heeft deze geen fiscale gevolgen. Hoewel een proforma-factuur meestal de prijs van een verkoop vermeldt, hoeft de ontvanger het bedrag niet te betalen.

Kortom, een proforma-factuur is een concept of voorbeeld van een factuur. Deze wordt vaak gebruikt in ondernemingen zoals restaurants en ondernemingen die buitenlandse klanten factureren. Deze bedrijven kunnen proforma-facturen gebruiken om douaneambtenaren te informeren over de waarde van goederen.

Wat is een offerte?

Een offerte is een document dat niet geldig is voor belastingdoeleinden en commerciële informatie geeft aan de ontvanger van een transactie. Het is een zakelijk voorstel dat de klant moet accepteren voordat het bedrijf goederen of diensten levert. Daarom kan het uiteindelijke factuurbedrag afwijken van de oorspronkelijke prijs die in de offerte staat.

Bij offertes hoeft de klant niet te betalen. Een goedgekeurde offerte kan echter wel een contractuele relatie in gang zetten waarvoor wel betaling vereist is. Offertes komen veel voor in sectoren zoals de bouw, renovatie, reparaties en online diensten (bijv. het maken van e-commerce websites).

Verschillen tussen proforma-facturen en offertes

Proforma-facturen en offertes hebben enkele kenmerken gemeen, zoals het ontbreken van fiscale geldigheid en uitgifte vóór levering van goederen of diensten. Het zijn echter in feite heel verschillende documenten. Hier zijn enkele verschillen:

• Typische inhoud
  Aangezien proforma-facturen transactiegegevens bevestigen, is hun inhoud (bijv. uitgiftedatum en gespecificeerde tarieven) vrijwel identiek aan die van de bijbehorende definitieve facturen. Offertes worden daarentegen met meer flexibiliteit opgesteld en bevatten meestal details over bijvoorbeeld de benodigdheden of materialen die zullen worden gebruikt.
  
• Juridische vermelding
  Omdat proforma-facturen lijken op definitieve facturen, is het verplicht om de vermelding “proforma-factuur” in de koptekst van het document op te nemen wanneer een proforma-factuur wordt gebruikt om exportaanbiedingen te documenteren. Zoals aangegeven in de Gids voor exportprocedures en -documenten, opgesteld door het Spaanse Instituut voor Buitenlandse Handel (ICEX), is het doel van deze vermelding om expliciet aan te geven dat dit geen definitieve facturen zijn. Hoewel dit niet zo belangrijk is bij het opstellen van offertes, is het bij Spaanse bedrijven gebruikelijk om de vermelding “offerte” in de koptekst van het document op te nemen.
  
• Wijzigingen in het bedrag
  Over het algemeen verschilt het bedrag op een proforma-factuur niet van het bedrag op de definitieve factuur. Het bedrag op een offerte daarentegen ondergaat doorgaans wel wijzigingen, afhankelijk van de gebruikte materialen en de daadwerkelijke gewerkte uren.
  
• Leveringstermijn
  Als een bedrijf beide documenten gebruikt, worden offertes meestal opgesteld vóór proforma-facturen. Offertes maken deel uit van de eerste fase van een transactie, waarin vaak nog onderhandeld wordt met de klant. Zodra beide partijen overeenstemming hebben bereikt, worden de definitieve voorwaarden weergegeven op de proforma-factuur (bijv. het bedrag).
  

Hieronder geven we een overzicht van de verschillen tussen offertes en proforma-facturen:

Hoe zet je een proforma-factuur om in een factuur

Hoewel de huidige regelgeving niet specifiek betrekking heeft op proforma-facturen, bevatten deze documenten meestal vergelijkbare informatie als gewone facturen. Dit omvat klantgegevens, gedetailleerde beschrijvingen van transacties en gespecificeerde bedragen.

Deze overeenkomsten maken proforma-facturen echter niet hetzelfde als gewone facturen. Om proforma-facturen volledige fiscale geldigheid te geven, moet het volgende omzettingsproces plaatsvinden:

• Verwijder of wijzig de vermelding
  Verwijder eerst de vermelding “proforma-factuur” of vervang deze door de juiste vermelding, afhankelijk van het type factuur. Als de klant bijvoorbeeld vooruitbetaalt, voeg dan een specifieke vermelding toe die het document identificeert als een “voorschotfactuur”. Dit is verplicht als de factuur wordt uitgegeven via TicketBAI.
  
• Voeg nummering toe of pas deze aan
  Proforma-facturen hoeven niet genummerd te worden. Als dat wel gebeurt, is dat alleen voor interne controledoeleinden. Nummering is echter een van de belangrijkste gegevens op de definitieve factuur. Een factuur moet een nummer hebben, en eventueel een reeksnummer, waarmee deze in volgorde en chronologisch kan worden geïdentificeerd.
  
• Wijzig de datum
  Als de uitgiftedatum van de proforma-factuur niet overeenkomt met die van de definitieve factuur, pas deze dan aan zodat deze nauwkeurig weergeeft wanneer de transactie of voorschot heeft plaatsgevonden.
  
• Registreer de factuur
  Controleer, voordat je het document vastlegt en omzet in een gewone factuur, de belastinggegevens, zoals het belastingidentificatienummer (NIF) en de gespecificeerde btw. Deze stap vereist geen handmatige tussenkomst als de onderneming gebruikmaakt van Stripe Tax, een tool die automatisch btw-tarieven uit Spanje en andere landen toepast om belastingen op Stripe-transacties te berekenen en te innen. Bovendien kunnen ondernemingen hiermee automatisch de intracommunautaire btw-nummers van klanten controleren om de juiste belastingvrijstellingen of verleggingsregels toe te passen.
  

Hoe Stripe kan helpen bij het beheren van proforma-facturen en offertes

Het is belangrijk om proforma-facturen en offertes goed te beheren, omdat ze juridisch geldig worden zodra klanten ze accepteren of ondertekenen. In veel gevallen geven ondernemingen deze documenten aan potentiële klanten, dus het is belangrijk om fouten bij de verwerking ervan te voorkomen. Dit kan helpen om vertrouwen op te bouwen en de omzet te verhogen.

Om de uitgifte van proforma-facturen en offertes te versnellen, biedt de Stripe App Marketplace toegang tot een uitgebreide bibliotheek met factureringstools. Billit is bijvoorbeeld een platform voor elektronische facturering waarmee je proforma-facturen en offertes kunt maken. Je kunt ook voorschotfacturen genereren, zodat klanten vooraf kunnen betalen voor materialen die nodig zijn om projecten te voltooien.

Daarnaast kun je met Invopop het label ‘proforma’ aan facturen toekennen. Zodra je klanten deze ontvangen, kunnen ze deze direct accepteren of afwijzen, wat het formaliseren van overeenkomsten versnelt.

Zowel proforma-facturen als offertes dienen als basis voor de latere uitgifte van definitieve facturen. Om problemen te voorkomen, zoals boetes van de AEAT of klachten van klanten, is het belangrijk om te controleren of alle ingevoerde gegevens correct zijn. Dit kun je bereiken door het handmatig overtypen van informatie te beperken of te elimineren.

Geautomatiseerde betaalplatforms, zoals Stripe Payments, kunnen handmatige taken in alle processen van factuuruitgifte, incasso en reconciliatie elimineren. Dit kan leiden tot snellere incasso's, waarbij veel klanten Stripe-facturen binnen de eerste 24 uur betalen.

Veelgestelde vragen