Sinds 2014, na de goedkeuring van Richtlijn 2014/55/EU, heeft de EU reglementering inzake elektronische facturering ingevoerd die de lidstaten verplichten systemen op te zetten waarmee bedrijven economische gegevens digitaal kunnen indienen bij hun respectieve belastingautoriteiten.

Hoewel dit een Europese verordening is, heeft elke lidstaat enige flexibiliteit bij de implementatie. In Duitsland bijvoorbeeld zal verplichte facturering in 2025 worden ingevoerd door middel van de Wet op groeimogelijkheden, die duidelijk verschilt van de wet Crea y Crece die door Spanje is goedgekeurd om digitale transformatie te bevorderen. Binnen sommige landen is er ook regionale regelgeving.

In dit artikel gaan we dieper in op TicketBAI, de specifieke e-facturatieregelgeving die in Baskenland is ingevoerd.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het TicketBAI-systeem?
  
• Waarom wordt TicketBAI geïmplementeerd?
  
• Wie moet TicketBAI implementeren?
  
• Wat zijn de sancties voor het niet naleven van TicketBAI?
  
• Hoe voldoe ik aan de regelgeving van TicketBAI?
  
• Welke technische oplossingen kan ik gebruiken voor TicketBAI?
  
• Welke financiering is beschikbaar voor de implementatie van TicketBAI-facturatie?
  
• Wanneer wordt TicketBAI geïmplementeerd?
  

Wat is het TicketBAI systeem?

TicketBAI verwijst zowel naar de verplichte regelgeving voor e-facturatie in de drie provincies van Baskenland (Álava, Guipúzcoa en Vizcaya) als naar het specifieke online e-factureringssysteem dat is ontwikkeld om deze regelgeving te implementeren. In Vizcaya maakt TicketBAI deel uit van een bredere strategie genaamd Batuz, een provinciaal initiatief om belastingfraude te bestrijden.

TicketBAI werkt op vergelijkbare wijze als het systeem van VeriFactu en het systeem van Immediate Supply of Information (SII). TicketBAI stelt verschillende technische en wettelijke eisen waaraan bedrijven in Baskenland moeten voldoen om facturen uit te reiken. Hoewel het systeem is ontworpen voor alle soorten transacties, zorgt het ook voor een betere controle van contante transacties.

Waarom wordt TicketBAI geïmplementeerd?

De provinciale schatkist van Guipúzcoa, Álava en Vizcaya heeft samen met de Baskische regering besloten dit project te starten met als hoofddoel belastingfraude te bestrijden, vergelijkbaar met de antifraudewet. Hier is de volledige lijst met doelen:

• Zorg ervoor dat alle belastingbetalers belasting betalen in overeenstemming met hun economische prestaties.
  
• Controleer of alle transacties correct worden gerapporteerd.
  
• Controleer of alle contante betalingen nauwkeurig in de kassa worden geregistreerd en dat de bijbehorende factuur wordt uitgegeven om "off-the-books boekhouding" te voorkomen.
  
• Vereenvoudig het proces om te voldoen aan belastingverplichtingen voor bedrijven in Baskenland.
  
• Garandeer de traceerbaarheid van zowel facturen als aankoopbewijzen.
  
• Bevorder de digitalisering van bedrijven in Baskenland.
  
• Verminder de tijd die nodig is om facturen te maken, te bestellen en vast te leggen. Als aanvulling op de tools die het systeem biedt, is het erg handig om een modern betaalplatform zoals Stripe Payments te hebben waarmee je zowel online als fysieke betalingen kunt accepteren met de favoriete betaalmethoden van je klanten. Bovendien kun je met Payments al je inkomsten op één plek consolideren, waardoor je boekhouding en facturering stroomlijnt en handmatige fouten vermindert.
  
• Vereenvoudig de procedures bij de Spaanse belastingdienst (AEAT) door de ontvangen informatie te gebruiken om concepten van belastingformulieren op te stellen, zoals formulier 303 voor de driemaandelijkse aangifte belasting over de toegevoegde waarde (btw).
  

Wie moet TicketBAI implementeren?

Het implementeren van TicketBAI is verplicht voor elke zelfstandige of bedrijf. Het is ook verplicht voor elke entiteit die geen juridische status heeft op voorwaarde dat:

• Zaken doet in het Baskenland: Dit de verkoop omvat van producten of het verlenen van diensten die vallen onder wet 37/1992, algemeen bekend als de btw-wet.
  
• Facturen of kwitanties uitgeeft aan klanten: Hoewel voor bepaalde transacties geen factuur hoeft te worden afgegeven (zoals de afgifte van een ontvangstbewijs aan een particuliere klant), zijn ze toch onderworpen aan de voorschriften van TicketBAI.
  

Wat zijn de boetes voor het niet naleven van TicketBAI?

Als een bedrijf of een individu zich niet houdt aan de TicketBAI-regelgeving, worden ze onderworpen aan de boetes die zijn beschreven in het boeteregime.

Er zijn twee soorten overtredingen:

• Overtreding #1: Het niet gebruiken van gecertificeerde factureringssoftware
  
• Overtreding #2: Het wijzigen van de software of de daarin opgenomen informatie
  

Hier zijn enkele voorbeelden van strafbare acties onder Overtreding #2:

• Inhoud verwijderen of wijzigen
  
• Een andere persoon instrueren om dergelijke acties uit te voeren
  
• Het bezitten van de middelen die nodig zijn om de software of gegevens te wijzigen of het verstrekken van dergelijke middelen aan anderen
  
• Aanpassen van de software of documentatie
  
• Het verrichten van handelingen die niet kwalificeren als wijziging, maar wel resulteren in een wijziging van de gegevens
  

De straffen variëren aanzienlijk, afhankelijk van het type overtreding. Voor de eerste overtreding (het niet factureren met behulp van goedgekeurde software) verschillen de boetes naar gelang van de frequentie van het voorkomen:

• Geïsoleerd geval: Vaste boete van € 2.000 per transactie. Bij recidive is de boete 20% van het gewone inkomen, met een minimum van € 20.000.
  
• Algemeen geval: Proportionele boete van 20% van het gewone inkomen met een minimum van € 20.000. Bij recidive loopt het percentage op tot 30% en is de minimale boete € 30.000.
  

Voor de tweede overtreding - het aanpassen van de software of gegevens - verschillen de straffen afhankelijk van wie de overtreding uitvoert:

• Wijziging door de belastingplichtige: Proportionele boete van 20% van het gewone inkomen. De minimale boete is € 40.000. Bij recidive loopt het percentage op tot 30% en is de minimale boete € 60.000.
  
• Wijziging door de ontwikkelaar of iemand anders dan de belastingplichtige: Alle betrokken partijen krijgen een vaste boete van € 40.000. Voor een recidive kan de boete oplopen tot 60.000 euro.
  
• Wijziging door de belastingplichtige die tevens de softwareontwikkelaar is: Proportionele boete van 20% van het gewone inkomen. Het minimum is € 40.000.
  

Merk op dat wanneer we het hebben over "gewoon inkomen", we de omzet van het vorige boekjaar bedoelen, dat wil zeggen de inkomsten die het bedrijf of de zelfstandige genereert via hun professionele activiteiten.

Het niet naleven van de TicketBAI-regelgeving kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben voor een bedrijf, vergelijkbaar met de btw-boetes in Spanje. Sinds de invoering van het elektronische factureringssysteem TicketBAI hebben de drie regionale belastingautoriteiten verschillende procedures ingeleid, waaronder acties van de Schatkist van Álava" tegen de 'txosnas' (pop-upbalken) wegens het niet gebruiken van het verplichte TicketBAI-systeem.

Hoe voldoe ik aan de regelgeving van TicketBAI?

De procedure om aan de TicketBAI-regelgeving te voldoen verschilt per gebied: Guipúzcoa, Álava of Vizcaya. Je kunt de link voor het gebied waarin je je goederen of diensten verkoopt bekijken om de specifieke details te begrijpen die voor jou relevant zijn. De webapplicatie die wordt gebruikt om TicketBAI-facturen uit te geven, verschilt bijvoorbeeld per gebied:

• Guipúzcoa: FakturaBAI
  
• Álava: FakturAraba
  
• Vizcaya: Haz tu factura
  

Ondanks de verschillen tussen deze drie gebieden in Baskenland, heeft de naleving van TicketBAI enkele overeenkomsten:

• E-facturen: Elk Baskisch bedrijf moet een elektronisch apparaat gebruiken om facturen uit te geven, zoals een tablet, computer, smartphone of POS-systeem.
  
• Software:__ Als je geen van de drie eerder genoemde webapplicaties gebruikt, moet je software gebruiken die is opgenomen in het TicketBAI Approved Software Register. De facturatiesoftware die door het bedrijf of individu wordt gebruikt, moet voldoen aan alle eisen van TicketBAI. In dit verband moet de developer de instructies en aanbevelingen in de nota voor developers opvolgen om een softwareoplossing te maken die aan deze verordening voldoet.
  
• XML-bestand (Extensible Markup Language): Het TicketBAI-bestand moet een XML-bestand zijn dat voldoet aan de opgegeven inhoud en het structuurformaat. Als bijvoorbeeld het factuurnummer en de serie zijn opgenomen (hoewel niet altijd verplicht), moeten deze afzonderlijk worden weergegeven.
  
• Handtekening: Het TicketBAI-bestand moet elektronisch worden ondertekend.
  
• Afbeeldingen: De afbeelding van de factuur moet fysiek of digitaal zijn. In beide gevallen moet het een QR-code (Quick Response) bevatten met een afmeting tussen de 30 × 30 mm en 40 × 40 mm, samen met een TicketBAI-identificatiecode van 39 tekens. Beide codes worden gegenereerd met behulp van de TicketBAI-bestandshandtekening.
  

Het TicketBAI-bestand moet informatie bevatten over de partijen die bij de transactie betrokken zijn, evenals een factuur en handtekeningen.

Ten eerste moet het bestand de volgende entiteiten bevatten:

• bedrijf: de partij die de factuur uitgeeft
  
• klant: de partij die de factuur ontvangt
  

Vervolgens moet het bestand de volgende informatie over de factuur bevatten:

• koptekst: factuurnummer, datum en tijdstip van afgifte, enz.
  
• gegevens: details van de gefactureerde transacties, het totaalbedrag en de btw-belastingregelingen, met inbegrip van de bijzondere regeling op kasbasis (RECC) en andere regelingen
  
• uitsplitsing: ongeacht of de transactie niet aan btw is onderworpen, volledig is vrijgesteld van belasting, gedeeltelijk is vrijgesteld op grond van het belastbare bedrag, of soortgelijke details
  

Ten slotte moet het bestand deze informatie bevatten:

• audittrail: factuurnummer, serie en uitgiftedatum
  
• handtekening: ondertekening van het TicketBAI-bestand
  
• licentie: gegevens die bevestigen dat de developer het wettelijke recht heeft om de facturatiesoftware te maken
  
• developer: bedrijf dat de software heeft ontwikkeld
  
• software: naam van de tool die is gebruikt om het TicketBAI-bestand te maken
  

Zodra de factuur aan de klant is uitgereikt, wordt het XML-bestand automatisch doorgestuurd naar de relevante belastingdienst. Doorgaans moeten drie stappen worden gevolgd:

Welke technische oplossingen kan ik gebruiken voor TicketBAI?

Je kunt bevestigen dat een technologische oplossing geldig is voor TicketBAI als deze:

• Is geregistreerd in het door TicketBAI goedgekeurde softwareregister
  
• Unieke transactiecodes biedt voor elke transactie
  
• Bestanden kan genereren met een elektronische handtekening die compatibel is met digitale certificaten
  
• Automatisch de TicketBAI-identificatiecode en QR-code toevoegt aan facturen
  
• TicketBAI-bestanden onmiddellijk verzendt
  

Om er zeker van te zijn dat de technologische oplossing die je kiest voldoet aan de regelgeving, kun je de lijst met TicketBAI-software raadplegen, die alle geregistreerde programma's bevat. Houd er rekening mee dat als een oplossing geldig is voor de ene provincie, deze ook geldig is voor de andere twee.

Belangrijke opmerking: Om te voldoen aan de TicketBAI-regelgeving met behulp van Stripe, moet je een connector van derden gebruiken uit de lijst met officieel goedgekeurde software. Het Guipúzcoan-bedrijf Itcons heeft een connector tussen Stripe en TicketBAI ontwikkeld, die door de regionale belastingdienst is goedgekeurd als TicketBAI-software.

Welke financiering is beschikbaar voor de implementatie van TicketBAI-facturatie?

Om de economische last van Baskische bedrijven bij de invoering van deze technologische oplossingen te verlichten, hebben de drie regionale belastingdiensten in eerste instantie financiële steun verleend in de vorm van inhoudingen bij de betaling van vennootschapsbelasting (IS) of inkomstenbelasting (IRPF). In Guipúzcoa bijvoorbeeld, waar de TicketBAI-verordening al verplicht is voor alle bedrijven, bood hun belastingdienst een korting van 60% op alle IS- en IRPF-betalingen voor bedrijven die TicketBAI tijdens de vrijwillige periode implementeerden.

In 2023 werden eerdere subsidies stopgezet en momenteel is de enige beschikbare ondersteuning voor de implementatie van TicketBAI het Kit Digital-programma, dat bedrijven tot 31 oktober 2025 kunnen aanvragen. Indien goedgekeurd, hoeven ze alleen de btw te betalen voor de IT-oplossing die ze kiezen om hun facturering te digitaliseren.

Daarnaast bieden de drie gewestelijke administraties een volledig gratis webapplicatie aan, ideaal voor bedrijven met middelgrote of lage facturatievolumes. Deze gratis software is echter niet beschikbaar voor bedrijven onder de speciale regeling voor groepen van bedrijven of voor bepaalde soorten transacties.

Wanneer wordt TicketBAI geïmplementeerd?

Hoewel TicketBAI in 2019 werd voorgesteld en in 2020 officieel werd goedgekeurd, begon de geleidelijke implementatie pas in 2022:

• 2019: Naar aanleiding van alarmerende gegevens over de ondergrondse economie in Baskenland werd een voorstel ingediend om elektronische facturering verplicht te stellen. De groep voorschriften heet TicketBAI.
  
• 2020: De provinciale belastingautoriteiten van Baskenland leggen de verplichting vast om het TicketBAI-systeem te implementeren door middel van provinciale verordeningen, zoals Verordening 3/2020.
  
• 2022: Hoewel het plan was om bedrijven in Baskenland te verplichten om TicketBAI in 2021 te implementeren, zorgde de COVID-19-pandemie voor vertragingen in de uitrol ervan. Ten slotte werd Guipúzcoa in 2022 het eerste van de drie gebieden dat de uitvoering ervan verplicht stelde.
  

Guipúzcoa was de eerste provincie die de implementatie van TicketBAI verplicht stelde, terwijl de uitrol in alle drie de provincies van Baskenland geleidelijk zal doorgaan tot 2026.

In Guipúzcoa:

• 2021: Begin vrijwillige periode
  
• 2022: Verplicht voor professionals in bepaalde sectoren (zoals horeca en tax management)
  
• 1 juni 2023: Verplicht voor alle professionals
  

In Álava:

• 2022: Begin vrijwillige periode
  
• 1 december 2022: Verplicht voor alle professionals
  

In Vizcaya:

• 2024: Verplicht voor IS-belastingplichtigen en professionals in bepaalde sectoren (zoals industrie en gezondheidszorg)
  
• 2025: Verplicht voor o.a. groot- en detailhandel
  
• 1 januari 2026: Verplicht voor alle professionals
  

Hoewel Navarra deel uitmaakt van het autonome regime, heeft het nog geen elektronisch factureringssysteem ingevoerd. Het bestuur van de autonome regio Navarra is van plan om de ontvangst van facturen tegen 2026 te automatiseren via het VeriFactu-TicketBAI Navarra-project.

Tegen 2023 werden in Álava al 300.000 facturen per dag uitgegeven met behulp van het TicketBAI-systeem, dus de verwachting is dat de succesvolle implementatie van deze verordening in Baskenland als model zal dienen voor andere nationale en regionale initiatieven.