Opeenvolgende factuurnummers spelen een belangrijke rol in de boekhouding en belastingdocumentatie in Duitsland. Ze zorgen voor duidelijkheid en transparantie bij zakelijke transacties. Bedrijven in Duitsland moeten een systematisch nummeringssysteem gebruiken om aan de wettelijke vereisten te voldoen. In dit artikel leer je wat een opeenvolgend factuurnummer is, wat de wettelijke verplichtingen zijn en hoe dit nummeringssysteem niet het totale aantal facturen onthult dat je elk jaar uitgeeft.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een opeenvolgend factuurnummer?
  
• Wat zijn de wettelijke vereisten voor factuurnummering?
  
• Wat zijn de voordelen van opeenvolgende factuurnummers?
  
• Hoe kun je het aantal facturen verbergen met opeenvolgende nummers?
  
• Wat zijn enkele voorbeelden van opeenvolgende factuurnummers?
  

Wat is een opeenvolgend factuurnummer?

Opeenvolgende factuurnummers zijn unieke identificatiewaarden die vereist zijn voor elke factuur. Ze worden gebruikt om transactiegegevens te structureren en de traceerbaarheid voor de belastingautoriteiten te waarborgen.

Het factuurnummer kan bestaan uit een combinatie van cijfers, letters en speciale tekens. Je kunt deze elementen gebruiken om aanvullende informatie te integreren, zoals het jaar van uitgifte, het klantnummer of de afdelingsidentificatie.

Wat zijn de wettelijke vereisten voor factuurnummering?

In artikel 14, lid 4 van de Duitse btw-wet (UStG) staat de verplichting om opeenvolgende factuurnummers te gebruiken. Volgens deze wet moet elke factuur een unieke en opeenvolgende identificatiecode bevatten.
Dit dient verschillende doelen:

• Uniciteit: Je kunt de waardes slechts één keer toewijzen en moet ze logisch rangschikken, zodat er geen kans is op hiaten of manipulatie. Je kunt factuurnummer niet dupliceren, omdat belastingcontroleurs dit als een boekhoudkundige fout zouden kunnen beschouwen.
  
• Begrijpelijkheid: Het systeem moet begrijpelijk zijn voor derden (bijvoorbeeld belastingcontroleurs). Een willekeurige toewijzing die niet begrijpelijk is, voldoet niet aan de specificaties.
  
• Continuïteit: De nummering mag geen onverklaarbare hiaten vertonen, die kunnen duiden op ongedocumenteerde of gewijzigde processen.
  

Aanvullende facturatievereisten

De wettelijke verplichting om facturen van een volgnummer te voorzien, is slechts een van de vele voorwaarden voor een correcte facturering volgens de Duitse btw-regels. Volgens artikel 14 van het UStG moeten facturen specifieke gegevens bevatten om aan de wettelijke normen te voldoen, waaronder:

• Naam en volledig adres van het uitgevende bedrijf en de klant
  
• Datum van uitgifte van de factuur
  
• Datum van levering of geleverde dienst
  
• Belastingnummer van het bedrijf of het btw-identificatienummer
  
• Een uniek opeenvolgend factuurnummer
  
• Beschrijving van de geleverde producten of diensten, inclusief aantal en type
  
• Bruto- en nettobedrag
  
• Het toepasselijke belastingtarief en het bijbehorende belastingbedrag of een indicatie van een belastingvrijstelling
  

Deze vereisten zorgen voor transparantie en traceerbaarheid van de facturen en vormen de basis voor de juiste fiscale behandeling.
Stripe Invoicing genereert automatisch opeenvolgende factuurnummers volgens de wettelijke vereisten. Hierdoor kun je snel facturen maken zonder dat je je zorgen hoeft te maken over het toewijzen van een numerieke reeks. Met Invoicing verstuur je facturen online naar klanten en vereenvoudig je je bedrijfsprocessen.

Wat zijn de voordelen van opeenvolgende factuurnummers?

Het systematisch gebruik van opeenvolgende factuurnummers biedt bedrijven meerdere voordelen. De belangrijkste zijn:

• Begrijpelijkheid en transparantie: Een naadloos systeem zorgt ervoor dat elke factuur een unieke identificatie heeft. Dit vergemakkelijkt de traceerbaarheid van zakelijke transacties voor het bedrijf zelf en externe auditinstanties zoals de belastingdienst.
  
• Efficiënte boekhouding en archivering: Geordende labels helpen om facturen op een gesegmenteerde manier te organiseren, waardoor ze gemakkelijker te vinden zijn in de boekhouddocumenten. Dit bespaart tijd bij het beheren en opstellen van jaarrekeningen of belastingaangiften.
  
• Bescherming tegen manipulatie en fraude: Een vast systeem van opeenvolgende factuurnummers maakt het moeilijker om facturen te manipuleren of opzettelijk weg te laten. Dit verhoogt de integriteit van de boekhouding en beschermt het bedrijf tegen juridische gevolgen in verband met belastingfraude of onjuiste administratie.
  
• Eenvoudigere samenwerking met externe auditors: Voor fiscale of externe audits stelt een gestructureerde factuurnummering auditors in staat om snel discrepanties op te sporen of de volledigheid van de boekhouding te beoordelen. Dit kan de duur en complexiteit van dergelijke controles aanzienlijk verminderen.
  
• Verwarring tussen zakenpartners voorkomen: Een consistente en logische indexering helpt de partners van een bedrijf om facturen toe te wijzen. Dit kan het aantal query's verminderen en de betalingsverwerking versnellen.
  
• Bedrijfsspecifieke flexibiliteit: Omdat bedrijven hun nummeringsstructuur kunnen aanpassen aan specifieke behoeften, kunnen ze details zoals jaar-, klant- of project-ID's in het factuurnummer opnemen. Deze aanpak zorgt voor meer efficiëntie en duidelijkheid in de administratie.
  

Hoe kun je het aantal facturen verbergen met opeenvolgende nummers?

Bedrijven die niet willen dat derden (bijvoorbeeld klanten of zakenrelaties) zien hoeveel facturen er zijn uitgeschreven, kunnen dit op legale wijze verbergen. Hoewel factuurnummers in Duitsland opeenvolgend moeten zijn, biedt het ontwerp van de nummering de volgende flexibiliteit:

• Het gebruik van een complex nummeringssysteem: Je kunt de volgorde verhullen door andere informatie in de factuur op te nemen. Bijvoorbeeld FAC-2024-XYZ-1005, waarbij 'XYZ' een klantcode kan zijn en '1005' een opeenvolgend nummer dat niet bij 1 begint. Een ander voorbeeld is PROJ-Q2-2024-0123: hier geeft het voorvoegsel het project of kwartaal aan, waardoor de volgorde in de factuur wordt verborgen.
  
• Aparte nummerreeksen voor verschillende afdelingen of projecten: Een bedrijf kan individuele reeksen instellen voor verschillende bedrijfsonderdelen of klanten (bijvoorbeeld afdeling A: A-2024-001, A-2024-002; afdeling B: B-2024-001, B-2024-002). Omdat elke afdeling in het voorbeeld haar eigen volgorde gebruikt, is het voor derden niet duidelijk hoeveel facturen er in totaal zijn uitgegeven.
  
• Startwaarden buiten het nulbereik: De nummering hoeft niet bij '1' te beginnen. Bedrijven kunnen een hogere beginwaarde gebruiken, waarmee ze de suggestie wekken dat ze al veel facturen hebben uitgegeven. Als je bijvoorbeeld bij 1001 begint, betekent dit dat de eerste facturen 1001, 1002, 1003 zijn. Dit kan handig zijn voor nieuwere bedrijven, zodat ze niet overkomen alsof ze niet heel actief zijn.
  
• Pseudo-opeenvolgende nummers door regelmatige sprongen: Een bedrijf kan grotere, uniforme sprongen in de indexering hanteren, met behoud van transparantie (bijv. 2024-010, 2024-020, 2024-030). Dit verhult het exacte aantal uitgegeven facturen, maar is toch begrijpelijk.
  
• Nummers met betrekking tot klanten of projecten: Wanneer bedrijven facturen uitgeven aan een specifieke klant of voor een bepaald project, kunnen ze individuele codes opstellen (bijv. KLANT01-2024-001, KLANT02-2024-001). Aangezien elke klantenreeks begint met '001', is het totale aantal uitgegeven facturen niet direct zichtbaar.
  
• Integratie van willekeurige waarden: Door aanvullende, niet-opeenvolgende waarden toe te voegen, zoals letters of jaartallen, kun je de werkelijke volgorde verbergen (bijv. R-2024-AX023, R-2024-BZ024, R-2024-CY025).
  

In het voorbeeld kunnen 'AX', 'BZ' en 'CY' willekeurige of onderwerpspecifieke codes zijn.

• Indeling in interne en externe factuurnummers: Sommige bedrijven gebruiken een aparte externe code op de facturen die ze naar klanten sturen, terwijl er intern een opeenvolgend factuurnummer wordt gebruikt. De externe code hoeft niet per se de interne volgorde weer te geven, zolang de interne boekhouding maar compleet blijft.
  

Wat zijn enkele voorbeelden van opeenvolgende factuurnummers?

Er is veel flexibiliteit mogelijk in de factuurnummering, zolang deze maar voldoet aan de wettelijke eisen. Veel voorkomende benaderingen zijn onder meer:

• Nummerreeks: Een eenvoudig systeem, bijv. 1, 2, 3, is vooral geschikt voor kleine bedrijven.
  
• Nummerreeks met jaartal: Bijvoorbeeld 2024-001 en 2024-002, waarbij het jaar van uitgifte deel uitmaakt van het factuurnummer.
  
• Combinatie van letters en cijfers: Bijvoorbeeld FAC-2024-0056, waarbij 'FAC' staat voor factuur en '2024' voor het jaar van uitgifte.
  
• Projectgebonden nummering: Voor bedrijven die aan meerdere projecten werken, kan een factuurnummer er als volgt uitzien: PROJ-123-01, waarbij 'PROJ-123' het project is en '01' het factuurnummer voor die taak.