Fortlaufende Rechnungsnummern spielen eine wesentliche Rolle in der Buchhaltung und Steuerdokumentation in Deutschland. Sie sichern Nachvollziehbarkeit sowie Transparenz im Geschäftsverkehr. Unternehmen in Deutschland sind dazu verpflichtet, ein systematisches Nummerierungssystem nach gesetzlichen Vorgaben zu verwenden. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine fortlaufende Rechnungsnummer ist, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und wie Sie trotz fortlaufender Rechnungsnummer ihrer Kundschaft nicht zeigen, wie viele Rechnungen Sie pro Jahr schreiben.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind fortlaufende Rechnungsnummern?
  
• Welche gesetzliche Verpflichtung besteht bei der Vergabe von Rechnungsnummern?
  
• Welche Vorteile bieten fortlaufende Rechnungsnummern?
  
• So verbergen Sie die Anzahl der Rechnungen trotz fortlaufender Rechnungsnummer
  
• Beispiele für fortlaufende Rechnungsnummern
  

Was sind fortlaufende Rechnungsnummern?

Fortlaufende Rechnungsnummern sind eindeutig zugeordnete Identifikationsnummern, die jede Rechnung in einem Unternehmen erhalten muss. Sie dienen dazu, die Dokumentation von Geschäftsvorfällen zu strukturieren und die Nachvollziehbarkeit für Steuerbehörden zu gewährleisten.

Die Rechnungsnummer kann aus einer Kombination von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen bestehen. Diese Elemente dürfen verwendet werden, um zusätzliche Informationen in die Nummer zu integrieren, wie beispielsweise das Ausstellungsjahr, die Kundennummer oder eine Abteilungskennung.

Welche gesetzliche Verpflichtung besteht bei der Vergabe von Rechnungsnummern?

Die Verpflichtung zur Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern ist im deutschen Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG) geregelt. Nach diesem Gesetz muss jede Rechnung eine eindeutige und fortlaufende Nummer enthalten. Dies dient mehreren Zwecken:

• Eindeutigkeit: Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Eine doppelte Verwendung derselben Rechnungsnummer ist unzulässig und könnte als Buchführungsfehler gewertet werden.
  
• Nachvollziehbarkeit: Das System muss für Dritte (z. B. Steuerprüfer/innen) verständlich sein. Eine zufällige oder willkürliche Vergabe, die nicht nachvollziehbar ist, widerspricht den Vorgaben.
  
• Kontinuität: Es dürfen keine unerklärlichen Lücken in der Nummerierung auftreten, da diese auf nicht dokumentierte oder manipulierte Vorgänge hindeuten könnten.
  

Weitere Anforderungen an die Rechnungsstellung

Die gesetzliche Vorgabe, Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen, ist nur eine von mehreren Bedingungen für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung nach deutschem Umsatzsteuerrecht. Gemäß § 14 UStG müssen Rechnungen spezifische Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Dazu gehören:

• Name und vollständige Adresse des ausstellenden Unternehmens sowie der Kundschaft
  
• Ausstellungsdatum der Rechnung
  
• Datum der erbrachten Lieferung oder Leistung
  
• Steuernummer des Unternehmens oder dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• Eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
  
• Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich Menge und Art
  
• Nettobetrag und Bruttobetrag
  
• Der geltende Steuersatz sowie der dazugehörige Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  

Diese Anforderungen gewährleisten Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsstellung und bilden die Grundlage für die korrekte steuerliche Behandlung.

Mit Stripe Invoicing wird die fortlaufende Rechnungsnummer immer automatisch nach den gesetzlichen Vorgaben generiert. So erstellen Sie Ihre Rechnungen schnell und müssen sich keine Gedanken über die Vergabe der fortlaufenden Rechnungsnummer machen. Mit Invoicing können Sie Rechnungen online an Ihre Kundschaft versenden und darüber hinaus auch Ihre Geschäftsabläufe vereinfachen.

Welche Vorteile bieten fortlaufende Rechnungsnummern?

Der systematische Einsatz von fortlaufenden Rechnungsnummern bietet Unternehmen viele Vorteile. Im Folgenden haben wir die wichtigsten aufgelistet:

• Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Ein lückenloses System gewährleistet, dass jede Rechnung eindeutig identifiziert werden kann. Dies erleichtert die Rückverfolgung von Geschäftsvorgängen sowohl intern als auch gegenüber externen Prüfstellen wie Steuerbehörden.
  
• Effiziente Buchführung und Archivierung: Fortlaufende Nummern tragen dazu bei, Rechnungen strukturiert zu organisieren und problemlos in den Buchhaltungsunterlagen wiederzufinden. Dies spart Zeit bei der Verwaltung und bei der Vorbereitung von Jahresabschlüssen oder Steuererklärungen.
  
• Schutz vor Manipulation und Betrug: Ein festes System fortlaufender Rechnungsnummern macht es schwieriger, Rechnungen zu manipulieren oder bewusst auszulassen. Dies stärkt die Integrität der Buchhaltung und schützt das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen durch Steuerbetrug oder fehlerhafte Buchführung.
  
• Vereinfachung der Zusammenarbeit mit externen Prüferinnen und Prüfern: Bei Steuerprüfungen oder externen Audits ermöglicht eine strukturierte Rechnungsnummerierung den Prüfern, Unstimmigkeiten schnell zu erkennen oder die Vollständigkeit der Buchhaltung zu bewerten. Dies kann die Dauer und Komplexität solcher Prüfungen erheblich reduzieren.
  
• Vermeidung von Verwirrung bei Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern: Eine konsistente und logische Nummerierung hilft auch den Geschäftspartnern eines Unternehmens, Rechnungen klar zuzuordnen. Dies kann Rückfragen reduzieren und die Abwicklung von Zahlungen beschleunigen.
  
• Unternehmensspezifische Flexibilität: Da Unternehmen die Struktur der Rechnungsnummern an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können, bietet dies die Möglichkeit, zusätzliche Informationen (z. B. Jahresangaben, Kunden- oder Projektkennzeichen) in die Rechnungsnummer zu integrieren. Dies erhöht die Effizienz und Übersichtlichkeit in der Verwaltung.
  

So verbergen Sie die Anzahl der Rechnungen trotz fortlaufender Rechnungsnummern

Unternehmen, die nicht möchten, dass externe Parteien (z. B. Kundschaft oder Geschäftspartner/innen) die Anzahl der ausgestellten Rechnungen anhand der Rechnungsnummer erkennen können, haben Möglichkeiten, dies gesetzeskonform zu verschleiern. Obwohl die Rechnungsnummern in Deutschland fortlaufend sein müssen, bietet die Gestaltung des Nummerierungssystems Flexibilität, die sich für diesen Zweck nutzen lässt:

• Verwendung eines komplexen Nummerierungssystems: Durch die Einbindung zusätzlicher Informationen in die Rechnungsnummer lässt sich die tatsächliche Reihenfolge verschleiern. Beispiele für solche Nummern: INV-2024-XYZ-1005 - hier können „XYZ“ ein Kundencode und „1005“ eine fortlaufende Zahl sein, die nicht bei 1 beginnt. PROJ-Q2-2024-0123 - das Präfix gibt das Projekt oder Quartal an und verschleiert die Reihenfolge innerhalb der gesamten Rechnungsstellung.
  
• Separate Nummernkreise für verschiedene Abteilungen oder Projekte: Ein Unternehmen kann für unterschiedliche Geschäftsbereiche oder Kundinnen und Kunden individuelle Nummernkreise einrichten.
  Zum Beispiel:
  Abteilung A: A-2024-001, A-2024-002
  Abteilung B: B-2024-001, B-2024-002
  Da jede Abteilung ihre eigenen Rechnungsnummern verwendet, wird die Gesamtzahl der ausgestellten Rechnungen für Außenstehende unklar.
  
• Startwerte außerhalb des Nullbereichs: Die Nummerierung muss nicht bei „1“ beginnen. Unternehmen können mit höheren Startwerten arbeiten, um zu suggerieren, dass bereits viele Rechnungen ausgestellt wurden: Start bei 1001, sodass die ersten Rechnungen 1001, 1002, 1003 lauten. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn ein Unternehmen neu gegründet wurde und nicht den Eindruck erwecken möchte, wenig Geschäftstätigkeit zu haben.
  
• Pseudofortlaufende Nummern durch regelmäßige Sprünge: Ein Unternehmen kann größere, gleichmäßige Sprünge in die Nummerierung einbauen, die dennoch eine klare Systematik aufweisen. Beispielsweise: 2024-010, 2024-020, 2024-030
  Dies verschleiert die genaue Anzahl der ausgestellten Rechnungen und bleibt dennoch nachvollziehbar.
  
• Nummern mit Bezug zu Kundinnen und Kunden oder Projekten: Wenn Rechnungen an einen bestimmten Kunden oder für ein Projekt ausgestellt werden, können individuelle Codes eingebaut werden. Beispiel: KUNDE01-2024-001, KUNDE02-2024-001
  Da jede Kundennummer mit „001“ beginnt, ist die Gesamtzahl der ausgestellten Rechnungen nicht direkt ersichtlich.
  
• Einbindung von Zufallsmerkmalen: Durch die Integration zusätzlicher, nicht fortlaufender Merkmale (z. B. Buchstaben oder Jahreszahlen) kann die Transparenz der tatsächlichen Reihenfolge reduziert werden. Ein Beispiel wäre: R-2024-AX023, R-2024-BZ024, R-2024-CY025. Hier können „AX“, „BZ“ und „CY“ willkürliche oder themenspezifische Codes sein.
  
• Aufteilung in interne und externe Rechnungsnummern: Einige Unternehmen führen zusätzlich zur fortlaufenden internen Rechnungsnummer eine separate externe Nummer, die an Kunden übermittelt wird. Die externe Nummer muss nicht zwangsläufig die interne Reihenfolge widerspiegeln, solange die interne Buchhaltung lückenlos bleibt.)
  

Beispiele für fortlaufende Rechnungsnummern

Die Rechnungsnummer kann flexibel gestaltet werden, solange sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Gängige Ansätze sind:

• Reine Nummernfolge: Ein einfaches System, z. B. 1, 2, 3, ist besonders für kleine Unternehmen geeignet.
  
• Nummern mit Jahresangabe: Ein Beispiel wäre 2024-001, 2024-002, wobei das Jahr der Ausstellung Teil der Nummer ist.
  
• Kombination aus Buchstaben und Zahlen: Ein Unternehmen könnte z. B. INV-2024-0056 verwenden, wobei „INV“ auf die Rechnung hinweist und „2024“ das Ausstellungsjahr angibt.
  
• Projektbezogene Nummerierung: Für Unternehmen, die in mehreren Projekten tätig sind, kann eine Rechnungsnummer z. B. so aussehen: PROJ-123-01, wobei „PROJ-123“ das Projekt und „01“ die fortlaufende Nummer für dieses Projekt darstellt.