หมายเลขใบแจ้งหนี้มีบทบาทสำคัญในการทำบัญชีและการทำเอกสารประกอบด้านภาษีในเยอรมนี โดยช่วยให้มั่นใจถึงความชัดเจนและความโปร่งใสของธุรกรรมทางธุรกิจ บริษัทในเยอรมนีจะต้องใช้ระบบการกําหนดเลขที่เป็นระบบเพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย ในบทความนี้ คุณจะได้ศึกษาว่าหมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลําดับคืออะไร ข้อผูกพันทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง และศึกษาว่าระบบการกําหนดเลขนี้จะไม่เปิดเผยจํานวนใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่คุณออกในแต่ละปีได้อย่างไร

มีอะไรในบทความนี้บ้าง

• หมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลําดับคืออะไร
  
• ข้อผูกพันทางกฎหมายในการกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง
  
• อะไรคือข้อดีของหมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลำดับ
  
• คุณจะซ่อนจํานวนใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเลขแบบเรียงลําดับได้อย่างไร
  
• ตัวอย่างหมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลําดับ
  

หมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลําดับคืออะไร

หมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลําดับเป็นค่าระบุที่ไม่ซ้ำที่ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมี โดยหมายเลขเหล่านี้ใช้เพื่อจัดระเบียบรายการธุรกรรมและช่วยหน่วยงานภาษีในการตรวจสอบย้อนกลับ

หมายเลขใบแจ้งหนี้อาจเป็นตัวเลข ตัวอักษร และอักขระพิเศษผสมกัน คุณสามารถใช้องค์ประกอบเหล่านี้สื่อถึงข้อมูลเพิ่มเติมในตัวเลข เช่น ปีที่ออก หมายเลขลูกค้า หรือรหัสแผนก

การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้มีข้อบังคับทางกฎหมายอะไรบ้าง

มาตรา 14 วรรค 4 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มเยอรมนี(UStG) กำหนดภาระผูกพันให้ใช้หมายเลขใบกำกับภาษีแบบเรียงลำดับ โดยกฎหมายกำหนดให้ ในแจ้งหนี้แต่ละรายการต้องมีหมายเลขเอกสารที่ไม่ซ้ำกันและเรียงตามลำดับ
เพื่อวัตถุประสงค์ต่อไปนี้

• ค่าที่ไม่ซ้ำกัน: คุณสามารถกําหนดค่าแต่ละค่าได้เพียงครั้งเดียวและจัดเรียงตามหลักตรรกะโดยไม่เปิดโอกาสให้มีช่องว่างหรือการบิดเบือนข้อมูล คุณไม่สามารถใช้เลขใบแจ้งหนี้เดียวกันซ้ำได้ เพราะผู้ตรวจสอบภาษีอาจพิจารณาว่าเป็นข้อผิดพลาดทางบัญชี
  
• ความเข้าใจได้: บุคคลที่สาม (เช่น ผู้ตรวจสอบภาษี) จะต้องเข้าใช้ระบบดังกล่าวได้ การกำหนดหมายเลขแบบสุ่มหรือโดยไม่มีหลักการซึ่งไม่สามารถเข้าใจได้ถือเป็นการขัดแย้งกับข้อกําหนด
  
• ความต่อเนื่อง: การกําหนดหมายเลขจะต้องไม่มีช่องว่างที่อธิบายไม่ได้ ซึ่งอาจบ่งชี้ถึงกระบวนการที่ไม่ได้ทําเอกสารหรือถูกเปลี่ยนแปลง
  

ข้อกําหนดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกใบเรียกเก็บเงิน

ข้อกําหนดทางกฎหมายที่ให้ออกใบแจ้งหนี้พร้อมหมายเลขแบบเรียงลําดับเป็นเพียงหนึ่งในหลายเงื่อนไขสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องภายใต้กฎระเบียบด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ของเยอรมนี หมวดที่ 14 ของ UStG กำหนดให้ใบแจ้งหนี้ต้องมีรายละเอียดเฉพาะตามที่กำหนดเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานทางกฎหมาย ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อและที่อยู่แบบเต็มของบริษัทผู้ออกเอกสารและของลูกค้า
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• วันที่จัดส่งหรือให้บริการ
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของบริษัทหรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของบริษัท
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลำดับที่ใช้ครั้งเดียว
  
• คําอธิบายเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบ รวมถึงจํานวนและประเภท
  
• ยอดขั้นต้นและยอดสุทธิ
  
• อัตราภาษีที่ใช้และยอดภาษีที่เกี่ยวข้องหรือการระบุข้อมูลการได้รับยกเว้นภาษี
  

ข้อกําหนดเหล่านี้เป็นไปเพื่อความโปร่งใสและเพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับการออกใบแจ้งหนี้ และเป็นหลักเกณฑ์สําหรับการดําเนินการด้านภาษีที่ถูกต้อง
Stripe Invoicing สร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลําดับโดยอัตโนมัติได้ตามข้อกําหนดทางกฎหมาย ซึ่งช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการกําหนดลําดับตัวเลข Invoicing ช่วยให้คุณส่งใบเรียกเก็บเงินให้ลูกค้าทางออนไลน์และปรับกระบวนการทางธุรกิจให้ง่ายขึ้น

อะไรคือข้อดีของหมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลำดับ

การใช้หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เรียงลำดับอย่างเป็นระบบมีประโยชน์กับบริษัทหลายข้อ ประโยชน์หลักๆ ได้แก่

• ความเข้าใจง่ายและความโปร่งใส: ระบบที่ราบรื่นช่วยให้มั่นใจได้ว่าใบแจ้งหนี้แต่ใบจะมีเลขรหัสที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งช่วยอํานวยความสะดวกในการตรวจสอบย้อนกลับธุรกรรมทางธุรกิจทั้งโดยหน่วยงานภายในและหน่วยงานตรวจสอบภายนอก เช่น หน่วยงานภาษี
  
• การทําบัญชีและการเก็บถาวรข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ: เลขกำกับที่เป็นลำดับช่วยจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ให้เป็นสัดส่วน ซึ่งช่วยให้ค้นหาได้ง่ายท่ามกลางเอกสารทางบัญชีต่างๆ วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาในการจัดการและเตรียมงบการเงินหรือการยื่นภาษี
  
• การป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงและการฉ้อโกง ระบบการออกใบกำกับภาษีแบบเรียงลำดับหมายเลขทำให้ยากต่อการแก้ไขเปลี่ยนแปลงหรือจงใจละเว้นเอกสาร ซึ่งทำให้การทำบัญชีถูกต้องสมบูรณ์มากขึ้น และช่วยปกป้องบริษัทจากผลกระทบทางกฎหมายที่เกี่ยวกับการฉ้อโกงทางภาษีหรือการบันทึกรายการที่ไม่ถูกต้อง
  
• ทำให้การร่วมมือกับผู้ตรวจสอบภายนอกง่ายขึ้น: ในการตรวจสอบภาษีหรือการตรวจสอบโดยหน่วยงานภายนอก การกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้อย่างมีหลักการช่วยให้ผู้ตรวจสอบเห็นข้อมูลที่ไม่ตรงกันหรือประเมินความสมบูรณ์ของการทําบัญชีได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสามารถลดระยะเวลาและความซับซ้อนในการตรวจสอบได้อย่างมาก
  
• ป้องกันไม่ให้พันธมิตรธุรกิจเกิดความสับสน การจัดทําดัชนีอย่างมีตรรกะและสม่ำเสมอช่วยให้พันธมิตรธุรกิจของคุณจัดการกับใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้น ซึ่งช่วยลดคําถามและดำเนินการชำระเงินได้เร็วขึั้น
  
• ความยืดหยุ่นเฉพาะบริษัท: เนื่องจากบริษัทสามารถปรับใช้โครงสร้างหมายเลขเอกสารได้ตามความต้องการเฉพาะของตนเอง บริษัทก็สามารถใส่รายละเอียดเช่น ปี รหัสลูกค้า หรือโครงการเข้าไปในหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้ วิธีนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความชัดเจนในการบริหารจัดการ
  

คุณจะซ่อนจํานวนใบแจ้งหนี้ด้วยตัวเลขแบบเรียงลําดับได้อย่างไร

บริษัทที่ไม่ต้องการให้บุคคลภายนอก (เช่น ลูกค้าหรือผู้ร่วมธุรกิจ) เห็นจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วสามารถปกปิดข้อมูลนี้ได้โดยชอบด้วยกฎหมาย แม้ว่าหมายเลขใบแจ้งหนี้ในเยอรมนีจะต้องเป็นหมายเลขแบบเรียงลำดับ แต่การออกแบบลําดับก็มีความยืดหยุ่น เช่น

• การใช้ระบบการกําหนดเลขแบบซับซ้อน: คุณสามารถซ่อนลำดับตัวเลขได้โดยเพิ่มข้อมูลอื่นในหมายเลขใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น INV-2024-XYZ-1005 ซึ่งในที่นี้ "XYZ" อาจเป็นรหัสลูกค้า และ "1005" อาจเป็นตัวเลขเรียงลำดับที่ไม่ได้เริ่มต้นที่ 1 อีกตัวอย่างหนึ่งคือ PROJ-Q2-2024-0123 ในที่นี้ รหัสส่วนหน้าหมายถึงโครงการหรือไตรมาส ซึ่งช่วยซ่อนลำดับของใบแจ้งหนี้ได้
  
• แยกช่วงตัวเลขสําหรับแผนกหรือโครงการที่แตกต่างกัน: บริษัทสามารถแบ่งกลุ่มตามส่วนงานต่างๆ ของธุรกิจหรือลูกค้าแยกออกเป็นช่วงตัวเลขที่ต่างกัน (เช่น แผนก A ใช้ A-2024-001, A-2024-002 แผนก B ใช้ B-2024-001, B-2024-002) เนื่องจากแต่ละแผนกในตัวอย่างมีลําดับของตัวเอง บุคคลภายนอกจึงไม่ทราบชัดเจนว่าใบแจ้งหนี้ที่บริษัทออกทั้งหมดมีจำนวนเท่าใด
  
• ตั้งค่าเริ่มต้นที่อยู่นอกช่วงศูนย์: การกําหนดเลขไม่จําเป็นต้องเริ่มต้นที่ "1" บริษัทสามารถตั้งตัวเลขเริ่มต้นที่สูงกว่านั้นได้เพื่อบอกโดยนัยว่าได้ออกใบแจ้งหนี้หลายรายการแล้ว ตัวอย่างเช่น ถ้าเริ่มต้นที่ 1001 หมายถึง ตัวเลขแรกคือ 1001, 1002, 1003 การกำหนดตัวเลขแบบนี้อาจเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจใหม่ๆ ที่ไม่ต้องการแสดงให้เห็นว่ามีกิจกรรมทางธุรกิจน้อย
  
• ตัวเลขเรียงลำดับที่กระโดดอย่างมีแบบแผน: บริษัทสามารถใช้โครงสร้างตัวเลขกระโดดที่เป็นแบบแผนเดียวกันได้ ซึ่งก็ถือว่าเป็นระบบที่โปร่งใส (เช่น 2024-010, 2024-020, 2024-030) วิธีนี้เป็นการซ่อนจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ออกและยังอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจได้
  
• ตัวเลขที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าหรือโครงการ: เมื่อออกเอกสารให้กับลูกค้ารายใดรายหนึ่งหรือโครงการหนึ่ง บริษัทสามารถสร้างรหัสเฉพาะรายได้ (เช่น CUSTOMER01-2024-001, CUSTOMER02-2024-001) เนื่องจากชุดตัวเลขของลูกค้าแต่ละรายเริ่มต้นที่ "001" ก็จะไม่เห็นจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ออกทั้งหมดได้โดยตรง
  
• การใส่รหัสสุ่มเข้าไป: คุณสามารถลดการมองเห็นจำนวนเอกสารที่ออกจริงได้ด้วยการใส่รหัสสุ่มที่ไม่ต่อเนื่องเข้าไป เช่น ตัวอักษรหรือเลขปี (เช่น R-2024-AX023, R-2024-BZ024, R-2024-CY025)
  

ในตัวอย่างนี้ "AX," "BZ" และ "CY" อาจเป็นรหัสที่ตั้งขึ้นเองหรือเป็นรหัสหัวข้อที่กำหนดขึ้น

• แบ่งเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้ภายในและภายนอก บริษัทบางแห่งมีการจัดทำเลขรหัสใบแจ้งหนี้ภายนอกและเลขใบแจ้งหนี้ภายในแบบเรียงลำดับส่งให้ลูกค้า รหัสภายนอกไม่จําเป็นต้องแสดงเลขลำดับภายในตราบใดที่การทําบัญชีภายในยังคงสมบูรณ์
  

ตัวอย่างหมายเลขใบแจ้งหนี้แบบเรียงลําดับ

คุณสามารถออกแบบการกําหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้อย่างยืดหยุ่นตราบใดที่ยังเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย วิธีการที่พบบ่อยได้แก่

• ลําดับหมายเลขล้วน: เป็นระบบที่ได้ตรงไปตรงมา เช่น 1, 2, 3 ซึ่งเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กเป็นพิเศษ
  
• ตัวเลขและปี ตัวอย่างเช่น 2024-001 และ 2024-002 โดยที่เลขปีเป็นส่วนหนึ่งของหมายเลข
  
• ตัวอักษรและตัวเลขผสมกัน: ตัวอย่างเช่น INV-2024-0056 โดยที่ "INV" หมายถึงใบแจ้งหนี้และ "2024" หมายถึงปีที่ออก
  
• การกําหนดหมายเลขให้เกี่ยวข้องกับโครงการ: สําหรับบริษัทที่มีหลายโครงการ หมายเลขใบแจ้งหนี้อาจเป็น PROJ-123-01 โดยที่ "PROJ-123" คือโครงการ และ "01" คือลําดับของงานนั้น