En fakturas löpnummer spelar en viktig roll inom bokföring och skattedokumentation i Tyskland. Det säkerställer spårbarhet och transparens i affärstransaktioner. Företag i Tyskland måste använda ett systematiskt numreringssystem för att uppfylla lagstadgade krav. I den här artikeln får du lära dig vad ett löpnummer är, vilka juridiska skyldigheter som är tillämpliga och hur du trots detta numreringssystem inte röjer det totala antalet fakturor du utfärdar varje år.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett löpnummer för fakturor?
  
• Vilka är de lagstadgade skyldigheterna avseende fakturors löpnummer?
  
• Vilka är fördelarna med löpnummer för fakturor?
  
• Så döljer man antalet fakturor trots löpnummer
  
• Några exempel på löpnummer för fakturor
  

Vad är ett löpnummer för fakturor?

Löpnummer är unika identifieringsvärden som krävs för varje faktura. Deras syfte är att strukturera affärstransaktioner och säkerställa spårbarhet för skattemyndigheter.

Fakturanumret kan vara en kombination av siffror, bokstäver och specialtecken. Du kan använda dessa element för att ta med ytterligare information i numret, till exempel utfärdandeår, kundnummer eller avdelningsidentifierare.

Vilka är de lagstadgade skyldigheterna avseende fakturors löpnummer?

14 § avsnitt 4 i den tyska mervärdesskattelagen (UStG) reglerar skyldigheten att tilldela fakturanummer i ordningsföljd. Enligt denna lag måste varje faktura innehålla ett unikt löpnummer.
Detta tjänar flera syften:

• Unikhet: Varje nummer får bara användas en gång. Det ska ordnas logiskt och det får inte finnas något utrymme för luckor eller manipulation. Du kan inte använda samma fakturanummer igen, eftersom skatterevisorer kan betrakta detta som ett bokföringsfel.
  
• Spårbarhet: Systemet måste vara begripligt och spårbart för tredje part (t.ex. skatterevisorer). Ett slumpmässigt eller godtyckligt tilldelat nummer som inte är begripligt uppfyller inte kraven.
  
• Kontinuitet: Numreringen får inte ha oförklarliga luckor, vilket skulle kunna vara ett tecken på odokumenterade eller manipulerade processer.
  

Ytterligare faktureringskrav

Det lagstadgade kravet på att fakturor ska ha ett löpnummer är bara ett av flera villkor för korrekt fakturering enligt de tyska momsreglerna. Enligt § 14 UStG måste en faktura innehålla specifika obligatoriska uppgifter för att uppfylla lagstadgade krav. I detta ingår:

• Namn och fullständig adress för det utfärdande företaget och kunden
  
• Datumet som fakturan utfärdades
  
• Leveransdatum eller datum för tillhandahållande av tjänst
  
• Företagets skattenummer eller momsregistreringsnummer
  
• Ett unikt löpnummer för fakturan
  
• Beskrivning av de produkter eller tjänster som levererats, inklusive mängd och typ
  
• Brutto- och nettobelopp
  
• Tillämplig momssats och relevant momsbelopp eller en hänvisning till skattebefrielse
  

Dessa krav säkerställer transparens och spårbarhet i faktureringen och utgör grunden för korrekt skattebehandling.
Stripe Invoicing genererar automatiskt löpnummer för fakturor i enlighet med lagstadgade krav. Detta gör att du kan skapa fakturor snabbt utan att behöva oroa dig för att tilldela ett löpnummer. Med Invoicing kan du skicka fakturor till kunder online och även förenkla dina affärsprocesser.

Vilka är fördelarna med löpnummer för fakturor?

Den systematiska användningen av löpnummer för fakturor erbjuder företag flera fördelar. De viktigaste är:

• Spårbarhet och transparens: Ett heltäckande system säkerställer att varje faktura har en unik identifierare. Detta underlättar affärstransaktioners spårbarhet internt och för externa revisionsorgan som skattemyndigheter.
  
• Effektiv bokföring och arkivering: Löpnummer bidrar till att man kan organisera fakturor på ett strukturerat sätt, vilket gör det lättare att hitta dem i bokföringen. Detta sparar tid vid hantering och förberedelse av bokslut eller skattedeklarationer.
  
• Skydd mot manipulation och bedrägeri: Ett etablerat system med löpnummer gör det svårare att manipulera eller avsiktligt utelämna fakturor. Detta ökar bokföringens integritet och skyddar företaget från rättsliga konsekvenser relaterade till skattebedrägeri eller felaktig bokföring.
  
• Förenklat samarbetet med externa revisorer: För skatterevisioner eller externa revisioner gör strukturerade löpnummer det möjligt för revisorer att snabbt identifiera avvikelser eller bedöma om bokföringen är fullständig. Detta kan göra att sådana granskningar blir avsevärt enklare och kan göras snabbare.
  
• Undvika förvirring för företagets affärspartner: Konsekvent och logisk numrering hjälper ett företags kunder att fastställa var en faktura hör hemma. Detta kan minska antalet frågor och påskynda betalningsbehandlingen.
  
• Företagsspecifik flexibilitet: Eftersom företag kan anpassa sin numreringsstruktur till specifika behov kan de ta med information som år, kund eller projektidentifierare i fakturanumret. Detta gör administrationsarbetet mer tydligt och effektivt.
  

Så döljer man antalet fakturor trots löpnummer

Företag som inte vill att externa parter (t.ex. kunder eller affärspartner) ska se hur många fakturor som har utfärdats kan dölja detta på ett lagenligt sätt. Även om fakturanummer i Tyskland måste vara löpnummer erbjuder numreringssystemet följande flexibilitet:

• Användning av ett komplext numreringssystem: Du kan dölja ordningsföljden genom att inkludera annan information i fakturan. Till exempel INV-2024-XYZ-1005 – här kan "XYZ" vara en kundkod och "1005" kan vara ett löpnummer som inte börjar vid 1. Ett annat exempel är PROJ-Q2-2024-0123 – här anger prefixet projektet eller kvartalet och döljer beställningen i faktureringen.
  
• Separata nummerintervall för olika avdelningar eller projekt: Ett företag kan använda olika intervall för olika affärsområden eller kunder (t.ex. avdelning A: A-2024-001 och A-2024-002. Avdelning B: B-2024-001 och B-2024-002). Eftersom varje avdelning i exemplet använder sin egen nummersekvens blir det totala antalet utfärdade fakturor otydligt för utomstående.
  
• Startvärden utanför nollområdet: Numreringen behöver inte börja på 1. Företag kan använda högre utgångspunkter för att antyda att de redan har utfärdat många fakturor. Om du till exempel börjar med 1001 betyder det att de första är 1001, 1002, 1003. Detta kan vara till hjälp för nyare företag som inte vill framstå som mindre aktiva.
  
• Pseudolöpnummer genom regelbundna hopp: Ett företag kan införa större, enhetliga hopp i numrering och ändå säkerställa ett transparent system (t.ex. 2024-010, 2024-020, 2024-030). Detta döljer det exakta antalet utfärdade fakturor och är fortfarande spårbart.
  
• Nummer relaterade till kunder eller projekt: När företag utfärdar fakturor till en specifik kund eller för ett visst projekt kan de skapa individuella koder (t.ex. KUND01-2024-001, KUND02-2024-001). Eftersom varje kundserie börjar med "001" är det totala antalet utfärdade fakturor inte direkt synligt.
  
• Användning av slumpmässiga attribut: Genom att integrera ytterligare, icke-konsekutiva attribut som bokstäver eller år kan du göra den faktiska ordningsföljden mindre transparent (t.ex. R-2024-AX023, R-2024-BZ024, R-2024-CY025).
  

I exemplet kan "AX", "BZ" och "CY" vara godtyckliga eller ämnesspecifika koder.

• Uppdelning i interna och externa fakturanummer: Vissa företag har – förutom det interna löpnumret för fakturor – separata externa fakturanummer som skickas till kunderna. Den externa koden behöver inte nödvändigtvis återspegla den interna ordningsföljden, så länge den interna bokföringen är fullständig.
  

Några exempel på löpnummer för fakturor

Utformningen av löpnumren för företagets fakturor är flexibel, så länge som de lagstadgade kraven uppfylls. Några vanliga metoder är:

• En enkel nummerserie: Ett enkelt system – t.ex. 1, 2, 3 – som är särskilt lämpligt för små företag.
  
• Siffror med årtal: Till exempel 2024-001 och 2024-002, där året för utfärdandet är en del av numret.
  
• Kombination av bokstäver och siffror: Till exempel INV-2024-0056, där "INV" betyder faktura och "2024" avser utfärdandeåret.
  
• Projektrelaterad numrering: För företag som arbetar med flera projekt kan ett fakturanummer se ut så här: PROJ-123-01, där "PROJ-123" är projektet och "01" är löpnumret för det projektet.