Wanneer je een onderneming hebt, zijn er twee financiële begrippen die je vaak tegenkomt: crediteuren en debiteuren. Inzicht in deze begrippen en het samenspel daartussen is belangrijk om je cashflow in evenwicht te houden en je onderneming soepel te laten functioneren.

Hieronder lees je wat deze begrippen betekenen, hoe ze werken en waarom beide nodig zijn om je onderneming in topconditie te houden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat wordt verstaan onder crediteuren?
  
• Wat wordt verstaan onder debiteuren?
  
• Wat is het verschil tussen crediteuren en debiteuren?
  
• Waarom is het belangrijk om zowel crediteuren als debiteuren bij te houden?
  
• Zo kan Stripe helpen bij het bijhouden van crediteuren en debiteuren
  
• Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen bij crediteuren- en debiteurenbeheer?
  

Wat wordt verstaan onder crediteuren?

Crediteuren is het bedrag dat een onderneming verschuldigd is aan leveranciers of verkopers voor goederen of diensten die zijn ontvangen maar nog niet zijn betaald. Zie het als een optelsom van alles dat de onderneming moet afrekenen, meestal binnen een kort tijdsbestek van bijvoorbeeld 30 of 60 dagen.

Zo werkt het

• Een leverancier stuurt een factuur na het leveren van producten of diensten.

• Het bedrijf registreert dit als een "crediteur": een toezegging om te betalen.

• Zodra de betaling is gedaan, wordt de crediteur vereffend.

Voorbeeld

• Een koffiebar bestelt koffiebonen en apparatuur op krediet. De onbetaalde rekening maakt deel uit van de crediteuren.

• Een klein bedrijf ontvangt een energierekening en registreert deze als crediteur totdat deze is betaald.

Door crediteuren bij te houden, kunnen ondernemingen boetes voor te late betaling voorkomen, goede relaties met leveranciers opbouwen en verstandig met geld omgaan.

Wat wordt verstaan onder debiteuren?

Debiteuren is het bedrag dat een bedrijf tegoed heeft van klanten voor goederen of diensten die het heeft geleverd, maar waarvoor nog niet is betaald. Het staat voor een vlottend of kortlopend activum op de balans van het bedrijf omdat het bedrijf verwacht het geld binnenkort te ontvangen.

Zo werkt het

• Een onderneming levert een product of dienst en stuurt de klant een factuur.

• De klant stemt ermee in om binnen een bepaalde termijn van bijvoorbeeld 30 of 60 dagen te betalen.

• Totdat de betaling is ontvangen, wordt het bedrag geboekt onder debiteuren.

Voorbeeld

• Een freelance grafisch ontwerper voltooit een project voor een klant en stuurt een factuur. Totdat de klant betaalt, maakt het verschuldigde bedrag deel uit van de debiteuren van de ontwerper.

• Een bakkerij bezorgt een grote bestelling aan een restaurant met de toezegging dat volgende maand wordt betaald. Dat onbetaalde bedrag staat in de debiteuren van de bakkerij.

Voor ondernemingen is effectief beheer van debiteuren belangrijk omdat het ervoor zorgt dat de onderneming op tijd wordt betaald, een gezonde cashflow behoudt en minder risico op oninbare vorderingen loopt.

Wat is het verschil tussen crediteuren en debiteuren?

Inzicht in het verschil tussen crediteuren en debiteuren is belangrijk om je boekhouding op orde te houden. Dit is wat je moet weten.

Crediteuren

Wat is het?

Crediteuren is het bedrag dat je onderneming verschuldigd is aan leveranciers of verkopers voor producten of diensten die je hebt ontvangen, maar waarvoor je nog niet hebt betaald.

Waarom is dit belangrijk?

Crediteuren geeft aan waarvoor je verantwoordelijk bent: het is geld dat je onderneming is verschuldigd en dat je op korte termijn moet betalen. Het is belangrijk om precies bij te houden wat er verschuldigd is en op tijd te betalen, want dit helpt je om boetes voor te late betaling te voorkomen en goede relaties met leveranciers te onderhouden.

Voorbeeld

Stel dat je een koffiebar hebt en bij een leverancier koffiebonen en apparatuur bestelt op krediet. De leverancier stuurt je een factuur voor € 1000 en geeft je 30 dagen de tijd om te betalen. Die € 1000 maakt nu deel uit van je crediteuren totdat je de factuur betaalt.

Wat zegt dit je?

Crediteuren draait om het beheren van uitgaand geld. Het helpt je rekeningen bij te houden, je cashflow te plannen en een evenwicht te vinden tussen wat je bent verschuldigd en wat er op je bankrekening staat.

Debiteuren

Wat is het?

Debiteuren is het tegenovergestelde van crediteuren: het is geld dat je klanten aan jou zijn verschuldigd voor producten of diensten die je al hebt geleverd.

Waarom is dit belangrijk?

Debiteuren is geld waarop je onderneming wacht. Het bijhouden van debiteuren is belangrijk omdat je dat geld nodig hebt om je eigen rekeningen te betalen, uitgaven te bekostigen en je bedrijf uit te breiden. Als klanten niet op tijd betalen, kan dat problemen opleveren voor je cashflow.

Voorbeeld

Stel dat je een cateringbedrijf runt en hapjes levert voor een bedrijfsfeest. Je stuurt het bedrijf een factuur van € 2500 en geeft het 30 dagen de tijd om te betalen. Totdat je de betaling ontvangt, maakt die € 2500 deel uit van je debiteuren.

Wat zegt dit je?

Debiteuren draait om het beheren van het geld dat aan jou is verschuldigd. Het helpt je orde op zaken te houden, achterstallige facturen op te volgen en ervoor te zorgen dat je onderneming voldoende geld binnenkrijgt wanneer je dat nodig hebt.

In welke opzichten zijn er verschillen?

Crediteuren is geld dat uitgaat - wat jouw onderneming aan anderen is verschuldigd. Debiteuren is geld dat binnenkomt - wat anderen aan jouw onderneming zijn verschuldigd. Beide zijn even belangrijk. Door crediteuren op een effectieve manier te beheren, blijven je leveranciers tevreden en blijft je onderneming soepel draaien. Door debiteuren effectief te beheren, zorg je ervoor dat je betaald krijgt voor het werk dat je hebt gedaan. Een succesvol bedrijf vindt de juiste balans tussen beide aspecten om financieel gezond te blijven.

Waarom is het belangrijk om zowel crediteuren als debiteuren bij te houden?

Het bijhouden van crediteuren en debiteuren is belangrijk om controle over je onderneming te behouden. Hieronder lees je waarom.

Het belang van crediteuren

Je beschermt je reputatie

Wanneer je leveranciers en verkopers consequent op tijd betaalt, bouw je vertrouwen op. Ze zullen eerder bereid zijn om je betere voorwaarden te bieden, prioriteit te geven aan je bestellingen of je het voordeel van de twijfel te geven als je het moeilijk hebt. Wanneer je te laat betaalt of niet bijhoudt wat je verschuldigd bent, kan dat schadelijk zijn voor deze relaties.

Je krijgt ademruimte

Door goed beheer van crediteuren kun je profiteren van kredietvoorwaarden. In plaats van alles meteen te betalen, kun je betalingen spreiden en heb je meer cash beschikbaar voor onverwachte behoeften of kansen.

Je voorkomt kostbare fouten

Gemiste betalingen kunnen leiden tot boetes voor te late betaling, verlies van kortingen of zelfs juridische problemen. Omgekeerd geldt dat wanneer je te veel betaalt voor een factuur of een factuur dubbel betaalt omdat je geen inzicht hebt, dat hetzelfde is als geld weggooien. Door goed beheer van crediteuren voorkom je deze kostbare fouten.

Het belang van debiteuren

Er is cash beschikbaar

Een verkoop betekent niets als je niet betaald krijgt. Het bijhouden van debiteuren maakt duidelijk wie geld aan jou is verschuldigd, hoeveel dat is en wanneer je betaling kunt verwachten. Als je geen follow-up doet, betalen klanten mogelijk niet en loop je inkomsten mis.

Het zorgt voor brood op de plank

Debiteuren is inkomend geld. Zonder dit geld kun je je rekeningen en personeel niet betalen en kun je geen herinvesteringen in je onderneming doen. Als je klanten niet op tijd betalen, merk je dat overal in de bedrijfsvoering.

Je ziet wie je kunt vertrouwen

Door debiteuren bij te houden, zie je patronen in wie op tijd betaalt en wie niet. Die informatie kan je helpen beter onderbouwde beslissingen te nemen over aan wie je in de toekomst krediet wilt verlenen en hoe je risicovolle klanten kunt vermijden.

Het verband tussen crediteuren en debiteuren

Crediteuren en debiteuren zijn nauw met elkaar verbonden. Zonder samenhang kan je onderneming voor meer uitdagingen komen te staan.

Voorbeeld

• Als je debiteuren niet betalen, heb je onvoldoende geld om je crediteuren te betalen.

• Als je crediteuren niet beheert, geef je mogelijk niet de juiste prioriteit aan betalingen. Mogelijk moet je de eindjes aan elkaar knopen om onkosten te betalen terwijl je wacht op achterstallige facturen.

Door crediteuren en debiteuren bij te houden, kun je het volgende doen:

• Vooruitplannen. Je weet wanneer de vervaldatums van grote facturen eraan komen en of je het geld hebt om die te betalen.

• Flexibel blijven. Je kunt problemen in een vroeg stadium opmerken, zoals een klant die te laat is met betalen of een leverancier die je misschien eerder moet betalen dan verwacht.

• Slimmer opereren. Time je crediteuren en debiteuren om te onderhandelen over betere betalingsvoorwaarden, plan wanneer je aankopen doet en beslis wanneer je korting wilt aanbieden voor vroegtijdige betalingen.

Het grote plaatje

Bij het bijhouden van crediteuren en debiteuren gaat het erom dat je precies weet waar je geld op een bepaald moment is: wat er binnenkomt, wat er uitgaat en hoe die stukjes in elkaar passen.

Zo kan Stripe helpen bij het bijhouden van crediteuren en debiteuren

Stripe is niet alleen een betalingsverwerker, maar ook een krachtige tool waarmee ondernemingen crediteuren en debiteuren eenvoudiger kunnen beheren. Hieronder lees je hoe het werkt.

Stripe helpt je met debiteuren

Snellere betalingen van klanten

Stripe maakt het voor ondernemingen eenvoudig om betalingen te ontvangen via verschillende methoden, zoals creditcards, ACH-overschrijvingen (Automated Clearing House) Apple Pay en Google Pay. Hoe eenvoudiger het voor klanten is om te betalen, hoe sneller je je geld kunt ontvangen.

Automatische facturatie

Met de facturatietools van Stripe kun je binnen enkele minuten professionele facturen op maat maken en versturen. Er wordt ook bijgehouden wanneer een factuur is betaald of achterstallig is, zodat je er geen omkijken naar hebt.

Eenvoudigere terugkerende facturatie

Bij ondernemingen met een abonnementsmodel of doorlopende diensten automatiseert Stripe terugkerende betalingen. Jij bepaalt de voorwaarden en Stripe zorgt ervoor dat betalingen op tijd binnenkomen zonder dat je achter klanten aan hoeft te lopen.

Follow-ups en incassobeheer

Stripe kan automatisch herinneringen voor achterstallige facturen sturen, zodat je deze niet handmatig hoeft op te volgen. Voor abonnementsdiensten kan Stripe ook nieuwe pogingen doen om mislukte betalingen te innen en klanten informeren over betalingsproblemen om klantverloop te verminderen.

Realtime bijhouden van debiteuren

Op je Stripe-dashboard kun je precies zien hoeveel geld is verschuldigd, welke betalingen in behandeling zijn en wanneer je geld op je rekening kunt verwachten. Deze realtime inzichten zijn handig voor het plannen van je cashflow.

Stripe helpt je met crediteuren

Geïntegreerde betaalsystemen voor leveranciers

Als je Stripe gebruikt om leveranciers of aannemers te betalen, worden deze transacties bijgehouden in combinatie met je ontvangen betalingen. In deze geconsolideerde weergave kun je crediteuren en debiteuren op één plek beheren.

Vereenvoudigde uitbetalingen

Met Stripe Connect stuur je snel en eenvoudig uitbetalingen naar leveranciers, freelancers of marktplaatspartners. Deze tool ondersteunt ook automatische planning, zodat betalingen op tijd worden verzonden.

Onkosten bijhouden

Voor ondernemingen met leveranciersrelaties waarbij sprake is van terugkerende betalingen (zoals softwareabonnementen), registreert Stripe uitgaande betalingen automatisch zodat je crediteuren gemakkelijker kunt bijhouden.

Gedetailleerde rapportage

Stripe genereert gedetailleerde rapporten over alle uitgaande en inkomende transacties, zodat rekeningen eenvoudiger kunnen worden gereconcilieerd en gemiste of dubbele betalingen kunnen worden voorkomen.

Stripe slaat een brug tussen crediteuren en debiteuren

Inzicht in de cashflow

Op je Stripe-dashboard wordt je financiële flow duidelijk: je ziet precies hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat. Dit helpt je te anticiperen op mogelijke tekorten in de cashflow en je planning daarop aan te passen.

Automatisering om handmatig werk te verminderen

Stripe automatiseert het genereren van facturen, het innen van betalingen en het uitbetalen aan leveranciers. Dat scheelt veel handmatig werk. Dit kan fouten minimaliseren en het scheelt je tijd, zodat je je kunt concentreren op grotere prioriteiten.

Eenvoudige integraties

Stripe werkt met populaire boekhoudprogramma's zoals QuickBooks, Xero en NetSuite, zodat je crediteuren- en debiteurengegevens automatisch kunt synchroniseren. Je financiële administratie is dus nauwkeurig en up-to-date.

Wereldwijde mogelijkheden

Stripe ondersteunt een groot aantal valuta en betaalmethoden, waardoor het voor internationaal opererende ondernemingen eenvoudiger wordt om crediteuren en debiteuren in het buitenland af te handelen, zonder gedoe met meerdere platforms.

Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen bij crediteuren- en debiteurenbeheer?

Crediteuren- en debiteurenbeheer hebben eigen complexe aspecten. Hieronder zetten we een paar uitdagingen op een rijtje waarmee ondernemingen te maken krijgen.

Uitdagingen bij crediteurenbeheer

Deadlines bewaken

Wanneer facturen zich opstapelen, verlies je vervaldatums van betalingen snel uit het oog, vooral als je met veel leveranciers werkt. Eén te late betaling lijkt misschien niet zo belangrijk, maar het kan leiden tot boetes voor te late betaling of schadelijk zijn voor je relatie met een belangrijke leverancier.

Te vroeg of te laat betalen

Timing is cruciaal. Als je te vroeg betaalt, ben je misschien eerder door je reserves heen dan nodig is. Als je te laat betaalt, loop je mogelijk kortingen bij vroegtijdige betaling mis of verlies je het vertrouwen van leveranciers.

Fouten opsporen voordat het je geld kost

Facturen zijn nu eenmaal niet altijd perfect. Soms wordt te veel in rekening gebracht, dan weer wordt iets dubbel in rekening gebracht of soms gaat het zelfs om een poging tot fraude. Als je deze problemen niet opmerkt voordat de betalingen worden verzonden, kun je geld weggooien zonder dat je veel kunt doen om het terug te krijgen.

Relaties met leveranciers beheren

Niet alle leveranciers zijn gelijk. Sommige zijn essentieel voor je bedrijfsvoering, terwijl andere dat minder zijn. Het is belangrijk om facturen op tijd te betalen, maar niet minder belangrijk is het om te weten aan wie je prioriteit moet geven en hoe je die relaties sterk kunt houden.

Uitdagingen bij debiteurenbeheer

Op tijd betaald worden

Het najagen van achterstallige betalingen kan een van de meest frustrerende onderdelen van de bedrijfsvoering zijn. Elke dag dat een klant niet betaalt, is een dag dat je cashflow afneemt, en dat kan een domino-effect in je hele bedrijfsvoering hebben.

Chargebacks verwerken

Het oplossen van chargebacks kost tijd en energie die je beter kunt besteden aan de groei van je bedrijf of aan je kernactiviteiten.

Oninbare vorderingen voorkomen

Als je niet oplet aan wie je krediet verstrekt, kun je eindigen met onbetaalde facturen die je nooit ontvangt. Dergelijke oninbare vorderingen zijn nadelig voor je winst, zijn tijdverspilling en zijn belastend voor je resources.

Follow-ups in evenwicht brengen zonder relaties te schaden

Het opvolgen van achterstallige betalingen kan lastig zijn, dus het is belangrijk om de juiste toon en timing voor herinneringen te vinden.

Uitdagingen bij het aanbrengen van evenwicht tussen crediteuren en debiteuren

Timing van betaling komt niet overeen

Een veelvoorkomend probleem is timing. Mogelijk moet je jouw leveranciers bijvoorbeeld binnen 30 dagen betalen, terwijl je klanten pas na 60 dagen betalen. Door deze mismatch moet je mogelijk de eindjes aan elkaar knopen, zelfs als je onderneming winstgevend is.

Cashflowtekorten

Op papier ziet alles er misschien goed uit, maar als je betalingen van klanten niet ontvangt voordat je facturen verschuldigd zijn, heb je een probleem.

Orde op zaken houden

Als je crediteuren en debiteuren niet goed op een rijtje hebt, verlies je mogelijk het grote plaatje uit het oog. Misschien betaal je rekeningen zonder dat je merkt dat je bijna geen geld hebt, of wacht je te lang met het opvolgen van achterstallige facturen omdat je al je aandacht nodig hebt om elders problemen op te lossen.

Belang van deze uitdagingen

Onzorgvuldig beheer van crediteuren of debiteuren kan escaleren tot grotere problemen. Een gemiste betaling van een leverancier kan je bedrijfsvoering verstoren. Wanneer een klant te laat betaalt, heb je mogelijk onvoldoende geld om de salarissen te betalen.

Dit kunnen ondernemingen doen

• Focus op timing. Stem je betalingsvoorwaarden zoveel mogelijk af op die van leveranciers en klanten om hiaten in de cashflow tot een minimum te beperken. Als je leverancier je 30 dagen de tijd geeft om te betalen, probeer er dan voor te zorgen dat je klanten jouw binnen dezelfde termijn betalen.

• Ga serieus aan de slag met follow-ups. Laat achterstallige facturen niet glippen. Volg regelmatig, vastberaden en professioneel op. Hoe eerder je handelt, hoe groter je kans om betalingen te innen.

• Gebruik tools, met gissen kom je er niet. Met spreadsheets kom je niet ver. Investeer in boekhoudsoftware die crediteuren en debiteuren in realtime bijhoudt, zodat je altijd precies weet wat er binnenkomt en uitgaat en wanneer dat gebeurt.

• Bouw een buffer op. Houd een reserve aan voor wanneer er timingproblemen optreden. Dit vangnet kan je behoeden voor problemen als er iets misgaat.

• Houd de communicatie open. Of je nu met leveranciers of klanten werkt, met eerlijke communicatie kun je veel problemen wegnemen voordat ze escaleren.