เมื่อจัดการธุรกิจ คำศัพท์ทางการเงิน 2 คำที่คุณจะพบบ่อยครั้งคือเจ้าหนี้การค้า (AP) และลูกหนี้การค้า (AR) การทําความเข้าใจคำศัพท์เหล่านี้และวิธีการใช้งานร่วมกันเป็นสิ่งสําคัญในการรักษาความสมดุลของกระแสเงินสดและการดำเนินธุรกิจของคุณอย่างราบรื่น

ในบทความนี้ เราจะอธิบายความหมายของคําศัพท์แต่ละคํา วิธีการทํางาน และสาเหตุทั้งสองคำมีความจําเป็นต่อสถานะโดยรวมของธุรกิจคุณ

มีอะไรในบทความนี้บ้าง

• เจ้าหนี้การค้าคืออะไร
  
• ลูกหนี้การค้าคืออะไร
  
• เจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าแตกต่างกันอย่างไร
  
• เหตุใดจึงควรติดตามเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้า
  
• Stripe ช่วยติดตามเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าได้อย่างไร
  
• ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าคืออะไร
  

เจ้าหนี้การค้าคืออะไร

เจ้าหนี้การค้าคือเงินที่ธุรกิจพึงชําระให้กับซัพพลายเออร์หรือผู้ให้บริการสินค้าหรือบริการที่ได้รับแต่ยังไม่ได้ชําระเงิน ให้คิดว่าเป็นแท็บการดำเนินการซึ่งธุรกิจจำเป็นต้องจัดการ ซึ่งโดยปกติแล้วจะต้องดำเนินการภายในกรอบเวลาสั้นๆ เช่น 30 หรือ 60 วัน

วิธีการทํางาน

• ซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้หลังจัดส่งสินค้าหรือบริการ

• ธุรกิจบันทึกข้อมูลนี้ว่าเป็น "เจ้าหนี้การค้า" ซึ่งเป็นคํามั่นสัญญาว่าจะชําระเงิน

• หลังจากชําระเงินแล้ว ระบบจะล้างบัญชีออก

ตัวอย่าง

• ร้านกาแฟสั่งเมล็ดกาแฟและอุปกรณ์ด้วยเครดิต ใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชําระเป็นส่วนหนึ่งของ AP

• ธุรกิจขนาดเล็กจะได้รับใบเรียกเก็บเงินค่าน้ําและบันทึกไว้ใน AP จนกว่าจะชําระเงิน

การติดตาม AP ช่วยให้ธุรกิจไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์ และจัดการเงินสดได้ชาญฉลาด

ลูกหนี้การค้าคืออะไร

ลูกหนี้การค้าคือยอดเงินที่ลูกค้าชําระให้กับธุรกิจสําหรับสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบแล้ว แต่ยังไม่ได้รับการชําระเงิน โดยเป็นสินทรัพย์ปัจจุบันหรือสินทรัพย์ระยะสั้นในงบดุลของบริษัท เนื่องจากธุรกิจคาดว่าจะได้รับเงินในเร็วๆ นี้

วิธีการทํางาน

• ธุรกิจจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ และออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า

• ลูกค้าตกลงที่จะชําระเงินภายในระยะเวลาที่กําหนด เช่น 30 หรือ 60 วัน

• ระบบจะบันทึกยอดที่ต้องชำระเป็น AR จนกว่าจะได้รับการชําระเงิน

ตัวอย่าง

• นักออกแบบกราฟิกฟรีแลนซ์เสร็จสิ้นโครงการของลูกค้าและส่งใบแจ้งหนี้ จํานวนเงินที่ลูกค้าต้องชําระจะเป็นส่วนหนึ่งของ AR ของนักออกแบบ

• เบเกอรี่ส่งสินค้าตามคําสั่งซื้อจํานวนมากให้กับร้านอาหารซึ่งสัญญาว่าจะชําระเงินในเดือนหน้า จํานวนเงินที่ยังไม่ได้ชําระดังกล่าวจะอยู่ใน AR ของเบเกอรี่

สําหรับธุรกิจแล้ว การจัดการ AR อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสําคัญเพราะจะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินตรงเวลา รักษากระแสเงินสดที่ดี และลดความเสี่ยงของหนี้เสียได้

เจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าแตกต่างกันอย่างไร

การทําความเข้าใจความแตกต่างระหว่างเจ้าหนี้การค้ากับลูกหนี้การค้าเป็นสิ่งสําคัญในการรักษาความเป็นระเบียบของบัญชีของคุณ ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรรู้

เจ้าหนี้การค้า

คืออะไร

AP คือเงินที่ธุรกิจของคุณค้างชําระให้กับซัพพลายเออร์หรือผู้ให้บริการสําหรับสินค้าหรือบริการที่คุณได้รับแต่ยังไม่ได้ชําระเงิน

เหตุใดจึงสําคัญ

AP คือความรับผิดชอบ ซึ่งเป็นเงินที่ธุรกิจของคุณต้องชําระในเร็วๆ นี้ สิ่งสำคัญคือการติดตามว่าหนี้รายการใดบ้างที่ถึงกำหนดและชําระเงินอย่างตรงเวลา เพราะจะช่วยหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์

ตัวอย่าง

ลองนึกภาพว่าคุณทำธุรกิจคาเฟ่และสั่งซื้อเมล็ดกาแฟและอุปกรณ์จากซัพพลายเออร์โดยใช้เครดิต ซัพพลายเออร์จะส่งใบแจ้งหนี้มูลค่า 1,000 ดอลลาร์ให้คุณ และกำหนดเวลาให้คุณชําระเงินใน 30 วัน ตอนนี้ 1,000 ดอลลาร์จะรวมอยู่ใน AP ของคุณจนกว่าคุณจะชําระเงินตามใบแจ้งหนี้

สิ่งที่บอกให้คุณรู้

AP มุ่งเน้นการจัดการเงินขาออก รหัสนี้จะช่วยคุณในการติดตามใบเรียกเก็บเงิน วางแผนกระแสเงินสด แล้วหายอดคงเหลือระหว่างยอดที่ค้างชําระกับสถานะของบัญชีธนาคารของคุณ

ลูกหนี้การค้า

คืออะไร

AR เป็นสิ่งที่อยู่ตรงกันข้ามกับ AP โดยเป็นเงินที่ลูกค้าต้องชําระให้กับคุณสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณส่งมอบให้

เหตุใดจึงสําคัญ

AR คือเงินที่ธุรกิจของคุณกําลังรอรับการชําระ การติดตาม AR เป็นสิ่งสําคัญเพราะคุณจําเป็นต้องใช้เงินสดเพื่อชําระเงินตามใบเรียกเก็บเงินของคุณเอง ครอบคลุมค่าใช้จ่าย และขยายธุรกิจ หากลูกค้าไม่ชําระเงินตรงเวลา กระแสเงินสดของคุณก็อาจประสบปัญหาได้

ตัวอย่าง

ลองนึกภาพว่าคุณทำธุรกิจจัดเลี้ยงและส่งอาหารให้กับงานเลี้ยงของบริษัทแห่งหนึ่ง คุณส่งใบแจ้งหนี้ให้บริษัทดังกล่าวเป็นราคา 2,500 ดอลลาร์ และกำหนดให้ชําระเงินใน 30 วัน จํานวนเงิน 2,500 ดอลลาร์นี้จะเป็นส่วนหนึ่งของ AR ของคุณจนกว่าคุณจะได้รับการชําระเงิน

สิ่งที่บอกให้คุณรู้

AR มุ่งเน้นจัดการเงินที่คุณค้างชําระ โดยช่วยจัดระเบียบให้คุณ ติดตามใบแจ้งหนี้ที่เกินกําหนดชําระ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณมีเงินสดเพียงพอเมื่อคุณต้องการ

ความแตกต่าง

AP คือเงินขาออกซึ่งธุรกิจของคุณต้องชําระให้ผู้อื่น AR คือเงินขาเข้าซึ่งผู้อื่นต้องชําระให้ธุรกิจของคุณ ทั้งสองอย่างมีความสําคัญเท่าเทียมกัน การจัดการ AP ด้วยวิธีการที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ซัพพลายเออร์ของคุณพึงพอใจและธุรกิจของคุณดําเนินไปได้อย่างราบรื่น การจัดการ AR อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณได้รับเงินจากงานที่คุณทํา การค้นพบสมดุลที่เหมาะสมระหว่างสองสิ่งนี้จะช่วยรักษาสภาพทางการเงินให้อยู่ในระดับที่ดีและนำธุรกิจไปสู่ความสําเร็จ

เหตุใดจึงควรติดตามเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้า

การติดตามเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้ามีความสําคัญสําหรับการควบคุมธุรกิจของคุณอย่างสม่ำเสมอ เหตุผลที่ทำให้ทั้งสองสิ่งมีความสำคัญมีดังนี้

เหตุใดเจ้าหนี้การค้าจึงสําคัญ

ปกป้องชื่อเสียงของคุณ

คุณจะสร้างความเชื่อมั่นได้เมื่อชำระเงินให้ซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการตรงเวลาอยู่เสมอ พวกเขาจะมีแนวโน้มมากขึ้นที่จะเสนอเงื่อนไขที่ดีกว่า ให้ความสำคัญกับคำสั่งซื้อของคุณ หรือให้ผลประโยชน์แก่คุณหากคุณประสบปัญหา การชําระเงินล่าช้าหรือไม่ติดตามหนี้ที่คุณต้องชําระอาจสร้างความเสียหายต่อความสัมพันธ์เหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว

ช่วยให้คุณมีพื้นที่หายใจ

การจัดการ AP อย่างเหมาะสมหมายความว่าคุณสามารถใช้ประโยชน์จากเงื่อนไขเครดิตได้ โดยแทนที่จะชำระหนี้ทั้งหมดในทันที คุณสามารถกระจายการชำระเงินและเก็บเงินสดไว้ได้มากขึ้นสำหรับความจำเป็นหรือโอกาสที่ไม่คาดคิด

หยุดการรั่วไหล

การผิดนัดชำระหนี้อาจทำให้เกิดค่าธรรมเนียมล่าช้า การสูญเสียส่วนลด หรือกระทั่งปัญหาทางกฎหมาย ในทางกลับกัน การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้มากเกินไปหรือการชำระเงินซ้ำซ้อนเนื่องจากการติดตามที่ไม่ดีก็เปรียบเสมือนการโยนเงินทิ้ง การเฝ้าติดตาม AP อย่างระมัดระวังจะปกป้องคุณจากข้อผิดพลาดราคาแพงเหล่านี้

เหตุใดลูกหนี้การค้าจึงสําคัญ

เงินสดในกระเป๋าของคุณ

ยอดขายจะไม่มีความหมายเลยหากคุณไม่ได้รับเงิน การติดตาม AR จะช่วยให้คุณทราบว่าใครเป็นหนี้คุณ จำนวนเท่าไร และคุณจะได้รับชำระเมื่อใด หากคุณไม่ติดตาม ลูกค้าอาจไม่ชําระเงินและรายรับของคุณจะไม่เกิดขึ้น

ช่วยให้ธุรกิจดำเนินต่อไป

AR คือเงินสดขาเข้าของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถชําระเงินตามใบเรียกเก็บ จ่ายค่าจ้างพนักงาน หรือลงทุนกับธุรกิจได้ หากลูกค้าไม่ชําระเงินตรงเวลา คุณจะรู้สึกถึงผลกระทบในการปฏิบัติงานทุกส่วนของคุณ

ช่วยให้คุณเห็นว่ามีใครบ้างที่เชื่อถือได้

การติดตาม AR จะช่วยให้คุณเห็นรูปแบบพฤติกรรมของผู้ที่ชำระหนี้ตรงเวลาและผู้ที่ชำระหนี้ล่าช้า ข้อมูลดังกล่าวสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นว่าคุณจะขยายสินเชื่อให้ลูกค้ารายใดในอนาคต และจะหลีกเลี่ยงลูกค้าที่มีความเสี่ยงได้อย่างไร

เหตุใดสองสิ่งนี้จึงทํางานร่วมกัน

AP และ AR เชื่อมโยงกันอย่างใกล้ชิด หากสองสิ่งนี้ไม่ได้ทำงานควบคู่กัน ธุรกิจอาจเผชิญกับความท้าทายที่มากขึ้น

ตัวอย่าง

• หากคุณไม่เรียกเก็บ AR คุณจะมีเงินสดไม่เพียงพอที่จะชําระเงินให้ AP

• หากคุณไม่จัดการ AP คุณอาจไม่ได้จัดลําดับความสําคัญการชําระเงินอย่างถูกต้อง คุณอาจตกอยู่ในสถานการณ์ที่ยากลำบากในการจัดการค่าใช้จ่ายขณะรอการชำระหนี้ที่เลยกําหนดชําระแล้ว

การติดตามทั้งสองสิ่งจะช่วยให้คุณสามารถทําสิ่งต่อไปนี้ได้

• วางแผนล่วงหน้า: คุณจะทราบได้ว่าใบแจ้งหนี้ใหญ่จะถึงกำหนดชำระเมื่อไร และคุณจะมีเงินสดเพื่อชำระหนี้หรือไม่

• คงความยืดหยุ่น: คุณจะพบปัญหาตั้งแต่เนิ่นๆ เช่น ลูกค้าที่เลยกําหนดชําระหนี้หรือผู้ให้บริการที่อาจต้องการให้คุณชําระเงินเร็วกว่าที่คาดไว้

• เคลื่อนไหวอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น: กําหนดเวลา AP และ AR เพื่อเจรจาเกี่ยวกับเงื่อนไขการชําระเงินที่ดียิ่งขึ้น วางแผนว่าจะซื้อเมื่อใด และตัดสินใจว่าจะเสนอส่วนลดสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนดเมื่อใด

ภาพรวม

การติดตาม AP และ AR มีวัตถุประสงค์เพื่อให้รู้ว่าเงินของคุณอยู่ที่ไหนตลอดเวลา ทั้งเงินขาเข้าและขาออก และจำนวนเงินเหล่านั้นสอดคล้องกันอย่างไร

Stripe ช่วยติดตามเจ้าหนี้และลูกหนี้การค้าได้อย่างไร

นอกจากจะช่วยประมวลผลการชําระเงินแล้ว Stripe ยังเป็นเครื่องมืออันทรงประสิทธิภาพที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการ AP และ AR ได้ง่ายขึ้นอีกด้วย โดยมีวิธีดังต่อไปนี้

Stripe ช่วยเกี่ยวกับลูกหนี้การค้าอย่างไร

การชําระเงินที่รวดเร็วขึ้นจากลูกค้า

Stripe ช่วยให้ธุรกิจรับการชําระเงินผ่านหลากหลายวิธี เช่น บัตรเครดิต, การโอนเงินผ่านสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH), Apple Pay และ Google Pay ได้อย่างง่ายดาย ยิ่งลูกค้าชำระเงินได้ง่ายขึ้นเท่าไร คุณก็จะได้รับเงินเร็วขึ้นเท่านั้น

การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

เครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ของ Stripe ช่วยให้คุณสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ที่เป็นมืออาชีพและปรับแต่งได้ภายในไม่กี่นาที นอกจากนี้ยังติดตามเมื่อมีการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้หรือเลยกําหนดชําระ คุณจึงไม่ต้องติดตามใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

การเรียกเก็บเงินแบบตามแผนล่วงหน้าที่ง่ายขึ้น

สําหรับธุรกิจที่มีโมเดลการสมัครใช้บริการหรือบริการต่อเนื่อง Stripe จะดําเนินการชําระเงินแบบตามแผนล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ โดยเมื่อคุณกำหนดระยะเวลา Stripe จะช่วยเรียกเก็บอย่างตรงต่อเวลาโดยที่คุณไม่จำเป็นต้องคอยไล่ตามลูกค้า

การติดตามผลและการจัดการการติดตามหนี้

Stripe สามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระ ช่วยให้คุณไม่ต้องติดตามการชำระเงินล่าช้าด้วยตนเอง สําหรับบริการแบบสมัครสมาชิก ระบบสามารถลองดำเนินการชำระเงินที่ล้มเหลวอีกครั้งและแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับปัญหาการชำระเงินเพื่อลดการเลิกใช้บริการ

การติดตาม AR แบบเรียลไทม์

แดชบอร์ด Stripe ช่วยให้คุณเห็นว่าคุณมีหนี้ค้างชำระเท่าใด การชําระเงินรายการใดบ้างที่กําลังรอดําเนินการ และเวลาที่คุณคาดได้ว่าจะได้รับเงินทุนในบัญชี การมองเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์นี้จะช่วยให้คุณวางแผนกระแสเงินสดได้

Stripe ช่วยเกี่ยวกับเจ้าหนี้การค้าอย่างไร

ระบบการชําระเงินที่ผสานการทํางานสําหรับผู้ให้บริการ

หากคุณใช้ Stripe เพื่อชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์หรือผู้รับเหมา ระบบจะติดตามธุรกรรมเหล่านี้ควบคู่ไปกับการชำระเงินขาเข้าของคุณ มุมมองแบบรวมนี้ช่วยให้คุณจัดการ AP และ AR ได้ในที่เดียว

การเบิกจ่ายที่เรียบง่าย

Stripe Connect ช่วยให้คุณส่งเงินเบิกจ่ายให้กับผู้ให้บริการ ผู้ทํางานอิสระ หรือพาร์ทเนอร์มาร์เก็ตเพลสได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย นอกจากนี้ยังรองรับการกําหนดเวลาอัตโนมัติเพื่อให้ชําระเงินได้ตรงเวลา

การติดตามค่าใช้จ่าย

สำหรับธุรกิจที่มีความสัมพันธ์กับผู้ให้บริการที่มีการเรียกเก็บเงินแบบตามแผนล่วงหน้า (เช่น การสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์) Stripe สามารถบันทึกการชำระเงินขาออกได้โดยอัตโนมัติเพื่อช่วยในการติดตาม AP

การรายงานแบบละเอียด

Stripe สร้างรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมขาออกและขาเข้าทั้งหมด ช่วยให้กระทบยอดบัญชีได้ง่ายขึ้นและหลีกเลี่ยงการชำระเงินที่พลาดหรือซ้ำซ้อน

Stripe เชื่อมโยง AP และ AR เข้าด้วยกันอย่างไร

ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระแสเงินสด

แดชบอร์ด Stripe มอบความชัดเจนเกี่ยวกับกระแสการเงินของคุณ โดยคุณจะเห็นว่ามีเงินที่เข้าและออกมากน้อยเพียงใด ซึ่งจะช่วยให้คุณคาดการณ์ช่องว่างของกระแสเงินสดที่อาจเกิดขึ้นและวางแผนให้เหมาะสม

ระบบอัตโนมัติเพื่อลดงานที่ต้องดําเนินการด้วยตนเอง

Stripe ช่วยลดความจําเป็นในการติดตามด้วยตนเองได้ด้วยระบบอัตโนมัติสำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้ การเรียกเก็บเงิน และการเบิกจ่ายให้แก่ผู้ให้บริการ ซึ่งช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้คุณมีเวลามากขึ้นสำหรับการทำสิ่งที่สําคัญกว่า

การผสานการทํางานที่ง่ายดาย

Stripe ทํางานร่วมกับเครื่องมือการทําบัญชียอดนิยมอย่าง QuickBooks, Xero และ NetSuite เพื่อซิงค์ข้อมูล AP และ AR โดยอัตโนมัติ การผสานการทำงานนี้จะช่วยให้ระเบียนทางการเงินของคุณถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

ฟังก์ชันระดับโลก

Stripe รองรับสกุลเงินจํานวนมากและวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย ช่วยให้ธุรกิจที่ดําเนินงานในต่างประเทศรับมือ AP และ AR ข้ามพรมแดนได้ง่ายขึ้นโดยที่ไม่ต้องสลับระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ

ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าคืออะไร

การจัดการบัเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้ามาพร้อมกับความซับซ้อนของตัวเอง โดยความท้าทายที่ธุรกิจต้องเผชิญมีดังต่อไปนี้

ความท้าทายในการจัดการเจ้าหนี้การค้า

การติดตามตรวจสอบวันครบกำหนด

เมื่อยอดใบแจ้งหนี้เพิ่มขึ้น คุณก็มีโอกาสไม่น้อยที่จะพลาดวันครบกําหนดชําระเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทํางานร่วมกับซัพพลายเออร์หลายราย การชำระล่าช้าเพียงครั้งเดียวอาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่อาจทำให้เกิดค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ของคุณกับซัพพลายเออร์รายสำคัญได้

การชําระหนี้เร็วเกินไปหรือช้าเกินไป

จังหวะเวลาคือสิ่งสำคัญยิ่ง หากคุณชําระหนี้เร็วเกินไป เงินสำรองของคุณอาจร่อยหรอก่อนเวลาอันควร แต่หากชําระหนี้เกินไป คุณอาจสูญเสียส่วนลดสำหรับการชำระหนี้ก่อนกำหนดหรือสูญเสียความไว้วางใจจากซัพพลายเออร์

การตรวจจับข้อผิดพลาดก่อนจะเกิดความเสียหาย

ใบแจ้งหนี้ไม่ได้สมบูรณ์แบบเสมอไป เพราะบางครั้งอาจมีการเรียกเก็บค่าบริการเกิน การเรียกเก็บเงินซ้ําซ้อน หรือแม้กระทั่งการพยายามฉ้อโกง หากคุณไม่ตรวจจับปัญหาเหล่านี้ก่อนชําระเงิน คุณอาจสูญเสียเงินโดยไม่มีข้อเรียกร้องมากนักสําหรับการกู้คืนเงินเหล่านั้น

การจัดการความสัมพันธ์กับผู้ให้บริการ

ซัพพลายเออร์ไม่ได้มีสถานะเท่าเทียมกันทุกราย บางรายเป็นกุญแจสําคัญในการดําเนินงานของคุณ ขณะที่บางรายก็มีบทบาทน้อย การชําระหนี้ตรงเวลาเป็นสิ่งสําคัญ แต่การทราบลําดับความสําคัญที่เหมาะสมและวิธีรักษาความสัมพันธ์เหล่านั้นให้แน่นแฟ้นที่สุดก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน

ความท้าทายในการจัดการลูกหนี้การค้า

การได้รับชำระเงินตรงเวลา

การไล่ตามการชำระเงินล่าช้าอาจเป็นหนึ่งในส่วนที่น่าหงุดหงิดที่สุดในการดำเนินธุรกิจ เนื่องจากกระแสเงินสดของคุณจะลดลงในทุกวันที่ลูกค้าไม่ชำระเงิน ซึ่งสามารถสร้างผลกระทบต่อการดำเนินงานทั้งหมดของคุณ

การจัดการการโต้แย้งการชําระเงิน

การจัดการการโต้แย้งการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้จะต้องใช้เวลาและพลังงานที่ควรใช้ในการขยายธุรกิจหรือการดําเนินงานหลัก

การป้องกันหนี้เสีย

การให้เครดิตโดยไม่ระมัดระวังอาจทำให้คุณมีใบแจ้งหนี้ที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ หนี้เสียเหล่านี้ส่งผลเสียต่อกําไรของคุณ ทำให้เสียเวลา และสิ้นเปลืองทรัพยากร

การสร้างสมดุลในการติดตามผลโดยไม่กระทบต่อความสัมพันธ์

การติดตามการชําระเงินที่ล่าช้าอาจเป็นเรื่องที่สร้างความลําบากใจ ดังนั้นคุณจึงควรใช้น้ำเสียงและจังหวะที่เหมาะสมในการแจ้งเตือน

ความท้าทายในการสร้างสมดุลของเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้า

กําหนดเวลาการชําระเงินที่ไม่สอดคล้องกัน

ปัญหาที่พบบ่อยในการชำระหนี้คือจังหวะเวลา ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องชำระหนี้ให้กับซัพพลายเออร์ภายใน 30 วัน แต่ลูกค้าจะยังไม่ชําระเงินให้คุณเป็นเวลา 60 วัน ความไม่สอดคล้องกันนี้อาจทำให้คุณพบอุปสรรคในการชำระหนี้ ถึงแม้ธุรกิจของคุณจะทํากําไรได้ก็ตาม

การขาดแคลนกระแสเงินสด

ทุกอย่างอาจดูดีบนกระดาษ แต่ปัญหาจะเกิดขึ้นหากคุณไม่ได้รับการชำระเงินจากลูกค้าก่อนที่หนี้ของคุณจะถึงกำหนดชำระ

การทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ

หากคุณไม่ได้ติดตาม AP และ AR อย่างดีไปพร้อมกัน คุณก็อาจมองไม่เห็นภาพรวม คุณอาจชําระหนี้ตามใบเรียกเก็บโดยไม่รู้ตัวว่าเงินสดของคุณเหลือน้อย หรือรอนานเกินไปในการติดตามใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชำระเนื่องจากคุณยุ่งอยู่กับการแก้ไขปัญหาอื่นๆ

เหตุใดความท้าทายเหล่านี้จึงสําคัญ

การจัดการ AP หรือ AR ที่ผิดพลาดสามารถนำไปสู่ปัญหาที่ใหญ่ขึ้นได้ การผิดนัดชําระหนี้ต่อซัพพลายเออร์อาจทำให้การดําเนินงานของคุณหยุดชะงัก ขณะที่ลูกค้าที่ชําระหนี้ล่าช้าอาจทำให้คุณไม่มีเงินสดสำหรับจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน

สิ่งที่ธุรกิจทําได้

• มุ่งเน้นจังหวะเวลา: ปรับข้อกําหนดการชําระเงินให้สอดคล้องกับซัพพลายเออร์และลูกค้าให้มากที่สุดเท่าที่จะทําได้เพื่อลดช่องว่างในกระแสเงินสด หากซัพพลายเออร์ของคุณให้เวลาคุณ 30 วันในการชําระหนี้ ให้พยายามกำหนดให้ลูกค้าของคุณชําระหนี้ภายในระยะเวลาเดียวกัน

• ให้ความสําคัญกับการติดตามผล: อย่าปล่อยให้ใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระคลาดสายตา ติดตามผลเป็นประจําอย่างมั่นคงและเป็นมืออาชีพ ยิ่งคุณดําเนินการได้เร็วเท่าใด ก็ยิ่งมีโอกาสมากขึ้นในการได้รับการชำระเงิน

• ใช้เครื่องมือ ไม่ต้องคาดเดา: สเปรดชีตช่วยคุณได้แค่ระดับหนึ่งเท่านั้น คุณควรลงทุนกับซอฟต์แวร์การทําบัญชีที่ติดตาม AP และ AR แบบเรียลไทม์เพื่อที่จะได้ทราบเกี่ยวกับเงินที่กำลังจะเข้ามา เงินที่กำลังจะออกไป และเมื่อไร

• สร้างกันชน: กันวงเงินไว้เพื่อกรณีที่ที่เกิดปัญหาเกี่ยวกับจังหวะเวลา ซึ่งเปรียบเสมือนตาข่ายนิรภัยที่ช่วยเหลือคุณในสถานการณ์วิกฤต

• สื่อสารอยู่เสมอ: ไม่ว่าคุณจะทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์หรือลูกค้า การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาจะช่วยแก้ปัญหาได้มากมายก่อนที่ปัญหาจะบานปลาย