Quando você gerencia uma empresa, dois termos financeiros que encontrará com frequência são contas a pagar e contas a receber. Entender esses termos e como eles funcionam juntos é importante para manter seu fluxo de caixa equilibrado e sua empresa funcionando sem problemas.

Abaixo, explicaremos o que cada termo significa, como eles funcionam e por que ambos são necessários para a saúde geral do seu negócio.

Neste artigo:

• O que são contas a pagar?
  
• O que são contas a receber?
  
• Qual a diferença entre contas a pagar e a receber?
  
• Por que é importante acompanhar as contas a pagar e as contas a receber?
  
• Como a Stripe pode ajudar a acompanhar contas a pagar e a receber
  
• Quais são os desafios comuns na gestão de contas a pagar e a receber?
  

O que são contas a pagar?

Contas a pagar é o dinheiro que uma empresa deve a seus fornecedores ou credores por bens ou serviços que recebeu, mas ainda não pagou. Pense nisso como uma comanda ativa que a empresa precisa liquidar, geralmente em um curto espaço de tempo, como 30 ou 60 dias.

Como funciona

• Um fornecedor envia uma fatura após a entrega de produtos ou serviços.

• A empresa registra isso como uma "conta a pagar" — uma promessa de pagamento.

• Uma vez efetuado o pagamento, a conta é liquidada.

Exemplo

• Uma cafeteria encomenda grãos de café e equipamentos a crédito. A conta não paga faz parte das suas contas a pagar.

• Uma pequena empresa recebe uma conta de água e a registra nas contas a pagar até que seja paga.

Manter o controle das contas a pagar ajuda as empresas a evitar taxas por atraso, construir bons relacionamentos com fornecedores e gerenciar o caixa com sabedoria.

O que são contas a receber?

Contas a receber é o dinheiro que uma empresa deve aos clientes por bens ou serviços que entregou, mas ainda não foram pagos. Representam um ativo circulante ou de curto prazo no balanço da empresa, pois ela espera receber o dinheiro em breve.

Como funciona

• Uma empresa fornece um produto ou serviço e emite uma fatura para o cliente.

• O cliente concorda em pagar dentro de um período definido, como 30 ou 60 dias.

• Até que o pagamento seja recebido, o valor é registrado nas contas a receber.

Exemplo

• Um designer gráfico freelance conclui um projeto para um cliente e envia uma fatura. Até que o cliente pague, o valor devido faz parte das contas a receber.

• Uma padaria entrega um grande pedido a um restaurante com a promessa de pagamento no próximo mês. Esse valor não pago está nas contas a receber da padaria.

Para as empresas, gerenciar as contas a receber de forma eficaz é importante porque garante que o pagamento seja feito em dia, mantendo um fluxo de caixa saudável e reduzindo o risco de dívidas incobráveis.

Qual é a diferença entre contas a pagar e a receber?

Entender a diferença entre contas a pagar e contas a receber é importante para manter sua contabilidade em ordem. Aqui está o que você saber.

Contas a pagar

O que são

Contas a pagar são o dinheiro que sua empresa deve a fornecedores ou revendedores por produtos ou serviços que você recebeu, mas ainda não pagou.

Por que são importantes

As contas a pagar são uma responsabilidade — dinheiro devido pela sua empresa e que precisa ser pago em breve. Acompanhar o que é devido e pagar em dia é importante, pois isso ajuda a evitar taxas atrasadas e manter um bom relacionamento com fornecedores.

Exemplo

Imagine que você administra um café e pede grãos de café e equipamentos de um fornecedor a crédito. O fornecedor envia uma fatura de US$ 1.000 e dá 30 dias para você pagar. Esses US$ 1.000 agora fazem parte das suas contas a pagar até que você pague a fatura.

O que representam

As contas a pagar concentram-se na gestão de suas saídas de dinheiro. Elas ajudam a monitorar contas, planejar seu fluxo de caixa e encontrar um equilíbrio entre o que é devido e o que está na sua conta bancária.

Contas a receber

O que são

As contas a receber são o oposto das contas a pagar: é o dinheiro que seus clientes devem a você por produtos ou serviços que você já entregou.

Por que são importantes

Contas a receber representam o dinheiro que sua empresa está esperando ser pago. Manter o controle das contas a receber é importante porque você precisa desse dinheiro para pagar suas próprias contas, cobrir despesas e expandir. Se os clientes não pagarem no prazo, isso pode criar problemas para o seu fluxo de caixa.

Exemplo

Imagine que você administra um negócio de catering e entrega comida para a festa de uma empresa. Você envia para a empresa uma fatura de R$ 2.500 e dá 30 dias para ela pagar. Até que você receba o pagamento, esses R$ 2.500 fazem parte das suas contas a receber.

O que representam

As contas a receber concentram-se no gerenciamento do dinheiro que você tem a receber. Ajudam você a se organizar, acompanhar faturas vencidas e garantir que sua empresa tenha caixa suficiente quando você precisar.

Como elas se diferem

Contas a pagar representam o dinheiro que sai, o que sua empresa deve aos outros. Contas a receber representam o dinheiro que entra, o que os outros devem à sua empresa. Ambas são igualmente importantes. O gerenciamento das contas a pagar de forma eficaz mantém seus fornecedores satisfeitos e sua empresa funcionando sem problemas. O gerenciamento das contas a receber de forma eficaz garante que você receba pelo trabalho que realizou. Uma empresa de sucesso encontra o equilíbrio certo entre os dois para se manter financeiramente saudável.

Por que é importante acompanhar as contas a pagar e a receber?

Para manter o controle da empresa, é importante acompanhar as contas a pagar e as contas a receber. Eis por que elas são importantes.

Por que contas a pagar são importantes

Protege sua reputação

Quando você paga consistentemente seus fornecedores e revendedores no prazo, cria confiança. Eles estarão mais dispostos a oferecer melhores condições, priorizar seus pedidos ou conceder o benefício da dúvida se você estiver em dificuldades. Pagar atrasado ou não acompanhar o que você deve pode rapidamente prejudicar esses relacionamentos.

Dá mais flexibilidade

O gerenciamento das contas a pagar corretamente significa que você pode tirar proveito das condições de crédito. Em vez de pagar por tudo imediatamente, você pode distribuir os pagamentos e manter mais dinheiro disponível para necessidades ou oportunidades inesperadas.

Impede o vazamento

Pagamentos atrasados podem levar a taxas atrasadas, descontos perdidos ou até mesmo problemas legais. Por outro lado, pagar uma fatura a mais ou pagar duas vezes por causa de acompanhamento incorreto é o mesmo que jogar dinheiro fora. Observar atentamente as contas a pagar salva você desses erros caros.

Por que contas a receber são importantes

Dinheiro no bolso

Vendas não significam muito se você não for pago. O acompanhamento das contas a receber esclarece quem deve dinheiro, quanto e quando você pode esperar o pagamento. Se você não fizer o acompanhamento, os clientes podem não pagar e sua renda não será realizada.

Mantém as luzes acesas

As contas a receber são seu dinheiro recebido. Sem ele, você não pode pagar contas, seus funcionários ou investir de volta no negócio. Se seus clientes não pagarem no prazo, você sentirá isso em todos os outros lugares das suas operações.

Mostra em quem você pode confiar

Ao acompanhar as contas a receber, você identificará padrões em quem paga em dia e quem não paga. Essas informações podem ajudar você a tomar decisões mais inteligentes sobre a quem conceder crédito no futuro e como evitar clientes arriscados.

Por que elas trabalham juntas

Contas a pagar e contas a receber estão intimamente ligadas. Se elas não estiverem trabalhando em conjunto, a empresa pode enfrentar mais desafios.

Exemplo

• Se você não estiver recolhendo contas a receber, não terá dinheiro suficiente para pagar as contas a pagar.

• Se você não gerencia as contas a pagar, pode não priorizar os pagamentos corretamente. Pode ficar sem conseguir cobrir despesas enquanto aguarda faturas vencidas.

Acompanhando ambas, você pode fazer o seguinte:

• Planejar-se com antecedência: Você pode saber quando as datas de vencimento de grandes faturas estão chegando e se terá dinheiro em caixa para cobri-las.

• Manter a flexibilidade: Você pode detectar problemas logo no início, como um cliente que está com o pagamento atrasado ou um fornecedor que pode precisar do pagamento antes do esperado.

• Fazer movimentos mais inteligentes: Cronometre as contas a pagar e contas a receber para negociar melhores condições de pagamento, planejar quando fazer compras e decidir quando oferecer descontos para pagamentos antecipados.

O panorama geral

Acompanhar contas a pagar e contas a receber é saber onde seu dinheiro está em um determinado momento – o que entra, o que sai e como essas peças se encaixam.

Como a Stripe pode ajudar a rastrear contas a pagar e a receber

Além de ser um processador de pagamentos, a Stripe é uma ferramenta poderosa que pode simplificar a forma como as empresas gerenciam contas a pagar e contas a receber. Veja como ela ajuda em ambos.

Como a Stripe pode ajudar com as contas a receber

Pagamentos mais rápidos dos clientes

A Stripe torna mais fácil para as empresas aceitarem pagamentos por meio de várias formas de pagamento, como cartões de crédito, transferências da Automated Clearing House (ACH), Apple Pay e Google Pay. Quanto mais simples for para os clientes pagarem, mais rápido você poderá receber seu dinheiro.

Faturamento automático

As ferramentas de faturamento da Stripe permitem gerar e enviar faturas profissionais e personalizáveis em minutos. Elas também rastreiam quando uma fatura está paga ou vencida, para que você não precise rastrear uma fatura manualmente.

Cobrança recorrente mais fácil

Para empresas com modelos de assinatura ou serviços contínuos, a Stripe automatiza pagamentos recorrentes. Você define os termos e a Stripe facilita as cobranças em tempo hábil sem exigir que você corra atrás dos clientes.

Acompanhamento e gestão de cobranças

A Stripe pode enviar lembretes automáticos para faturas vencidas, evitando que você tenha que acompanhar manualmente pagamentos atrasados. Para serviços de assinatura, ela também pode tentar repetir pagamentos com falha e notificar os clientes sobre problemas de pagamento para reduzir o churn.

Acompanhamento de contas a receber em tempo real

Com o Stripe Dashboard, você pode ver exatamente quanto dinheiro deve, quais pagamentos estão pendentes e quando receberá fundos em sua conta. Essa visibilidade em tempo real ajuda a planejar o fluxo de caixa.

Como a Stripe pode ajudar com as contas a pagar

Sistemas de pagamento integrados para fornecedores

Se você usa a Stripe para pagar fornecedores ou prestadores de serviços, ela acompanha essas transações junto com os pagamentos recebidos. Essa exibição consolidada ajuda a gerenciar as contas a pagar e a receber em um só lugar.

Repasses simplificados

O Stripe Connect permite enviar repasses a fornecedores, freelancers ou parceiros de marketplace de forma rápida e fácil. Ele também oferece suporte a agendamento automático para que os pagamentos sejam enviados no prazo.

Acompanhamento de despesas

Para empresas que mantêm relações com fornecedores em que há cobranças recorrentes (por exemplo, assinaturas de software), a Stripe pode registrar automaticamente os pagamentos enviados para ajudar no acompanhamento das contas a pagar.

Relatórios detalhados

A Stripe gera relatórios detalhados de todas as transações enviadas e recebidas, facilitando a reconciliação de contas e evitando pagamentos perdidos ou duplicados.

Como a Stripe conecta contas a pagar e contas a receber

Insight de fluxo de caixa

O Stripe Dashboard esclarece seu fluxo financeiro, ou seja, quanto dinheiro está entrando e saindo. Isso ajuda você a antecipar possíveis lacunas de fluxo de caixa e planejar de acordo.

Automação para reduzir o trabalho manual

Com a automação da geração de faturas, da cobrança de pagamentos e dos repasses a fornecedores, a Stripe reduz a necessidade de acompanhamento manual. Isso pode minimizar erros e liberar tempo para que você possa se concentrar em prioridades maiores.

Integrações fáceis

A Stripe funciona com ferramentas contábeis populares, como QuickBooks, Xero e NetSuite, para que você possa sincronizar automaticamente dados de contas a pagar e a receber. Isso garante que seus registros financeiros estejam corretos e atualizados.

Funções globais

A Stripe aceita várias moedas e formas de pagamento, o que torna mais fácil para as empresas que operam internacionalmente lidar com contas a pagar e contas a receber internacionalmente sem precisar lidar com várias plataformas.

Quais são os desafios comuns na gestão de contas a pagar e a receber?

O gerenciamento de contas a pagar e contas a receber apresenta complexidades próprias. Veja a seguir alguns desafios que as empresas enfrentam.

Desafios na gestão de contas a pagar

Monitoramento de prazos

Quando as faturas se acumulam, é fácil perder o controle dos prazos de pagamento, especialmente se você trabalha com muitos fornecedores. Um pagamento atrasado pode não parecer significativo, mas pode levar a taxas por atraso ou prejudicar seu relacionamento com um fornecedor-chave.

Pagar muito cedo ou tarde demais

O momento certo é fundamental. Se você pagar muito cedo, pode drenar suas reservas de dinheiro antes de precisar. Ao pagar muito tarde, você pode perder os descontos de pagamento antecipado ou a confiança dos fornecedores.

Detectar erros antes que eles causem prejuízos

Faturas nem sempre são perfeitas. Às vezes, elas contêm cobranças a mais, cobranças em dobro ou até mesmo tentativas de fraude. Se você não detectar esses problemas antes que os pagamentos sejam enviados, pode jogar dinheiro fora sem muito recurso para recuperar esses fundos.

Gerenciamento de relacionamentos com fornecedores

Nem todos os fornecedores são iguais. Alguns são fundamentais para suas operações, enquanto outros, nem tanto. Pagar as contas em dia é importante, mas saber quem priorizar – e como manter esses relacionamentos fortes – também é fundamental.

Desafios na gestão de contas a receber

Receber pagamentos pontualmente

Correr atrás de pagamentos atrasados pode ser uma das partes mais frustrantes da administração de uma empresa. Cada dia que um cliente não paga é um dia em que seu fluxo de caixa diminui, o que pode criar um efeito cascata em toda a sua operação.

Gerenciamento de contestações

Resolver contestações de faturas demanda tempo e energia que poderiam ser gastos no crescimento da sua empresa ou nas operações essenciais.

Prevenção de dívidas incobráveis

Se você não tiver cuidado com quem concede crédito, pode acabar com faturas não pagas que nunca coletará. Essas dívidas incobráveis prejudicam seus lucros, gastam tempo e sobrecarregam os recursos.

Equilibrando acompanhamentos sem prejudicar relacionamentos

O acompanhamento de pagamentos atrasados pode ser complicado, por isso é importante encontrar o tom e o momento certos para os lembretes.

Desafios na compensação entre contas a pagar e a receber

Cronograma de pagamentos incorreto

Um problema comum é o planejamento do tempo. Por exemplo, você pode dever aos seus fornecedores em 30 dias, mas seus clientes não pagarão antes de 60. Esse descompasso pode fazer com que você tenha dificuldades para pagar as contas, mesmo que sua empresa seja lucrativa.

Escassez de fluxo de caixa

Tudo pode parecer bom no papel, mas se os pagamentos dos clientes não chegarem antes do vencimento das contas, isso é um problema.

Manter tudo organizado

Se você não acompanhar as contas a pagar e as contas a receber juntas, pode perder de vista o panorama geral. Você pode pagar contas sem perceber que está com pouco dinheiro ou esperar muito tempo para acompanhar faturas vencidas porque está ocupado resolvendo problemas em outra área.

Por que esses desafios são importantes

O gerenciamento incorreto das contas a pagar ou a receber pode se transformar em problemas maiores. Um pagamento não realizado a um fornecedor pode atrapalhar suas operações. Um cliente com pagamento atrasado pode deixar sua empresa sem dinheiro para cobrir a folha de pagamento.

O que as empresas podem fazer

• Foco no gerenciamento do tempo: Alinhe ao máximo seus termos de pagamento com fornecedores e clientes para minimizar lacunas no fluxo de caixa. Se o seu fornecedor der 30 dias para pagar, tente fazer com que seus clientes paguem dentro do mesmo prazo.

• Leve a sério os acompanhamentos: Não deixe passar faturas vencidas. Acompanhe regularmente, com firmeza e profissionalismo. Quanto mais cedo você agir, maiores serão suas chances de receber.

• Use ferramentas, não achismos: As planilhas só ajudam até certo ponto. Invista em softwares de contabilidade que acompanhem contas a pagar e contas a receber em tempo real para que você sempre saiba o que está entrando, o que está saindo e quando.

• Crie um amortecedor: Mantenha uma reserva de caixa para quando ocorrerem problemas de tempo. Esta rede de segurança pode poupar você de se embaralhar durante uma crise.

• Mantenha a comunicação aberta: Quer você esteja trabalhando com fornecedores ou clientes, a comunicação honesta pode resolver muitos problemas antes que eles se agravem.