Quando gestisci un'attività, due termini finanziari che incontrerai spesso sono la contabilità fornitori (o debiti verso i fornitori) e la contabilità clienti (o crediti verso i clienti). La comprensione di questi termini e del modo in cui interagiscono è importante per mantenere un flusso di cassa equilibrato e garantire il regolare funzionamento dell'attività.

Di seguito spiegheremo il significato di ciascun termine, come funzionano queste due operazioni e perché sono necessarie per la salute generale della tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è la contabilità fornitori?
  
• Che cos'è la contabilità clienti?
  
• In cosa differiscono la contabilità fornitori e la contabilità clienti?
  
• Perché è importante monitorare sia la contabilità fornitori che la contabilità clienti?
  
• Come Stripe può aiutare a monitorare la contabilità fornitori e la contabilità clienti
  
• Quali sono le sfide più comuni nella gestione della contabilità fornitori e della contabilità clienti?
  

Che cos'è la contabilità fornitori?

La contabilità fornitori è il processo di gestione dei debiti verso i fornitori, cioè il denaro che un'attività deve ai propri fornitori per beni o servizi ricevuti ma non ancora pagati. Indica una sorta di debito in sospeso che l'attività deve saldare, di solito entro un breve lasso di tempo, ad esempio 30 o 60 giorni.

Come funziona

• Un fornitore invia una fattura dopo aver consegnato un prodotto o un servizio.

• L'attività lo registra come "debito verso il fornitore", ovvero una promessa di pagamento.

• Una volta effettuato il pagamento, il debito è considerato saldato.

Esempio

• Una caffetteria ordina chicchi di caffè e attrezzature a credito. La fattura non pagata rientra nella sua contabilità fornitori.

• Una piccola attività riceve una bolletta dell'acqua e la registra nella contabilità fornitori fino a quando non viene pagata.

Tenere traccia dei debiti verso i fornitori aiuta le attività a evitare penali per pagamento ritardato, costruire buoni rapporti con i fornitori e gestire la liquidità in modo oculato.

Che cos'è la contabilità clienti?

La contabilità clienti è il processo di gestione dei crediti verso i clienti, cioè il denaro che un'attività deve ricevere dai suoi clienti per beni o servizi forniti ma non ancora pagati. Rappresenta un asset corrente o a breve termine nel bilancio dell'attività perché l'azienda si aspetta di ricevere il denaro in breve tempo.

Come funziona

• Un'attività fornisce un prodotto o un servizio ed emette una fattura al cliente.

• Il cliente si impegna a pagare entro un periodo prestabilito, ad esempio 30 o 60 giorni.

• Fino alla ricezione del pagamento, l'importo viene registrato sotto la contabilità clienti.

Esempio

• Un grafico freelance completa un progetto per un cliente e invia una fattura. Finché il cliente non paga, l'importo dovuto rientra nella contabilità clienti del grafico.

• Una panetteria consegna un ordine di grandi dimensioni a un ristorante, con promessa di pagamento il mese successivo. L'importo non pagato rientra nella contabilità clienti della panetteria.

Gestire la contabilità clienti in modo efficace è importante perché garantisce che l'attività riceva i pagamenti in tempo, mantenga un flusso di cassa sano e riduca il rischio di crediti inesigibili.

In cosa differiscono la contabilità fornitori e la contabilità clienti?

Comprendere la differenza tra contabilità fornitori e contabilità clienti è importante per tenere in ordine il tuo bilancio. Ecco cosa c'è da sapere.

Contabilità fornitori

Che cos'è

La contabilità fornitori è il processo di gestione dei debiti verso i fornitori, cioè il denaro che la tua attività deve ai propri fornitori per prodotti o servizi ricevuti ma non ancora pagati.

Perché è importante

La contabilità fornitori è una responsabilità: indica il denaro dovuto dalla tua attività e che deve essere pagato al più presto. Tenere traccia degli importi dovuti e pagare entro le scadenze previste è importante perché aiuta a evitare penali per pagamento ritardato e a mantenere buoni rapporti con i fornitori.

Esempio

Immagina di essere gestore di un bar e di ordinare chicchi di caffè e attrezzature da un fornitore a credito. Il fornitore ti invia una fattura di 1.000 $ e ti chiede di pagare entro 30 giorni. Questi 1.000 $ rientrano ora nella tua contabilità fornitori fino a quando non paghi la fattura.

Quali informazioni contiene

La contabilità fornitori si concentra sulla gestione del denaro in uscita. Ti aiuta a tenere traccia delle fatture, a pianificare il flusso di cassa e a trovare un equilibrio tra gli importi dovuti e il saldo del tuo conto bancario.

Contabilità clienti

Che cos'è

La contabilità clienti è l'opposto della contabilità fornitori: è il processo di gestione dei crediti verso i clienti, cioè il denaro che i tuoi clienti ti devono per prodotti o servizi che hai già consegnato.

Perché è importante

La contabilità clienti indica il denaro che la tua attività si aspetta di ricevere. Tenere traccia dei crediti verso i clienti è importante perché hai bisogno di quel denaro per pagare le fatture, coprire le spese e far crescere la tua attività. Se i clienti non pagano in tempo, ciò può creare problemi per il tuo flusso di cassa.

Esempio

Immagina di essere gestore di un'attività di catering e di consegnare cibo per una festa aziendale. Invii all'attività una fattura di 2.500 $ e le concedi 30 giorni per pagare. Finché non ricevi il pagamento, questi 2.500 $ rientrano nella tua contabilità clienti.

Quali informazioni contiene

La contabilità clienti si concentra sulla gestione del denaro che ti è dovuto. Ti aiuta a organizzarti, a sollecitare le fatture scadute e a garantire che la tua attività disponga di sufficiente liquidità in entrata quando ne ha bisogno.

Differenze

La contabilità fornitori indica il denaro in uscita, ciò che la tua attività deve ad altri. La contabilità clienti indica il denaro in entrata, ciò che gli altri devono alla tua attività. Entrambe sono ugualmente importanti. Gestire la contabilità fornitori in modo efficace mantiene soddisfatti i fornitori e fa funzionare l'attività senza intoppi. Gestire la contabilità clienti in modo efficace ti assicura di ricevere il pagamento per il lavoro svolto. Un'attività di successo trova il giusto equilibrio tra i due aspetti per mantenersi finanziariamente sana.

Perché è importante monitorare sia la contabilità fornitori che la contabilità clienti?

Monitorare la contabilità fornitori e la contabilità clienti è importante per mantenere il controllo della tua attività. Ecco perché sono importanti.

Perché la contabilità fornitori è importante

Protegge la tua reputazione

Quando paghi costantemente i tuoi fornitori in tempo, crei fiducia. Saranno più disposti a offrirti condizioni migliori, a dare priorità ai tuoi ordini o a concederti il beneficio del dubbio se sei in difficoltà. Pagare in ritardo o non monitorare gli importi dovuti può danneggiare rapidamente questi rapporti.

Ti dà un po' di respiro

Gestire correttamente la contabilità fornitori significa poter usufruire delle condizioni di credito. Invece di pagare tutto immediatamente, puoi dilazionare i pagamenti e tenere più liquidità disponibile per esigenze o opportunità impreviste.

Blocca le perdite

I mancati pagamenti possono causare penali per ritardi, sconti persi o persino problemi legali. Al contrario, pagare più del dovuto una fattura o pagarla due volte a causa di un cattivo monitoraggio significa buttare via denaro. Monitorare attentamente la contabilità fornitori ti consente di evitare questi costosi errori.

Perché la contabilità clienti è importante

Liquidità in tasca

Le vendite non significano molto se non ricevi il pagamento corrispondente. Il monitoraggio della contabilità clienti chiarisce chi ti deve denaro, quanto e quando puoi aspettarti di ricevere il pagamento. Se non lo fai, i clienti potrebbero non pagare e il tuo reddito non sarà realizzato.

Fa funzionare tutto

La contabilità clienti indica il tuo denaro in entrata. Senza di esso, non puoi pagare le fatture, i tuoi dipendenti o reinvestire nell'attività. Se i tuoi clienti non pagano in tempo, questo si farà sentire in tutte le tue operazioni.

Ti mostra di chi ti puoi fidare

Monitorando la contabilità clienti, capirai chi tendenzialmente paga in tempo e chi no. Queste informazioni possono aiutarti a prendere decisioni più sagge sui clienti ai quali estendere il credito in futuro e su come evitare clienti rischiosi.

Perché interagiscono tra loro

Contabilità fornitori e contabilità clienti sono strettamente collegate. Se non lavorano in sinergia, l'attività può riscontrare più problemi.

Esempio

• Se non stai riscuotendo i crediti verso i clienti, non avrai abbastanza liquidità per pagare i debiti verso i fornitori.

• Se non gestisci la contabilità fornitori, potresti non assegnare la giusta priorità ai pagamenti. Potresti trovarti in difficoltà a coprire le spese mentre aspetti il pagamento di fatture scadute.

Monitorando entrambe le contabilità, puoi:

• Pianificare in anticipo: Puoi sapere quando si avvicinano le scadenze delle fatture importanti e se avrai liquidità disponibile per coprirle.

• Rimanere flessibile: Puoi individuare i problemi in anticipo, come un cliente in ritardo con il pagamento o un fornitore che potrebbe chiederti di pagare prima del previsto.

• Fare scelte più intelligenti: Gestisci i tuoi debiti e crediti per negoziare condizioni di pagamento migliori, pianificare gli acquisti e decidere quando offrire sconti per i pagamenti anticipati.

Quadro generale

Monitorare la contabilità fornitori e la contabilità clienti significa sapere dove si trova il tuo denaro in un dato momento: le entrate, le uscite e come le due cose si incastrano tra loro.

Come Stripe può aiutare a monitorare la contabilità fornitori e la contabilità clienti

Oltre a essere un elaboratore di pagamento, Stripe è uno strumento potente che può agevolare le attività nella gestione della contabilità fornitori e della contabilità clienti. Ecco come può aiutarti con entrambi gli aspetti.

I vantaggi di Stripe per la gestione della contabilità clienti

Pagamenti più veloci dai clienti

Stripe consente alle attività di accettare pagamenti tramite diversi metodi, come carte di credito, trasferimenti ACH (Automated Clearing House), Apple Pay e Google Pay. Più è semplice per i clienti pagare, più rapidamente potrai ricevere il denaro.

Fatturazione automatizzata

Gli strumenti di fatturazione di Stripe consentono di creare e inviare fatture professionali e personalizzabili in pochi minuti. Inoltre, tengono traccia delle date di pagamento e scadenza delle fatture, così non dovrai più controllarle manualmente.

Fatturazione ricorrente più semplice

Stripe automatizza i pagamenti ricorrenti per le attività con modelli di abbonamento o servizi continui. Tu stabilisci i termini e Stripe facilita la riscossione tempestiva senza che tu debba inseguire i clienti.

Gestione dei solleciti

Stripe consente di inviare promemoria automatici per le fatture scadute, evitando di dover sollecitare manualmente i pagamenti in ritardo. Per i servizi in abbonamento, consente anche di ritentare i pagamenti non riusciti e segnalare ai clienti eventuali problemi di pagamento per ridurre gli abbandoni.

Monitoraggio della contabilità clienti in tempo reale

Con la Dashboard di Stripe puoi vedere esattamente l'importo che ti spetta, i pagamenti in sospeso e quando puoi aspettarti che i fondi siano accreditati nel tuo conto. Questa visibilità in tempo reale ti aiuta a pianificare il tuo flusso di cassa.

I vantaggi di Stripe per la gestione della contabilità fornitori

Sistemi di pagamento integrati per fornitori

Se utilizzi Stripe per pagare fornitori o appaltatori, puoi tenere traccia di queste transazioni insieme ai pagamenti in entrata. Questa vista consolidata consente di gestire la contabilità fornitori e la contabilità clienti in un unico ambiente.

Bonifici semplificati

Stripe Connect consente di inviare bonifici a fornitori, freelance o partner del marketplace con rapidità e facilità. Supporta anche la pianificazione automatica in modo che i pagamenti siano inviati in tempo.

Monitoraggio delle spese

Per le attività con fornitori che prevedono addebiti ricorrenti (ad esempio abbonamenti software), Stripe consente di registrare automaticamente i pagamenti in uscita per facilitare il monitoraggio della contabilità fornitori.

Reportistica dettagliata

Stripe genera report dettagliati su tutte le transazioni in uscita e in entrata, semplificando la riconciliazione dei conti ed evitando pagamenti mancati o duplicati.

Come Stripe collega contabilità fornitori e contabilità clienti

Migliore comprensione del flusso di cassa

La Dashboard di Stripe illustra chiaramente il tuo flusso finanziario, mostrandoti quanto denaro entra ed esce. Questo ti aiuta ad anticipare potenziali lacune nel flusso di cassa e a pianificare di conseguenza.

Automazione per ridurre il lavoro manuale

Automatizzando la generazione delle fatture, la riscossione dei pagamenti e i bonifici ai fornitori, Stripe riduce la necessità di eseguire un monitoraggio manuale. Ciò consente di ridurre gli errori e dedicare tempo prezioso alle priorità più importanti.

Facilità di integrazione

Stripe è compatibile con gli strumenti di contabilità più diffusi come QuickBooks, Xero e NetSuite per consentirti di sincronizzare automaticamente i dati della contabilità fornitori e della contabilità clienti. Ciò assicura che i tuoi registri finanziari siano sempre accurati e aggiornati.

Funzionalità globali

Stripe supporta numerose valute e vari metodi di pagamento, semplificando la gestione della contabilità fornitori e della contabilità clienti a livello transfrontaliero per le aziende che operano a livello internazionale senza doversi destreggiare tra diverse piattaforme.

Quali sono le sfide più comuni nella gestione della contabilità fornitori e della contabilità clienti?

La gestione della contabilità fornitori e della contabilità clienti comporta delle complessità. Ecco alcune sfide che le attività devono affrontare.

Sfide nella gestione della contabilità fornitori

Monitoraggio delle scadenze

Quando le fatture si accumulano, è facile perdere di vista le date di scadenza dei pagamenti, soprattutto se si lavora con molti fornitori. Un pagamento in ritardo potrebbe sembrare irrilevante, ma può comportare penali o danneggiare il tuo rapporto con un fornitore chiave.

Pagare troppo presto o troppo tardi

Il tempismo è tutto. Se paghi troppo presto, potresti esaurire le tue riserve di liquidità prima del necessario. Pagando troppo tardi, potresti perdere sconti sui pagamenti anticipati o perdere la fiducia dei fornitori.

Individuare gli errori prima che costino cari

Le fatture non sono sempre perfette. Talvolta contengono importi eccessivi, doppi addebiti o persino tentativi di frode. Se non rilevi questi problemi prima che i pagamenti vengano inviati, potresti sprecare fondi senza molte possibilità di recuperarli.

Gestione dei rapporti con i fornitori

Non tutti i fornitori sono uguali. Alcuni sono fondamentali per le tue operazioni, mentre altri lo sono meno. Pagare le fatture in tempo è importante, ma sapere a chi dare priorità (e come mantenere forti i rapporti con i fornitori) è altrettanto fondamentale.

Sfide nella gestione della contabilità clienti

Pagamenti puntuali

Inseguire i pagamenti in ritardo può essere una delle parti più frustranti della gestione di un'attività. Ogni giorno in cui un cliente non paga è un giorno in cui il tuo flusso di cassa diminuisce, il che può creare un effetto a catena su tutta l'attività.

Gestione delle contestazioni

La risoluzione delle contestazioni sulle fatture richiede tempo ed energie che potrebbero essere dedicati alla crescita della tua attività o alle operazioni principali.

Prevenzione dei crediti inesigibili

Se non fai attenzione a chi estendi il credito, potresti ritrovarti con fatture non pagate che non riuscirai mai a riscuotere. Questi crediti inesigibili danneggiano i tuoi profitti, ti fanno perdere tempo e mettono a dura prova le risorse.

Gestire i solleciti senza danneggiare i rapporti

Sollecitare i pagamenti in ritardo può essere imbarazzante, quindi è importante trovare il tono e il tempismo giusti per l'invio dei promemoria.

Difficoltà nel bilanciare contabilità fornitori e contabilità clienti

Tempistiche di pagamento non allineate

Un problema comune è la tempistica. Ad esempio, potresti dover pagare i tuoi fornitori entro 30 giorni, ma i tuoi clienti non ti pagano per 60. Questo mancato allineamento può causarti difficoltà nel pagamento delle fatture, anche se la tua attività è redditizia.

Carenze del flusso di cassa

Sulla carta potrebbe sembrare tutto a posto, ma se i pagamenti dei clienti non arrivano prima della scadenza, è un problema.

Organizzare tutto

Se non monitori insieme contabilità fornitori e contabilità clienti, rischi di perdere di vista il quadro generale. Potresti pagare le fatture senza renderti conto di essere a corto di liquidità o aspettare troppo a lungo per sollecitare le fatture scadute perché nel frattempo devi risolvere altre questioni.

Perché queste sfide sono importanti

La cattiva gestione della contabilità fornitori o della contabilità clienti può causare problemi più grandi. Il mancato pagamento di un fornitore potrebbe interrompere le tue operazioni. Un cliente moroso potrebbe lasciarti senza liquidità per pagare gli stipendi.

Cosa possono fare le attività

• Focus sulle tempistiche: Allinea il più possibile i tuoi termini di pagamento con quelli di fornitori e clienti per ridurre al minimo le lacune nel flusso di cassa. Se il tuo fornitore ti chiede di pagare entro 30 giorni, cerca di convincere i clienti a effettuare il pagamento entro lo stesso lasso di tempo.

• Prendi sul serio i solleciti: Non lasciarti sfuggire le fatture scadute. Sollecita regolarmente, con fermezza e professionalità. Prima intervieni, maggiori saranno le tue possibilità di riscossione.

• Usa strumenti, non congetture: I fogli di calcolo possono aiutarti fino a un certo punto. Investi in un software che consenta di monitorare contabilità fornitori e contabilità clienti in tempo reale, così saprai sempre quali sono le entrate, le uscite e le scadenze.

• Costruisci una riserva: Tieni una riserva di liquidità per quando si verificano problemi di tempistiche. Questa rete di sicurezza può aiutarti quando devi correre ai ripari in un momento critico.

• Mantieni aperta la comunicazione: Una comunicazione onesta, sia con i fornitori che con i clienti, può risolvere molti problemi prima che si aggravino.