När du leder ett företag är två finansiella termer som du ofta kommer att stöta på leverantörsreskontra och kundreskontra. Att förstå dessa termer och hur de samverkar är viktigt för att hålla ditt kassaflöde i balans och för att verksamheten i ditt företag ska flyta på.
Nedan förklarar vi vad varje term betyder, hur de fungerar och varför båda är nödvändiga för ditt företags allmänna hälsa.
Vad innehåller den här artikeln?
- Vad är leverantörsreskontra?
- Vad är kundreskontra?
- På vilket sätt skiljer sig leverantörs- och kundreskontra åt?
- Varför är det viktigt att hålla koll på både leverantörsreskontra och kundreskontra?
- Hur Stripe kan hjälpa dig att följa leverantörsreskontra och kundreskontra
- Vilka är de vanligaste utmaningarna när man hanterar leverantörsreskontra och kundreskontra?
Vad är leverantörsreskontra?
Leverantörsreskontra är de pengar som ett företag är skyldigt sina leverantörer eller säljare för varor eller tjänster som det har fått men ännu inte har betalat för. Tänk på det som att företaget får betala på krita, vanligtvis inom en kort tidsram som 30 eller 60 dagar.
Så funkar det
En leverantör skickar en faktura efter att ha levererat produkter eller tjänster.
Företaget bokför detta som en ”leverantörsskuld” på leverantörsreskontrat – ett löfte om att betala.
När betalningen är gjord tas leverantörsskulden bort.
Exempel
Ett kafé beställer kaffebönor och utrustning på kredit. Den obetalda fakturan är en del av dess leverantörsreskontra.
Ett litet företag får en vattenfaktura och bokför den i leverantörsreskontrat tills den är betald.
Att hålla koll på leverantörsreskontra hjälper företag att undvika förseningsavgifter, bygga goda relationer med leverantörer och hantera likvida medel på ett klokt sätt.
Vad är kundreskontra?
Kundreskontra är de pengar ett företag är skyldigt sina kunder för varor eller tjänster som det har levererat, men ännu inte har fått betalt för. Det motsvarar en omsättningstillgång eller kortfristig tillgång i företagets balansräkning eftersom företaget förväntar sig att få pengarna snart.
Så funkar det
Ett företag tillhandahåller en produkt eller tjänst och utfärdar en faktura till kunden.
Kunden går med på att betala inom en viss period, till exempel 30 eller 60 dagar.
Fram till dess att betalningen har mottagits bokförs beloppet under kundreskontrat.
Exempel
En frilansande grafisk designer slutför ett projekt för en kund och skickar en faktura. Fram till dess att kunden betalar är skuldbeloppet en del av designerns kundreskontra.
Ett bageri levererar en stor beställning till en restaurang mot löfte om betalning nästa månad. Det obetalda beloppet anges i bageriets kundreskontra.
För företag är det viktigt att hantera kundreskontra på ett effektivt sätt eftersom det säkerställer att företaget får betalt i tid, har ett sunt kassaflöde och minskar risken för osäkra fordringar.
På vilket sätt skiljer sig leverantörs- och kundreskontra åt?
Det är viktigt att förstå skillnaden mellan leverantörsreskontra och kundreskontra för att hålla ordning på bokföringen. Här är vad du behöver veta.
Leverantörsreskontra
Vad det är
Leverantörsreskontra är de pengar som ditt företag är skyldigt leverantörer eller säljare för produkter eller tjänster som du har fått men inte betalat för ännu.
Varför det är viktigt
Leverantörsreskontra är ett ansvar – det är pengar som ditt företag är skyldigt och som måste betalas snart. Det är viktigt att hålla reda på vad som ska betalas och att betala i tid eftersom det hjälper dig att undvika förseningsavgifter och upprätthålla goda relationer med leverantörer.
Exempel
Tänk dig att du driver ett kafé och att du beställer kaffebönor och utrustning från en leverantör på kredit. Leverantören skickar dig en faktura på 1 000 dollar och ger dig 30 dagar att betala. Dessa 1 000 USD är nu en del av din leverantörsreskontra tills du betalar fakturan.
Vad det säger dig
Leverantörsreskontran handlar om hur du hanterar dina utgående pengar. Den hjälper dig att hålla koll på fakturor, planera ditt kassaflöde och hitta en balans mellan vad du är skyldig och vad som finns på ditt bankkonto.
Kundreskontra
Vad det är
Kundreskontra är motsatsen till leverantörsreskontra: det är de pengar som dina kunder är skyldiga dig för produkter eller tjänster som du redan har levererat.
Varför det är viktigt
Kundreskontra är pengar som ditt företag väntar på att få betalt. Att hålla koll på kundreskontra är viktigt eftersom du behöver pengarna för att betala dina egna fakturor, täcka utgifter och expandera. Om kunderna inte betalar i tid kan det skapa problem för ditt kassaflöde.
Exempel
Tänk dig att du driver ett cateringföretag och levererar mat till en företagsfest. Du skickar en faktura till företaget på 2 500 USD och ger det 30 dagar för att betala. Tills du får betalningen är dessa 2 500 USD en del av din kundreskontra.
Vad det säger dig
Kundreskontra handlar om att hantera de pengar andra är skyldiga dig. Den hjälper dig att hålla ordning, följa upp förfallna fakturor och se till att företaget har tillräckligt med inkommande medel när du behöver det.
Hur de skiljer sig åt
Leverantörsreskontra är pengar som går ut – vad ditt företag är skyldigt andra. Kundreskontra är pengar som kommer in – vad andra är skyldiga ditt företag. Båda är lika viktiga. En effektiv hantering av leverantörsreskontra håller dina leverantörer nöjda och gör att din verksamhet fungerar smidigt. En effektiv hantering av kundreskontra säkerställer att du får betalt för det arbete du har utfört. Ett framgångsrikt företag hittar rätt balans mellan de två för att hålla sig ekonomiskt sunt.
Varför är det viktigt att hålla koll på både leverantörsreskontra och kundreskontra?
Det är viktigt att följa leverantörsreskontra och kundreskontra för att hålla koll på ditt företag. Här är varför det har betydelse:
Varför leverantörsreskontra är viktigt
Det skyddar ditt rykte
När du konsekvent betalar dina leverantörer och säljare i tid bygger du upp ett förtroende. De kommer att vara mer villiga att erbjuda dig bättre villkor, prioritera dina beställningar eller göra en positiv bedömning om du är i svårigheter. Att betala sent eller att inte hålla reda på vad du är skyldig kan snabbt skada dessa relationer.
Det ger dig andrum
Om du hanterar leverantörsreskontra på rätt sätt kan du dra nytta av kreditvillkoren. Istället för att betala för allt direkt kan du sprida ut betalningarna och ha mer likvida medel tillgängliga för oväntade behov eller möjligheter.
Det förhindrar läckage
Missade betalningar kan leda till förseningsavgifter, förlorade rabatter eller till och med juridiska problem. Omvänt innebär överbetalning av en faktura eller dubbelbetalning på grund av att du har dålig koll att du kastar bort pengar. Genom att hålla noga koll på leverantörsreskontra slipper du att göra sådana kostsamma misstag.
Varför kundreskontra är viktigt
Pengar i fickan
Försäljning betyder inte så mycket om du inte får betalt. Genom att följa kundreskontra kan du se vem som är skyldig dig pengar, hur mycket och när du kan förvänta dig att få betalt. Om du inte gör någon uppföljning kanske kunderna inte betalar och du får inte in dina inkomster.
Det håller verksamheten i gång
Kundreskontra är dina inkommande likvida medel. Utan dem kan du inte betala fakturor, din personal eller återinvestera i verksamheten. Om dina kunder inte betalar i tid kommer det att märkas överallt i din verksamhet.
Det visar vem du kan lita på
Genom att följa kundreskontra kan du se mönster i vem som betalar i tid och vem som inte gör det. Den informationen kan hjälpa dig att fatta smartare beslut om vem du ska ge kredit till i framtiden och hur du undviker riskfyllda kunder.
Varför de samverkar
Leverantörsreskontra och kundreskontra är nära sammankopplade. Om de inte samverkar kan företaget ställas inför fler utmaningar.
Exempel
Om du inte driver in kundreskontra har du inte tillräckligt med likvida medel för att betala leverantörsreskontra.
Om du inte sköter leverantörsreskontra, kanske du inte prioriterar betalningar på rätt sätt. Du kan behöva kämpa för att täcka utgifter medan du väntar på förfallna fakturor.
Genom att följa båda kan du göra följande:
Planera i förväg: Du kan veta när förfallodagarna för stora fakturor kommer och om du har likvida medel till hands för att täcka dem.
Fortsätta vara flexibel: Du kan upptäcka problem tidigt, till exempel om en kund är sen med betalningen eller en leverantör kan behöva att du betalar tidigare än väntat.
Göra smartare drag: Lägg tid på din leverantörsreskontra och kundreskontra för att förhandla fram bättre betalningsvillkor, planera när du ska göra inköp och bestämma när du ska erbjuda rabatter för tidiga betalningar.
Helhetsbilden
Att följa leverantörsreskontra och kundreskontra handlar om att veta var dina pengar finns vid varje given tidpunkt – vad som kommer in, vad som går ut och hur dessa delar passar ihop.
Så här kan Stripe hjälpa dig att följa leverantörsreskontra och kundreskontra
Förutom att vara betalningsförmedlare är Stripe också ett kraftfullt verktyg som kan förenkla hur företag hanterar leverantörsreskontra och kundreskontra. Så här hjälper det till med båda.
Så hjälper Stripe till med kundreskontra
Snabbare betalningar från kunder
Stripe gör det enkelt för företag att ta betalt via flera olika betalningsmetoder, som kreditkort, ACH-överföringar (Automated Clearing House), Apple Pay och Google Pay. Ju enklare det är för kunderna att betala, desto snabbare kan du få dina pengar.
Automatiserad fakturering
Med Stripes faktureringsverktyg kan du generera och skicka professionella, anpassningsbara fakturor på bara några minuter. De följer också upp när en faktura är betald eller förfallen så att du inte behöver följa upp en faktura manuellt.
Enklare återkommande fakturering
För företag med abonnemangsmodeller eller löpande tjänster automatiserar Stripe återkommande betalningar. Du anger villkoren och Stripe gör det lättare att få in pengarna i rätt tid utan att du behöver jaga kunder.
Uppföljning och påminnelsehantering
Stripe kan skicka automatiska påminnelser när fakturor har förfallit, så att du slipper följa upp försenade betalningar manuellt. För abonnemangstjänster kan systemet även göra nya försök att genomföra misslyckade betalningar och meddela kunderna om betalningsproblem för att minska kundbortfall.
Uppföljning av kundreskontra i realtid
Med Stripe Dashboard kan du se exakt hur mycket pengar du är skyldig, vilka betalningar som väntar och när du kan förvänta dig pengar på ditt konto. Denna synlighet i realtid hjälper dig att planera ditt kassaflöde.
Så hjälper Stripe till med leverantörsreskontra
Integrerade betalningssystem för säljare
Om du använder Stripe för att betala leverantörer eller säljare följs dessa transaktioner upp tillsammans med dina inkommande betalningar. Den här konsoliderade vyn hjälper dig att hantera leverantörsreskontra och kundreskontra på ett och samma ställe.
Förenklade utbetalningar
Stripe Connect gör att du snabbt och enkelt kan skicka utbetalningar till leverantörer, frilansare eller marknadsplatspartner. Det stöder också automatisk schemaläggning så att betalningar skickas i tid.
Utgiftsspårning
För företag som har leverantörsrelationer med återkommande avgifter (t.ex. programvaruabonnemang) kan Stripe automatiskt registrera utgående betalningar så att det blir lättare att följa upp leverantörsreskontra.
Detaljerad rapportering
Stripe genererar detaljerade rapporter om alla utgående och inkommande transaktioner, vilket gör det lättare att stämma av konton och undvika missade eller dubbla betalningar.
Så överbryggar Stripe leverantörsreskontra och kundreskontra
Insikt i kassaflödet
Stripe Dashboard tydliggör ditt ekonomiska flöde – hur mycket pengar som kommer in och hur mycket som går ut. Detta hjälper dig att förutse potentiella luckor i kassaflödet och planera därefter.
Automatisering för minskat manuellt arbete
Genom att automatisera fakturagenerering, inkassering av betalningar och utbetalningar till leverantörer minskar Stripe behovet av manuell spårning. Detta kan minimera fel och frigöra tid så att du kan prioritera viktigare saker.
Enkla integrationer
Stripe fungerar med populära redovisningsverktyg som QuickBooks, Xero och NetSuite så att du automatiskt kan synkronisera data i leverantörsreskontra och kundreskontra. Detta kan säkerställa att din bokföring är korrekt och aktuell.
Globala funktioner
Stripe stöder många valutor och betalningsmetoder, vilket gör det enklare för företag med internationell verksamhet att hantera leverantörsreskontra och kundreskontra över gränserna utan att behöva hantera flera plattformar.
Vilka är de vanligaste utmaningarna när man hanterar leverantörsreskontra och kundreskontra?
Att hantera leverantörsreskontra och kundreskontra har sina egna komplexiteter. Här är några utmaningar som företag ställs inför.
Utmaningar med att hantera leverantörsreskontra
Hålla koll på tidsfrister
När fakturor ackumuleras är det lätt att missa förfallodatum för betalningar – särskilt om du arbetar med många leverantörer. En sen betalning verkar kanske inte spela så stor roll, men den kan leda till förseningsavgifter eller skada din relation med en viktig leverantör.
Betala för tidigt eller för sent
Timing är allt. Om du betalar för tidigt kan du tömma dina kassareserver innan det behövs. Om du betalar för sent kan du gå miste om rabatter för tidig betalning eller förlora leverantörernas förtroende.
Upptäck fel innan de blir kostsamma
Fakturor är inte alltid perfekta. Ibland innehåller de överdebiteringar, dubbla debiteringar eller till och med försök till bedrägeri. Om du inte upptäcker dessa problem innan betalningarna görs kan du komma att kasta bort pengar utan att ha så stora möjligheter att få tillbaka dessa medel.
Hantera relationer med leverantörer
Alla leverantörer är inte likadana. Vissa är avgörande för din verksamhet, andra har inte samma betydelse. Att betala fakturor i tid är viktigt, men det är också viktigt att veta vem man ska prioritera – och hur man håller relationerna starka.
Utmaningar med att hantera kundreskontra
Få betalt i tid
Att jaga sena betalningar kan vara något av det mest frustrerande med att driva ett företag. Varje dag som en kund inte betalar är en dag då ditt kassaflöde minskar, vilket kan skapa en dominoeffekt genom hela din verksamhet.
Hantera tvister
Att lösa fakturatvister tar tid och energi som skulle kunna läggas på att utveckla ditt företag eller på kärnverksamheten.
Förebygga osäkra fordringar
Om du inte är försiktig med vem du ger kredit kan du få obetalda fakturor som du aldrig kommer att driva in. Dessa osäkra fordringar skadar dina vinster, tar en massa tid och belastar resurserna.
Avvägningar för att följa upp utan att skada relationen
Att följa upp sena betalningar kan vara besvärligt, så det är viktigt att hitta rätt ton och tidpunkt för påminnelser.
Utmaningar med att balansera leverantörsreskontra och kundreskontra
Felaktig betalningstid
Ett vanligt problem är timing. Du kan till exempel vara skyldig att betala dina leverantörer inom 30 dagar, men dina kunder betalar dig inte inom 60 dagar. Den obalansen kan göra att du kämpar för att kunna betala dina fakturor, även om ditt företag är lönsamt.
Brist på kassaflöde
Allt kan se bra ut på papperet, men om kundbetalningarna inte kommer innan dina fakturor förfaller är det ett problem.
Ordning och reda
Om du inte följer upp både leverantörsreskontra och kundreskontra ordentligt kan du förlora helhetsbilden. Du kanske betalar fakturor utan att inse att du har ont om pengar eller väntar för länge med att följa upp förfallna fakturor eftersom du har fullt upp med att lösa problem på annat håll.
Varför de här utmaningarna är viktiga
Felaktig hantering av leverantörsreskontra eller kundreskontra kan leda till större problem. En missad leverantörsbetalning kan störa din verksamhet. En sen kund kan göra att du saknar likvida medel för att betala löner.
Vad företag kan göra
Fokusera på timing: Se till att du i största möjliga utsträckning tillämpar samma betalningsvillkor för leverantörer som för kunder för att minimera luckor i kassaflödet. Om din leverantör ger dig 30 dagar för att betala, bör du försöka att få dina kunder att betala inom samma tidsram.
Ta uppföljningen på allvar: Tappa inte kontrollen över förfallna fakturor. Följ upp regelbundet, bestämt och professionellt. Ju tidigare du agerar, desto bättre chanser har du att få in pengarna.
Använd verktyg, inte gissningar: Kalkylblad kan bara ta dig en bit på vägen. Investera i bokföringsprogram som följer upp leverantörsreskontra och kundreskontra i realtid så att du alltid vet vad som kommer in, vad som ska ut och när.
Bygg upp en buffert: Ha en reserv för likvida medel om det skulle uppstå tidsproblem. Detta skyddsnät kan rädda dig under en kris.
Ha en öppen kommunikation: Oavsett om du arbetar med leverantörer eller kunder kan en uppriktig kommunikation lösa många problem innan de eskalerar.
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.