Lorsque vous gérez une entreprise, les deux termes financiers que vous rencontrez souvent sont les comptes fournisseurs et les comptes clients. Il est important de comprendre ces termes et la manière dont ils fonctionnent ensemble pour maintenir l’équilibre de votre trésorerie et le bon fonctionnement de votre entreprise.

Nous verrons ci-dessous la définition de chaque terme, le fonctionnement de ces comptes et la raison pour laquelle ils sont tous deux nécessaires au bon fonctionnement votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Définition des comptes fournisseurs
  
• Définition des comptes clients
  
• Différences entre les comptes fournisseurs et les comptes clients
  
• Importance du suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients
  
• Moyens de suivre les comptes fournisseurs et les comptes clients grâce à Stripe
  
• Difficultés courantes dans la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients
  

Définition des comptes fournisseurs

Les comptes fournisseurs enregistrent les fonds qu’une entreprise doit à ses fournisseurs ou distributeurs pour des biens ou des services qu’elle a reçus mais qu’elle n’a pas encore payés. Pensez-y comme à un compte courant que l'entreprise doit régler, généralement dans un délai court (30 ou 60 jours).

Fonctionnement

• Un fournisseur envoie une facture après avoir livré des produits ou des services.

• L’entreprise l’enregistre comme un « compte à payer », c’est-à-dire une promesse de paiement.

• Une fois le paiement effectué, le compte est soldé.

Exemple

• Un café commande du café en grains et du matériel à crédit. La facture impayée apparaît dans ses comptes fournisseurs.

• Une petite entreprise reçoit une facture d’eau et l’enregistre dans ses comptes fournisseurs jusqu’à ce qu’elle soit payée.

Le suivi des comptes fournisseurs permet aux entreprises d’éviter les frais de retard, d’établir de bonnes relations avec les fournisseurs et de gérer judicieusement leur trésorerie.

Définition des comptes clients

Les comptes clients enregistrent les fonds que les clients doivent à une entreprise pour des biens ou des services qu’elle a livrés mais qu’ils n’ont pas encore payés. Il s'agit d'un actif à court terme dans le bilan de l'entreprise, car celle-ci s'attend à recevoir les fonds à brève échéance.

Fonctionnement

• Une entreprise fournit un produit ou un service et émet une facture au client.

• Le client s’engage à payer dans un délai déterminé, par exemple 30 ou 60 jours.

• Jusqu’à réception du paiement, le montant est enregistré dans les comptes clients.

Exemple

• Un graphiste freelance réalise un projet pour un client et envoie une facture. Tant que le client n’a pas payé, le montant dû fait partie des comptes clients du graphiste.

• Une boulangerie livre une commande importante à un restaurant en échange d’une promesse de paiement le mois suivant. Ce montant impayé apparaît dans les comptes clients de la boulangerie.

Pour les entreprises, il est important de gérer efficacement les comptes clients, car cette gestion permet de s’assurer que l’entreprise est payée dans les délais, de maintenir un flux de trésorerie solide et de réduire le risque de créances irrécouvrables.

Différences entre les comptes fournisseurs et les comptes clients

Il est important de comprendre la différence entre les comptes fournisseurs et les comptes clients pour garder votre comptabilité en ordre. Ce que vous devez savoir.

Comptes fournisseurs

Définition

Les comptes fournisseurs désignent les fonds que votre entreprise doit à ses fournisseurs pour des produits ou des services que vous avez reçus mais que vous n’avez pas encore payés.

Pourquoi c’est important

Les comptes fournisseurs représentent une responsabilité : une dette de votre entreprise qui doit être payée rapidement. Il est important de suivre les montants dûs et de payer dans les délais, car cela vous permet d’éviter les frais de retard et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.

Exemple

Imaginons que vous tenez un café et que vous commandez à crédit du café en grains et du matériel auprès d’un fournisseur. Le fournisseur vous envoie une facture de 1 000 $ avec paiement à 30 jours. Ces 1 000 $ font maintenant partie de vos comptes fournisseurs jusqu’à ce que vous payiez la facture.

Signification

Les comptes fournisseurs gèrent vos sorties de fonds. Ils vous aident à faire le suivi de vos factures, à planifier vos flux de trésorerie et à trouver un équilibre entre ce que vous devez et ce que vous avez dans votre compte bancaire.

Comptes clients

Définition

Les comptes clients sont le contraire des comptes fournisseurs : il s'agit des fonds que vos clients vous doivent pour des produits ou des services que vous avez déjà livrés.

Pourquoi c’est important

Les comptes clients représentent les fonds en attente de paiement au profit de votre entreprise. Il est important de suivre les comptes clients, car vous avez besoin de ces fonds pour payer vos propres factures, couvrir vos dépenses et vous développer. Si les clients ne paient pas en temps voulu, vous risquez d'avoir des problèmes de trésorerie.

Exemple

Imaginons que vous dirigez un service de traiteur et que vous effectuez une livraison pour une fête d’entreprise. Vous envoyez à l’entreprise une facture de 2 500 $ avec paiement à 30 jours. Jusqu’à ce que vous receviez le paiement, ces 2 500 $ apparaissent dans vos comptes clients.

Signification

Les comptes clients gèrent les fonds qui vous sont dûs. Ils vous aident à vous organiser, à assurer le suivi des factures en souffrance et à veiller à ce que votre entreprise dispose de suffisamment de liquidités lorsque vous en avez besoin.

Différences

Les comptes fournisseurs enregistrent vos sorties de fonds, c’est-à-dire ce que votre entreprise doit aux autres. Les comptes clients enregistrent les entrées de fonds, c’est-à-dire ce que les autres doivent à votre entreprise. Les deux sont tout aussi importants. La gestion efficace des comptes fournisseurs permet de satisfaire vos fournisseurs et de garantir le bon fonctionnement de votre entreprise. Une gestion efficace des comptes clients vous permet de recevoir la rémunération de votre travail. Une entreprise prospère trouve le bon équilibre entre les deux pour assurer sa solidité sur le plan financier.

Importance du suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients

Le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients est important pour garder le contrôle de votre entreprise. En voici les raisons.

Pourquoi le suivi des comptes fournisseurs est important

Il protège votre réputation

Lorsque vous payez systématiquement vos fournisseurs et distributeurs dans les délais, vous instaurez la confiance. Ceux-ci seront plus enclins à vous offrir de meilleures conditions, à donner la priorité à vos commandes ou à se montrer plus indulgents si vous avez des difficultés. Les retards de paiement ou l'absence de suivi de vos dettes peuvent rapidement nuire à ces relations.

Il vous apporte de la flexibilité

Une bonne gestion des comptes fournisseurs signifie que vous pouvez tirer parti des conditions de crédit. Au lieu de tout payer immédiatement, vous pouvez échelonner les paiements et garder plus de liquidités disponibles pour répondre à des besoins imprévus ou à des opportunités.

Il prévient les pertes

Les impayés peuvent entraîner des pénalités de retard, la perte de réductions, voire des problèmes juridiques. À l’inverse, payer plus que le montant dû ou payer deux fois une facture en raison d’un mauvais suivi revient à jeter de l’argent par les fenêtres. Surveiller attentivement les comptes fournisseurs vous évite ces erreurs coûteuses.

Pourquoi le suivi des comptes clients est important

Il met de l’argent dans votre poche

Vendre ne signifie pas grand-chose si vous n’êtes pas payé. Le suivi des comptes clients permet de déterminer qui a une dette envers vous, quel en est le montant et la date à laquelle vous pouvez espérer recevoir le paiement. Si vous ne faites pas de suivi, les clients risquent de ne pas payer et vos revenus ne seront pas réalisés.

Il permet de faire tourner la boutique

Les comptes clients correspondent à vos entrées de fonds. Sans elles, vous ne pouvez pas payer vos factures, votre personnel ou réinvestir dans l’entreprise. Si vos clients ne paient pas en temps voulu, toutes vos opérations s’en ressentiront.

Il vous montre où placer votre confiance

Le suivi des comptes clients vous permettra d’observer des tendances en termes de respect des délais de paiement de la part des clients. Ces informations peuvent vous aider à prendre des décisions plus judicieuses sur le choix des clients à qui accorder un crédit à l'avenir et sur la manière d'éviter les clients à risque.

Pourquoi les deux ne fonctionnent pas l’un sans l’autre

Les comptes fournissseurs et les comptes clients sont étroitement liés. S'ils ne fonctionnent pas ensemble, l'entreprise peut être confrontée à d'autres problèmes.

Exemple

• Si vous ne recevez pas des entrées provenant des comptes clients, vous n’aurez pas suffisamment de fonds pour payer les comptes fournisseurs.

• Si vous ne gérez pas les comptes fournisseurs, vous risquez de ne pas établir correctement les priorités de paiement. Vous risquez de rencontrer des difficultés pour couvrir vos dépenses en attendant le paiement de factures en souffrance.

En suivant les deux, vous pouvez :

• Planifier : Vous pouvez connaître les dates d'échéance des factures les plus importantes et savoir si vous disposerez des liquidités nécessaires pour les honorer.

• Rester flexible : Vous pouvez repérer rapidement les problèmes, comme un client en retard de paiement ou un fournisseur qui pourrait vous demander de le payer plus tôt que prévu.

• Prendre des décisions plus judicieuses : Planifiez vos comptes fournisseurs et vos comptes clients afin de négocier de meilleures conditions de paiement, de planifier vos achats et de décider quand offrir des réductions en cas de paiement anticipé.

L’objectif

Le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients a pour objectif de connaître l’état de votre trésorerie à tout moment : les entrées, les sorties et la manière dont ces éléments s'articulent entre eux.

Moyens de suivre les comptes fournisseurs et les comptes clients grâce à Stripe

En plus d’être un prestataire de services de paiement, Stripe est un outil puissant qui peut simplifier la façon dont les entreprises gèrent les comptes fournisseurs et les comptes clients. En voici un aperçu dans les deux cas.

Comment Stripe vous aide à suivre les comptes clients

Paiements plus rapides de la part des clients

Stripe permet aux entreprises d’accepter facilement des paiements par le biais de plusieurs moyens, notamment les cartes de crédit, les transferts ACH, Apple Pay et Google Pay. Plus le paiement est simple pour les clients, plus vous pouvez obtenir vos fonds rapidement.

Facturation automatisée

Les outils de facturation de Stripe vous permettent de générer et d’envoyer des factures professionnelles personnalisées en quelques minutes. Ils suivent également le moment où une facture est payée ou en retard, de sorte que vous n’avez pas besoin de suivre une facture manuellement.

Facturation récurrente simplifiée

Pour les entreprises qui ont des modèles d’abonnement ou des services continus, Stripe automatise les paiements récurrents. Vous définissez les conditions et Stripe facilite le recouvrement en temps opportun sans que vous ayez à solliciter les clients.

Suivi et gestion des relances

Stripe peut envoyer des rappels automatiques pour les factures en souffrance, ce qui vous évite d’avoir à effectuer un suivi manuel des retards de paiement. Dans le cas des services d’abonnement, Stripe peut également relancer les paiements ayant échoué et informer les clients des problèmes de paiement afin de réduire l’attrition.

Suivi des comptes clients en temps réel

Le Dashboard Stripe vous permet de connaître le montant exact des sommes dues, les paiements en attente et la date à laquelle vous pouvez recevoir des fonds sur votre compte. Cette visibilité en temps réel vous aide à planifier vos flux de trésorerie.

Comment Stripe vous aide à suivre les comptes fournisseurs

Systèmes de paiement intégrés pour les fournisseurs

Si vous utilisez Stripe pour payer des fournisseurs ou des sous-traitants, il suit ces transactions en même temps que vos entrées de fonds. Cette vue consolidée vous permet de gérer d’un même endroit les comptes fournisseurs et les comptes clients.

Virements simplifiés

Stripe Connect vous permet d’envoyer des virements rapidement et facilement à des fournisseurs, des travailleurs indépendants ou des marketplaces partenaires. Il prend également en charge la planification automatique afin que les paiements soient envoyés en temps voulu.

Suivi des dépenses

Pour les entreprises ayant des relations avec des fournisseurs qui impliquent des paiements récurrents (par exemple, les abonnements logiciels), Stripe peut enregistrer automatiquement les sorties de fonds pour faciliter le suivi des comptes fournisseurs.

Rapports détaillés

Stripe génère des rapports détaillés sur toutes les entrées et les sorties de fonds, ce qui facilite le rapprochement des comptes et évite que des paiements ne soient oubliés ou effectués en double.

Comment Stripe établit le lien entre les comptes fournisseurs et les comptes clients

Visibilité sur les flux de trésorerie

Le Dashboard Stripe clarifie vos flux financiers, c’est-à-dire le montant des entrées et des sorties. Vous pouvez ainsi anticiper les écarts de trésorerie potentiels et planifier en conséquence.

Automatisation du travail manuel

En automatisant la génération des factures, le recouvrement des paiements et les virements aux fournisseurs, Stripe réduit le besoin d’un suivi manuel. L’automatisation permet de limiter les erreurs et de libérer du temps afin de pouvoir concentrer vos efforts sur des priorités plus importantes.

Intégrations facilitées

Stripe fonctionne avec des outils comptables populaires tels que QuickBooks, Xero et NetSuite, ce qui vous permet de synchroniser automatiquement les données des comptes fournisseurs et des comptes clients. Vous avez ainsi l’assurance que vos dossiers financiers sont exacts et à jour.

Capacités globales

Stripe prend en charge de nombreuses devises et moyens de paiement, ce qui permet aux entreprises qui exercent leurs activités à l’international de gérer leurs comptes fournisseurs et leurs comptes clients sans avoir à recourir à plusieurs plateformes.

Difficultés courantes dans la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients

La gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients présente ses propres complexités. Voici les principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées.

Difficultés de la gestion des comptes fournisseurs

Suivi des délais

Lorsque les factures s’accumulent, il est facile de perdre la trace des dates d’échéance des paiements, surtout si vous travaillez avec de nombreux fournisseurs. Un retard de paiement peut sembler insignifiant, mais il peut entraîner des frais de retard ou nuire à votre relation avec un fournisseur important.

Payer trop tôt ou trop tard

Le timing est primordial. Si vous payez trop tôt, vous risquez d'épuiser vos réserves de liquidités prématurément. Si vous payez trop tard, vous risquez de ne pas bénéficier de réductions pour paiement anticipé ou de perdre la confiance de vos fournisseurs.

Détecter les erreurs avant qu’elles ne vous coûtent cher

Les factures ne sont pas toujours parfaites. Parfois, elles contiennent des surfacturations ou font l’objet de doubles facturations, voire de tentatives de fraude. Si vous ne détectez pas ces problèmes avant l’envoi des paiements, vous risquez de dilapider vos fonds sans disposer de recours suffisants pour les récupérer.

Gestion des relations avec les fournisseurs

Tous les fournisseurs ne se valent pas. Certains sont essentiels à vos opérations, d’autres le sont moins. Il est important de payer les factures dans les délais, mais il est également essentiel de savoir à qui donner la priorité et comment entretenir des relations solides avec ces fournisseurs.

Difficultés dans la gestion des comptes clients

Paiement en temps voulu

Gérer les retards de paiement peut être l'un des aspects les plus frustrants de la gestion d'une entreprise. Tout retard de paiement de la part d'un client est synonyme de diminution de votre trésorerie, ce qui peut avoir un effet d'entraînement sur l'ensemble de vos activités.

Gestion des litiges

La résolution des litiges prend du temps et de l’énergie qui pourraient être consacrés au développement de votre entreprise ou à vos opérations principales.

Prévention des créances irrécouvrables

Si vous ne faites pas attention à qui vous accordez des crédits, vous risquez de faire face à des factures impayées sans espoir de recouvrement. Ces créances irrécouvrables nuisent à vos bénéfices, vous font perdre du temps et mettent vos ressources à rude épreuve.

Gestion des suivis sans nuire aux relations

Le suivi des retards de paiement peut être délicat. Il est donc important de trouver le bon ton et le bon moment pour les rappels.

Difficultés liées à l’équilibre entre les comptes fournisseurs et les comptes clients

Délais de paiement incompatibles

Le timing est un problème courant. Par exemple, vous devez rembourser vos fournisseurs dans les 30 jours, mais vos clients ne vous paient pas avant 60 jours. Ce décalage peut vous mettre dans l'embarras pour payer vos factures, même si votre entreprise est rentable.

Manque de trésorerie

Tout peut sembler correct sur le papier, mais si les paiements des clients n’arrivent pas avant la date d’échéance de vos factures, c’est un problème.

Maintien d’une bonne organisation

Si vous n’assurez pas conjointement le suivi des comptes fournisseurs et des comptes clients, vous risquez de ne pas comprendre la situation dans son ensemble. Il est possible de payer des factures sans se rendre compte que l'on manque de liquidités ou d'attendre trop longtemps pour suivre les factures en souffrance parce que l'on est occupé à résoudre d'autres problèmes.

Pourquoi il est important de résoudre ces difficultés

Une mauvaise gestion des comptes fournisseurs ou des comptes clients peut engendrer des problèmes plus graves. Le non-paiement d’un fournisseur peut perturber vos opérations. Un client en retard de paiement pourrait vous priver de liquidités pour couvrir vos salaires.

Ce que les entreprises peuvent faire

• Concentrez-vous sur le timing : Alignez autant que possible vos conditions de paiement avec celles de vos fournisseurs et de vos clients afin de minimiser les écarts de trésorerie. Si votre fournisseur vous facture à 30 jours, essayez d’obtenir le même délai de paiement de la part de vos clients.

• Prenez le suivi au sérieux : Ne laissez pas passer les factures en retard. Faites un suivi régulier, ferme et professionnel. Plus tôt vous agirez, meilleures seront vos chances de recouvrement.

• Faites appel à des outils au lieu de faire des suppositions : Les feuilles de calcul ont leurs limites. Investissez dans un logiciel de comptabilité qui suit les comptes fournisseurs et les comptes clients en temps réel afin de toujours connaître les entrées, les sorties et le moment où elles ont lieu.

• Créez un fonds de réserve : Conservez une réserve de liquidités pour faire face aux problèmes de délais. Ce filet de sécurité peut vous éviter d’être dans l’embarras dans les moments difficiles.

• Gardez la communication ouverte : Que vous soyez en relation avec des fournisseurs ou des clients, une communication honnête peut permettre de résoudre de nombreux problèmes avant que la situation ne s'aggrave.