Cuando gestionas una empresa, dos términos financieros que encontrarás a menudo son cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Entender estas condiciones y cómo funcionan juntas es importante para mantener tu flujo de caja equilibrado y que tu empresa funcione sin sobresaltos.

A continuación, explicaremos qué significa cada término, cómo funcionan y por qué ambos son necesarios para la salud general de tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las cuentas por pagar?
  
• ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  
• ¿En qué se diferencian las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?
  
• ¿Por qué es importante hacer un seguimiento tanto de las cuentas por pagar como de las cuentas por cobrar?
  
• Cómo puede ayudar Stripe a hacer un seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar
  
• ¿Cuáles son los desafíos comunes en la gestión de cuentas por pagar y por cobrar?
  

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar es el dinero que una empresa debe a sus proveedores o vendedores por bienes o servicios que ha recibido pero que aún no ha pagado. Piensa en ello como una cuenta pendiente que el negocio necesita saldar, generalmente en un plazo breve, como 30 o 60 días.

Cómo funciona

• Un proveedor envía una factura después de entregar los productos o servicios.

• La empresa lo registra como una «cuenta a pagar», una promesa de pago.

• Una vez realizado el pago, se borra la cuenta.

Ejemplo

• Una cafetería pide granos de café y equipamiento a crédito. La factura pendiente de pago forma parte de sus cuentas por pagar.

• Una pequeña empresa recibe una factura de agua y la registra en cuentas por pagar hasta que se paga.

Hacer un seguimiento de las cuentas por pagar ayuda a las empresas a evitar cargos por pagos atrasados, establecer buenas relaciones con los proveedores y administrar el efectivo de manera inteligente.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son el dinero que le deben los clientes a una empresa por los bienes o servicios que ha suministrado, pero que aún no se han pagado. Representa un activo actual o a corto plazo en el balance de la empresa porque la empresa espera recibir el dinero pronto.

Cómo funciona

• Una empresa proporciona un producto o servicio y emite una factura al cliente.

• El cliente se compromete a pagar en un plazo determinado, por ejemplo, 30 o 60 días.

• Hasta que se reciba el pago, el importe se registra en cuentas por cobrar.

Ejemplo

• Un diseñador gráfico autónomo completa un proyecto para un cliente y le envía una factura. Hasta que el cliente pague, el importe adeudado forma parte de las cuentas por cobrar del diseñador.

• Una panadería entrega un pedido grande a un restaurante con la promesa de pago el próximo mes. Ese importe pendiente de pago forma parte de las cuentas por cobrar de la panadería.

Para las empresas, la gestión eficaz de las cuentas por cobrar es importante porque garantiza que la empresa reciba los pagos a tiempo, mantiene un flujo de caja saludable y reduce el riesgo de deudas incobrables.

¿En qué se diferencian las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?

Comprender la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar es importante para mantener tus libros en orden. Esto es lo que debes saber.

Cuentas por pagar

Qué es

Las cuentas por pagar es el dinero que tu empresa debe a los proveedores o vendedores por productos o servicios que has recibido pero que aún no has pagado.

Por qué es importante

Las cuentas por pagar son una responsabilidad: dinero que tu empresa debe y que necesita ser pagado pronto. Llevar un registro de lo que se debe y pagar a tiempo es importante porque hacerlo te ayuda a evitar cargos por pagos atrasados y a mantener buenas relaciones con los proveedores.

Ejemplo

Imagina que diriges una cafetería y pides granos de café y equipamiento a un proveedor a crédito. El proveedor te envía una factura de 1.000 $ y te da 30 días para pagar. Esos 1.000 $ ahora forman parte de tus cuentas por pagar hasta que pagues la factura.

Lo que significa

Las cuentas por pagar se centran en gestionar el dinero que sale de tu negocio. Te ayuda a hacer un seguimiento de las facturas, planificar tu flujo de caja y lograr un equilibrio entre lo que debes y lo que hay en tu cuenta bancaria.

Cuentas por cobrar

Qué es

Las cuentas por cobrar son lo opuesto a las cuentas por pagar: es el dinero que tus clientes te deben por productos o servicios que ya has entregado.

Por qué es importante

Las cuentas por cobrar son el dinero que tu negocio está esperando recibir. Llevar un control de las cuentas por cobrar es importante porque necesitas ese dinero para pagar tus propias facturas, cubrir gastos y crecer. Si los clientes no pagan a tiempo, eso puede crear problemas para tu flujo de caja.

Ejemplo

Imagina que tienes un negocio de catering y entregas comida para una fiesta de empresa. Envías a la empresa una factura de 2.500 $ y le das 30 días para pagar. Hasta que recibas el pago, esos 2.500 $ forman parte de tus cuentas por cobrar.

Lo que significa

Las cuentas por cobrar se centran en gestionar el dinero que te deben. Te ayuda a mantenerte organizado, a seguir las facturas atrasadas y a asegurarte de que tu empresa tiene suficiente efectivo para cobrarlo cuando lo necesites.

En qué se diferencian

Las cuentas por pagar son dinero que sale: lo que tu empresa debe a otros. Las cuentas por cobrar son dinero que entra: lo que otros deben a tu empresa. Ambos son igualmente importantes. Gestionar las cuentas por pagar de manera efectiva mantiene a tus proveedores contentos y asegura que tu empresa funcione sin problemas. Gestionar las cuentas por cobrar de manera efectiva asegura que recibas el pago por el trabajo que has realizado. Una empresa próspera encuentra el equilibrio adecuado entre ambos para mantenerse financieramente saludable.

¿Por qué es importante hacer un seguimiento tanto de las cuentas por pagar como de las cuentas por cobrar?

El seguimiento de las cuentas por pagar y de las cuentas por cobrar es importante para mantener el control de tu empresa. He aquí por qué son importantes.

Por qué son importantes las cuentas por pagar

Protegen tu reputación

Cuando pagas constantemente a tus proveedores y vendedores a tiempo, generas confianza. Estarán más dispuestos a ofrecerte mejores condiciones, priorizar tus pedidos o darte el beneficio de la duda si tienes problemas. Pagar tarde o no hacer un seguimiento de lo que debes puede dañar rápidamente estas relaciones.

Te dan un margen de maniobra

Gestionar correctamente las cuentas por pagar significa que puedes aprovechar las condiciones de crédito. En lugar de pagar todo de inmediato, puedes distribuir los pagos y mantener más dinero en efectivo disponible para necesidades u oportunidades inesperadas.

Evitan pérdidas

Los pagos atrasados pueden generar recargos, pérdida de descuentos o incluso problemas legales. Por otro lado, pagar de más en una factura o realizar un pago duplicado debido a un mal seguimiento es como tirar el dinero. Vigilar cuidadosamente las cuentas por pagar te protege de estos errores costosos.

Por qué son importantes las cuentas por cobrar

Dinero en tu bolsillo

Las ventas no significan mucho si no te pagan. Hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar te aclara quién te debe dinero, cuánto y cuándo puedes esperar recibir el pago. Si no haces un seguimiento, es posible que los clientes no paguen y tus ingresos no se materialicen.

Mantienen el negocio en marcha

Las cuentas por cobrar son tu dinero entrante. Sin él, no puedes pagar facturas, a tu personal ni reinvertir en la empresa. Si tus clientes no pagan a tiempo, lo notarás en todas las áreas de tus operaciones.

Te muestran en quién puedes confiar

Al hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar, identificarás patrones sobre quién paga a tiempo y quién no. Esa información puede ayudarte a tomar decisiones más inteligentes sobre a quién conceder crédito en el futuro y cómo evitar clientes de riesgo.

Por qué funcionan juntos

Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar están estrechamente vinculadas. Si no funcionan en conjunto, la empresa puede enfrentarse a más dificultades.

Ejemplo

• Si no cobras las cuentas por cobrar, no tendrás suficiente efectivo para pagar las cuentas por pagar.

• Si no gestionas las cuentas por pagar, es posible que no priorices los pagos correctamente. Podrías verte apurado para cubrir los gastos mientras esperas a que se paguen facturas vencidas.

Al realizar el seguimiento de ambas, puedes hacer lo siguiente:

• Planifica con anticipación: Puedes saber cuándo se acercan las fechas de vencimiento de facturas importantes y si tendrás el efectivo disponible para cubrirlas.

• Mantente flexible: Puedes detectar problemas desde el principio, como un cliente que se retrasa en el pago o un proveedor que podría necesitar que pagues antes de lo esperado.

• Haz movimientos más inteligentes: Coordina tus cuentas por pagar y por cobrar para negociar mejores condiciones de pago, planificar cuándo realizar compras y decidir cuándo ofrecer descuentos por pagos anticipados.

La perspectiva general

Hacer un seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar consiste en saber dónde está tu dinero en todo momento: lo que entra, lo que sale y cómo encajan esas piezas entre sí.

Cómo puede ayudar Stripe a hacer un seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar

Además de ser un procesador de pagos, Stripe es una poderosa herramienta que puede simplificar la forma en que las empresas gestionan las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. A continuación, te explicamos cómo ayuda con ambas.

Cómo ayuda Stripe con las cuentas por cobrar

Pagos más rápidos de los clientes

Stripe facilita a las empresas aceptar pagos mediante múltiples métodos, como tarjetas de crédito, transferencias ACH, Apple Pay y Google Pay. Cuanto más sencillo sea para los clientes pagar, más rápido podrás recibir tu dinero.

Facturación automatizada

Las herramientas de facturación de Stripe te permiten generar y enviar facturas profesionales y personalizables en cuestión de minutos. También hacen un seguimiento del momento en que una factura está pagada o vencida, por lo que no tendrás que hacer un seguimiento manual de una factura.

Facturación recurrente más sencilla

Para empresas con modelos de suscripción o servicios continuos, Stripe automatiza los pagos recurrentes. Tú estableces las condiciones y Stripe facilita la cobranza puntual sin que tengas que perseguir a los clientes.

Seguimientos y gestión de la reclamación de pagos

Stripe puede enviar recordatorios automáticos para facturas vencidas, lo que te ahorra tener que hacer un seguimiento manual de los pagos atrasados. Para los servicios de suscripción, también puede reintentar pagos fallidos y notificar a los clientes sobre problemas de pago para reducir la tasa de abandono.

Seguimiento en tiempo real de las cuentas por cobrar

Con el Dashboard de Stripe, puedes ver exactamente cuánto dinero se te debe, qué pagos están pendientes y cuándo puedes esperar tener fondos en tu cuenta. Esta visibilidad en tiempo real te ayuda a planificar tu flujo de caja.

Cómo ayuda Stripe con las cuentas por pagar

Sistemas de pago integrados para proveedores

Si usas Stripe para pagar a proveedores o contratistas, este rastrea estas transacciones junto con tus pagos entrantes. Esta vista consolidada te ayuda a gestionar las cuentas por pagar y por cobrar en un solo lugar.

Transferencias simplificadas

Stripe Connect te permite enviar transferencias de forma rápida y sencilla a proveedores, trabajadores autónomos o socios del marketplace. También admite la programación automática para que los pagos se envíen a tiempo.

Seguimiento de los gastos

Para las empresas con relaciones con proveedores que implican cargos recurrentes (por ejemplo, suscripciones de software), Stripe puede registrar automáticamente los pagos salientes para facilitar el seguimiento de las cuentas por pagar.

Informes detallados

Stripe genera informes detallados de todas las transacciones entrantes y salientes, lo que facilita la conciliación de cuentas y evita pagos atrasados o duplicados.

Cómo Stripe conecta las cuentas por pagar y por cobrar

Información sobre el flujo de caja

El Dashboard de Stripe aclara tu flujo financiero, es decir, cuánto dinero entra y sale. Esto te permite anticipar posibles brechas en el flujo de caja y planificar en consecuencia.

Automatización para reducir el trabajo manual

Al automatizar la generación de facturas, el cobro de pagos y las transferencias a los proveedores, Stripe reduce la necesidad de seguimiento manual. Esto puede minimizar los errores y liberar tiempo para que puedas centrarte en prioridades más importantes.

Integraciones sencillas

Stripe funciona con herramientas de contabilidad populares como QuickBooks, Xero y NetSuite para que puedas sincronizar automáticamente los datos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Esto puede garantizar que tus registros financieros sean precisos y estén actualizados.

Funcionalidades globales

Stripe admite numerosas divisas y métodos de pago, lo que facilita a las empresas que operan a nivel internacional la gestión de cuentas por pagar y cuentas por cobrar a través de las fronteras sin necesidad de utilizar varias plataformas.

¿Cuáles son los desafíos más comunes en la gestión de cuentas por pagar y por cobrar?

La gestión de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar conlleva sus propias complejidades. Estos son algunos de los retos a los que se enfrentan las empresas.

Desafíos en la gestión de cuentas por pagar

Seguimiento de plazos

Cuando las facturas se acumulan, es fácil perder de vista las fechas de vencimiento de los pagos, especialmente si trabajas con muchos proveedores. Un pago atrasado puede no parecer significativo, pero puede generar cargos por pago atrasado o dañar tu relación con un proveedor importante.

Pagar demasiado pronto o demasiado tarde

El tiempo lo es todo. Si pagas demasiado pronto, podrías agotar tus reservas de efectivo antes de lo necesario. Si pagas demasiado tarde, podrías perder descuentos por pronto pago o perder la confianza de los proveedores.

Detectar errores antes de que te cuesten dinero

Las facturas no siempre son perfectas. A veces contienen sobrecargos, cargos dobles o incluso intentos de fraude. Si no detectas estos problemas antes de que se envíen los pagos, podrías estar tirando dinero sin muchos recursos para recuperar esos fondos.

Gestión de las relaciones con los proveedores

No todos los proveedores son iguales. Algunos son clave para tus operaciones, mientras que otros no lo son tanto. Pagar las facturas a tiempo es importante, pero también es clave saber a quién priorizar y cómo mantener esas relaciones sólidas.

Desafíos en la gestión de cuentas por cobrar

Recibo puntual de los pagos

Perseguir los pagos atrasados puede ser una de las partes más frustrantes de administrar un negocio. Cada día que un cliente no paga es un día en que tu flujo de caja disminuye, lo que puede generar un efecto dominó en todas tus operaciones.

Gestión de disputas

Resolver disputas de facturas requiere tiempo y energía que podrías dedicar al crecimiento de tu negocio o a operaciones principales.

Cómo prevenir las deudas incobrables

Si no tienes cuidado con a quién le concedes crédito, podrías terminar con facturas impagadas que nunca llegarás a cobrar. Esas deudas incobrables perjudican tus ganancias, te hacen perder tiempo y agotan los recursos.

Equilibrar el seguimiento sin perjudicar las relaciones

Hacer seguimiento a los pagos atrasados puede ser incómodo, por lo que es importante encontrar el tono y el momento adecuados para enviar recordatorios.

Desafíos al equilibrar las cuentas por pagar y por cobrar

Desfase en los plazos de pago

Un problema común es el tiempo. Por ejemplo, podrías tener que pagar a tus proveedores en 30 días, pero tus clientes no te pagan hasta dentro de 60. Ese desfase puede dejarte apurado para cubrir las facturas, incluso si tu empresa es rentable.

Falta de flujo de caja

Todo puede parecer en orden, pero si los pagos de los clientes no llegan antes de que venzan tus facturas, eso es un problema.

Mantener todo organizado

Si no gestionas bien las cuentas por pagar y por cobrar de forma conjunta, podrías perder de vista la perspectiva general. Puede que pagues las facturas sin darte cuenta de que te estás quedando sin efectivo o que esperes demasiado para hacer el seguimiento de las facturas vencidas porque estás ocupado resolviendo otros problemas.

Por qué son importantes estos desafíos

Una mala gestión de las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar puede derivar en problemas más graves. Un impago a un proveedor podría perturbar tus operaciones. Un cliente que paga con retraso podría dejarte sin liquidez para cubrir los salarios.

Qué pueden hacer las empresas

• Céntrate en los plazos: Alinea tus condiciones de pago con las de proveedores y clientes en la medida de lo posible para minimizar las brechas en el flujo de caja. Si tu proveedor te da 30 días para pagar, intenta que tus clientes te paguen en el mismo plazo.

• Toma en serio los seguimientos: No dejes pasar las facturas vencidas. Haz un seguimiento de forma regular, firme y profesional. Cuanto antes actúes, mayores serán tus posibilidades de cobrar.

• Utiliza herramientas, no conjeturas: Las hojas de cálculo solo te llevarán hasta cierto punto. Invierte en un software de contabilidad que registre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar en tiempo real, para saber siempre lo que entra, lo que sale y cuándo.

• Crea un colchón: Mantén una reserva de efectivo para cuando surjan problemas de plazos. Esta red de seguridad puede evitar que tengas que improvisar en momentos de crisis.

• Mantén la comunicación abierta: Ya sea que estés trabajando con proveedores o clientes, la comunicación honesta puede resolver muchos problemas antes de que se intensifiquen.