Cuando administras un negocio, dos términos financieros que encontrarás a menudo son cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR). Comprender estos términos y cómo funcionan juntos es importante para mantener tu flujo de caja equilibrado y que tu negocio funcione sin problemas.

A continuación, explicaremos qué significa cada término, cómo funcionan y por qué ambos son necesarios para la salud general de tu negocio.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las cuentas por pagar?
  
• ¿Qué son las cuentas por cobrar?
  
• ¿En qué se diferencian las cuentas por pagar y por cobrar?
  
• ¿Por qué es importante hacer un seguimiento tanto de las cuentas por pagar como de las cuentas por cobrar?
  
• Cómo Stripe puede ayudar a realizar el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar
  
• ¿Cuáles son los desafíos comunes en la gestión de cuentas por pagar y por cobrar?
  

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son el dinero que una empresa debe a sus proveedores o vendedores por bienes o servicios que ha recibido pero que aún no ha pagado. Piensa en ello como una cuenta pendiente que la empresa necesita saldar, generalmente dentro de un corto período de tiempo, como 30 o 60 días.

Cómo funcionan

• Un proveedor envía una factura después de entregar productos o prestar servicios.

• La empresa registra esto como una «cuenta por pagar», es decir, una promesa de pago.

• Una vez realizado el pago, se salda la cuenta.

Ejemplo

• Una cafetería pide granos de café y equipos a crédito. La factura impaga es parte de sus AP.

• Una pequeña empresa recibe una factura de agua y la registra en AP hasta que se paga.

Hacer un seguimiento de las AP ayuda a las empresas a evitar cargos por pagos atrasados, establecer buenas relaciones con los proveedores y administrar el efectivo de manera inteligente.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son el dinero que los clientes le deben a una empresa por bienes o servicios que ha entregado pero que aún no se han pagado. Representan un activo actual o a corto plazo en el balance general de la empresa porque la empresa espera recibir el dinero pronto.

Cómo funcionan

• Una empresa proporciona un producto o servicio y emite una factura al cliente.

• El cliente se compromete a pagar en un plazo determinado, por ejemplo, 30 o 60 días.

• Hasta que se recibe el pago, el importe se registra en AR.

Ejemplo

• Un diseñador gráfico independiente completa un proyecto para un cliente y envía una factura. Hasta que el cliente pague, el monto adeudado es parte de la AR del diseñador.

• Una panadería entrega un pedido grande a un restaurante por una promesa de pago el próximo mes. Esa cantidad impaga está en la AR de la panadería.

Para las empresas, la gestión eficaz de las AR es importante porque garantiza que la empresa reciba los pagos a tiempo, mantiene un flujo de caja adecuado y reduce el riesgo de deudas incobrables.

¿En qué se diferencian las cuentas por pagar y por cobrar?

Comprender la diferencia entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar es importante para mantener tus libros en orden. Esto es lo que debes saber.

Cuentas por pagar

¿Qué son?

Las AP son el dinero que tu empresa debe a los proveedores o vendedores por productos o servicios que has recibido pero que aún no has pagado.

¿Por qué son importantes?

Las AP son una responsabilidad: dinero que tu empresa debe y que debe pagarse pronto. Llevar un registro de lo que se debe y pagar a tiempo es importante porque hacerlo te ayuda a evitar cargos por pagos atrasados y a mantener buenas relaciones con los proveedores.

Ejemplo

Imagina que diriges una cafetería y pides granos de café y equipos a un proveedor a crédito. El proveedor te envía una factura por $1000 y te da 30 días para pagar. Esos $1000 ahora son parte de tus AP hasta que pagues la factura.

Lo que significan

Las AP se enfocan en administrar tu dinero saliente. Te ayudan a hacer un seguimiento de las facturas, planificar tu flujo de caja y lograr un equilibrio entre lo que debes y lo que hay en tu cuenta bancaria.

Cuentas por cobrar

¿Qué son?

Las AR son lo opuesto a las AP: son el dinero que tus clientes te deben por productos o servicios que ya has entregado.

¿Por qué son importantes?

Las AR son dinero que tu empresa está esperando a que se le pague. Hacer un seguimiento de las AR es importante porque necesitas ese dinero para pagar tus propias facturas, cubrir gastos y expandirte. Si los clientes no pagan a tiempo, eso puede crear problemas para tu flujo de caja.

Ejemplo

Imagina que diriges un negocio de catering y entregas comida para la fiesta de una empresa. Envías a la empresa una factura por $2500 y le das 30 días para pagar. Hasta que recibas el pago, esos $2500 son parte de tus AR.

Lo que significan

Las AR se centran en gestionar el dinero que se te debe. Te ayudan a mantenerte organizado, hacer un seguimiento de las facturas vencidas y garantizar que tu empresa tenga suficiente efectivo cuando lo necesites.

En qué se diferencian

Las AP son dinero que sale, lo que su empresa le debe a otros. Las AR son dinero que entra, lo que otros le deben a tu empresa. Ambas son igualmente importantes. La gestión de las AP de forma eficaz mantiene contentos a tus proveedores y a tu negocio funcionando sin problemas. La gestión eficaz de las AR garantiza que te paguen por el trabajo realizado. Un negocio exitoso encuentra el equilibrio adecuado entre las dos para mantenerse financieramente saludable.

¿Por qué es importante hacer un seguimiento tanto de las cuentas por pagar como de las cuentas por cobrar?

El seguimiento de las cuentas por pagar y de las cuentas por cobrar es importante para mantener el control de tu empresa. A continuación se explica por qué son importantes:

¿Por qué son importantes las cuentas por pagar?

Protegen tu reputación

Cuando pagas constantemente a tus proveedores y vendedores a tiempo, generas confianza. Estarán más dispuestos a ofrecerte mejores condiciones, priorizar tus pedidos o darte el beneficio de la duda si tienes dificultades. Pagar tarde o no hacer un seguimiento de lo que debes puede dañar rápidamente estas relaciones.

Te dan espacio para respirar

Administrar las AP adecuadamente significa que puedes aprovechar los términos de crédito. En lugar de pagar todo de inmediato, puedes repartir los pagos y tener más dinero disponible para necesidades u oportunidades inesperadas.

Detienen las fugas

La falta de pagos puede dar lugar a cargos por pagos atrasados, pérdida de descuentos o incluso problemas legales. Por el contrario, pagar de más una factura o pagar dos veces debido a un mal seguimiento es lo mismo que tirar el dinero. Observar atentamente las AP te salva de estos costosos errores.

¿Por qué son importantes las cuentas por cobrar?

Tendrás dinero en efectivo en tu bolsillo

Las ventas no significan mucho si no te pagan. El seguimiento de las AR aclara quién te debe dinero, cuánto y cuándo puedes esperar que te paguen. Si no haces un seguimiento, es posible que los clientes no paguen y tus ingresos no se materialicen.

Mantienen el funcionamiento de la empresa

Las AR son tu efectivo entrante. Sin él, no puedes pagar las facturas, a tu personal ni invertir en el negocio. Si tus clientes no pagan a tiempo, lo sentirás en todas partes de tus operaciones.

Te muestran en quién puedes confiar

Al realizar un seguimiento de las AR, detectarás patrones sobre quién paga a tiempo y quién no. Esa información puede ayudarte a tomar decisiones más inteligentes sobre a quién otorgar crédito en el futuro y cómo evitar clientes riesgosos.

¿Por qué trabajan juntas?

Las AP y las AR están estrechamente vinculadas. Si no trabajan en conjunto, la empresa puede enfrentar más desafíos.

Ejemplo

• Si no estás cobrando las AR, no tendrás suficiente efectivo para pagar las AP.

• Si no gestionas las AP, es posible que no priorices los pagos correctamente. Es posible que te quedes luchando para cubrir los gastos mientras esperas las facturas vencidas.

Al realizar el seguimiento de ambas, puedes hacer lo siguiente:

• Planifica con anticipación: Puedes saber cuándo se acercan las fechas de vencimiento de las facturas grandes y si tendrás el efectivo disponible para cubrirlas.

• Mantente flexible: Puedes detectar problemas desde el principio, como un cliente que se retrasa en el pago o un proveedor que podría necesitar que pagues antes de lo esperado.

• Haz movimientos más inteligentes: Programa tus AP y AR para negociar mejores condiciones de pago, planificar cuándo realizar compras y decidir cuándo ofrecer descuentos por pagos anticipados.

El panorama general

El seguimiento de las AP y AR consiste en saber dónde está tu dinero en un momento dado: qué entra, qué sale y cómo encajan esas piezas.

Cómo Stripe puede ayudar a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar

Además de ser un procesador de pagos, Stripe es una herramienta poderosa que puede simplificar la forma en que las empresas administran las AP y las AR. Así es como ayuda con ambas.

Cómo ayuda Stripe con las cuentas por cobrar

Pagos más rápidos de los clientes

Stripe facilita a las empresas la aceptación de pagos a través de múltiples métodos, como tarjetas de crédito, transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), Apple Pay y Google Pay. Cuanto más sencillo sea el pago para los clientes, más rápido podrás obtener tu dinero.

Facturación automatizada

Las herramientas de facturación de Stripe te permiten generar y enviar facturas profesionales y personalizables en cuestión de minutos. También hacen un seguimiento de cuándo se paga o se vence una factura, por lo que no tendrás que hacer un seguimiento de la factura manualmente.

Facturación recurrente más sencilla

Para las empresas con modelos de suscripción o servicios continuos, Stripe automatiza los pagos recurrentes. Tú estableces las condiciones y Stripe te facilita el cobro puntual sin que tengas que perseguir a los clientes.

Seguimientos y gestión de reclamación de pagos

Stripe puede enviar recordatorios automáticos para facturas vencidas, lo que te evita tener que hacer un seguimiento manual de los pagos atrasados. En el caso de los servicios de suscripción, también puede reintentar los pagos fallidos y notificar a los clientes sobre problemas de pago para reducir la pérdida de clientes.

Seguimiento de las AR en tiempo real

Con el Dashboard de Stripe, puedes ver exactamente cuánto dinero se te debe, qué pagos están pendientes y cuándo puedes esperar fondos en tu cuenta. Esta visibilidad en tiempo real te ayuda a planificar tu flujo de caja.

¿Cómo ayuda Stripe con las cuentas por pagar?

Sistemas de pago integrados para vendedores

Si usas Stripe para pagar a proveedores o contratistas, este realiza un seguimiento de estas transacciones junto con los pagos recibidos. Esta vista consolidada le ayuda a administrar las AP y AR en un solo lugar.

Transferencias simplificadas

Stripe Connect te permite enviar transferencias a proveedores, trabajadores autónomos o socios de marketplace de forma rápida y sencilla. También admite la programación automática para que los pagos se envíen a tiempo.

Seguimiento de gastos

Para las empresas con relaciones con proveedores que involucran cargos recurrentes (por ejemplo, suscripciones de software), Stripe puede registrar automáticamente los pagos salientes para ayudar con el seguimiento de las AP.

Informes detallados

Stripe genera informes detallados de todas las transacciones salientes y entrantes, lo que facilita la conciliación de las cuentas y evita pagos perdidos o duplicados.

Cómo Stripe une las AP y las AR

Información sobre el flujo de caja

El Dashboard de Stripe aclara tu flujo financiero, es decir, cuánto dinero entra y sale. Esto te ayuda a anticipar posibles brechas de flujo de caja y planificar en consecuencia.

Automatización para reducir el trabajo manual

Al automatizar la generación de facturas, el cobro de pagos y las transferencias a vendedores, Stripe reduce la necesidad de realizar un seguimiento manual. Esto puede minimizar los errores y liberar tiempo para que puedas centrarte en prioridades más importantes.

Integraciones sencillas

Stripe funciona con herramientas de contabilidad conocidas, como QuickBooks, Xero y NetSuite, para que puedas sincronizar automáticamente los datos de AP y AR. Esto puede garantizar que tus registros financieros sean precisos y estén actualizados.

Capacidades globales

Stripe admite numerosas monedas y métodos de pago, lo que facilita a las empresas que operan a nivel internacional el manejo de AP y AR a través de las fronteras sin necesidad de hacer malabarismos con varias plataformas.

¿Cuáles son los desafíos comunes en la gestión de cuentas por pagar y por cobrar?

La gestión de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar conlleva sus propias complejidades. Estos son algunos de los retos a los que se enfrentan las empresas.

Desafíos en la gestión de cuentas por pagar

Realizar el seguimiento de plazos

Cuando las facturas se acumulan, es fácil perder de vista las fechas de vencimiento de los pagos, especialmente si trabajas con muchos proveedores. Un pago atrasado puede no parecer significativo, pero puede dar lugar a cargos por pago atrasado o dañar tu relación con un proveedor clave.

Pagar demasiado pronto o demasiado tarde

El tiempo lo es todo. Si pagas demasiado pronto, podrías agotar tus reservas de efectivo antes de lo necesario. Si pagas demasiado tarde, podrías perder descuentos por pronto pago o perder la confianza de los proveedores.

Detectar errores antes de que te cuesten

Las facturas no siempre son perfectas. A veces contienen sobrecargos, cargos dobles o incluso intentos de fraude. Si no detectas estos problemas antes de que se envíen los pagos, podrías estar tirando dinero sin muchos recursos para recuperar esos fondos.

Gestionar de las relaciones con los vendedores

No todos los proveedores son iguales. Algunos son clave para tus operaciones, mientras que otros no lo son tanto. Pagar las facturas a tiempo es importante, pero saber a quién priorizar y cómo mantener esas relaciones sólidas también es clave.

Desafíos en la gestión de cuentas por cobrar

Recibir el pago a tiempo

Perseguir los pagos atrasados puede ser una de las partes más frustrantes de administrar un negocio. Cada día que un cliente no paga es un día en el que tu flujo de caja disminuye, lo que puede crear un efecto dominó en toda tu operación.

Gestionar disputas

Resolver disputas de facturas requiere tiempo y energía que podrías dedicar al crecimiento de tu negocio o a las operaciones principales.

Prevenir deudas incobrables

Si no tienes cuidado con quién extiendes el crédito, podrías terminar con facturas impagas que nunca cobrarás. Esas deudas incobrables perjudican tus ganancias, pierden tiempo y agotan los recursos.

Equilibrar los seguimientos sin dañar las relaciones

Hacer un seguimiento de los pagos atrasados puede ser incómodo, por lo que es importante encontrar el tono y el momento adecuados para los recordatorios.

Desafíos en el equilibrio de las cuentas por pagar y por cobrar

Plazos de pago no coincidentes

Un problema común son los plazos. Por ejemplo, es posible que le debas a tus proveedores en 30 días, pero tus clientes no te paguen por 60. Ese desajuste puede dejarte luchando para cubrir las facturas, incluso si tu negocio es rentable.

Escasez de flujo de caja

Todo puede parecer correcto sobre el papel, pero si los pagos de los clientes no llegan antes de la fecha de vencimiento de sus facturas, eso es un problema.

Mantención de la organización

Si no haces un buen seguimiento de las AP y AR juntas, es posible que pierdas de vista el panorama general. Es posible que pagues las facturas sin darte cuenta de que te estás quedando sin efectivo o que esperes demasiado tiempo para hacer un seguimiento de las facturas vencidas porque estás ocupado resolviendo problemas en otro lugar.

¿Por qué son importantes estos desafíos?

La mala gestión de las AP o AR puede convertirse en problemas mayores. La falta de pago a un proveedor podría interrumpir tus operaciones. Un cliente que paga tarde podría dejarte sin efectivo para cubrir la nómina.

¿Qué pueden hacer las empresas?

• Enfócate en los plazos: Alinea tus condiciones de pago con proveedores y clientes tanto como sea posible para minimizar las brechas en el flujo de caja. Si tu proveedor te da 30 días para pagar, intenta que tus clientes te paguen en el mismo plazo.

• Toma en serio los seguimientos: No dejes pasar las facturas vencidas. Haz un seguimiento regular, firme y profesional. Cuanto antes actúes, mayores serán tus posibilidades de cobrar.

• Usa herramientas, no conjeturas: Las hojas de cálculo solo pueden llevarte hasta cierto punto. Invierte en un software de contabilidad que realice un seguimiento de las AP y las AR en tiempo real para saber siempre lo que entra, lo que sale y cuándo.

• Crea un colchón: Mantén una reserva de efectivo para cuando ocurran problemas con los plazos. Esta red de seguridad puede salvarte de luchar durante una crisis.

• Mantén la comunicación abierta: Ya sea que estés trabajando con proveedores o clientes, la comunicación honesta puede resolver muchos problemas antes de que se intensifiquen.