Les factures pro forma et les devis prêtent souvent à confusion. C’est pourquoi le gouvernement espagnol a publié plusieurs journaux officiels pour clarifier les questions courantes sur les réglementations qui régissent ces documents. Par exemple, dans le Journal officiel de l’État de janvier 2024, le ministère des Finances et de la Fonction publique a indiqué que les factures pro forma ne sont pas acceptées comme preuve de paiement.

Par ailleurs, aucun de ces documents n’est valable à des fins fiscales. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas être utilisés pour régler des impôts auprès de l’Agence fiscale espagnole (AEAT) ni servir de justificatif de dépenses déductibles.

Cependant, les factures pro forma et les devis sont tous deux juridiquement valables. Bien qu’il s’agisse de documents informatifs sans incidence fiscale, ils peuvent avoir des conséquences juridiques. C’est pourquoi le gouvernement espagnol recommande couramment leur utilisation. Par exemple, le Centre européen des consommateurs en Espagne (CEC-Espagne) a conseillé de demander une facture pro forma avant d’effectuer un voyage.

En raison des différences entre ces documents, il est important de choisir celui qui convient en fonction de la nature de la transaction. Dans cet article, nous expliquons comment gérer les factures pro forma et les devis dans le cadre de propositions commerciales adressées à des clients. Vous éviterez ainsi des erreurs administratives et protégerez votre entreprise.

Points clés

• Les factures pro forma sont des brouillons de factures ordinaires qui informent les clients des transactions à venir.
  
• Les devis sont des propositions commerciales que les clients peuvent accepter ou refuser.
  
• Les factures pro forma et les devis ne sont pas valables à des fins fiscales, mais peuvent être valables à des fins juridiques.
  
• Il existe des différences significatives entre les factures pro forma et les devis, notamment en ce qui concerne le contenu et le moment d’émission.
  
• Une facture pro forma peut être convertie en facture fiscalement valable en suivant une série d’étapes.
  

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

Une facture pro forma est une facture informative qui renseigne le client sur une transaction à venir. Contrairement aux autres factures, elle n’a pas d’incidence fiscale. Bien qu’une facture pro forma indique généralement le prix d’une vente, elle n’oblige pas le destinataire à régler le montant.

En résumé, une facture pro forma est un brouillon ou un exemple de facture. Elle est couramment utilisée dans des secteurs tels que la restauration et chez les entreprises qui facturent des clients étrangers. Ces entreprises peuvent utiliser des factures pro forma pour informer les douaniers de la valeur des marchandises.

Qu’est-ce qu’un devis ?

Un devis est un document non valable à des fins fiscales qui fournit des informations commerciales au destinataire d’une transaction. Il s’agit d’une proposition commerciale que le client doit accepter avant que l’entreprise fournisse des biens ou des services. C’est pourquoi le montant final de la facture peut différer du prix initial indiqué dans le devis.

Les devis n’obligent pas le client à payer. Cependant, un devis accepté peut mener sur une relation contractuelle qui, elle, implique un paiement. Les devis sont courants dans des secteurs tels que la construction, la rénovation, les réparations et les services en ligne (par exemple, la création de sites e-commerce).

Différences entre les factures pro forma et les devis

Les factures pro forma et les devis partagent certaines caractéristiques, comme l’absence de validité fiscale et l’émission préalable à la livraison des biens ou services. Ce sont pourtant des documents très différents. Voici quelques-unes de ces différences :

• Contenu type
  Puisque les factures pro forma confirment les détails d’une transaction, leur contenu (comme la date d’émission et le détail des prix) est pratiquement identique à celui des factures finales correspondantes. En revanche, les devis sont élaborés avec plus de souplesse et détaillent généralement des éléments tels que les fournitures ou les matériaux qui seront utilisés.
  
• Mention légale
  Étant donné que les factures pro forma sont similaires aux factures finales, il est obligatoire d’ajouter la mention « facture pro forma » dans l’en-tête du document lorsqu’une facture pro forma est utilisée pour documenter des offres commerciales à l’exportation. Comme indiqué dans le Guide des procédures et des documents d’exportation, préparé par l’Institut espagnol du commerce extérieur (ICEX), l’objectif de cette mention est d’indiquer explicitement qu’il ne s’agit pas de factures finales. Bien que cela soit moins important lors de la préparation de devis, l’inclusion de la mention « devis » au niveau de l’en-tête du document est une pratique courante dans les entreprises espagnoles.
  
• Modifications du montant
  En général, le montant indiqué sur une facture pro forma ne diffère pas de celui figurant sur la facture définitive. En revanche, le montant indiqué sur un devis subit généralement des modifications en fonction des matériaux utilisés et des heures de travail réelles.
  
• Moment d’émission
  Lorsqu’une entreprise utilise les deux documents, les devis sont généralement établis avant les factures pro forma. Les devis font partie de la phase initiale d’une transaction, au cours de laquelle des négociations avec le client ont souvent lieu. Une fois qu’un accord est conclu entre les deux parties, les conditions définitives sont reprises dans la facture pro forma (par exemple, le montant).
  

Vous trouverez ci-dessous un récapitulatif des différences entre les devis et les factures pro forma :

Comment convertir une facture pro forma en facture

Bien que la réglementation en vigueur ne régisse pas spécifiquement les factures pro forma, ces documents contiennent généralement des informations similaires à celles des factures ordinaires. Cela inclut les informations du client, les descriptions détaillées des transactions et les montants détaillés.

Toutefois, ces similitudes ne font pas des factures pro forma des équivalents des factures ordinaires. Pour qu’une facture pro forma acquière une pleine validité fiscale, le processus de conversion suivant doit être effectué :

• Supprimer ou modifier la mention
  Tout d’abord, supprimez la mention « facture pro forma » ou remplacez-la par la mention appropriée, selon le type de facture. Par exemple, si le client paie à l’avance, incluez une mention spécifique identifiant le document comme une « facture d’acompte ». Cela est obligatoire si la facture est émise via TicketBAI.
  
• Ajouter ou modifier la numérotation
  Les factures pro forma n’ont pas à être numérotées. Si elles le sont, c’est uniquement à des fins de contrôle interne. Cependant, la numérotation est l’une des informations les plus importantes de la facture finale. Une facture doit comporter un numéro, et éventuellement une série, qui l’identifie dans un ordre séquentiel et chronologique.
  
• Modifier la date
  Si la date d’émission de la facture pro forma ne correspond pas à celle de la facture finale, mettez-la à jour pour refléter avec précision la date à laquelle la transaction ou le prépaiement a eu lieu.
  
• Enregistrer la facture
  Avant d’enregistrer le document et de le convertir en facture ordinaire, vérifiez les informations fiscales, notamment le numéro fiscal (NIF) et la TVA détaillée. Cette étape ne nécessite aucune intervention manuelle si l’entreprise utilise Stripe Tax, un outil qui applique automatiquement les taux de TVA espagnols et ceux d’autres pays pour calculer et collecter les impôts sur les transactions Stripe. De plus, il permet aux entreprises de vérifier automatiquement les numéros de TVA intracommunautaire de leurs clients pour appliquer les exonérations fiscales ou les autoliquidations de la TVA appropriées.
  

Comment Stripe peut aider à gérer les factures pro forma et les devis

La bonne gestion des factures pro forma et des devis est importante, car ils deviennent juridiquement valables lorsque les clients les acceptent ou les signent. Dans de nombreux cas, les entreprises remettent ces documents à des clients potentiels, il est donc essentiel d’éviter les erreurs lors de leur traitement. Cela peut contribuer à instaurer un climat de confiance et à augmenter les revenus.

Pour accélérer l’émission des factures pro forma et des devis, Stripe App Marketplace offre un accès à une vaste bibliothèque d’outils de facturation. Par exemple, Billit est une plateforme de facturation électronique qui permet de créer des factures pro forma et des devis. Il est également possible de générer des factures d’acompte, ce qui permet aux clients de payer en avance les matériaux nécessaires à leurs projets.

Par ailleurs, Invopop permet d’attribuer le libellé « pro forma » aux factures. Une fois les factures reçues, vos clients peuvent les accepter ou les rejeter directement, ce qui accélère la formalisation des accords.

Les factures pro forma et les devis servent tous deux de base à l’émission ultérieure des factures définitives. Pour éviter tout problème, comme des pénalités de l’AEAT ou des réclamations de clients, il est important de vérifier que toutes les données saisies sont correctes. Pour ce faire, il convient de limiter ou de supprimer les retranscriptions manuelles d’informations.

Les plateformes de paiement automatisées, comme Stripe Payments, permettent d’éliminer les tâches manuelles dans tous les processus d’émission de factures, d’encaissement et de rapprochement des paiements. Cela peut se traduire par des encaissements plus rapides : de nombreux clients règlent leurs factures Stripe dans les premières 24 heures.

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