Las facturas proforma y los presupuestos generan confusión con frecuencia. Por ello, el Gobierno español ha publicado varios boletines oficiales para aclarar dudas comunes sobre la normativa que rige estos documentos. Por ejemplo, en el Boletín oficial del Estado de enero de 2024, el Ministerio de Hacienda y Función Pública indicó que las facturas proforma no se aceptan como prueba de pago.

Además, ninguno de estos documentos tiene validez fiscal. Esto significa que no se pueden usar para liquidar impuestos ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ni para acreditar gastos deducibles.

Sin embargo, tanto las facturas proforma como los presupuestos tienen validez legal. A pesar de ser documentos informativos sin implicaciones fiscales, pueden tener consecuencias legales. Por este motivo, es habitual que el Gobierno español recomiende su uso. Por ejemplo, el Centro Europeo del Consumidor en España (CEC-España) aconsejó solicitar una factura proforma antes de completar un viaje.

Debido a las diferencias entre estos documentos, es importante elegir el adecuado según la naturaleza de la transacción. En este artículo, explicamos cómo gestionar facturas proforma y presupuestos a la hora de entregar ofertas comerciales a los clientes. Esto puede ayudar a evitar errores administrativos y proteger tu empresa.

Aspectos clave

• Las facturas proforma son borradores de facturas ordinarias que informan a los clientes sobre transacciones futuras.
  
• Los presupuestos son ofertas comerciales que los clientes pueden aceptar o rechazar.
  
• Las facturas proforma y los presupuestos no tienen validez fiscal, pero sí pueden tener validez legal.
  
• Existen diferencias significativas entre las facturas proforma y los presupuestos, como el contenido y el momento de entrega.
  
• Una factura proforma se puede convertir en una factura con validez fiscal, si se sigue una serie de pasos.
  

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una factura informativa que proporciona al cliente información sobre una transacción futura. A diferencia de otras facturas, no tiene implicaciones fiscales. Aunque una factura proforma generalmente indica el precio de una venta, no obliga al destinatario a pagar el importe.

En resumen, una factura proforma es un borrador o ejemplo de factura. Se usa con frecuencia en negocios como restaurantes y aquellos que facturan a clientes extranjeros. Estas empresas pueden usar facturas proforma para informar a los funcionarios de aduanas sobre el valor de los bienes.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un documento que no tiene validez fiscal y proporciona información comercial al destinatario de una transacción. Es una propuesta de oferta comercial que el cliente debe aceptar antes de que la empresa entregue bienes o servicios. Por este motivo, el importe final de la factura puede diferir del precio inicial indicado en el presupuesto.

Los presupuestos no obligan al cliente a pagar. Sin embargo, un presupuesto aprobado puede iniciar una relación contractual que sí requiere pago. Los presupuestos son habituales en sectores como la construcción, la reforma, las reparaciones y los servicios en línea (p. ej., creación de sitios web de comercio electrónico).

Diferencias entre las facturas proforma y los presupuestos

Las facturas proforma y los presupuestos comparten algunas características, como la falta de validez fiscal y la emisión previa a la entrega de bienes o servicios. Sin embargo, en realidad son documentos muy diferentes. A continuación, se presentan algunas de las diferencias:

• Contenido habitual
  Dado que las facturas pro forma confirman los detalles de la transacción, su contenido (p. ej., fecha de emisión y precios por partida) es prácticamente idéntico al de las facturas definitivas correspondientes. En cambio, los presupuestos se elaboran con mayor flexibilidad y suelen detallar aspectos como los suministros o materiales que se utilizarán.
  
• Declaración legal
  Dado que las facturas proforma son similares a las facturas definitivas, es obligatorio añadir la mención «factura proforma» en el encabezado del documento cuando se utiliza una factura proforma para documentar ofertas de comercio de exportación. Como se indica en la Guía de procedimientos y documentos de exportación, elaborada por el Instituto Español de Comercio Exterior (ICEX), el propósito de esta mención es indicar explícitamente que no se trata de facturas definitivas. Aunque esto no es tan relevante a la hora de elaborar presupuestos, incluir la mención «presupuesto» en el encabezado del documento es una práctica habitual entre las empresas españolas.
  
• Modificaciones del importe
  Por lo general, el importe que figura en una factura proforma no difiere del que aparece en la factura definitiva. En cambio, el importe de un presupuesto sí suele sufrir modificaciones, en función de los materiales utilizados y las horas de trabajo reales.
  
• Momento de entrega
  Si una empresa utiliza ambos documentos, los presupuestos se elaboran generalmente antes que las facturas proforma. Los presupuestos forman parte de la etapa inicial de una transacción, en la que suele haber cierta negociación con el cliente. Una vez que ambas partes llegan a un acuerdo, los términos definitivos se reflejan en la factura proforma (p. ej., el importe).
  

A continuación, presentamos un resumen de las diferencias entre los presupuestos y las facturas proforma:

Cómo convertir una factura proforma en una factura

Aunque la normativa vigente no regula específicamente las facturas proforma, estos documentos suelen incluir información similar a la de las facturas ordinarias. Esto incluye información del cliente, descripciones detalladas de las transacciones e importes desglosados.

Sin embargo, estas similitudes no hacen que las facturas proforma sean iguales a las facturas ordinarias. Para que las facturas proforma adquieran plena validez fiscal, debe llevarse a cabo el siguiente proceso de conversión:

• Eliminar o modificar la mención
  En primer lugar, elimina la mención «factura proforma» o sustitúyela por la mención adecuada, según el tipo de factura. Por ejemplo, si el cliente paga por adelantado, incluye una mención específica que identifique el documento como «factura de adelanto». Esto es obligatorio si la factura se emite a través de TicketBAI.
  
• Añadir o modificar la numeración
  Las facturas proforma no tienen que estar numeradas. Si lo están, es solo para fines de control interno. Sin embargo, la numeración es uno de los datos más importantes de la factura final. Una factura debe tener un número (y, opcionalmente, una serie) que la identifique en orden secuencial y cronológico.
  
• Cambiar la fecha
  Si la fecha de emisión de la factura proforma no coincide con la de la factura final, actualízala para reflejar con precisión cuándo ocurrió la transacción o el pago por adelantado.
  
• Registrar la factura
  Antes de registrar el documento y convertirlo en una factura ordinaria, verifica la información fiscal, como el Número de Identificación Fiscal (NIF) y el impuesto al valor agregado (IVA) desglosado. Este paso no requiere intervención manual si la empresa usa Stripe Tax, una herramienta que aplica automáticamente las tasas de IVA de España y otros países para calcular y cobrar impuestos en las transacciones de Stripe. Además, permite a las empresas verificar automáticamente los números de IVA intracomunitario de los clientes para aplicar las exenciones fiscales o las inversiones del sujeto pasivo correspondientes.
  

Cómo Stripe puede ayudar a gestionar facturas proforma y presupuestos

Gestionar correctamente las facturas proforma y los presupuestos es importante porque adquieren validez legal cuando los clientes los aceptan o firman. En muchos casos, las empresas entregan estos documentos a clientes potenciales, por lo que es importante evitar errores a la hora de procesarlos. Esto puede ayudar a generar confianza y aumentar los ingresos.

Para agilizar la emisión de facturas proforma y presupuestos, el Stripe App Marketplace ofrece acceso a una extensa biblioteca de herramientas de facturación. Por ejemplo, Billit es una plataforma de facturación electrónica que permite crear facturas proforma y presupuestos. También puedes generar facturas de adelanto que permiten a los clientes pagar por anticipado los materiales necesarios para completar los proyectos.

Además, Invopop permite asignar la etiqueta «proforma» a las facturas. Una vez recibidas, tus clientes pueden aceptarlas o rechazarlas directamente, lo que agiliza la formalización de los acuerdos.

Tanto las facturas proforma como los presupuestos sirven de base para la posterior emisión de facturas definitivas. Para evitar problemas, como sanciones de la AEAT o reclamaciones de clientes, es importante verificar que todos los datos ingresados sean correctos. Esto se logra mediante la limitación o eliminación de las transcripciones manuales de información.

Las plataformas de pago automatizadas, como Stripe Payments, pueden eliminar las tareas manuales en todos los procesos de emisión de facturas, cobro y conciliación de pagos. Esto puede resultar en cobros más rápidos, con muchos clientes que pagan las facturas de Stripe en las primeras 24 horas.

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