Les factures pro forma et les devis prêtent souvent à confusion. C’est pourquoi le gouvernement espagnol a publié des articles dans plusieurs journaux officiels pour clarifier les questions courantes sur les réglementations régissant ces documents. Par exemple, dans le Journal officiel de l’État de janvier 2024, le ministère des Finances et de la Fonction publique a déclaré que les factures pro forma ne sont pas acceptées comme preuve de paiement.

De plus, aucun de ces documents n’est valide à des fins fiscales. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas être utilisés pour régler des impôts auprès de l’Agence fiscale espagnole (AEAT) ni pour justifier des dépenses déductibles.

Cependant, les factures pro forma et les devis sont juridiquement valides. Bien qu’il s’agisse de documents informatifs sans incidence fiscale, ils peuvent avoir des conséquences juridiques. C’est pourquoi il est courant que le gouvernement espagnol recommande leur utilisation. Par exemple, le Centre européen des consommateurs en Espagne (CEC-Espagne) a conseillé de faire la requête d’une facture pro forma avant de finaliser un voyage.

En raison des différences entre ces documents, il est important de choisir celui qui convient en fonction de la nature de la transaction. Dans cet article, nous expliquons comment gérer les factures pro forma et les devis lors de la remise d’offres commerciales aux clients. Cela peut permettre d’éviter des erreurs administratives et de protéger votre entreprise.

Points clés à retenir

• Les factures pro forma sont des brouillons de factures ordinaires qui informent les clients des transactions à venir.
  
• Les devis sont des offres commerciales que les clients peuvent accepter ou refuser.
  
• Les factures pro forma et les devis ne sont pas valides à des fins fiscales, mais peuvent l’être à des fins juridiques.
  
• Il existe des différences importantes entre les factures pro forma et les devis, notamment en ce qui concerne le contenu et le moment de remise.
  
• Une facture pro forma peut être convertie en facture fiscalement valide en suivant une série d’étapes.
  

Qu’est-ce qu’une facture pro forma?

Une facture pro forma est une facture informative qui fournit au client des renseignements sur une transaction future. Contrairement aux autres factures, elle n’a aucune incidence fiscale. Bien qu’une facture pro forma indique généralement le prix d’une vente, elle n’oblige pas le destinataire à payer le montant.

En bref, une facture pro forma est un brouillon ou un exemple de facture. Elle est couramment utilisée dans le milieu de la restauration ou par les entreprises qui facturent une clientèle étrangère. Ces entreprises peuvent utiliser des factures pro forma pour informer les agents des douanes de la valeur des marchandises.

Présentation d’un devis

Un devis est un document qui n’est pas valide à des fins fiscales et qui fournit des informations commerciales au destinataire d’une transaction. Il s’agit d’une proposition d’offre commerciale que le client doit accepter avant que l’entreprise fournisse des biens ou des services. Pour cette raison, le montant final de la facture peut différer du prix initial indiqué dans le devis.

Les devis n’obligent pas le client à payer. Cependant, un devis approuvé peut engager une relation contractuelle qui, de son côté, requiert un paiement. Les devis sont courants dans des secteurs comme ceux de la construction, de la rénovation, des réparations et des services en ligne (p. ex. la création de sites Web pour le commerce électronique).

Différences entre les factures pro forma et les devis

Les factures pro forma et les devis partagent certaines caractéristiques, comme l’absence de validité fiscale et l’émission avant la livraison des biens ou des services. Cependant, ce sont en réalité des documents très différents. Voici quelques-unes de leurs différences :

• Contenu typique
  Puisque les factures pro forma confirment les détails d’une transaction, leur contenu (p. ex. la date d’émission et les prix détaillés) est pratiquement identique à celui des factures finales correspondantes. En revanche, les devis sont préparés avec plus de flexibilité et détaillent généralement des fonctionnalités, comme les fournitures ou les matériaux qui seront utilisés.
  
• Mention juridique
  Étant donné que les factures pro forma sont similaires aux factures finales, il est obligatoire d’ajouter la mention « facture pro forma » dans l’en-tête du document lorsqu’une facture pro forma est utilisée pour documenter des offres commerciales à l’exportation. Comme indiqué dans le Guide des procédures et des documents d’exportation, préparé par l’Institut espagnol du commerce extérieur (ICEX), l’objectif de cette mention est d’indiquer explicitement qu’il ne s’agit pas de factures finales. Bien que cela soit moins important lors de la préparation de devis, l’inclusion de la mention « devis » au niveau de l’en-tête du document est une pratique courante dans les entreprises espagnoles.
  
• Modifications du montant
  En général, le montant indiqué sur une facture pro forma ne diffère pas du montant indiqué sur la facture finale. En revanche, le montant indiqué sur un devis fait généralement l’objet de modifications, selon les matériaux utilisés et les heures de travail effectives.
  
• Moment de l’envoi
  Si une entreprise utilise les deux documents, les devis sont généralement préparés avant les factures pro forma. Les devis font partie de la phase initiale d’une transaction, au cours de laquelle il y a souvent des négociations avec le client. Une fois que les deux parties parviennent à un accord, les conditions finales sont reflétées sur la facture pro forma (p. ex. le montant).
  

Ci-dessous, nous vous présentons un résumé des différences entre les devis et les factures pro forma :

Comment convertir une facture pro forma en une vraie facture

Bien que la réglementation actuelle ne régisse pas précisément les factures pro forma, ces documents comprennent habituellement des données similaires à celles des factures ordinaires. Cela inclut des informations sur le client, des descriptions élaborées des transactions ainsi que des montants détaillés.

Toutefois, ces similitudes ne font pas des factures pro forma l’équivalent des factures ordinaires. Pour que les factures pro forma acquièrent une pleine validité fiscale, le processus de conversion suivant doit avoir lieu :

• Supprimer ou modifier la mention
  Commencez par supprimer la mention « facture pro forma » ou remplacez-la par la mention appropriée, en fonction du type de facture. Par exemple, si le client paie à l’avance, incluez une mention précis qui trouve le document comme une « facture d’avance ». Cela est obligatoire si la facture est émise par l’intermédiaire de TicketBAI.
  
• Ajouter ou modifier la numérotation
  Les factures pro forma n’ont pas à être numérotées. Si elles le sont, c’est uniquement à des fins de contrôle interne. Cependant, la numérotation est l’une des informations les plus importantes de la facture finale. Une facture doit posséder un numéro et, facultativement, une série de chiffres qui le trouve dans un ordre séquentiel et chronologique.
  
• Modifier la date
  Si la date d’émission de la facture pro forma ne correspond pas à celle de la facture finale, mettez-la à jour pour refléter avec précision la date à laquelle la transaction ou le paiement d’avance a eu lieu.
  
• Enregistrer la facture
  Avant d’enregistrer le document et de le convertir en facture ordinaire, vérifiez les informations fiscales, comme le numéro d’identification fiscale (NIF) et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) détaillée. Cette étape ne nécessite aucune intervention manuelle si l’entreprise utilise Stripe Tax, un outil qui applique automatiquement les taux de TVA de l’Espagne et d’autres pays pour calculer et percevoir les taxes sur les transactions Stripe. De plus, il permet aux entreprises de vérifier automatiquement les numéros de TVA intracommunautaires des clients pour appliquer les exemptions fiscales ou les taxes au preneur appropriées.
  

Comment Stripe peut aider à gérer les factures pro forma et les devis

La gestion adéquate des factures pro forma et des devis est importante, car ces documents deviennent juridiquement valides lorsque les clients les acceptent ou les signent. Dans de nombreux cas, les entreprises remettent ces documents à des clients potentiels; il est donc important d’éviter les erreurs lors de leur traitement. Cela peut contribuer à renforcer la confiance et à augmenter les revenus.

Pour accélérer l’émission de factures pro forma et de devis, le Stripe App Marketplace offre l’accès à une vaste bibliothèque d’outils de facturation. Par exemple, Billit est une plateforme de facturation électronique qui vous permet de créer des factures pro forma et des devis. Vous pouvez également générer des factures d’avances permettant aux clients de payer en avance les matériaux nécessaires à la réalisation de projets.

De plus, Invopop vous permet d’attribuer l’étiquette « pro forma » aux factures. Après réception de celles-ci, vos clients peuvent directement les accepter ou les refuser, ce qui accélère la formalisation des ententes.

Les factures pro forma et les devis servent tous les deux de base pour l’émission ultérieure de factures finales. Pour éviter les problèmes, comme des pénalités de l’Agence étatique de l’administration fiscale (AEAT) ou des réclamations de clients, il est important de vérifier que toutes les données saisies sont correctes. Cela peut être accompli en limitant ou en éliminant les transcriptions manuelles des informations.

Les plateformes de paiement automatisées, comme Stripe Payments, peuvent éliminer les tâches manuelles dans tous les processus d’émission de factures, d’encaissement et de recouvrement des paiements. Cela peut entraîner des encaissements plus rapides, de nombreux clients payant les factures Stripe sous 24 heures.

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