Las facturas proforma y los presupuestos son documentos que suelen generar confusión. Prueba de ello es que el Gobierno ha publicado varios boletines oficiales en los que se han aclarado dudas habituales sobre su alcance normativo; por ejemplo, en este BOE de enero de 2024, el Ministerio de Hacienda y Función Pública matizó explícitamente que las facturas proforma no se admiten como justificantes de pago.

Esto se debe a que ninguno de estos documentos tiene validez fiscal, es decir, que no se pueden utilizar para liquidar impuestos ante la Agencia Tributaria ni para justificar un gasto deducible.

No obstante, tanto la factura proforma como el presupuesto tienen validez legal, lo que significa que, a pesar de ser documentos informativos sin efectos fiscales, sí que pueden conllevar consecuencias jurídicas. Por este motivo, es habitual que el Gobierno recomiende su uso, como hizo el Centro Europeo del Consumidor en España (CEC-España) cuando aconsejó solicitar la factura proforma antes de finalizar un viaje.

Debido a las diferencias entre estos documentos, es fundamental elegir el adecuado en función de la naturaleza de la operación. En esta guía, te explicaremos cómo gestionar una factura proforma o presupuesto a la hora de entregar ofertas comerciales a tus clientes para evitar errores administrativos y proteger tu negocio.

De un vistazo:

• Las facturas proforma son borradores de una factura ordinaria que informan a los clientes de próximas operaciones.
  
• Los presupuestos son propuestas comerciales que los clientes deben aceptar.
  
• Las facturas proforma y los presupuestos no son válidos a efectos fiscales, pero lo pueden ser a nivel legal.
  
• Hay diferencias significativas entre las facturas proforma y los presupuestos, como el contenido y el momento de la entrega.
  
• Una factura proforma se puede convertir en una factura con validez fiscal siguiendo una serie de pasos.
  

Qué es una factura proforma

Una factura proforma es un documento comercial informativo cuyo propósito es proporcionar datos al cliente sobre una operación futura. Por lo tanto, a diferencia de otras facturas, no tiene efectos fiscales. Aunque por norma general una factura proforma indica el precio de una venta, este documento no obliga al destinatario a abonar el importe.

En definitiva, la factura proforma se considera un borrador o ejemplo de la factura. Su uso es habitual en negocios como restaurantes, así como en empresas que facturan a clientes extranjeros y que pueden utilizarla para informar a los agentes aduaneros sobre el valor de la mercancía.

Qué es un presupuesto

Un presupuesto es un documento sin validez fiscal que facilita datos comerciales al destinatario de una operación. Se trata de una propuesta de oferta comercial que el cliente debe aceptar antes de que la empresa dé comienzo a la prestación del servicio. Por este motivo, es posible que el importe final de la factura varíe con respecto al precio inicial indicado en el presupuesto.

Los presupuestos tampoco conllevan obligación de pago, aunque su aprobación puede dar inicio a una relación contractual que sí la conlleve. Este tipo de documento es habitual en sectores como la construcción, las reformas, las reparaciones y las ventas de servicios online, como la creación de un e-commerce.

Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto

Si bien la factura proforma y el presupuesto comparten algunas características ―como la falta de validez fiscal y la emisión previa a la prestación del servicio o entrega del bien―, en realidad son documentos muy distintos. Veamos cuáles son las diferencias:

• Contenido habitual
  Dado que las facturas proforma confirman los datos de la operación, su contenido (como la fecha de expedición y los precios desglosados) es prácticamente idéntico al de las correspondientes facturas definitivas. Por el contrario, los presupuestos se elaboran con más libertad y suelen detallar aspectos como los insumos o materiales utilizados.
  
• Mención legal
  Como las facturas proforma son muy similares a las facturas, es obligatorio añadir la mención «factura proforma» en el encabezado si se utilizan para documentar ofertas comerciales de exportaciones. Tal como indica la Guía de trámites y documentos de exportación, elaborada por ICEX España Exportación e Inversiones, el objetivo de esta mención es indicar de forma explícita que no se trata de las facturas definitivas. Aunque este aspecto no es tan importante al elaborar presupuestos, incluir la mención «presupuesto» en la cabecera del documento es una práctica habitual entre las empresas españolas.
  
• Modificaciones del importe
  Por lo general, el importe que aparece en la factura proforma no varía con respecto al que se refleja en la factura definitiva. Por el contrario, el que se muestra en los presupuestos sí suele sufrir modificaciones en función de los materiales utilizados y las horas de trabajo reales.
  
• Momento de la entrega
  En caso de que se entreguen los dos documentos, el presupuesto siempre se elabora antes que la factura proforma, ya que corresponde a una fase inicial en la que incluso puede darse cierta negociación por parte del cliente. Una vez que ambas partes llegan a un acuerdo, las condiciones definitivas, como el importe, se reflejan en la factura proforma.
  

A modo de resumen, hemos elaborado una tabla que indica las diferencias entre el presupuesto y la factura proforma:

Cómo convertir una factura proforma en una factura

Aunque la normativa vigente no regula específicamente las facturas proforma, en la práctica suelen incluir casi los mismos datos que una factura ordinaria: la información identificativa del cliente, la descripción detallada de la operación y el importe desglosado.

Sin embargo, estas similitudes no convierten a las facturas proforma en facturas ordinarias. Para que las facturas proforma adquieran plena validez fiscal, hay que llevar a cabo el siguiente proceso de conversión:

• Eliminar o modificar la mención
  En primer lugar, elimina la mención «factura proforma» o sustitúyela por la que corresponda en función del tipo de factura que quieras generar. Por ejemplo, si el cliente paga por adelantado, es recomendable introducir una mención específica que identifique el documento como «factura de anticipo» ―un requisito obligatorio si emites la factura a través de TicketBAI―.
  
• Añadir o modificar la numeración
  Las facturas proforma no tienen que llevar numeración y, si lo hacen, es solo con fines de control interno. No obstante, este es uno de los datos más importantes de la factura definitiva, que debe contar con un número (y, opcionalmente, una serie) que la identifique por orden secuencial y cronológico.
  
• Actualizar la fecha
  Si la fecha de expedición de la factura proforma no coincide con la de la factura definitiva, debes actualizarla para que el documento refleje con precisión cuándo tuvo lugar la operación o el pago por adelantado.
  
• Contabilizar la factura
  Antes de contabilizar el documento para que se convierta en una factura como tal, asegúrate de que los datos fiscales son correctos, como tu NIF y el IVA desglosado. Este último paso no requiere intervención manual si utilizas Stripe Tax, una herramienta que aplica automáticamente los tipos de IVA de España y de otros países para calcular y cobrar los impuestos en tus transacciones de Stripe. Además, te permite comprobar de forma automática los números de IVA intracomunitarios de tus clientes para aplicar las exenciones de impuestos o inversiones del sujeto pasivo oportunas.
  

Cómo Stripe ayuda a gestionar facturas proforma y presupuestos

Gestionar de forma correcta las facturas proforma y los presupuestos es fundamental, ya que adquieren validez legal en el momento en que los clientes los aceptan o firman. Además, en muchos casos, estos documentos se entregan a clientes potenciales, por lo que es indispensable evitar errores al procesarlos para generar confianza y aumentar los ingresos.

Para agilizar la emisión de facturas proforma y presupuestos, en el Stripe App Marketplace podrás acceder a una amplia biblioteca de herramientas de facturación. Por ejemplo, Billit es una plataforma de facturación electrónica que permite elaborar facturas proforma y presupuestos, así como generar facturas de anticipo para que los clientes paguen por adelantado los materiales necesarios para ejecutar el proyecto.

Por su parte, Invopop permite asignar la etiqueta «proforma» a las facturas, de modo que, una vez recibidas, tus clientes podrán aceptarlas o rechazarlas directamente, lo que agiliza la formalización del acuerdo.

Tanto las facturas proforma como los presupuestos sirven de base para la emisión posterior de la factura definitiva. Para evitar problemas, como sanciones de la Agencia Tributaria o reclamaciones de los clientes, es esencial no cometer errores en la introducción de datos, lo que se consigue al limitar o eliminar las transcripciones manuales de información.

Al trabajar con una plataforma de pagos automatizada, como Stripe Payments, este paso forma parte de una solución integral que elimina las tareas manuales de los procesos de emisión de facturas, cobro y conciliación de pagos. Como resultado, se aceleran los cobros: la gran mayoría de las facturas de Stripe se paga durante las primeras 24 horas.

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