Pro-forma-Rechnungen und Kostenvoranschläge sorgen häufig für Verwirrung. Daher hat die spanische Regierung mehrere offizielle Amtsblätter herausgegeben, um häufige Fragen zu den Vorschriften für diese Dokumente zu klären. So erklärte das Ministerium für Finanzen und öffentliche Verwaltung im Amtsblatt vom Januar 2024, dass Pro-forma-Rechnungen nicht als Zahlungsnachweis anerkannt werden.

Zudem werden beide Dokumente steuerlich nicht anerkannt, d. h. sie können nicht zur Steuerabrechnung mit der spanischen Steuerbehörde (AEAT) oder als Nachweis abzugsfähiger Ausgaben verwendet werden.

Sowohl Pro-forma-Rechnungen als auch Kostenvoranschläge sind jedoch rechtsgültig. Auch wenn es sich um informative Dokumente ohne steuerliche Relevanz handelt, können sie rechtliche Konsequenzen haben. Daher rät die spanische Regierung immer wieder zu deren Verwendung. So hat das Europäische Verbraucherzentrum (EVZ) in Spanien beispielsweise empfohlen, vor Antritt einer Reise eine Pro-forma-Rechnung anzufordern.

Aufgrund der Unterschiede ist es wichtig, je nach Transaktionsart das passende Dokument auszuwählen. In diesem Artikel erläutern wir, wie Sie Pro-forma-Rechnungen und Kostenvoranschläge handhaben, wenn Sie Kundinnen und Kunden Geschäftsangebote unterbreiten. So können Sie Verwaltungsfehler vermeiden und Ihr Unternehmen schützen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Pro-forma-Rechnungen sind Entwürfe regulärer Rechnungen, die Kundinnen und Kunden über anstehende Transaktionen informieren.
  
• Kostenvoranschläge sind Geschäftsangebote, die Kundinnen und Kunden annehmen oder ablehnen können.
  
• Pro-forma-Rechnungen und Kostenvoranschläge sind steuerlich nicht gültig, können aber rechtlich bindend sein.
  
• Es gibt erhebliche Unterschiede zwischen Pro-forma-Rechnungen und Kostenvoranschlägen, etwa beim Inhalt und dem Zeitpunkt der Übermittlung.
  
• Eine Pro-forma-Rechnung kann in eine steuerlich gültige Rechnung umgewandelt werden.
  

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung ist eine informative Rechnung, um Kundinnen und Kunden Angaben zu einer zukünftigen Transaktion bereitzustellen. Im Gegensatz zu anderen Rechnungen hat sie keine steuerliche Relevanz. Auch wenn Pro-forma-Rechnungen üblicherweise Preisangaben enthalten, verpflichten sie den/die Empfänger/in nicht zur Zahlung des Betrags.

Kurz gesagt, ist eine Pro-forma-Rechnung ein Entwurf oder eine Beispielrechnung. Sie wird häufig von Unternehmen wie Restaurants verwendet und von Firmen, die Rechnungen an Kundschaft im Ausland ausstellen und den Zoll über den Warenwert informieren wollen.

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag ist ein steuerlich nicht relevantes Dokument, um Transaktionsempfänger/innen kaufmännische Informationen bereitzustellen. Es handelt sich um ein Geschäftsangebot: Erst wenn der Kunde/die Kundin ihn akzeptiert, liefert das Unternehmen Waren oder Dienstleistungen. Aus diesem Grund kann der endgültige Rechnungsbetrag vom ursprünglich im Kostenvoranschlag angegebenen Preis abweichen.

Kostenvoranschläge verpflichten Kundinnen und Kunden nicht zur Zahlung. Ein akzeptierter Kostenvoranschlag kann jedoch ein Vertragsverhältnis einleiten, das eine Zahlung erfordert. Kostenvoranschläge sind in Branchen wie dem Baugewerbe, bei Renovierungs- und Reparaturarbeiten sowie Online-Diensten (z. B. der Erstellung von E-Commerce-Websites) üblich.

Unterschiede zwischen Pro-forma-Rechnungen und Kostenvoranschlägen

Pro-forma-Rechnungen und Kostenvoranschläge weisen einige Gemeinsamkeiten auf, wie die fehlende steuerliche Relevanz und die Ausstellung vor der Lieferung von Waren oder Dienstleistungen. Tatsächlich handelt es sich jedoch um sehr unterschiedliche Dokumente. Dies sind einige der Unterschiede:

• Typische Inhalte
  Da Pro-forma-Rechnungen zur Bestätigung von Transaktionsdetails dienen, ist ihr Inhalt (wie das Ausstellungsdatum und die Preisaufstellung) nahezu identisch mit der entsprechenden Schlussrechnung. Bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen gibt es hingegen mehr Flexibilität. Darin werden in der Regel Merkmale wie Verbrauchsgüter oder zu verwendende Materialien beschrieben.
  
• Rechtliche Kennzeichnung
  Da Pro-forma-Rechnungen der Abschlussrechnung ähneln, muss der Vermerk „Pro-forma-Rechnung“ zwingend in den Dokumentenkopf aufgenommen werden, wenn eine Pro-forma-Rechnung zur Dokumentation von Exporthandelsangeboten verwendet wird. Wie im Leitfaden zu Ausfuhrverfahren und -dokumenten des spanischen Instituts für Außenhandel (ICEX) angegeben, soll diese Kennzeichnung ausdrücklich darauf hinweisen, dass es sich nicht um eine abschließende Rechnung handelt. Bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen ist dies zwar weniger wichtig. Dennoch ist die Aufnahme des Vermerks „Kostenvoranschlag“ in den Dokumentenkopf bei spanischen Unternehmen gängige Praxis.
  
• Preisänderungen
  In der Regel weicht der auf einer Pro-forma-Rechnung ausgewiesene Betrag nicht von dem Betrag auf der Schlussrechnung ab. Im Gegensatz dazu unterliegt der in einem Kostenvoranschlag ausgewiesene Betrag häufig Änderungen, je nach verwendeten Materialien und tatsächlichen Arbeitsstunden.
  
• Zeitpunkt der Übermittlung
  Wenn ein Unternehmen beide Dokumente verwendet, wird ein Kostenvoranschlag in der Regel vor der Pro-forma-Rechnung erstellt. Kostenvoranschläge sind Teil der Anfangsphase einer Transaktion, in der häufig noch Verhandlungen mit den Kundinnen und Kunden stattfinden. Sobald sich beide Parteien geeinigt haben, werden die endgültigen Konditionen (wie z. B. der Rechnungsbetrag) in der Pro-forma-Rechnung festgehalten.
  

Im Folgenden fassen wir die Unterschiede zwischen Kostenvoranschlägen und Pro-forma-Rechnungen zusammen:

Eine Pro-forma-Rechnung in eine Rechnung umwandeln

Auch wenn es aktuell keine gesetzlichen Vorschriften für Pro-forma-Rechnungen gibt, enthalten diese in der Regel ähnliche Informationen wie reguläre Rechnungen. Dazu gehören Kundenangaben, detaillierte Beschreibungen von Transaktionen und Kostenaufstellungen.

Diese Ähnlichkeiten machen Pro-forma-Rechnungen jedoch nicht zu regulären Rechnungen. Damit sie volle steuerliche Gültigkeit erlangen, müssen sie wie folgt bearbeitet werden:

• Kennzeichnung entfernen oder ändern
  Entfernen Sie zunächst den Vermerk „Pro-forma-Rechnung“ oder ersetzen Sie ihn je nach Art der Rechnung durch eine entsprechende Angabe. Zahlt der Kunde/die Kundin beispielsweise im Voraus, kennzeichnen Sie das Dokument als „Vorausrechnung“. Dies ist obligatorisch, wenn die Rechnung über TicketBAI ausgestellt wird.
  
• Nummerierung hinzufügen oder ändern
  Pro-forma-Rechnungen müssen nicht nummeriert sein. Sind sie es doch, dient dies nur internen Kontrollzwecken. Die Rechnungsnummer ist jedoch eine der wichtigsten Angaben auf der Schlussrechnung. Eine Rechnung muss eine Nummer (und ggf. eine Serie) in fortlaufender und chronologischer Reihenfolge erhalten.
  
• Datum ändern
  Wenn das Ausstellungsdatum der Pro-forma-Rechnung nicht mit dem der Schlussrechnung übereinstimmt, ändern Sie es, sodass korrekt angegeben wird, wann die Transaktion oder die Vorauszahlung stattgefunden hat.
  
• Rechnung erfassen
  Überprüfen Sie, bevor Sie das Dokument erfassen und in eine reguläre Rechnung umwandeln, die Steuerinformationen, wie die Steueridentifikationsnummer (NIF) und die aufgeschlüsselte Umsatzsteuer (USt.). Mit Stripe Tax lässt sich dies ohne manuellen Aufwand erledigen. Das Tool wendet automatisch Umsatzsteuersätze aus Spanien und anderen Ländern an, um Steuern auf Stripe-Transaktionen zu berechnen und einzuziehen. Darüber hinaus ermöglicht es Unternehmen die automatische Prüfung der innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) von Kundinnen und Kunden, um ggf. eine Steuerbefreiung oder Steuerschuldumkehrung anzuwenden.
  

So erleichtert Stripe die Verwaltung von Pro-forma-Rechnungen und Kostenvoranschlägen

Die ordnungsgemäße Verwaltung von Pro-forma-Rechnungen und Kostenvoranschlägen ist wichtig, da diese rechtsgültig werden, wenn Kundinnen oder Kunden sie akzeptieren oder unterzeichnen. Viele Unternehmen händigen diese Dokumente potenziellen Kundinnen und Kunden aus, sodass Fehler bei der Bearbeitung unbedingt vermieden werden sollten. So lässt sich Vertrauen aufbauen und der Umsatz steigern.

Für eine unkomplizierte Ausstellung von Pro-forma-Rechnungen und Kostenvoranschlägen bietet der Stripe App Marketplace eine große Bandbreite an Tools für die Rechnungsstellung. Billit ist beispielsweise eine Plattform für elektronische Rechnungen, mit der Sie Pro-forma-Rechnungen und Kostenvoranschläge anfertigen können. Sie können auch Anzahlungsrechnungen erstellen, damit Kundinnen und Kunden etwa die für den Abschluss von Projekten benötigten Materialien im Voraus bezahlen.

Darüber hinaus ermöglicht Invopop die Kennzeichnung von Rechnungen als „Pro forma“. Nach Erhalt können Ihre Kundinnen und Kunden diese direkt akzeptieren oder ablehnen, was den Geschäftsabschluss beschleunigt.

Sowohl Pro-forma-Rechnungen als auch Kostenvoranschläge dienen als Grundlage für die anschließende Ausstellung von Schlussrechnungen. Um Probleme zu vermeiden – wie Bußgelder der AEAT oder Beschwerden von Kundinnen und Kunden – ist es wichtig, alle Angaben auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Dazu ist es hilfreich, die manuelle Übertragung von Daten auf ein Minimum zu reduzieren oder ganz darauf zu verzichten.

Mit automatisierten Zahlungsplattformen wie Stripe Payments lässt sich der manuelle Aufwand bei der Rechnungsstellung, beim Zahlungseinzug und beim Abgleich beseitigen. Das trägt zur schnelleren Begleichung von Rechnungen bei – viele Kundinnen und Kunden zahlen Stripe-Rechnungen innerhalb von 24 Stunden.

Häufig gestellte Fragen