VERI*FACTU war Ende 2025 das meistdiskutierte Thema unter Selbstständigen und Unternehmen in Spanien, nachdem das Inkrafttreten der Gesetzgebung zum zweiten Mal verschoben worden war. Diese Verlängerung der Fristen verschaffte vielen Unternehmen eine Atempause, da sie sich noch unsicher waren, wie sie sich an die Anforderungen anpassen sollten. Da jedoch der revidierte Termin für das Inkrafttreten – nach der ersten Verschiebung – auf den 1. Januar 2026 festgelegt wurde, nutzten viele Fachleute und Organisationen diese Zeit, um mit der Digitalisierung ihres Rechnungsstellungsprozesses zu beginnen: Wie aus der „12. Studie zur elektronischen Rechnungsstellung“ von SERES zu berichten ist, kam es zwischen 2023 und 2024 bei mittleren und großen Unternehmen zu einem erheblichen Anstieg bei der Ausstellung und dem Erhalt von Zahlungsbelegen für elektronische Rechnungen (auch als E-Rechnungen bekannt).

Trotz dieser Verzögerungen wird VERI*FACTU früher oder später in Kraft treten und die überwiegende Mehrheit der spanischen Unternehmen dazu zwingen, ihre Prozesse zur Rechnungsstellung und -erfassung anzupassen, wie es bereits bei anderen in Spanien verabschiedeten Gesetzen zur obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung der Fall war: dem Gesetz zur Betrugsbekämpfung, dem Gesetz „Crea y Crece“, dem System zur sofortigen Informationsübermittlung (SII) und TicketBAI – das ausschließlich im Baskenland zum Einsatz kommt. Zur Stärkung dieses Rechtsrahmens wird VERI*FACTU von den Unternehmen im Land verlangen, ihre Tools für E-Invoicing so anzupassen, dass sie den von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) festgelegten technischen Standards entsprechen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie VERI*FACTU funktioniert, für wen es gilt und welche Auswirkungen es auf Ihr Unternehmen haben wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist VERI*FACTU?
  
• Wann tritt VERI*FACTU in Kraft?
  
• Ziele von VERI*FACTU
  
• Wer ist zur Nutzung von VERI*FACTU verpflichtet?
  
• Wie sich VERI*FACTU auf spanische Unternehmen auswirkt
  
• Strafen und Risiken bei Nichteinhaltung der VERI*FACTU-Vorschriften
  
• So bereiten Sie sich mit Stripe auf VERI*FACTU vor
  

Was ist VERI*FACTU?

VERI*FACTU ist ein Begriff, der zwei von der AEAT eingeführte Konzepte umfasst:

• Die Art des computergestützten Rechnungsstellungssystems (SIF), das Unternehmen und Selbstständige nutzen müssen, um ihre Rechnungsdaten in Echtzeit an die AEAT zu übermitteln
  
• Die Verordnung, in der die Anforderungen festgelegt sind, die Anwendungssoftware erfüllen muss
  

Dieses Rahmenwerk zielt darauf ab, Unternehmen daran zu hindern, Umsätze durch Software mit doppeltem Verwendungszweck teilweise zu verschleiern, und die Schwarzbuchführung im spanischen Wirtschaftsleben zu unterbinden.

Wann tritt VERI*FACTU in Kraft?

Nach der jüngsten Verlängerung der Umsetzungsfrist, die am 3. Dezember 2025 bekannt gegeben wurde, gelten folgende neue Termine, ab denen das System verpflichtend ist:

• 1. Januar 2027: Körperschaftsteuerpflichtige
  
• 1. Juli 2027: Alle übrigen Unternehmen und Selbstständigen
  

Diese Termine sind im Königlichen Gesetzesdekret 15/2025 festgelegt, mit dem die Frist für die Umsetzung der Rechtsvorschriften erneut verlängert wurde. Obwohl das im Dezember 2023 veröffentlichte Königliche Dekret 1007/2023 das ursprüngliche Inkrafttreten von VERI*FACTU auf Juli 2025 festlegte, wurde dessen Einführung weniger als ein Jahr später (im Oktober 2024) durch den Ministerialerlass HAC/1177/2024 erstmals verschoben.

Ziele von VERI*FACTU

Die Einführung von VERI*FACTU erfolgt als Reaktion auf das Mandat des Betrugsbekämpfungsgesetzes, um die Integrität und Rückverfolgbarkeit von Rechnungsunterlagen zu gewährleisten. Durch die Vereinheitlichung der Regeln für digitale Plattformen setzt die AEAT einige klare Ziele:

Bekämpfung von Steuerbetrug

Das vorrangige Ziel von VERI*FACTU ist es, Software zu unterbinden, die Datenmanipulationen oder Schwarzbuchführung ermöglicht. Durch die Verpflichtung zur Nutzung eines SIF, das fehlende Einträge oder die Änderung ausgestellter Rechnungen verhindert, wird sichergestellt, dass Steuererklärungen die tatsächliche finanzielle Lage der Unternehmen widerspiegeln. Unternehmen, die ihren steuerlichen Verpflichtungen nachkommen, schützen sich vor unlauterem Wettbewerb durch die Schattenwirtschaft.

Digitalisierung und Standardisierung von Rechnungsstellungsprozessen

Die Umsetzung dieser Maßnahme stellt einen Fortschritt bei der digitalen Transformation von Selbstständigen und Unternehmen in Spanien dar. Die Einführung standardisierter Erfassungsformate trägt dazu bei, die Kommunikation zwischen Behörden sowie den Informationsaustausch zwischen Unternehmen und ihren Kundinnen und Kunden zu vereinfachen.

Förderung von Transparenz und Bürgerkontrolle

Das System versieht alle Rechnungen mit QR-Codes, sodass Empfänger/innen sofort überprüfen können, ob die AEAT das Dokument korrekt erfasst hat. Neben der Vereinfachung der Zusammenarbeit mit der AEAT stellen die Organisationen ein öffentliches Überprüfungstool bereit, das eine Kultur der Steuerkonformität stärkt und die Zuverlässigkeit digitaler Plattformen unter Beweis stellt.

Wer ist zur Nutzung von VERI*FACTU verpflichtet?

Das VERI*FACTU-System ist für folgende Steuerpflichtige verpflichtend:

• Selbstständige Einzelpersonen
  
• Geschäftsleute
  
• Rechtsträger ohne eigene Rechtspersönlichkeit, wie z. B. Bankvermögensfonds
  
• Zivilrechtliche Gesellschaften mit Rechtspersönlichkeit, die jedoch keinen gewerblichen Zweck verfolgen, wie beispielsweise solche, die landwirtschaftliche Tätigkeiten ausüben
  

Die Regelung gilt, wenn die vorgenannten Steuerpflichtigen folgende Merkmale aufweisen:

• Sie nutzen elektronische Rechnungsstellungsplattformen
  
• Sie haben ihren Sitz in Spanien und unterliegen der Besteuerung im gemeinsamen Gebiet, d. h. in jeder autonomen Gemeinschaft oder jedem spanischen Gebiet mit Ausnahme des Baskenlandes und Navarras
  
• Sie unterliegen mindestens einer der folgenden Steuern:
  
  • Einkommensteuer (IRPF) aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit
    
  • Einkommensteuer für Nichtansässige (IRNR)
    
  • Körperschaftsteuer (IS)
    

Wer ist nicht verpflichtet, VERI*FACTU zu nutzen?

Unternehmen, Selbstständige oder Einrichtungen, die mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllen, sind vom VERI*FACTU-System ausgenommen:

• Wohnsitz in Navarra oder im Baskenland, da diese autonomen Gemeinschaften ihre eigenen Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung betreiben (NaTicket bzw. TicketBAI).
  
• Führung von Büchern zur Umsatzsteuer über das SII.
  
• Einholung einer Autorisierung der AEAT in Fällen, in denen die Anwendung technisch nicht durchführbar ist.
  
• Ausschluss von Transaktionen, die gemäß dem Königlichen Dekret 1619/2012 von der Rechnungsstellung befreit sind; Nutzung von VERI*FACTU ausschließlich beim Verkauf von Waren oder bei der Erbringung von Dienstleistungen, für die eine Rechnung erforderlich ist.
  

Wie sich VERI*FACTU auf spanische Unternehmen auswirkt

Die „12. Studie zur elektronischen Rechnungsstellung“ von SERES zeigt, dass im Jahr 2024 45.600 neue Unternehmen digitale Rechnungsstellungsverfahren eingeführt haben, darunter die Ausstellung von Rechnungen in strukturierten Formaten, die automatisch verarbeitet werden können. Dennoch haben viele Unternehmen VERI*FACTU noch nicht implementiert, da es ohne den richtigen Partner etwas komplex erscheinen kann.

Im Folgenden gehen wir auf einige Punkte ein, die bei der Einführung dieses Systems zu beachten sind:

Stellen Sie sicher, dass die Software die Anforderungen erfüllt

Unternehmen und Selbstständige in Spanien, die zur Nutzung von VERI*FACTU verpflichtet sind, müssen sich vergewissern, dass das von ihnen verwendete Programm eine vom Entwickler ausgestellte Erklärung der Compliance enthält, in der die Kompatibilität mit dem Systemrahmen bestätigt wird. Mit diesem Dokument, das über das SIF zugänglich sein muss, bescheinigt der Hersteller, dass die Software die folgenden Merkmale erfüllt:

• Automatische und sichere Übermittlung: Die Steuerdaten (insbesondere Rechnungsdaten) werden über das VERI*FACTU-System übermittelt. Diese Übermittlung muss sicher und automatisiert erfolgen.
  
• Erstellung von Rechnungsbelegen: Jedes Mal, wenn ein Unternehmen ein Produkt verkauft oder eine Dienstleistung in Auftrag gibt, erstellt das Abrechnungsprogramm VERI*FACTU einen Eintrag – eine digitale Datei, die die Transaktionsdetails enthält. Die Software muss diesen Beleg gleichzeitig mit der Rechnungsstellung oder unmittelbar davor erstellen; keinesfalls danach.
  
• Trennung von vertraulichen Daten und Steuerdaten: Personenbezogene Daten, die keine steuerlichen Auswirkungen haben, müssen von steuerlich relevanten Daten, wie beispielsweise dem steuerpflichtigen Betrag eines Verkaufs, getrennt bleiben. Auf diese Weise kann die AEAT die relevanten Zahlen direkt, schnell und einfach analysieren.
  
• Verkettung von Datensätzen: Das System muss alle Abrechnungsdatensätze in einer Reihenfolge verketten, die ihrer chronologischen Ausstellungsreihenfolge entspricht.
  
• Ereignisprotokollierung: Das System muss alle Aktionen und Vorfälle automatisch protokollieren, einschließlich Anmeldungen und Software-Updates.
  
• Unveränderbarkeit: Das Programm muss die Integrität der Abrechnungsdatensätze wahren und die Manipulation von Daten verhindern, die die Plattform bereits erfasst hat, um sicherzustellen, dass diese Daten nach der Erfassung geschützt bleiben.
  

Zusätzliche Angaben auf den Rechnungen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass Rechnungen die folgenden Angaben enthalten:

• QR-Code: Gedruckte Rechnungen müssen einen QR-Code enthalten, während bei digitalen Versionen dieser durch die Darstellung derselben Angaben in grafischer Form ersetzt werden kann.
  
• VERI*FACTU-Kennung: Jede Rechnung muss den Begriff „VERI*FACTU“ oder den Satz „Rechnung auf der Website der AEAT überprüfbar“ enthalten.
  

Stellen Sie sicher, dass die Software die vorgeschriebenen Angaben in den Rechnungsunterlagen enthält

Das VERI*FACTU-System legt ein Standardformat und eine Standardstruktur für Rechnungsunterlagen fest, d. h. für die elektronischen Dateien, die das SIF bei der Ausstellung einer Rechnung generiert. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Inhalte, die diese Dateien enthalten müssen:

• Ausstellerinformationen: Die Steueridentifikationsnummer (NIF) der Person, die die Rechnung ausstellt, sowie den Vor- und Nachnamen im Falle einer selbstständigen Person oder den vollständigen Firmennamen im Falle einer juristischen Person, wie beispielsweise einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (SL) oder einer Aktiengesellschaft (SA).
  
• Kundendaten: In Fällen, in denen das Königliche Dekret 1619/2012 die Identifizierung der Empfängerin bzw. des Empfängers vorschreibt (z. B. wenn eine vollständige Rechnung vorgeschrieben ist), muss die Software dessen Steueridentifikationsnummer (NIF) sowie den Vornamen und Nachnamen im Falle eines Selbstständigen oder einer Privatperson oder den vollständigen Firmennamen im Falle einer juristischen Person enthalten. Es ist anzumerken, dass VERI*FACTU die Vorschriften bezüglich der Kundendaten auf vereinfachten Rechnungen nicht ändert, sodass deren Angabe nicht verpflichtend ist.
  
• Aussteller: Gibt an, ob es sich um eine Rechnung handelt, die von der Empfängerin bzw. vom Empfänger oder von Dritten ausgestellt wurde.
  
• Nummer und Serie: Hiermit wird das Dokument identifiziert; dabei werden eine Nummer und gegebenenfalls eine Serie verwendet, um Dokumente in ihrer Reihenfolge und chronologischen Abfolge zu unterscheiden.
  
• Datum: Geben Sie das Ausstellungsdatum an – also das Datum, an dem das Unternehmen das Dokument erstellt und versendet. Falls dieses Datum vom Transaktions- oder Vorauszahlungsdatum abweicht, geben Sie bitte beide Daten an.
  
• Rechnungsart: Gibt an, ob es sich um eine vollständige oder eine vereinfachte Rechnung handelt – diese wird üblicherweise als Zahlungsbeleg oder Quittung bezeichnet.
  
• Korrekturrechnung: Geben Sie deutlich an, dass es sich um eine Korrekturrechnung handelt und nennen Sie die ursprüngliche Rechnung, auf die sie sich bezieht.
  
• Rechnung, die eine vereinfachte Rechnung ersetzt: Geben Sie an, dass es sich um eine Rechnung handelt, die als Ersatz für eine frühere vereinfachte Rechnung ausgestellt wurde und nennen Sie den ursprünglichen Zahlungsbeleg (falls zutreffend).
  
• Beschreibung: Beschreibt jedes Produkt oder jede Dienstleistung.
  
• Betrag: Der Gesamtbetrag der Rechnung.
  
• System: Gibt das System der Umsatzsteuer an, das für die auf der Rechnung aufgeführten Posten gilt, beispielsweise das allgemeine System oder das zusätzliche System der Umsatzsteuer.
  
• Steuerpflichtige Person: Gibt an, ob die Kundin bzw. der Kunde im Sinne der Umsatzsteuer als Steuerpflichtige/r gilt, wenn das Verfahren zur Umkehrung der Steuerschuld zur Anwendung kommt.
  
• Umsatzsteueraufschlüsselung: Enthält Angaben zur Steuerbemessungsgrundlage, zu den angewandten Umsatzsteuersätzen und zum Gesamtbetrag der in der Rechnung ausgewiesenen Umsatzsteuer. Falls eine zusätzliche Umsatzsteuer anfällt, werden die Sätze und der Betrag der zusätzlichen Umsatzsteuer angegeben.
  
• Von der Steuer befreite Umsätze: Wenn die Rechnung einen von der Umsatzsteuer befreiten Umsatz dokumentiert, sind der Betrag und der Grund für die Befreiung von der Umsatzsteuer anzugeben.
  
• Verkettung von Datensätzen: Handelt es sich nicht um den ersten vom SIF generierten Rechnungsdatensatz, werden die Rechnungsnummer und die Rechnungsserie (falls zutreffend) sowie das Ausstellungsdatum und eine Teilwiedergabe des Fingerabdrucks aus dem vorherigen Datensatz erfasst.
  
• Entwicklerangaben: Erfasst den Code und weitere identifizierende Informationen zur/zum Entwickler/in des SIF.
  
• Genauer Zeitpunkt der Aufzeichnung: Erfasst den genauen Zeitpunkt, zu dem die Plattform die digitale Datei erstellt, anhand eines Zeitstempels, der Datum, Stunde, Minute und Sekunde angibt.
  
• Umstände: Beschreibt die Situation, in der die elektronische Datei erstellt wurde, z. B. eine Netzwerkunterbrechung, die das Versenden der Rechnung in Echtzeit verhindert hat.
  

Anhand all dieser Angaben kann die AEAT überprüfen, ob die Rechnungsstellung der Organisation vollständig, zugänglich, nachvollziehbar, lesbar und vollständig unveränderbar ist.

Strafen und Risiken bei Nichteinhaltung der VERI*FACTU-Vorschriften

Die Nichtbeachtung der VERI*FACTU-Vorschriften kann zu automatischen Strafen durch die AEAT führen, unabhängig von betrügerischer Absicht. Das Gesetz sieht strenge Sanktionen für den Betrieb von Abrechnungssystemen vor, die nicht über die vorgeschriebene Compliance-Erklärung verfügen. Nachstehend sind die Höhe der Geldbußen und die steuerlichen Risiken aufgeführt, denen Selbstständige und Unternehmen ausgesetzt sind, die ihre digitalen Rechnungsstellungsprozesse nicht rechtzeitig anpassen:

Geldstrafen

Artikel 201 bis des Betrugsbekämpfungsgesetzes sieht Strafen für diejenigen vor, die Software nutzen oder vermarkten, die nicht den Standards für Integrität und Rückverfolgbarkeit entspricht. Die Bußgelder unterscheiden sich für Nutzer/innen und Entwickler/innen von Abrechnungsprogrammen:

• Für Unternehmen und Selbstständige: Die Nutzung elektronischer Systeme, die nicht den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen oder über die erforderliche Zertifizierung verfügen, kann zu Bußgeldern in Höhe von 50.000 € für jedes Geschäftsjahr führen, in dem das Programm weiterhin genutzt wird.
  
• Für Entwickler/innen und Vermarkter/innen: Die Entwicklung oder das Anbieten von Rechnungsstellungssoftware, die eine Buchführung außerhalb der Bücher ermöglicht, kann Strafen von bis zu 150.000 € für jedes Jahr nach sich ziehen, in dem das Programm verkauft wird. Erfüllt die Plattform zwar die gesetzlichen Standards, verfügt jedoch nicht über die vorgeschriebene Zertifizierung, beträgt die Geldstrafe 1.000 € pro vermarktetem Programm.
  

Steuerliche und rechtliche Risiken

Abgesehen von diesen finanziellen Sanktionen kann die Nutzung von Plattformen, die nicht gemäß den VERI*FACTU-Vorschriften zugelassen sind, weitere negative Folgen für das Unternehmen haben:

• Verlust von Steuervorteilen: Die Feststellung von Unregelmäßigkeiten in der Software kann zum Ausschluss aus bestimmten Steuerregelungen oder zum Verlust staatlicher Subventionen und Beihilfen führen.
  
• Erhöhtes Risikoprofil in den Augen der AEAT: Die Nutzung inkompatibler Plattformen löst automatische Warnmeldungen in den Tools der Behörde aus und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer gründlichen Prüfung.
  
• Rufschädigung: Wenn die von einem Unternehmen ausgestellten Rechnungen keinen überprüfbaren QR-Code enthalten, könnten Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartner/innen dies als Mangel an Transparenz oder als administrative Unregelmäßigkeit wahrnehmen.
  

So bereiten Sie sich mit Stripe auf VERI*FACTU vor

Die „12. Studie zur elektronischen Rechnungsstellung“ zeigt, dass im Jahr 2024 die überwiegende Mehrheit der Unternehmen – insbesondere Kleinstunternehmen und Großunternehmen – die digitale Rechnungsstellung noch nicht effektiv eingeführt hatte. Einige zögern noch, obwohl ihre Rechnungsstellungsprozesse in den kommenden Monaten an die VERI*FACTU-Vorschriften angepasst werden müssen. Andere bereiten sich bereits vor, und Stripe kann dabei als idealer Partner fungieren.

Wenn Unternehmen die Einführung dieses Systems in Erwägung ziehen, entscheiden sie sich häufig für eine spezielle Software zur Rechnungsstellung. Diese Vorgehensweise führt oft dazu, dass die übrigen Prozessschritte – wie die Eingabe von Daten, die Zustellung der Rechnungen an die Kundinnen und Kunden und das Einziehen der Zahlungen – mit anderen, nicht miteinander vernetzten Tools abgewickelt werden.

Wenn Sie hingegen mit einer modernen Zahlungsplattform wie Stripe Payments arbeiten, werden all diese Schritte in einer Komplettlösung zusammengefasst, die den gesamten Prozess der Rechnungsstellung, des Zahlungseinzugs und des Zahlungsabgleichs automatisiert. Dies führt zu einem schnelleren Zahlungseingang: 87 % der Stripe-Rechnungen werden von den Kundinnen und Kunden innerhalb der ersten 24 Stunden beglichen.

Um die Abläufe weiter zu vereinfachen, bietet der Stripe App Marketplace eine Bibliothek mit Anwendungen, die sich problemlos in Ihre Zahlungsplattform integrieren lassen und sich an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Eine der im Stripe App Marketplace verfügbaren Anwendungen ist Invopop, eine in Spanien entwickelte Lösung, deren Funktionen Unternehmen dabei unterstützen, die dort geltenden Vorschriften einzuhalten. Eine ihrer wichtigsten Funktionen ist die vollständige Integration in das VERI*FACTU-System. Zudem entspricht sie regionalen Rechtsvorschriften, wie beispielsweise TicketBAI im Baskenland. Tatsächlich ist sie von den Provinzsteuerbehörden von Álava, Vizcaya und Guipúzcoa als zertifizierte Software für TicketBAI gelistet.

Andererseits ist Billit eine wegweisende Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die darauf ausgerichtet ist, die vielfältigen Rechnungsstellungsanforderungen in der gesamten Europäischen Union zu erfüllen. Billit bietet automatisierte Funktionen, mit denen Sie das Bankkonto Ihres Unternehmens verknüpfen und den Rechnungsabgleich vereinfachen können.

FAQs zum VERI*FACTU-System