ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคามักทำให้เกิดความสับสน ดังนั้น รัฐบาลสเปนจึงได้เผยแพร่ราชกิจจานุเบกษาอย่างเป็นทางการหลายฉบับเพื่อชี้แจงคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกฎระเบียบที่ใช้กับเอกสารเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น ในราชกิจจานุเบกษาของรัฐประจำเดือนมกราคม 2024 กระทรวงการคลังและการบริการสาธารณะระบุว่า ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นไม่ได้รับการยอมรับให้ใช้เป็นหลักฐานการชำระเงิน

นอกจากนี้ เอกสารทั้งสองประเภทนี้ยังไม่มีผลใช้ได้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี ซึ่งหมายความว่าไม่สามารถใช้เพื่อชำระภาษีกับสำนักงานภาษีสเปน (AEAT) หรือใช้เป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายที่นำมาหักลดหย่อนได้

อย่างไรก็ตาม ทั้งใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคาต่างก็มีผลทางกฎหมาย แม้จะเป็นเอกสารให้ข้อมูลที่ไม่มีผลทางภาษี แต่ก็อาจก่อให้เกิดผลทางกฎหมายได้ ด้วยเหตุนี้ รัฐบาลสเปนจึงมักแนะนำให้ใช้เอกสารเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น ศูนย์ผู้บริโภคยุโรปในสเปน (CEC-Spain) แนะนำให้ขอใบแจ้งหนี้เบื้องต้นก่อนดำเนินการเรื่องการเดินทางให้เสร็จสิ้น

เนื่องจากเอกสารเหล่านี้มีความแตกต่างกัน จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเลือกใช้เอกสารที่เหมาะสมตามลักษณะของธุรกรรม ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีจัดการใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคาเมื่อนำเสนอข้อเสนอทางธุรกิจให้ลูกค้า ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดด้านการบริหารจัดการและปกป้องธุรกิจของคุณได้

ประเด็นสำคัญ

• ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นคือฉบับร่างของใบแจ้งหนี้ปกติที่แจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับธุรกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น
  
• ใบเสนอราคาคือข้อเสนอทางธุรกิจที่ลูกค้าสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้
  
• ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคาไม่มีผลใช้ได้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี แต่อาจมีผลใช้ได้เพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย
  
• ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคามีความแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ เช่น เนื้อหาและช่วงเวลาในการออกเอกสาร
  
• ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นสามารถแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีผลใช้ได้ทางภาษีได้โดยทำตามขั้นตอนต่างๆ ตามลำดับ
  

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นคืออะไร

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นคือใบแจ้งหนี้สำหรับให้ข้อมูลแก่ลูกค้าเกี่ยวกับธุรกรรมที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ประเภทอื่นๆ ตรงที่ไม่มีผลทางภาษี แม้โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นจะระบุราคาของการขาย แต่ก็ไม่ได้กำหนดให้ผู้รับต้องชำระเงินจำนวนนั้น

กล่าวโดยสรุป ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นคือแบบร่างหรือตัวอย่างของใบแจ้งหนี้ โดยมักใช้ในธุรกิจต่างๆ เช่น ร้านอาหาร และธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าต่างประเทศ บริษัทเหล่านี้สามารถใช้ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นเพื่อแจ้งมูลค่าของสินค้าให้เจ้าหน้าที่ศุลกากรทราบได้

ใบเสนอราคาคืออะไร

ใบเสนอราคาคือเอกสารที่ไม่มีผลใช้ได้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี และให้ข้อมูลเชิงพาณิชย์แก่ผู้รับในธุรกรรม โดยเป็นข้อเสนอทางธุรกิจที่ลูกค้าต้องยอมรับก่อนที่บริษัทจะจัดหาสินค้าหรือบริการให้ ด้วยเหตุนี้ จำนวนเงินสุดท้ายในใบแจ้งหนี้จึงอาจแตกต่างจากราคาเริ่มต้นที่ระบุไว้ในใบเสนอราคาได้

ใบเสนอราคาไม่ได้กำหนดให้ลูกค้าต้องชำระเงิน อย่างไรก็ตาม ใบเสนอราคาที่ได้รับการอนุมัติแล้วสามารถทำให้เกิดความสัมพันธ์ตามสัญญาที่มีข้อกำหนดให้ต้องชำระเงินได้ ใบเสนอราคาพบได้ทั่วไปในอุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การก่อสร้าง การปรับปรุงซ่อมแซม การซ่อมแซม และบริการออนไลน์ เช่น การสร้างเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซ

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคา

ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคามีลักษณะร่วมกันบางประการ เช่น ไม่มีผลทางภาษี และออกก่อนการส่งมอบสินค้าหรือให้บริการ อย่างไรก็ตาม เอกสารทั้งสองประเภทนี้มีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน ดังต่อไปนี้

• เนื้อหาโดยทั่วไป
  เนื่องจากใบแจ้งหนี้เบื้องต้นใช้ยืนยันรายละเอียดของธุรกรรม เนื้อหาของเอกสาร (เช่น วันที่ออกเอกสารและราคาที่แจกแจงเป็นรายการ) จึงแทบจะเหมือนกับใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย ในทางตรงกันข้าม ใบเสนอราคาจะมีความยืดหยุ่นในการจัดทำมากกว่า และมักระบุรายละเอียดต่างๆ เช่น วัสดุหรืออุปกรณ์ที่จะใช้
  
• ข้อความทางกฎหมาย
  เนื่องจากใบแจ้งหนี้เบื้องต้นมีลักษณะคล้ายกับใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย จึงจำเป็นต้องระบุข้อความ "ใบแจ้งหนี้เบื้องต้น" ไว้ที่ส่วนหัวของเอกสาร เมื่อใช้เอกสารดังกล่าวเพื่อประกอบข้อเสนอการค้าส่งออก ตามที่ระบุไว้ในคู่มือขั้นตอนและเอกสารการส่งออก ซึ่งจัดทำโดยสถาบันการค้าต่างประเทศของสเปน (ICEX) จุดประสงค์ของข้อความนี้คือเพื่อระบุอย่างชัดเจนว่าเอกสารดังกล่าวไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย แม้จะไม่เคร่งครัดเท่ากันสำหรับใบเสนอราคา แต่การใส่คำว่า "ใบเสนอราคา" ในส่วนหัวของเอกสารก็เป็นแนวปฏิบัติที่พบได้ทั่วไปในบริษัทสเปน
  
• การเปลี่ยนแปลงจำนวนเงิน
  โดยทั่วไป จำนวนเงินที่ระบุในใบแจ้งหนี้เบื้องต้นจะไม่แตกต่างจากจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย ในขณะที่จำนวนเงินในใบเสนอราคามักมีการเปลี่ยนแปลง ขึ้นอยู่กับวัสดุที่ใช้และจำนวนชั่วโมงการทำงานจริง
  
• ช่วงเวลาในการออกเอกสาร
  หากบริษัทใช้เอกสารทั้งสองประเภท ใบเสนอราคามักจะถูกจัดทำก่อนใบแจ้งหนี้เบื้องต้น โดยใบเสนอราคาอยู่ในช่วงเริ่มต้นของธุรกรรม ซึ่งมักยังมีการเจรจากับลูกค้าอยู่ เมื่อทั้งสองฝ่ายตกลงกันได้แล้ว ข้อกำหนดสุดท้ายจะถูกระบุไว้ในใบแจ้งหนี้เบื้องต้น (เช่น จำนวนเงิน)
  

ด้านล่างนี้คือสรุปความแตกต่างระหว่างใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้เบื้องต้น:

วิธีแปลงใบแจ้งหนี้เบื้องต้นให้เป็นใบแจ้งหนี้

แม้ว่ากฎระเบียบปัจจุบันจะไม่ได้กำหนดข้อบังคับเฉพาะสำหรับใบแจ้งหนี้เบื้องต้น แต่โดยทั่วไปเอกสารประเภทนี้มักมีข้อมูลคล้ายกับใบแจ้งหนี้ปกติ ซึ่งรวมถึงข้อมูลลูกค้า รายละเอียดธุรกรรมอย่างครบถ้วน และจำนวนเงินที่แยกเป็นรายการ

อย่างไรก็ตาม ความคล้ายคลึงกันเหล่านี้ไม่ได้ทำให้ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นเหมือนกับใบแจ้งหนี้ปกติ หากต้องการให้ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นมีผลใช้ได้ทางภาษีอย่างสมบูรณ์ จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนการแปลงดังต่อไปนี้

• ลบหรือแก้ไขข้อความกำกับ
  ขั้นแรก ให้ลบข้อความ "ใบแจ้งหนี้เบื้องต้น" ออก หรือเปลี่ยนเป็นข้อความที่เหมาะสมตามประเภทของใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าชำระเงินล่วงหน้า ควรใส่ข้อความเฉพาะที่ระบุว่าเอกสารนี้เป็น "ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินล่วงหน้า" ซึ่งเป็นข้อกำหนดบังคับหากมีการออกใบแจ้งหนี้ผ่านTicketBAI
  
• เพิ่มหรือปรับหมายเลขเอกสาร
  ใบแจ้งหนี้เบื้องต้นไม่จำเป็นต้องมีหมายเลข หากมีหมายเลขก็จะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมภายในเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หมายเลขเป็นหนึ่งในข้อมูลสำคัญที่สุดของใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย โดยใบแจ้งหนี้ต้องมีหมายเลข และอาจมีรหัสชุดเพิ่มเติม เพื่อใช้ระบุเอกสารตามลำดับและตามเวลาอย่างต่อเนื่อง
  
• เปลี่ยนวันที่
  หากวันที่ออกใบแจ้งหนี้เบื้องต้นไม่ตรงกับวันที่ของใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้าย ให้อัปเดตวันที่ดังกล่าวเพื่อให้แสดงวันที่เกิดธุรกรรมหรือการชำระเงินล่วงหน้าอย่างถูกต้อง
  
• บันทึกใบแจ้งหนี้
  ก่อนบันทึกเอกสารและแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ปกติ ให้ตรวจสอบข้อมูลภาษี เช่น หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (NIF) และภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่แยกเป็นรายการ ขั้นตอนนี้ไม่จำเป็นต้องดำเนินการด้วยตนเองหากธุรกิจใช้Stripe Tax ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของสเปนและประเทศอื่นๆ โดยอัตโนมัติ เพื่อคำนวณและเรียกเก็บภาษีสำหรับธุรกรรมบน Stripe นอกจากนี้ ยังช่วยให้ธุรกิจตรวจสอบหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มระหว่างประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปของลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ เพื่อใช้การยกเว้นภาษีหรือการเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับที่เหมาะสม
  

Stripe ช่วยจัดการใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคาได้อย่างไร

การจัดการใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคาอย่างเหมาะสมเป็นเรื่องสำคัญ เนื่องจากเอกสารเหล่านี้จะมีผลทางกฎหมายเมื่อลูกค้ายอมรับหรือลงนาม ในหลายกรณี ธุรกิจจะมอบเอกสารเหล่านี้ให้แก่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเมื่อต้องดำเนินการกับเอกสารเหล่านี้ ซึ่งจะช่วยสร้างความไว้วางใจและเพิ่มรายรับได้

เพื่อเร่งการออกใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคา Stripe App Marketplace มีคลังเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้จำนวนมากให้ใช้งาน ตัวอย่างเช่น Billit เป็นแพลตฟอร์มออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคาได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ล่วงหน้าที่ช่วยให้ลูกค้าชำระเงินล่วงหน้าสำหรับวัสดุที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ได้ด้วย

นอกจากนี้ Invopop ยังช่วยให้คุณกำหนดป้ายกำกับ "เบื้องต้น" ให้กับใบแจ้งหนี้ได้ เมื่อลูกค้าได้รับแล้ว ลูกค้าสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้โดยตรง ซึ่งช่วยให้การทำข้อตกลงเป็นทางการรวดเร็วยิ่งขึ้น

ทั้งใบแจ้งหนี้เบื้องต้นและใบเสนอราคาต่างเป็นพื้นฐานสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ขั้นสุดท้ายในภายหลัง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาต่างๆ เช่น บทลงโทษจาก AEAT หรือการร้องเรียนจากลูกค้า สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าข้อมูลทั้งหมดที่กรอกไว้นั้นถูกต้อง ซึ่งทำได้โดยลดหรือขจัดการคัดลอกข้อมูลด้วยตนเอง

แพลตฟอร์มการชำระเงินอัตโนมัติ เช่น Stripe Payments สามารถลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองในทุกกระบวนการของการออกใบแจ้งหนี้ การเรียกเก็บเงิน และการกระทบยอดการชำระเงิน ซึ่งอาจช่วยให้เรียกเก็บเงินได้เร็วขึ้น โดยมีลูกค้าจำนวนมากที่ชำระใบแจ้งหนี้ของ Stripe ภายใน 24 ชั่วโมงแรก

คำถามที่พบบ่อย