ドイツの企業は、適用法に従って請求書を作成することで、正確な簿記を確保できます。ただし、特別な税金の規制が適用される場合は、これが難しくなることがあります。

この記事では、法令に準拠した請求書とは何か、請求書に含める必要がある情報、請求時に満たす必要がある形式要件について説明します。また、どのような例外が適用されるかを解説し、実際の例やテンプレートを使ってさまざまな種類の請求書を発行する方法も紹介します。

目次

• 法令に準拠した請求書の概要とその重要性
  
• 請求書に含まれる情報
  
• ドイツ企業向け請求書の形式要件
  
• ドイツの企業が請求書作成時に考慮すべき例外事項
  
• ドイツ企業の請求書の例とテンプレート
  
• 請求書のベストプラクティス
  

法令に準拠した請求書の概要とその重要性

準拠請求書は、提供された商品またはサービスの内容を記載した請求記録です。請求書の発行者は商業上および法的な責任を負うため、ドイツの財政法および商法における法定基準を満たす必要があります。ドイツの企業にとって、請求書の発行は適切な簿記の基盤です。

請求書類は、原則としてデジタル形式でも紙形式でも作成できます。ただし、2025 年 1 月以降、ドイツの B2B (企業間取引) では 電子請求書の受信と処理が義務付けられています。電子請求書の義務化は、現在から 2028 年にかけて段階的に導入されます。

ビジネスにおける請求書の機能

請求書には、いくつかの役割があります。主に支払いを請求し、実施した作業の証明となることで、契約当事者間の透明性を高め、業務手続きが円滑に進むようにします。

請求書類は、収益に課される税金の面でも中心的な役割を果たします。税務当局にとって、これらの記録は、給付の性質、範囲、時期を判断するための主要な証拠となります。これらは、付加価値税 (VAT) を記録し、事業収入を文書化し、仕入税額控除を確認するために使用されます。請求書が法定要件に準拠していない場合、税務署は受領者の仕入税額控除を認めなかったり、修正を求めたりすることがあります。

税務当局は、企業監査の際に請求書を定期的に確認し、取引を見直すとともに、企業の会計処理が適正かどうかを評価します。そのため、正確でわかりやすい請求によって、当局とのコミュニケーションが円滑になり、問題が生じるリスクを軽減できます。

請求書に含まれる情報

財政当局は、必須記載事項がすべて含まれている請求書を受理します。ドイツ付加価値税法 (UStG) 第 14 条では、必要な情報を次のように定めています。

• 商品またはサービスを提供する会社の正式名称および住所
  
• 商品またはサービスの受取人の正式名称および住所
  
• 請求書の発行日
  
• 納品日またはその他の供給の日付 (すなわち、履行期間)
  
• 税務署から売り手に発行された納税者番号、または連邦中央税務署から発行された VAT 識別番号 (VAT ID)
  
• 連番の一意の請求書番号
  
• 供給された製品の数量と種類、または提供されたサービスの範囲と種類
  
• 価格 (税抜) と合計 (税込)
  
• 適用される税率と納付すべき税額
  

請求書を作成するビジネスでは、以下のオプション情報を含めることもできます。

• 受取人が請求書を支払わなければならない期限
  
• 現金割引の詳細 (割引率、割引の有効期間など)
  
• 分割払いや出来高請求などの特別な支払条件の詳細
  
• 売り手の銀行口座の詳細(IBAN や該当する場合は銀行識別コード (BIC) など)
  
• 登記裁判所や登録番号などの商業登記簿記載事項
  
• 売り手の経営陣またはオーナーに関する詳細
  
• 問い合わせ先となる売り手の電話番号、メールアドレス、またはウェブサイト
  

ドイツ企業向け請求書の形式要件

ドイツにおける請求書は、UStG 第 14 条に規定されている内容要件に加えて、適正な簿記のための正式な基準を満たす必要があります。

請求書の番号付けに関する規則

ドイツの企業が請求書を発行する際は、請求書に連番を付ける必要があります。一意の書類番号は、各取引を明確に識別するのに役立ちます。この番号付けが体系的であることも重要です。番号の欠番については、通常、企業監査時などに説明が必要になります。

GoBD 準拠

電子形式による帳簿、記録、文書の適切な管理と保管に関する原則 (GoBD) も、請求書の発行と保管において重要です。これらの原則では、請求関連文書を含む税務文書を組織がどのように作成、保存、保管しなければならないかについて、詳細なルールが定められています。GoBD では、簿記および記録管理システムが、理解しやすく、完全で、正確で、最新であり、改ざん防止されている必要があります。つまり、請求書は次の要件を満たす必要があります。

• 追跡可能で検証可能: ドイツの企業は、包括的なワークフロー文書を維持し、すべての仕訳を裏付け、すべてのデータ処理結果を明確に文書化して、追跡可能かつ検証可能な状態を保つ必要があります。

• 完全かつ正確: 保存義務の対象となるすべての書類は、構成要素をすべて含めたうえで、個別にバックアップする必要があります。GoBD ではさらに、文書は真実に即した内容でなければならないと定めています。

• 適切なタイミングで記帳: 各取引は、発生後すぐに記録してください。

• 適切な会計処理: ドイツ国内の事業者には、明確な会計記録を維持する義務もあります。適切な簿記には、監査人や税務アドバイザーなどの第三者が、合理的な期間内に取引を追跡、確認し、客観的に評価できるようにするための特定の原則があります。

• 改ざん防止: 請求書の発行後は、変更が明確に分かる形にしない限り、誰も請求書を修正できないようにする必要があります。また、削除や変更は一貫した変更ログに記録する必要があります。

保存義務

ドイツでは、請求書には保存期間に関する明確な規制があります。商法および税法の規定に従い、企業は原則として、受領した請求関連書類と発行した請求関連書類を 8 年間保存する必要があります。保存期間は、請求書が発行または受領された暦年の末日に始まります。

さらに、以下の点にご注意ください。

• デジタルで受領した請求関連書類は、元の電子形式のままアーカイブする必要があります
  
• 一定の条件を満たす場合、組織は GoBD に従って手順を文書化していれば、紙の書類をデジタル化し、その後に破棄できます。
  
• 書類は、保存期間全体にわたって判読可能かつ機械可読である必要があります
  

ドイツの企業が請求書作成時に考慮すべき例外事項

ドイツの企業が請求書を作成する際には、注意すべき特定の例外事項があります。以下の場合には、個別の請求ルールが適用されます。

小規模事業者

小規模事業者は、前暦年の売上高が25,000 ユーロを超えず、かつ当暦年の売上高が 100,000 ユーロを超えないと見込まれる場合、VAT 免除の対象となります。そのため、これらの事業者は請求書に VAT を記載する義務がありません。正味金額を記載したうえで、たとえば「 UStG 第 19 条に従い VAT は発生しません」など、この免除に関する注記を追加する必要があります。この注記により、取引先に対する透明性が高まり、税金に関する誤解を防げます。

定期請求書

ドイツの企業は、サブスクリプション、会費、その他の継続的な義務などについて、定期的に顧客に同額を請求するために定期請求書を使用します。税務署の基準を満たすには、各書類に一意の連番の請求書番号を割り当て、対応する履行期間を適切に記載する必要があります。発行者は、支払期限や分割払い、現金割引などを含む決済条件を明確に記載する必要があります。これらの要件により透明性が確保され、関係者全員にとって正確な処理の確認につながります。

リバースチャージ請求書

リバースチャージ手続きでは、特定の供給に関する支払い義務が売り手から顧客に移ります。売り手は VAT を含まない請求書を作成し、「リバースチャージ適用」や「未納の税金は受取人の責任です」などの注記を追加します。買い手は自身で VAT を計算して納付します。

このプロセスは、供給地が顧客の国である場合の越境 B2B 取引に頻繁に適用されます。UStG ではさらに、納税義務が買い手に移る特定の例外も定められています。欧州連合の企業に送付する請求書類には、両当事者の VAT 番号も記載する必要があります。

一般的に、リバースチャージ手続きは EU 内の B2B 取引に適用されます。ただし、多くの場合、ドイツ企業が第三国の事業体に請求書を発行する場合にも同様に適用されます。もっとも、この点について統一されたルールはないため、企業は仕向国ごとの具体的な国内基準を確認する必要があります。

EU 内外の個人に発行される請求書

個人宛ての請求書は、B2B の書類とは異なるルールに従います。EU 域内で配送される商品の場合、VAT は通常売り手の所在地で発生するため、現地の企業は、顧客が別の EU 加盟国に居住している場合でも、請求書類にドイツの VAT を記載する必要があります。サービスの提供、特にデジタルサービスについては、別のアプローチが適用されます。UStG 第 3a 条では、多くの場合、受取人の所在地に基づいてサービスへの課税が決まるため、発行者は該当する EU 加盟国で VAT を適用する必要があります。

第三国の個人宛ての請求書では、商品の配送は通常輸出供給として扱われ、UStG 第 4 条第 1 項 a に基づき VAT が免除されます。この場合、請求書類には、たとえば「 UStG 第 4 条第 1 項 a に基づく VAT 免除の輸出供給」など、この免除に関する記載を含める必要があります。EU 域外の個人に提供されるサービスも、UStG 第 3a 条に基づく提供地が第三国であることから、多くの場合 VAT 免除の対象となります。この場合も、請求書に対応する注記を記載することをお勧めします。

クレジットノート

クレジットノートは、買い手が送付するものの、請求書類と同じ目的を果たすため、「逆請求書」と捉えることができます。必須情報がすべて含まれていれば、クレジットノートは請求書の代わりとなり、税務署でもそのように認められます。ただし、買い手がこれらの書類を発行できるのは、相手方の事前の同意がある場合に限られます。売り手は、同意していないクレジットノートを受け入れる義務はありません。企業は、ボーナス払いまたは手数料などの項目についてクレジットノートを発行することがよくあります。

ドイツ企業の請求書の例とテンプレート

上記の UStG 第 14 条に基づく情報要件は、VAT 請求書を発行する際の標準的な基準となります。以下では、特定の例外に関する 2 つのテンプレートを紹介します。

小規模事業者向け請求書テンプレート

たとえば、グラフィックデザイナーが小規模事業を営んでおり、前年の売上高が 18,500 ユーロで、当年は 32,000 ユーロの売上を見込んでいるとします。このグラフィックデザイナーは、UStG 第 19 条に基づく小規模事業者に該当します。彼女は、商品カタログのデザインについてマーケティング代理店宛ての請求書を作成します。合意された報酬額は 1,200 ユーロです。小規模事業者であるため、VAT は加算せず、正味金額を記載します。

リバースチャージ請求書テンプレート

たとえば、ドイツの IT サービス会社がオランダの企業に、合意済みの報酬 3,500 ユーロでコンサルティング業務を提供するとします。これは EU 域内の B2B 取引であるため、リバースチャージ手続きが適用されます。税金の納税義務は買い手に移る (ライアビリティシフト) ため、現地企業は VAT を記載しません。請求書の発行時には、ドイツ側の事業者はリバースチャージに関する注記を必ず追加する必要があります。さらに、関係当事者全員の VAT 番号を記載する必要があります。

請求書のベストプラクティス

適切な請求は健全な簿記の基盤であり、ドイツ企業にとっても、流動性の確保と効率的な売掛金管理の観点から重要です。支払い遅延や税務当局との問題を避けるため、適切に構成されたワークフローを確立することをお勧めします。

給付内容の記録

最初のステップは、各取引を詳細に文書化することです。これには、提供内容の種類と範囲、および履行期間の記録が含まれます。詳細な文書化は、透明性の高い請求の基盤であり、その後の社内監査や外部監査を容易にします。

請求書の作成

企業は、請求書を手動で作成することも、ソフトウェアでワークフローを自動化することもできます。Stripe Invoicing のようなデジタルツールを使えば、効率的で法令に準拠したワークフローを構築し、継続課金書類も簡単に管理できます。決済条件をカスタマイズし、決済用リンクを埋め込むことで、顧客にとって精算プロセスをよりシンプルにできます。Stripe は請求書のステータスを自動的に追跡し、決済のリマインダーを送信し、返金を処理します。

文書化とアーカイブ

請求書は送付後にすべてアーカイブし、追跡可能な状態を維持します。電子請求書と紙の請求書の両方を含む、体系的な保管システムを構築すれば、管理しやすくなります。電子請求書は、GoBD 基準を満たすために元の形式で保存する必要があります。

また、文書化の手順自体も透明でわかりやすいものでなければならず、各請求書を社内監査や企業監査の際に簡単に特定して確認できる必要があります。請求機能は、請求書類の自動記録とアーカイブ、各記録のステータスの記録に役立ちます。これにより、未処理、未払い、または期限超過の売掛金の概要をいつでも把握でき、監査に耐えうるアーカイブを実現できます。