德国企业可以通过根据适用法律编制账单来确保账务准确，但当涉及特殊税收规定时，这可能会变得具有挑战性。

在本文中，您将了解什么是合规的账单文件、它必须包含哪些信息，以及开具账单时需要满足哪些格式要求。我们还将解释适用哪些例外情况，并通过真实案例和模板展示如何开具不同类型的账单。

本文内容

• 什么是合规账单，为什么它很重要？
  
• 账单包含哪些信息？
  
• 德国企业的正式开单要求
  
• 德国企业在准备账单时需要考虑的例外情况
  
• 德国企业账单示例及模板
  
• 账单最佳实践
  

什么是合规账单，为什么它很重要？

合规账单是一种列明所提供的供应或履约服务的账单记录。它必须满足德国财税法律和商法的法定标准，因为账单开具人承担着商业和法律双重责任。对于德国境内的企业而言，开具账单是正确进行簿记的基础。

原则上，企业可以以数字或纸质形式准备账单文件。不过，自 2025 年 1 月起，德国的企业对企业 (B2B) 交易必须接收和处理电子账单。强制性电子账单将从现在到 2028 年期间逐步推行\。

账单在企业中的作用

账单承担多个功能。它主要用于请求付款以及提供已完成工作的证明，从而在合同双方之间建立透明度，并帮助保持业务流程的顺畅运行。

账单文件在收入征税方面也发挥着核心作用。对于税务机关而言，这些记录是确定履约行为的性质、范围和时间的主要证据。它们被用于征收增值税 (VAT)、记录商业收入以及评估应税所得减免。如果账单不符合法定要求，税务局可能会拒绝接收方的进项税减免，或者要求其进行更正。

财政主管部门在公司审计期间定期审查账单，以审查交易并评估公司账目的规范。因此，准确且易于理解的开单方式能使与相关部门的沟通更为便捷，并减少陷入麻烦的风险。

账单包含哪些信息？

当账单包含所有强制性信息时，税务机关即予认可。《德国增值税法》(UStG) 第 14 条规定所需信息如下：

• 提供商品或服务公司的全名及地址
  
• 产品或服务接收方的全名和地址
  
• 账单的开具日期
  
• 交付或其他服务的日期（即履约期间）
  
• 税号（由税务局颁发给卖方）或增值税识别号 (VAT ID)（由联邦中央税务局颁发）
  
• 一个连续且唯一的账单编号
  
• 所提供产品的数量和类型或所提供服务的范围和类型
  
• 价格（净价）与总价（总额）
  
• 适用的税率及应缴税款金额
  

企业在准备账单时，还可以包含以下可选信息：

• 接收方必须结清账单的截止日期
  
• 任何现金折扣的详细信息，包括折扣百分比及折扣有效期限
  
• 关于特殊结算条款的详细信息，例如分期付款或按进度付款
  
• 卖方的银行账户详情，包括适用的 IBAN 和银行识别码 (BIC)
  
• 商业登记簿条目信息，包括注册法院和注册号
  
• 关于卖方管理层或所有者的详细信息
  
• 卖方的电话号码、电子邮件地址或网站，以便查询
  

德国企业的正式开单要求

除《德国增值税法》第 14 条规定的内容要求外，德国的账单还必须符合健全簿记的格式标准。

账单编号规则

德国企业在开具账单时，必须按顺序编号。唯一的文档编号有助于明确识别每笔交易。同样重要的是，编号必须是系统的。编号出现空缺通常需要做出解释，例如在公司审计时。

GoBD 合规

关于电子形式账簿、记录和文件的正确管理与存储原则 (GoBD) 也是账单开具与归档的关键。这些原则详细规定了组织应如何准备、存储和保留税务文件（包括账单文件）。GoBD 要求簿记和记账系统必须具有可理解性、完整性、正确性、及时性和防篡改性。这意味着账单必须满足以下要求：

• 可追溯和可验证：德国企业需要维护完整的工作流程文档，为每笔过账提供证据，并清晰记录所有数据处理结果，以确保其可追溯且可验证。

• 完整且正确：所有需保留的文件必须单独备份，并连同其所有组成部分一同备份。GoBD 进一步指出，文档必须真实。

• 及时过账：每笔交易发生后应立即记录。

• 正确的会计：德国企业有义务保持清晰的账目。正确的簿记有特定原则，允许第三方（如审计师或税务顾问）在合理时间内追溯、审查并客观评估交易。

• 防篡改：确保账单发出后，任何修改都无法在不被察觉的情况下进行，并将所有删除或修改记录在统一的变更日志中。

保留义务

在德国，账单的保留期限有明确规定。根据商业法和税法规定，企业原则上必须将进出账单保留八年。保留期限从账单开具或收到当年的日历年末开始计算。

此外：

• 以电子方式收到的账单文件必须以原始电子格式归档
  
• 在特定条件下，企业可以将纸质文件数字化并随后销毁，前提是其记录步骤符合 GoBD 要求
  
• 文档在整个保留期间必须保持清晰可读且机器可读
  

德国企业在准备账单时需要考虑的例外情况

德国企业在准备账单时需要注意一些例外情况。以下情况下适用单独的开单规则：

小规模企业主

小规模经营者如果在上一个日历年度的收入不超过 25,000 欧元，并且预计在当前日历年度的收入不超过 10 万欧元，则有资格享受增值税豁免。因此，这些经营者没有义务在账单上注明增值税。他们只需注明净额，并添加一条关于此项豁免的说明，例如：“根据《德国增值税法》(UStG)第 19 条，不征收增值税。”该说明有助于提高交易对方的透明度，并防止有关税务问题的误解。

定期账单

德国企业使用定期账单定期向客户收取相同金额，例如订阅费、会员费或其他持续性义务。为符合税务局标准，应为每份文件分配一个独特的顺序账单编号，并正确标明对应的履约期。开具人需要明确说明支付条款，包括到期日以及任何分期付款或现金折扣。这些要求为所有相关方创造了透明度，并确保准确处理。

对方缴税账单

对方缴税程序将某些供应品的应缴税款责任从卖方转移到客户。卖方生成不含增值税账单，并附上诸如“对方缴税已生效”或“应缴税款由接收方承担”等备注。买方将自行计算并缴纳增值税。

当供应地点为客户所在国时，这一流程通常适用于跨境 B2B 交易。《德国增值税法》进一步定义了某些将纳税义务转移到买方的例外情况。发送给欧盟企业的账单文件还必须注明双方的增值税税号。

一般来说，对方缴税程序适用于欧盟境内的 B2B 交易。然而，在许多情况下，当德国企业为第三国的其他活动开具账单时，同样适用。话虽如此，这里没有统一的规则，因此企业需要审查目的地国家的具体国家标准。

向欧盟境内外的个人开具的账单

向个人开具的账单遵循与 B2B 记录不同的规则。对于在欧盟境内交付的货物，增值税通常在卖方所在地缴纳，因此当地企业必须在其账单文件中注明德国增值税，即使客户居住在另一个欧盟国家/地区也是如此。服务的提供，尤其是数字产品，则遵循不同的处理方式：《德国增值税法》第 3a 条在许多情况下根据接收方所在地来确定服务的纳税地点，这意味着开具人需要适用相关欧盟成员国的增值税税率。

对于向第三国个人开具的账单，货物交付通常被视为出口供应，根据《德国增值税法》第 4(1a) 条免征增值税。在这种情况下，账单文件中必须包含对此豁免的说明，例如：“根据《德国增值税法》第 4(1a) 条，免征增值税的出口供应。”向欧盟以外的个人提供的服务通常也免税，因为根据《德国增值税法》第 3a 条，服务提供地位于第三国。同样，建议在账单上包含相应的说明。

贷项通知单

贷项通知单可以理解为一种“反向账单”，因为它由买方发出，但起到与账单文件相同的作用。只要包含所有强制性信息，贷项通知单就可以替代账单，并且会被税务局接受。不过，买方只有在事先获得对方同意的情况下才能发出这些通知单。卖方没有义务接受未经其同意的贷项通知单。公司通常为奖金支付或佣金等项目生成贷项通知单。

德国企业账单示例及模板

上述根据《德国增值税法》第 14 条列出的信息要求，构成了开具增值税账单的标准依据。以下是两个针对特定例外情形的模板：

小规模经营者的账单模板

假设一位平面设计师经营的一家小企业，上一年度营业额为 18,500 欧元，预计本年度为 32,000 欧元。根据《德国增值税法》第 19 条，该设计师符合小规模经营者资格。她为一家营销机构设计产品目录并开具账单，约定费用为 1200 欧元。作为小规模经营者，她无需添加增值税，仅需列示净额。

对方缴税账单模板

假设一家德国 IT 服务公司为一家荷兰公司提供咨询服务，约定费用为 3500 欧元。由于这是欧盟内部的企业对企业 (B2B) 交易，因此适用对方缴税程序。纳税义务转移给买方，故德国本地企业无需注明增值税。在开具账单时，该德国公司必须确保添加关于对方缴税的说明，同时还需要注明所有相关方的增值税税号。

账单最佳实践

专业的开票方式是健全簿记的基础，对于德国企业的流动资金和高效的应收账款管理同样至关重要。为避免逾期付款或与税务机关发生纠纷，建立结构合理的工作流程是一个明智之举。

记录履约情况

第一步是详细记录每笔交易。这包括记录供应的类型和范围，以及履约期限。完整的记录是透明开单的核心，也使后续的内部或外部审计更加容易。

准备账单

企业可以手动准备账单，或通过软件自动化工作流程。Stripe Invoicing 等数字工具能帮助您建立高效且合规的工作流程，轻松管理定期计费文档。您可以个性化付款条款并嵌入付款链接，使结算过程对客户更加简单。Stripe 会自动追踪账单状态，发送付款提醒，并处理退款。

记录与归档

发送后将每张账单归档，并确保其可追溯。建立结构化的归档系统，涵盖电子与纸质账单。电子账单须以原始格式保存，以符合 GoBD 标准。

记录流程本身也必须透明且易于理解，以便每张账单在内部或公司审计时能被轻松识别与审查。Invoicing 可帮助您自动记录并归档账单文件，同时记录每份单据的状态。由此，您可随时掌握未结、未付或逾期应收款项的总体情况，确保归档符合审计要求。