ธุรกิจในเยอรมนีสามารถมั่นใจได้ว่าการทำบัญชีถูกต้องแม่นยำโดยการจัดทำใบแจ้งหนี้ให้สอดคล้องกับกฎหมายที่เกี่ยวข้อง แม้ว่าอาจเป็นเรื่องท้าทายเมื่อมีข้อกำหนดด้านภาษีพิเศษที่บังคับใช้

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าเอกสารการเรียกเก็บเงินที่เป็นไปตามข้อกำหนดคืออะไร ข้อมูลที่ต้องมีในเอกสารนั้นมีอะไรบ้าง และข้อกำหนดอย่างเป็นทางการที่คุณต้องปฏิบัติตามเมื่อออกใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ เราจะอธิบายถึงข้อยกเว้นที่บังคับใช้ และแสดงวิธีการออกใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ โดยใช้ตัวอย่างและเทมเพลตในโลกจริง

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนดคืออะไร และเพราะเหตุใดจึงสำคัญ
  
• ใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง
  
• ข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการสำหรับธุรกิจในเยอรมนี
  
• ข้อยกเว้นที่ธุรกิจในเยอรมนีต้องพิจารณาเมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้
  
• ตัวอย่างและเทมเพลตใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจในเยอรมนี
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้
  

ใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนดคืออะไร และเพราะเหตุใดจึงสำคัญ

ใบแจ้งหนี้ที่เป็นไปตามข้อกำหนดคือบันทึกการเรียกเก็บเงินที่ระบุถึงการส่งมอบสินค้าหรือการให้บริการที่เกิดขึ้นแล้ว การออกใบแจ้งหนี้ต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ในกฎหมายภาษีและการพาณิชย์ของเยอรมนี เนื่องจากผู้ออกใบแจ้งหนี้ต้องรับผิดชอบทั้งทางด้านการค้าและทางกฎหมาย สำหรับธุรกิจในประเทศ การออกใบแจ้งหนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำบัญชีที่ถูกต้อง

โดยหลักการแล้ว องค์กรธุรกิจสามารถจัดทำเอกสารการเรียกเก็บเงินได้ทั้งในรูปแบบดิจิทัลหรือกระดาษ อย่างไรก็ตาม ตั้งแต่เดือนมกราคม 2025 เป็นต้นไป การดำเนินงานระหว่างธุรกิจ (B2B) ในเยอรมนีจะต้องรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับจะเริ่มดำเนินการอย่างค่อยเป็นค่อยไประหว่างนี้จนถึงปี 2028

หน้าที่ของใบแจ้งหนี้ในธุรกิจ

ใบแจ้งหนี้มีหน้าที่หลายประการ โดยหลักแล้วใช้สำหรับเรียกเก็บเงินและเป็นหลักฐานของงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ซึ่งจะช่วยสร้างความโปร่งใสระหว่างคู่สัญญาและช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น

เอกสารการเรียกเก็บเงินยังมีบทบาทสำคัญในการจัดเก็บภาษีรายได้ สำหรับหน่วยงานด้านภาษี เอกสารเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นหลักฐานหลักในการพิจารณาลักษณะ ขอบเขต และเวลาของการดำเนินการ โดยจะใช้ในการจัดเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เพื่อบันทึกรายได้ทางการค้า และเพื่อประเมินการหักภาษีซื้อ หากใบแจ้งหนี้ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย สำนักงานภาษีอาจปฏิเสธสิทธิในการหักภาษีซื้อของผู้รับหรือเรียกร้องให้แก้ไข

หน่วยงานด้านภาษีจะตรวจสอบใบแจ้งหนี้เป็นประจำระหว่างการตรวจสอบบัญชีของบริษัท เพื่อตรวจสอบธุรกรรมและประเมินความถูกต้องของบัญชีของบริษัท ด้วยเหตุนี้ การออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและเข้าใจง่ายจะทำให้การสื่อสารกับหน่วยงานง่ายขึ้นและลดความเสี่ยงที่จะเกิดปัญหา

ใบแจ้งหนี้ประกอบด้วยข้อมูลอะไรบ้าง

หน่วยงานด้านภาษีจะยอมรับใบแจ้งหนี้เมื่อมีรายละเอียดที่จำเป็นครบถ้วน มาตรา 14 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (UStG) ระบุข้อมูลที่จำเป็นดังต่อไปนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของบริษัทที่จัดหาสินค้าหรือให้บริการ
  
• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้รับผลิตภัณฑ์หรือบริการ
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• วันที่จัดส่งหรือดำเนินการจัดหาอื่นๆ (เช่น ระยะเวลาการดำเนินงาน)
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่สำนักงานภาษีออกให้แก่ผู้ขาย หรือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT ID) ที่ออกโดยสำนักงานภาษีกลางของรัฐบาลกลาง
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เรียงตามลำดับและไม่ซ้ำกัน
  
• ปริมาณและประเภทของสินค้าที่จัดหาให้ หรือขอบเขตและประเภทของบริการที่มอบให้
  
• ราคา (สุทธิ) และยอดรวม (ยอดขั้นต้น)
  
• อัตราภาษีที่เกี่ยวข้องและจำนวนภาษีที่ต้องชำระ
  

ธุรกิจที่จัดทำใบแจ้งหนี้ยังสามารถรวมข้อมูลเพิ่มเติมต่อไปนี้ได้

• กำหนดเวลาที่ผู้รับต้องชำระใบแจ้งหนี้
  
• รายละเอียดเกี่ยวกับส่วนลดเงินสด รวมถึงส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์และช่วงเวลาที่สามารถใช้ส่วนลดนั้นได้
  
• รายละเอียดเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินพิเศษ เช่น การผ่อนชำระหรือการชำระเงินตามความคืบหน้า
  
• รายละเอียดบัญชีธนาคารของผู้ขาย รวมถึง IBAN และรหัสประจำตัวธนาคาร (BIC) หากมี
  
• รายละเอียดรายการจดทะเบียนพาณิชย์ รวมถึงศาลที่จดทะเบียนและหมายเลขที่จดทะเบียน
  
• รายละเอียดเกี่ยวกับการจัดการหรือเจ้าของของผู้ขาย
  
• หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล หรือเว็บไซต์ของผู้ขายในกรณีที่มีข้อสงสัย
  

ข้อกำหนดการออกใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการสำหรับธุรกิจในเยอรมนี

นอกเหนือจากข้อกำหนดด้านเนื้อหาที่ระบุไว้ในมาตรา 14 ของ UStG แล้ว ใบแจ้งหนี้ในเยอรมนีต้องเป็นไปตามมาตรฐานอย่างเป็นทางการสำหรับการทำบัญชีที่ถูกต้อง

กฎเกี่ยวกับการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้

เมื่อธุรกิจในเยอรมนีออกใบแจ้งหนี้ พวกเขาต้องกำหนดหมายเลขเรียงลำดับ หมายเลขเอกสารที่ไม่ซ้ำกันช่วยระบุธุรกรรมแต่ละรายการได้อย่างชัดเจน การกำหนดหมายเลขอย่างเป็นระบบก็มีความสำคัญเช่นกัน โดยทั่วไปแล้วช่องว่างในการกำหนดหมายเลขจำเป็นต้องมีคำอธิบาย เช่น ในระหว่างการตรวจสอบบัญชีของบริษัท

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GoBD

หลักการสำหรับการจัดการและการจัดเก็บบัญชี บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้อง (GoBD) ยังเป็นกุญแจสำคัญในการออกและจัดเก็บใบแจ้งหนี้ หลักการเหล่านี้กำหนดกฎเกณฑ์โดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรต้องจัดเตรียม จัดเก็บ และเก็บรักษาเอกสารภาษี รวมถึงเอกสารการเรียกเก็บเงิน GoBD กำหนดให้ระบบการทำบัญชีและการเก็บรักษาบันทึกต้องเข้าใจได้ ครบถ้วน ถูกต้อง ทันสมัย ​​และป้องกันการปลอมแปลง นั่นหมายความว่าใบแจ้งหนี้ต้องมีคุณสมบัติเป็นไปตามนี้

• ตรวจสอบย้อนกลับและตรวจสอบยืนยันได้: ธุรกิจในเยอรมนีจำเป็นต้องรักษาเอกสารเวิร์กโฟลว์ที่ครอบคลุม มีหลักฐานรองรับทุกการบันทึก และบันทึกผลการประมวลผลข้อมูลทั้งหมดอย่างชัดเจน เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับและตรวจสอบยืนยันได้

• ครบถ้วนและถูกต้อง: เอกสารทั้งหมดที่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดการเก็บรักษาจะต้องสำรองข้อมูลแยกเป็นรายการ พร้อมองค์ประกอบทั้งหมด นอกจากนี้ GoBD ยังระบุว่าเอกสารต้องเป็นความจริง

• บันทึกในเวลาที่ถูกต้อง: บันทึกธุรกรรมแต่ละรายการทันทีหลังจากที่เกิดขึ้น

• การบัญชีที่ถูกต้อง: การดำเนินงานในประเทศยังมีหน้าที่ต้องรักษาบัญชีที่ชัดเจน มีหลักการเฉพาะของการทำบัญชีที่ถูกต้องซึ่งอนุญาตให้บุคคลที่สาม เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีหรือที่ปรึกษาด้านภาษี สามารถติดตาม ตรวจสอบ และประเมินธุรกรรมอย่างเป็นกลางภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม

• ป้องกันการปลอมแปลง: ต้องมั่นใจว่าไม่มีใครสามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้หลังจากออกแล้วได้โดยไม่ทิ้งร่องรอย และบันทึกการลบหรือการแก้ไขใดๆ ในบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่สอดคล้องกัน

ภาระหน้าที่ในการเก็บรักษา

ในเยอรมนี ใบเรียกเก็บเงินอยู่ภายใต้ข้อบังคับที่ชัดเจนเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษา โดยหลักการแล้ว ตามข้อบังคับของกฎหมายการค้าและภาษี ธุรกิจต่างๆ ต้องเก็บรักษาเอกสารการเรียกเก็บเงินขาเข้าและขาออกเป็นเวลาแปดปี ระยะเวลาในการเก็บรักษาจะเริ่มนับตั้งแต่สิ้นสุดปีปฏิทินที่มีการออกหรือได้รับใบแจ้งหนี้

ข้อกำหนดเพิ่มเติม

• เอกสารการเรียกเก็บเงินที่ได้รับทางดิจิทัลจะต้องถูกจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ดั้งเดิม
  
• ภายใต้เงื่อนไขบางประการ องค์กรสามารถแปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัลและทำลายทิ้งได้ ตราบใดที่ได้บันทึกขั้นตอนต่างๆ ตามหลักเกณฑ์ของ GoBD
  
• เอกสารจะต้องยังคงอ่านได้ชัดเจนและสามารถอ่านได้ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษา
  

ข้อยกเว้นที่ธุรกิจในเยอรมนีต้องพิจารณาเมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้

มีข้อยกเว้นบางประการที่ธุรกิจในเยอรมนีต้องทราบเมื่อจัดทำใบแจ้งหนี้ กฎการออกใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกันจะใช้ในกรณีต่อไปนี้

ผู้ประกอบการรายย่อย

ผู้ประกอบการรายย่อยมีสิทธิ์ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มหากมีรายได้ไม่เกิน 25,000 ยูโรในปีปฏิทินก่อนหน้าและคาดว่าจะมีรายได้ไม่เกิน 100,000 ยูโรในปีปฏิทินปัจจุบัน ดังนั้นผู้ค้าเหล่านี้จึงไม่จำเป็นต้องระบุภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ พวกเขาต้องระบุจำนวนเงินสุทธิและเพิ่มหมายเหตุเกี่ยวกับการยกเว้นนี้ เช่น “ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 19 ของ UStG” หมายเหตุนี้ส่งเสริมความโปร่งใสสำหรับคู่สัญญาและป้องกันความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการเก็บภาษี

ใบแจ้งหนี้แบบตามแผนล่วงหน้า

ธุรกิจในเยอรมนีใช้ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้า เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าในจำนวนเท่ากันเป็นระยะๆ เช่น การชำระเงินตามรอบบิล ค่าธรรมเนียมสมาชิก หรือภาระผูกพันต่อเนื่องอื่นๆ เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานของสำนักงานภาษี ให้กำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันตามลำดับให้กับเอกสารแต่ละฉบับ และระบุช่วงเวลาการดำเนินการที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง ผู้ออกใบแจ้งหนี้ต้องระบุเงื่อนไขการชำระเงินอย่างชัดเจน รวมถึงวันครบกำหนดชำระ และการผ่อนชำระหรือส่วนลดเงินสด ข้อกำหนดเหล่านี้สร้างความโปร่งใสและตรวจสอบความถูกต้องของการประมวลผลสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

ใบแจ้งหนี้การเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับ

ขั้นตอนการเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับจะเปลี่ยนความรับผิดชอบสำหรับจำนวนเงินที่ต้องชำระสำหรับสินค้าบางรายการจากผู้ขายไปยังลูกค้า ผู้ขายจะออกใบแจ้งหนี้โดยไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม และเพิ่มหมายเหตุ เช่น “มีการเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับ” หรือ “ภาษีที่ต้องชำระใดๆ เป็นความรับผิดชอบของผู้รับ” ผู้ซื้อจะคำนวณและชำระภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยตนเอง

กระบวนการนี้มักใช้กับธุรกรรม B2B ข้ามพรมแดนเมื่อสถานที่จัดส่งสินค้าคือประเทศของลูกค้า UStG ยังกำหนดข้อยกเว้นบางประการที่ภาระภาษีจะเปลี่ยนไปเป็นของผู้ซื้อ เอกสารการเรียกเก็บเงินที่ส่งไปยังธุรกิจในสหภาพยุโรปจะต้องระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของทั้งสองฝ่ายด้วย

โดยทั่วไปแล้ว ขั้นตอนการเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับจะใช้กับธุรกรรม B2B ภายในสหภาพยุโรป อย่างไรก็ตาม ในหลายๆ กรณี ขั้นตอนนี้ยังใช้ได้เช่นกันเมื่อวิสาหกิจเยอรมันออกใบแจ้งหนี้ให้กับกิจกรรมอื่นๆ ในประเทศที่สาม ถึงกระนั้นก็ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เป็นมาตรฐานเดียวกันในเรื่องนี้ ดังนั้นธุรกิจจึงจำเป็นต้องตรวจสอบมาตรฐานระดับชาติเฉพาะในประเทศปลายทาง

ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้กับบุคคลทั่วไปทั้งภายในและภายนอกสหภาพยุโรป

ใบแจ้งหนี้ที่ออกให้กับบุคคลทั่วไปมีกฎเกณฑ์ที่แตกต่างจากบันทึก B2B สำหรับสินค้าที่จัดส่งภายในสหภาพยุโรป โดยปกติแล้ว ภาษีมูลค่าเพิ่มจะครบกำหนดชำระในตำแหน่งของผู้ขาย ดังนั้นธุรกิจในท้องถิ่นจะต้องระบุภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมันในเอกสารการเรียกเก็บเงิน รวมถึงกรณีที่ลูกค้าอาศัยอยู่ในประเทศอื่นในสหภาพยุโรป การจัดหาบริการ โดยเฉพาะบริการดิจิทัล จะใช้วิธีการที่แตกต่างออกไป โดยมาตรา 3a ของ UStG กำหนดภาษีสำหรับบริการในหลายกรณีโดยพิจารณาจากตำแหน่งของผู้รับ ซึ่งหมายความว่าผู้ออกใบแจ้งหนี้จำเป็นต้องคิดภาษีมูลค่าเพิ่มในประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปที่เกี่ยวข้อง

สำหรับใบแจ้งหนี้ให้กับบุคคลทั่วไปในประเทศที่สาม การส่งมอบสินค้าโดยทั่วไปถือเป็นสินค้าส่งออกและได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 4(1a) ของ UStG ในกรณีนี้ เอกสารการเรียกเก็บเงินต้องมีการอ้างอิงถึงการยกเว้นนี้ เช่น “สินค้าส่งออกที่ได้รับการยกเว้นภาษีภายใต้มาตรา 4(1a) UStG” บริการที่จัดหาให้กับบุคคลทั่วไปนอกสหภาพยุโรปมักได้รับการยกเว้นภาษีเช่นกัน เนื่องจากสถานที่ส่งมอบตามมาตรา 3a ของ UStG อยู่ในประเทศที่สาม อีกครั้ง ควรใส่หมายเหตุที่เกี่ยวข้องลงในใบเรียกเก็บเงินด้วย

ใบลดหนี้

ใบลดหนี้สามารถเข้าใจได้ว่าเป็น “ใบแจ้งหนี้แบบย้อนกลับ” เนื่องจากผู้ซื้อเป็นผู้ส่ง แต่ทำหน้าที่เช่นเดียวกับเอกสารการเรียกเก็บเงิน ตราบใดที่ประกอบด้วยรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด ใบลดหนี้สามารถใช้แทนใบแจ้งหนี้ได้ และสำนักงานภาษีจะยอมรับเช่นนั้น อย่างไรก็ตาม ผู้ซื้อสามารถออกใบลดหนี้เหล่านี้ได้เฉพาะเมื่อได้รับความยินยอมจากอีกฝ่ายหนึ่งก่อนเท่านั้น ผู้ขายไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องยอมรับใบลดหนี้ที่ตนไม่ได้ตกลง บริษัทต่างๆ มักออกใบลดหนี้สำหรับรายการต่างๆ รวมถึงการจ่ายโบนัสหรือค่าคอมมิชชั่น

ตัวอย่างและเทมเพลตใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกิจในเยอรมนี

ข้อกำหนดด้านข้อมูลภายใต้มาตรา 14 ของ UStG ที่ระบุไว้ข้างต้นเป็นพื้นฐานมาตรฐานสำหรับการออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ด้านล่างนี้เป็นเทมเพลตสองแบบสำหรับข้อยกเว้นเฉพาะ

แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ประกอบการรายย่อย

สมมติว่านักออกแบบกราฟิกดำเนินธุรกิจขนาดเล็กที่สร้างรายได้ 18,500 ยูโรในปีที่แล้วและคาดว่าจะสร้างรายได้ 32,000 ยูโรในปีปัจจุบัน นักออกแบบกราฟิกคนนี้มีคุณสมบัติเป็นผู้ประกอบการรายย่อยภายใต้มาตรา 19 ของ UStG เธอจัดทำใบแจ้งหนี้ให้กับบริษัทการตลาดสำหรับการออกแบบแคตตาล็อกสินค้า ค่าธรรมเนียมที่ตกลงกันไว้คือ 1,200 ยูโร เนื่องจากเธอเป็นผู้ประกอบการรายย่อย เธอจึงไม่ต้องบวกภาษีมูลค่าเพิ่มและระบุจำนวนเงินสุทธิ

เทมเพลตใบแจ้งหนี้การเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับ

สมมติว่าบริษัทบริการด้านไอทีของเยอรมนีให้บริการให้คำปรึกษาแก่บริษัทในเนเธอร์แลนด์โดยมีค่าธรรมเนียมที่ตกลงกันไว้ที่ 3,500 ยูโร เนื่องจากเป็นการทำธุรกรรม B2B ภายในกลุ่มประเทศสหภาพยุโรป จึงต้องใช้ขั้นตอนการเรียกเก็บภาษีย้อนกลับ ภาระภาษีจะตกอยู่กับผู้ซื้อ ดังนั้นธุรกิจในท้องถิ่นจึงไม่ต้องระบุภาษีมูลค่าเพิ่มใดๆ เมื่อออกใบแจ้งหนี้ ธุรกิจในเยอรมนีต้องแน่ใจว่าได้เพิ่มหมายเหตุเกี่ยวกับการเรียกเก็บภาษีแบบย้อนกลับ นอกจากนี้ยังต้องระบุหมายเลขภาษีมูลค่าเพิ่มของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องด้วย

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้

การออกใบแจ้งหนี้อย่างมืออาชีพเป็นพื้นฐานสำคัญของการทำบัญชีที่ดี และยังเป็นกุญแจสำคัญสำหรับธุรกิจในเยอรมนีในแง่ของสภาพคล่องและการจัดการลูกหนี้การค้าที่มีประสิทธิภาพ โดยควรสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้างที่ดีเพื่อหลีกเลี่ยงการชำระเงินล่าช้าหรือการมีปัญหากับหน่วยงานด้านภาษี

การบันทึกผลการดำเนินงาน

ขั้นตอนแรกคือการบันทึกรายละเอียดของแต่ละธุรกรรม ซึ่งรวมถึงการบันทึกประเภทและขอบเขตของการจัดหา ตลอดจนระยะเวลาการดำเนินงาน การบันทึกอย่างละเอียดเป็นหัวใจสำคัญของการเรียกเก็บเงินที่โปร่งใสและทำให้การตรวจสอบภายในหรือภายนอกในภายหลังง่ายขึ้น

การจัดทำใบแจ้งหนี้

ธุรกิจต่างๆ สามารถจัดทำใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองหรือใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นไปโดยอัตโนมัติ เครื่องมือดิจิทัล เช่น Stripe Invoicing ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพและเป็นไปตามข้อกำหนด และจัดการเอกสารการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถปรับแต่งเงื่อนไขการชำระเงินและฝังลิงก์การชำระเงินเพื่อให้กระบวนการชำระเงินง่ายขึ้นสำหรับลูกค้าของคุณ Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ

การจัดทำเอกสารและการจัดเก็บ

จัดเก็บใบเรียกเก็บเงินทุกใบหลังจากส่งแล้ว และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีโครงสร้างซึ่งครอบคลุมทั้งใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลและกระดาษ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องบันทึกในรูปแบบดั้งเดิมเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐาน GoBD

ขั้นตอนการจัดทำเอกสารเองก็ต้องโปร่งใสและเข้าใจได้ เพื่อให้สามารถระบุและตรวจสอบใบแจ้งหนี้แต่ละใบได้อย่างง่ายดายในระหว่างการตรวจสอบภายในหรือการตรวจสอบของบริษัท Invoicing ช่วยคุณโดยการบันทึกและจัดเก็บเอกสารการเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติ และบันทึกสถานะของแต่ละรายการ ในทางกลับกัน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของลูกหนี้ที่ยังไม่ชำระ ค้างชำระ หรือเลยกำหนดชำระได้ตลอดเวลา ซึ่งจะรับประกันการจัดเก็บเอกสารที่ตรวจสอบได้