เริ่มตั้งแต่ปี 2025 ธุรกิจทั้งหมดในเยอรมนีจะต้องรับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งหมายความว่าธุรกิจต้องปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานให้สอดคล้องกับระเบียบนี้ ในบทความนี้ คุณจะได้ศึกษาว่าระเบียบข้อบังคับใดบ้างที่จะมีผลบังคับใช้กับการรับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2025 นอกจากนี้เราจะอธิบายว่าบริษัทจะรับเอกสารดิจิทัลเหล่านี้อย่างไร และโซลูชันเทคโนโลยีที่เหมาะกับสถานการณ์นี้

มีอะไรในบทความนี้บ้าง

• บทบัญญัติที่ใช้กับกาารับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ปี 2025
  
• บริษัทต่างๆ จะรับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร
  
• ซอฟต์แวร์ใดที่เหมาะกับการรับและประมวลผลใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
  
• ข้อดีของการประมวลผลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีอะไรบ้าง
  

บทบัญญัติใดที่ใช้กับการรับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่ปี 2025

ในวันที่ 1 มกราคม 2025 บริษัทประเภท B2B ในเยอรมนีมีภาระผูกพันต้องใช้วิธีการออกใบกำกับภาษีแบบไร้กระดาษ ซึ่งหมายความว่าผู้ที่ทําธุรกิจระหว่างกันจะต้องสามารถออกและรับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ มีเพียงผู้ประกอบการขนาดเล็ก เท่านั้นที่ได้รับการยกเว้นบางส่วนจากภาระผูกพันในการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์โดยยังสามารถออกเอกสารในรูปแบบกระดาษหรือไฟล์ PDF ได้ แต่ต้องสามารถรับและจัดการเอกสารเวอร์ชันดิจิทัลได้ ดูข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการยกเว้นสําหรับผู้ประกอบการขนาดเล็กและกฎหมายภาษีประจําปี 2024 ที่เกี่ยวข้องได้ในบทความของเราเกี่ยวกับกฎสำหรับผู้ประกอบการขนาดเล็กตั้งแต่ปี 2025

ข้อกําหนดด้านการออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบริษัทมีจุดเริ่มต้นมาจากกฎหมาย EU Directive 2014/55/EU ในปี 2014 กฎหมายนี้มีเป้าหมายเพื่อให้การบริหารของรัฐมีประสิทธิภาพมากขึ้นและส่งเสริมความร่วมมือข้ามพรมแดนในสหภาพยุโรปในขณะเดียวกัน ด้วยเหตุนี้วัตถุประสงค์ของกฎหมายที่ได้ระบุไว้ก็คือการใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ การเปลี่ยนผ่านระเบียบข้อบังคับนี้สู่กฎหมายแห่งชาติทำให้นิติบุคคลแบบ B2G (กิจการที่ทำธุรกิจกับภาครัฐ)ในเยอรมนีต้องออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้แก่ผู้ซื้อภาครัฐภายในปี 2020

ในปี 2025 ภาระผูกพันนี้ขยายจากกิจการแบบ B2G ไปสู่ B2B ด้วย โดยอ้างอิงความริเริ่ม ViDA (ภาษีมูลค่าเพิ่มในยุคดิจิทัล)ของสหภาพยุโรปเป็นพื้นฐาน มาตรการที่นํามาใช้ในเดือนพฤศจิกายน 2024 มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ในยุโรปให้ทันสมัยขึ้นและปรับใช้คําสั่ง Council Directive 2006/112/EC ที่มีอยู่ โดยมีแผนเตรียมการนำ ViDA มาใช้ตั้งแต่ปี 2025 ถึง 2035

หนึ่งในเป้าหมายของ ViDA คือการเปิดให้ธุรกิจข้ามพรมแดนสามารถรายงานธุรกรรมของตนไปยังหน่วยงานภาษีเป็นรายกิจการตามโครงสร้างมาตรฐานและในแบบเรียลไทม์ โดยใช้การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตามข้อกำหนดของมาตรฐานยุโรป EN 16931เป็นพื้นฐาน ด้วยเหตุนี้ ViDA จึงกําหนดให้รัฐที่เป็นสมาชิกสหภาพยุโรปออกข้อบังคับให้บริษัทในประเทศของตนออกใบกํากับภาษีแบบดิจิทัลสําหรับธุรกรรมภายในประเทศ เริ่มตั้งแต่ปี 2025

ในเยอรมนี การเปลี่ยนไปใช้การออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตามแผนของสหภาพยุโรปจะแบ่งเป็นสามขั้นตอน ในขั้นตอนแรก บริษัทจะต้องสามารถรับและจัดการใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ ประการที่สองบริษัทจะต้องออกและส่งใบกำกับภาษีเหล่านี้เอง เอกสารการเรียกเก็บเงินทั้งหมดต้องรายงานผ่านพอร์ทัลเว็บในขั้นตอนที่ 3

กฎหมายว่าด้วยโอกาสการเติบโต ที่ผ่านรัฐสภาเยอรมนีในเดือนมีนาคม 2024 เป็นแนวทางสําหรับขั้นตอนเหล่านี้ โดยกำหนดให้บริษัทแบบ B2B ต้องออกใบเรียกเก็บเงินแบบดิจิทัลโดยเริ่มตั้งแต่ปี 2025 ในทางกลับกัน การเปลี่ยนแปลงกฎหมายดังกล่าวหมายความว่าบริษัทจะต้องสามารถรับและประมวลผลรายการเดินบัญชีแบบไร้กระดาษได้ด้วย โดยเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์คือเอกสารดิจิทัลที่มีข้อมูลธุรกรรมทั้งหมด อยู่ในรูปแบบที่มีโครงสร้างซึ่งเครื่องสามารถอ่านได้ ใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ทํางานได้โดยตรงกับแพลตฟอร์มการทําบัญชีและแพลตฟอร์ม ERP ซึ่งแตกต่างจากรายการธุรกรรมบนกระดาษแบบเดิมหรือไฟล์ PDF ที่ไม่ได้จัดโครงสร้าง เอกสารอยู่ในรูปแบบไฟล์ XML (Extensible Markup Language) ซึ่งประกอบด้วยชุดข้อมูลในรูปแบบของโค้ด ข้อมูลมีการจัดระเบียบเป็นลำดับชั้น โดยข้อมูลการเรียกเก็บเงินทั้งหมดจะจัดเก็บอยู่ในที่ตั้งตายตัว ดังนั้นเอกสารเวอร์ชันดิจิทัลในรูปแบบ XML จึงสามารถอ่านได้อัตโนมัติและจัดการได้ด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่เหมาะสม

เค้าโครงแบบ XML ที่ใช้กันมากที่สุดในเยอรมนี ได้แก่ XRechnung และแบบ ZUGFeRD แม้ว่า XRechnung จะมีแต่ไฟล์ XML แต่โซลูชันแบบไฮบริด ZUGFeRD จะประกอบด้วย XML และไฟล PDF

บริษัทต่างๆ จะรับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร

บริษัทที่รับแต่ไฟล์ PDF หรือใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษต้องทําการปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำบัญชีทั้งทางเทคนิคและเชิงโครงสร้าง

จัดทำข้อกําหนดทางเทคนิค

ข้อกําหนดทางเทคนิคหลักคือระบบบัญชีที่รองรับการเรียกข้อมูล การแปลง และการจัดการใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยหลักการแล้ว แค่บัญชีอีเมลเดียวก็เพียงพอแล้วเนื่องจากสามาถใช้ส่งใบกำกับภาษีแนบไปกับอีเมลได้ไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างแบบใดก็ตาม อย่างไรก็ตาม การรับใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธีนี้ไม่เพียงพอ เพราะการรับใบกำกับภาษีกับการประมวลผลเป็นคนละเรื่องกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคู่ค้าอีกฝ่ายต้องการใช้ช่องทางการส่งแบบอื่น นอกจากการอัปโหลดไฟล์แล้ว คุณสามารถใช้อินเทอร์เฟซแบบไร้กระดาษในซอฟต์แวร์บัญชีหรือใช้บริการของผู้ให้บริการภายนอกได้ด้วย สิ่งนี้เป็นปัจจัยสำคัญในการจัดโครงสร้างช่องทางการรับที่ต้องการให้เหมาะสม

เลือกประเภทใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

เนื่องจากใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีหลายรูปแบบ เช่น XRechnung และ ZUGFeRD บริษัทจึงต้องชี้แจงกับคู่ค้าด้วยว่าต้องการใช้แบบใด เนื่องจากบริษัทต้องแน่ใจว่าตนสามารถประมวลผลเอกสารดิจิทัลที่เข้ามาทั้งหมดได้ ระบบบัญชีต้องสามารถจัดการโครงสร้างมาตรฐานทั้งหมดได้

ทำระบบประมวลผลอัตโนมัติ

ประโยชน์หลักของการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์คือสามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติ แต่ก็ต้องอาศัยอินเทอร์เฟซเพื่อให้ทำงานกับกรอบการทำงานของระบบบัญชีที่มีอยู่ได้ โดยอินเทอร์เฟซต้องสามารถนำเข้าและจัดการใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ นอกจากนี้ยังต้องตรวจสอบความสมบูรณ์และความถูกต้องของไฟล์ขาเข้าด้วย หากโซลูชันไอทีที่มีอยู่ไม่สามารถทําได้ การตรวจสอบสามารถทําได้โดยใช้เครื่องมือเฉพาะ

ฝึกอบรมพนักงาน

การเตรียมระบบเพื่อใช้งานระบบการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีการปรับปรุงทางเทคนิคและการฝึกอบรมพนักงาน พนักงานบัญชีและลงบัญชีต้องคุ้นเคยกับรูปแบบและระบบใหม่ ซึ่งจะทําให้ขั้นตอนการทํางานเป็นไปอย่างราบรื่นและลดข้อผิดพลาด

จัดให้มีการรักษาความปลอดภัยข้อมูล

การจัดการใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีระบบคุ้มครองข้อมูลที่ละเอียดอ่อน องค์กรต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น การเข้ารหัสและการจำกัดการเข้าถึงเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล นอกจากนี้ ควรพึงตระหนักด้วยว่ามีการบังคับใช้ GoBD (หลักการจัดทำและเก็บรักษาสมุดบัญชี รายการ และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์) กับใบกำกับภาษีทั้งแบบอิเล็กทรอนิกส์และแบบดั้งเดิม ซึ่งประกอบด้วยการจัดเก็บในระบบเก็บถาวรที่รับประกันว่าใบเรียกเก็บเงินจะได้รับการจัดเก็บในรูปแบบที่ถูกต้องตามหลักการตรวจสอบ และเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 10 ปีตามที่กฎหมายบัญญัติไว้

ซอฟต์แวร์ใดที่เหมาะกับการรับและประมวลผลใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

บริษัทที่ต้องการรับและประมวลผลใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีโซลูชันซอฟต์แวร์หลายแบบให้เลือก ผู้ให้บริการระบบบัญชีแบบเดิมจํานวนมากได้ผสานวิธีการแบบไร้กระดาษไว้ในโปรแกรมของตน ขั้นตอนแรกที่ต้องทำคือการพิจารณาว่าระบบปัจจุบันของคุณสามารถจัดการงานดังกล่าวได้หรือไม่ หากไม่ได้ ก็ให้ถือโอกาสใช้การเปลี่ยนระบบเป็นการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์นี้ผสานการระบบกับเครื่องมือการทําบัญชีใหม่

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเก็บโครงสร้างพื้นฐานเดิมที่มีอยู่และใช้บริการของผู้ให้บริการเฉพาะทางได้ ธุรกิจต่างๆ ควรตั้งคำถามต่อไปนี้กับตนเอง

• ความเข้ากันได้เชิงรูปแบบ: ซอฟต์แวร์รองรับมาตรฐานที่เกี่ยวข้องเช่น XRechnung หรือ ZUGFeRD หรือไม่
  
• ความสามารถในการผสานการทํางาน: ซอฟต์แวร์สามารถผสานการทํางานเข้ากับระบบที่มีอยู่ของคุณได้อย่างง่ายดายหรือไม่
  
• ความสามารถในการปรับขนาด: โซลูชันนี้เหมาะกับขนาดบริษัทของคุณในปัจจุบันและรองรับความต้องการในอนาคตหรือไม่
  
• ความเป็นมิตรต่อผู้ใช้: ซอฟต์แวร์ที่ไม่ซับซ้อนและใข้ความพยายามเพียงเล็กน้อยในการฝึกอบรมพนักงานใช่หรือไม่
  
• ค่าใช้จ่าย: ค่าใบอนุญาตและค่าบํารุงรักษาเหมาะกับงบประมาณของบริษัทหรือไม่
  

Stripe Invoicing เป็นโซลูชันที่สะดวก คุณสามารถรับ อ่าน และประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ง่ายด้วย Billit ซึ่งเป็นแอปพันธมิตร นอกจากนี้ยังใช้ Invoicing เพื่อสร้างและส่งใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วยการตั้งค่าเพียงครั้งเดียว สามารถติดตามสถานะใบกำกับภาษีที่ส่งออกไปแล้วได้แบบเรียลไทม์เพื่อการติดตามและควบคุมที่โปร่งใส ระบบจะแจ้งข้อผิดพลาดหรือการชําระเงินที่ไม่ตรงเวลาโดยอัตโนมัติ คุณจึงระบุและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

ข้อดีของการประมวลผลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีอะไรบ้าง

บริษัทได้ประโยชน์หลายอย่างจากการทำงานแบบดิจิทัล ต่อไปนี้คือภาพรวมของข้อดีหลักๆ

การปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมาย

ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะมีผลบังคับใช้กับนิติบุคคลแบบ B2B ในเยอรมนี โดยมีข้อยกเว้นให้เฉพาะกับธุรกิจขนาดเล็กเท่านั้น โดยกำหนดให้ธุรกิจขนาดเล็กต้องสามารถรับเอกสารได้เท่านั้น บริษัทที่เปลี่ยนแนวปฏิบัติด้านการทำบัญชีจะต้องปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยการเติบโตของเยอรมนีและข้อกําหนดของสหภาพยุโรป

ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น

การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ส่งเสริมระบบการทํางานแบบอัตโนมัติ เมื่อขจัดขั้นตอนต่างๆ ที่ต้องทําด้วยตัวเองลง เช่น การป้อนหรือยืนยันข้อมูล การจัดการรายการธุรกรรมจะทำได้รวดเร็วขึ้นและโอกาสเกิดข้อผิดพลาดก็จะน้อยลง การทำงานที่รวดเร็วขึ้นยังทำให้การชำระเงินตามใบเรียกเก็บเงินตรงเวลา และทำให้ความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ดีขึ้นด้วย

เพิ่มความโปร่งใสและการควบคุม

ระบบการออกใบกำกับภาษีอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสถานะของเอกสารการเรียกเก็บเงินตั้งแต่ใบเสร็จไปจนถึงการชำระเงิน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตามใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้แบบเรียลไทม์โดยใช้ Stripe Invoicing ซึ่งช่วยให้การจัดการลูกหนี้การค้ามีความโปร่งใสมากขึ้น และช่วยให้ธุรกิจควบคุมการบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ โซลูชันการออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลยังใช้เพื่อการวิเคราะห์และการรายงานอย่างละเอียดได้อีกด้วย

ความร่วมมือที่ดีขึ้น

ใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการจัดโครงสร้างช่วยอํานวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างคู่ค้า มาตรฐานที่ได้รับการยอมรับทําให้การทำงานร่วมกันข้ามพรมแดนง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การลดต้นทุน

ไม่มีค่ากระดาษ ค่าพิมพ์ หรือค่าไปรษณีย์อีกต่อไปเมื่อไม่มีการสร้างหรือส่งใบเรียกเก็บเงินฉบับจริง นอกจากนี้การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ประหยัดเงินให้แค่ฝั่งผู้ส่ง เพราะผู้รับก็มีค่าใช้จ่ายลดลงด้วยจากเวลาที่ประหยัดได้ด้วยการประมวลผลแบบอัตโนมัติ แนวทางการทำงานแบบไร้กระดาษนี้สามารถลดค่าใช้จ่ายบุคลากรในแผนกบัญชีด้วย