A partir de 2025, todas as empresas na Alemanha precisarão receber faturas eletrônicas. Isso significa que elas terão que adaptar seus processos. Neste artigo, você conhece quais regulamentações serão aplicadas ao recebimento de faturas eletrônicas a partir de 2025. Também explicamos como as empresas podem obter esses documentos digitais e quais soluções tecnológicas se encaixam melhor para esse cenário.

O que há neste artigo?

• Quais disposições se aplicam ao recebimento de faturas eletrônicas a partir de 2025?
  
• Como as empresas podem receber uma fatura eletrônica?
  
• Qual software é adequado para receber e processar faturas eletrônicas?
  
• Quais as vantagens do processamento de faturas eletrônicas?
  

Quais disposições se aplicam ao recebimento de faturas eletrônicas a partir de 2025?

A partir de 1º de janeiro de 2025, as empresas B2B na Alemanha serão obrigadas a usar métodos de faturamento sem papel. Isso significa que aqueles que fazem negócios entre si devem ser capazes de emitir e aceitar faturas eletrônicas. Somente os pequenos empresários estão parcialmente isentos da obrigação de faturamento eletrônico: podem continuar a emitir esses documentos em papel ou PDF, mas devem ser capazes de adquirir e manusear versões digitais. Nosso artigo sobre a regra para pequenos empresários de 2025 contém informações detalhadas sobre a isenção para pequenos empreendedores e a Lei Tributária Anual de 2024.

O ponto de partida para a obrigatoriedade do faturamento eletrônico por parte das empresas é a Diretiva 2014/55/EU da UE de 2014. A diretiva visava tornar a administração pública mais eficiente, melhorando simultaneamente a cooperação internacional na União Europeia. Para o efeito, um objetivo declarado da diretiva era a utilização do faturamento eletrônico para contratos públicos. Como resultado da transposição para a legislação nacional, as entidades B2G (negócios entre empresas e governos) na Alemanha serão obrigadas a emitir faturas eletrônicas a compradores públicos até 2020.

A partir de 2025, essa obrigação será estendida das organizações B2G para as B2B. A base é a iniciativa ViDA (IVA na Era Digital) da UE. As medidas adotadas em novembro de 2024 pretendem a modernizar o atual sistema europeu do imposto sobre valor agregado (IVA) e adaptar a Diretiva 2006/112/EC do Conselho. A implementação do ViDA está prevista para o período de 2025 a 2035.

Um dos objetivos da ViDA é permitir que empresas internacionais reportem suas transações às autoridades fiscais individualmente, em uma estrutura padronizada e em tempo real. A base para isso é o faturamento eletrônico de acordo com os requisitos da norma europeia EN 16931. Por isso, a ViDA estipula que os estados-membros da UE exijam faturamento digital para transações domésticas de suas empresas a partir de 2025.

Na Alemanha, a mudança para o faturamento eletrônico, conforme planejado pela UE, ocorrerá em três etapas. Na primeira etapa, as empresas devem ser capazes de aceitar e manusear faturas eletrônicas. Em segundo lugar, elas próprias devem emiti-las e enviá-las. Todos os documentos de cobrança devem ser informados por meio de um portal da web na terceira etapa.

A Lei de Oportunidades de Crescimento, aprovada pelo Parlamento alemão em março de 2024, é a base para essas etapas. Ela exige que as empresas B2B emitam faturas digitalmente a partir de 2025. Por outro lado, a mudança na lei significa que elas também devem poder receber e processar declarações sem papel a partir de 1º de janeiro de 2025.

O que é uma fatura eletrônica?

As faturas eletrônicas são documentos digitais que contêm todos os dados de uma transação em um layout estruturado e legível por máquina. Ao contrário dos registros em papel tradicionais ou arquivos PDF não estruturados, as faturas eletrônicas podem ser trabalhadas diretamente por plataformas de contabilidade e ERP. Ela é baseada na estrutura de arquivo XML (Extensible Markup Language), que consiste em um conjunto de dados na forma de linhas de código. As informações são organizadas hierarquicamente nesse formato, e todas as informações de cobrança são armazenadas em um local fixo. Como resultado, as versões digitais em XML podem ser automaticamente lidas e manipuladas com a infraestrutura certa.

Os layouts baseados em XML mais comuns na Alemanha são XRechnung e a opção ZUGFeRD. Enquanto o XRechnung contém apenas um arquivo XML, a solução híbrida ZUGFeRD consiste em um arquivo XML e um arquivo PDF.

Como as empresas podem receber uma fatura eletrônica?

As empresas que recebiam exclusivamente faturas em PDF ou papel precisam fazer alguns ajustes técnicos e estruturais em seu fluxo de trabalho contábil.

Estabelecer os requisitos técnicos

O principal requisito técnico é um sistema de contabilidade que suporte a recuperação, conversão e manuseio de faturas eletrônicas. Em princípio, uma conta de e-mail é suficiente, uma vez que eles podem ser enviados rapidamente como anexo, independentemente da estrutura. Ainda assim, apenas obter uma fatura eletrônica dessa forma não é suficiente. Aceitá-la e ser capaz de processá-la são duas coisas diferentes, especialmente porque os parceiros podem preferir outros canais de transmissão. Além do upload de arquivos, interfaces sem papel em softwares contábeis ou serviços de provedores externos também podem ser usadas. É fundamental estruturar os canais de recepção desejados de acordo.

Selecionar os tipos de fatura eletrônica adequados

Como existem diferentes formatos de fatura eletrônica, como XRechnung e ZUGFeRD, as empresas devem esclarecer com seus parceiros comerciais qual opção é preferida. É importante garantir que a empresa possa processar todos os documentos digitais recebidos. Os sistemas de contabilidade precisam ser capazes de lidar com todas as estruturas padrão.

Garantir o processamento automatizado

Uma grande vantagem do faturamento eletrônico é que ele pode ser processado automaticamente. No entanto, isso requer interfaces com as estruturas contábeis existentes. Estas devem ser capazes de importar e lidar com faturas eletrônicas. Além disso, os arquivos recebidos precisam ser verificados quanto à integridade e precisão. Se as soluções de TI existentes não puderem fazer isso, a validação pode ser feita usando ferramentas especializadas.

Treinar funcionários

A implementação do faturamento eletrônico requer adaptações técnicas e treinamento dos funcionários. A equipe de contabilidade e escrituração precisa estar familiarizada com os novos formatos e sistemas, que estabelecerão fluxos de trabalho suaves e reduzirão os erros.

Garantir a segurança dos dados

O tratamento de faturas eletrônicas exige a proteção de informações confidenciais. As organizações precisam aplicar medidas de segurança, como criptografia e acesso restrito, para manter a integridade dos dados. Além disso, é fundamental observar que o GoBD (princípios para a manutenção e retenção adequada de livros, registros e documentos em formato eletrônico) se aplica às faturas eletrônicas e tradicionais. Isso inclui o armazenamento em um sistema de arquivamento que garanta que a fatura seja mantida à prova de auditoria pelo período de retenção legal de 10 anos.

Qual software é adequado para receber e processar faturas eletrônicas?

As empresas que desejam receber e processar faturas eletrônicas possuem diversas soluções de software. Muitos fornecedores de sistemas contábeis tradicionais integraram métodos sem papel em seus programas. A primeira etapa é determinar se suas estruturas existentes podem lidar com essas tarefas. Caso contrário, você pode aproveitar a migração para o faturamento eletrônico como uma oportunidade de integrar uma nova ferramenta de contabilidade.

Também é possível manter sua infraestrutura existente e utilizar os serviços de provedores especializados. As empresas precisam se perguntar o seguinte:

• Compatibilidade de formatos: o software suporta as normas relevantes, como XRechnung ou ZUGFeRD?
  
• Capacidade de integração: o software pode se integrar facilmente às suas estruturas existentes?
  
• Escalabilidade: a solução é adequada ao tamanho da sua empresa atual e às necessidades futuras?
  
• Facilidade de uso: o software é descomplicado e requer pouco esforço para treinar os funcionários?
  
• Custos: os custos de licenciamento e manutenção cabem no orçamento da sua empresa?
  

O Stripe Invoicing é uma solução conveniente. Você pode receber, ler e processar faturas eletrônicas com facilidade usando o aplicativo de parceiro Billit. O Invoicing também pode ser usado para criar e enviar faturas eletrônicas. Uma configuração avulsa é suficiente. O status das faturas eletrônicas enviadas também pode ser monitorado em tempo real para um rastreamento e controle transparentes. Você é automaticamente notificado de qualquer erro ou pagamento não realizado, de forma que os problemas possam ser identificados e resolvidos rapidamente.

Quais são as vantagens do processamento de faturas eletrônicas?

Os métodos digitais oferecem às empresas inúmeras vantagens. Veja abaixo algumas das mais importantes.

Conformidade com regulamentações legais

A partir de 2025, o faturamento eletrônico será obrigatório para entidades B2B alemãs. As exceções se aplicam exclusivamente às pequenas empresas, que só precisam poder adquiri-las. As empresas que mudarem suas práticas contábeis cumprirão a Lei Alemã de Crescimento e os requisitos da UE.

Mais eficiência

O faturamento eletrônico incentiva fluxos de trabalho automatizados. Ao eliminar etapas manuais, como entrada de dados ou verificação, os registros podem ser gerenciados mais rapidamente e os erros são menos prováveis. O processamento mais rápido também permite que as contas sejam pagas em dia, melhorando o relacionamento com os fornecedores.

Mais transparência e controle

Com o faturamento eletrônico, as empresas têm acesso a informações atualizadas sobre o status de seus documentos de cobrança, do recebimento ao pagamento. Por exemplo, com o Stripe Invoicing, as faturas eletrônicas podem ser rastreadas em tempo real, tornando a gestão de recebíveis mais transparente e proporcionando às empresas um controle eficaz. As soluções de faturamento digital também permitem análises e relatórios detalhados.

Cooperação aprimorada

As faturas eletrônicas estruturadas facilitam a troca de dados entre parceiros comerciais. As normas reconhecidas simplificam e melhoram a colaboração internacional.

Redução de custos

Sem o uso de faturas físicas, não há despesas com papel, impressão ou postagem. Com o faturamento eletrônico, no entanto, não é só o remetente que pode economizar dinheiro. Os destinatários também podem reduzir custos economizando tempo por meio do processamento automatizado. Dessa forma, abordagens sem papel podem reduzir as despesas com pessoal no departamento de contabilidade.