À partir de 2025, toutes les entreprises allemandes seront tenues de recevoir des factures électroniques. Cela signifie qu’elles devront adapter leurs processus en conséquence. Dans cet article, vous découvrirez quelles réglementations s’appliqueront à la réception des factures électroniques à partir de 2025. Nous expliquons également comment les entreprises peuvent obtenir ces documents numériques et quelles solutions technologiques conviennent le mieux dans cette situation.

Contenu de cet article

• Quelles dispositions s’appliquent à la réception des factures électroniques à partir de 2025?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles recevoir une facture électronique?
  
• Quel logiciel est adapté à la réception et au traitement des factures électroniques?
  
• Quels sont les avantages du traitement des factures électroniques?
  

Quelles dispositions s’appliquent à la réception des factures électroniques à partir de 2025?

À partir du 1er janvier 2025, les entreprises de commerce interentreprises en Allemagne seront tenues d’utiliser des méthodes de facturation sous forme électronique. Cela signifie que les entreprises qui effectuent des transactions commerciales entre elles doivent être en mesure d’émettre et d’accepter des factures électroniques. Seules les petites entreprises sont partiellement exemptées de l’obligation relative à la facturation électronique. Elles peuvent continuer à émettre ces documents sous forme papier ou de fichiers PDF, mais elles doivent être en mesure de recevoir et de gérer des versions numériques. Vous trouverez des informations détaillées sur l’exemption pour les petites entreprises et la loi fiscale annuelle 2024 correspondante dans notre article sur la règle relative aux petites entreprises à partir de 2025.

Le principe de base concernant l’obligation l’obligation de facturation électronique pour les entreprises est la Directive européenne 2014/55/UE à partir de 2014. La directive visait à rendre l’administration publique plus efficace tout en améliorant la coopération transfrontalière au sein de l’Union européenne. À cette fin, l’un des objectifs de cette directive était l’utilisation de la facturation électronique pour les marchés publics. À la suite de la transformation de la directive en loi nationale, les entités de commerce entreprises-gouvernement en Allemagne étaient tenues d’émettre des factures électroniques aux acheteurs publics à compter de 2020.

À partir de 2025, cette obligation est étendue des organisations de commerce entreprises-gouvernement aux organisations de commerce interentreprises. L’initiative de l’UE ViDA(La TVA à l’ère numérique) est à l’origine de cette mesure. Les mesures adoptées en novembre 2024 visent à moderniser le système européen actuel de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et à adapter la directive 2006/112/CE du Conseil. La mise en œuvre de ViDA est prévue entre 2025 et 2035.

L’un des objectifs de ViDA est de permettre aux entreprises transfrontalières de déclarer leurs transactions aux autorités fiscales de manière individuelle, dans une structure standardisée et en temps réel. Cet objectif repose sur la facturation électronique, conformément aux exigences de la norme européenne EN 16931. Par conséquent, ViDA exige des États membres de l’UE qu’ils rendent obligatoire la facturation numérique pour les transactions nationales de leurs entreprises à partir de 2025.

En Allemagne, le passage à la facturation électronique, comme prévu par l’UE, se fera en trois étapes. Premièrement, les entreprises doivent être en mesure d’accepter et de gérer des factures électroniques. Deuxièmement, elles doivent les émettre et les envoyer elles-mêmes. Finalement, tous les documents de facturation doivent être signalés au moyen d’un portail Web.

La loi sur les perspectives de croissance, adoptée par le parlement allemand en mars 2024, constitue la base de ces étapes. Elle oblige les entreprises de commerce interentreprises à émettre des factures par voie numérique à compter de 2025. En revanche, la modification de la loi signifie qu’elles devront également être en mesure de recevoir et de traiter des relevés sous forme électronique à compter du 1er janvier 2025.

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Les factures électroniques sont des documents numériques qui contiennent toutes les données de transaction présentées dans un format structuré et lisible par une machine. Contrairement aux documents papier traditionnels ou aux fichiers PDF non structurés, les factures électroniques peuvent être utilisées directement par les plateformes de systèmes comptables et de progiciels de gestion intégrés. Elle repose sur la structure de fichier XML (langage de balisage extensible), qui consiste en un ensemble de données sous forme de lignes de code. Dans ce format, les informations sont organisées de manière hiérarchique et toutes les informations relatives à la facturation sont stockées au même endroit. Par conséquent, les versions numériques au format XML peuvent être lues et traitées automatiquement avec l’infrastructure adéquate.

Les présentations au format XML les plus courantes en Allemagne sont XRechnung et l’option ZUGFeRD. La présentation XRechnung ne contient qu’un fichier XML, alors que la solution hybride ZUGFeRD se compose d’un fichier XML et d’un fichier PDF.

Comment les entreprises peuvent-elles recevoir une facture électronique?

Les entreprises qui n’acceptaient que des factures papier ou au format PDF doivent apporter quelques ajustements techniques et structurels à leur flux de travail comptable.

Établissez les exigences techniques

La principale exigence technique est un système de comptabilité qui prend en charge la récupération, la conversion et le traitement des factures électroniques. En principe, un compte de courrier électronique suffit, puisque les factures électroniques peuvent être envoyées rapidement en tant que pièce jointe, quelle que soit leur structure. Par contre, la réception d’une facture électronique de cette manière, soit par courriel, n’est pas suffisante. Le fait d’accepter la facture électronique et le fait de pouvoir la traiter sont deux choses différentes, d’autant plus que les partenaires peuvent préférer d’autres canaux de transmission. Outre le téléversement de fichiers, il est également possible d’utiliser des interfaces électroniques dans les logiciels de comptabilité ou de faire appel à des prestataires de services externes. Il est essentiel de structurer les canaux de réception souhaités en conséquence.

Sélectionnez les types de factures électroniques appropriés

Étant donné qu’il existe différents formats de facture électronique, tels que XRechnung et ZUGFeRD, les entreprises doivent clarifier avec leurs partenaires commerciaux l’option qu’elles préfèrent. Il est important de s’assurer que l’entreprise peut traiter tous les documents numériques entrants. Les systèmes comptables doivent être en mesure de gérer toutes les structures standards.

Automatisez le traitement

L’un des principaux avantages de la facturation électronique est qu’elle peut être traitée automatiquement. Cependant, cela nécessite la mise en place d’interfaces avec les cadres comptables existants. Ces dernières doivent permettre d’importer et de gérer des factures électroniques. De plus, les fichiers entrants doivent être vérifiés pour s’assurer qu’ils sont complets et exacts. Si les solutions informatiques existantes ne permettent pas de le faire, la validation peut être effectuée à l’aide d’outils spécialisés.

Formez les employés

La mise en œuvre de la facturation électronique nécessite des adaptations techniques et la formation des employés. Le personnel du service comptable doit se familiariser avec les nouveaux formats et systèmes, ce qui permettra d’établir des flux de travail fluides et de réduire les erreurs.

Sécurisez les données

Le traitement des factures électroniques exige la protection des informations sensibles. Les organisations doivent appliquer des mesures de sécurité telles que le chiffrage et l’accès restreint pour maintenir l’intégrité des données. De plus, il est essentiel de noter que le GoBD (principes pour la bonne tenue et la conservation des livres, registres et documents sous forme électronique) s’applique aux factures électroniques et aux factures traditionnelles. Cela inclut le stockage dans un système d’archivage qui garantit que la facture est conservée de manière sécurisée pendant la période de conservation légale de 10 ans.

Quel logiciel est adapté à la réception et au traitement des factures électroniques?

Les entreprises qui souhaitent recevoir et traiter des factures électroniques ont plusieurs choix en matière de solutions logicielles. De nombreux fournisseurs de systèmes comptables traditionnels ont intégré des méthodes numériques dans leurs programmes. La première étape consiste à déterminer si vos cadres d’applications existants peuvent gérer de telles tâches. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez profiter du passage à la facturation électronique pour intégrer un nouvel outil comptable.

Il est également possible de maintenir votre infrastructure existante et de faire appel aux services de fournisseurs spécialisés. Les entreprises doivent se poser les questions suivantes :

• Compatibilité des formats : Le logiciel prend-il en charge les normes pertinentes, telles que XRechnung ou ZUGFeRD?
  
• Capacité d’intégration : Le logiciel peut-il s’intégrer facilement dans vos cadres d’applications existants?
  
• Évolutivité : La solution est-elle adaptée à la taille actuelle de votre entreprise et à vos besoins futurs?
  
• Convivialité : Le logiciel est-il simple et nécessite peu de démarches pour former les employés?
  
• Coûts : Les coûts de licence et de maintenance correspondent-ils au budget de votre entreprise?
  

Stripe Invoicing est une solution pratique. Vous pouvez facilement recevoir, consulter et traiter des factures électroniques au moyen de l’application partenaire Billit. Invoicing peut également être utilisé pour créer et envoyer des factures électroniques; une seule configuration suffit. L’état des factures électroniques envoyées peut également être surveillé en temps réel afin d’assurer un suivi et un contrôle transparents. Vous êtes avisé(e) automatiquement de toute erreur ou de tout paiement manqué, ce qui permet d’identifier et de résoudre rapidement les problèmes.

Quels sont les avantages du traitement des factures électroniques?

Les méthodes numériques offrent aux entreprises de nombreux avantages. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des avantages les plus importants.

Conformité aux réglementations légales

À partir de 2025, la facturation électronique sera obligatoire pour les entités de commerce interentreprises allemandes. Les exceptions ne s’appliquent qu’aux petites entreprises, qui doivent seulement être en mesure de les acquérir. Les entreprises qui modifient leurs pratiques comptables devront se conformer à la loi allemande sur les perspectives de croissance et aux exigences de l’UE.

Augmentation de l’efficacité

La facturation électronique favorise l’automatisation des flux de travail. En éliminant les étapes manuelles, telles que la saisie ou la vérification des données, les enregistrements peuvent être traités plus rapidement et les erreurs sont moins probables. Des délais d’exécution plus rapides permettent également de payer les factures à temps, ce qui améliore les relations avec les fournisseurs.

Transparence et contrôle accrus

Grâce à la facturation électronique, les entreprises ont accès à des informations actualisées sur l’état de leurs documents de facturation, de la réception au paiement. Par exemple, avec Stripe Invoicing, les factures électroniques peuvent faire l’objet d’un suivi en direct, ce qui rend la gestion des créances plus transparente et permet aux entreprises d’exercer un contrôle efficace. Les solutions de facturation numérique permettent également des analyses approfondies et des rapports détaillés.

Amélioration de la coopération

Les factures électroniques structurées facilitent l’échange de données entre les partenaires commerciaux. Des normes reconnues simplifient et améliorent la collaboration au-delà des frontières.

Réduction des coûts

Aucune dépense liée au papier, à l’impression ou à l’affranchissement n’est requise, car aucune facture physique n’est créée ou envoyée. Toutefois, la facturation électronique peut permettre à d’autres personnes que l’expéditeur d’économiser de l’argent. Les bénéficiaires peuvent également réduire les coûts en gagnant du temps grâce au traitement automatisé. De cette façon, les méthodes numériques permettent au service de la comptabilité de réduire les frais administratifs.