从 2025 年开始，德国的所有企业都必须接收电子发票。这意味着他们将不得不相应地调整他们的流程。在本文中，您将了解自 2025 年起哪些法规将适用于电子发票的接收。我们还会说明企业如何获取这些数字文档，以及哪种技术解决方案最适合这种情形。

目录

• 从 2025 年开始，哪些规定适用于电子发票的接收？
  
• 公司如何接收电子发票？
  
• 哪种软件适合接收和处理电子发票？
  
• 电子发票处理的优势是什么？
  

从 2025 年开始，哪些规定适用于电子发票的接收？

自 2025 年 1 月 1 日起，德国的 B2B 公司将有义务使用无纸化方式开具发票。这意味着那些相互开展业务的人必须能够开具和接受电子发票。只有小规模企业主可以部分免除电子发票义务：他们可以继续以纸质或 PDF 文件形式开具这些票据，但必须有能力获取和处理电子版本。有关小规模企业主免税的详细信息以及相关的 2024 年年度税法的详细信息，可在我们关于 2025 年小规模企业主规则的文章中查阅。

企业开具电子发票要求的起始依据是 2014 年的欧盟第 2014/55/EU 号指令。该指令旨在提高公共管理效率，同时加强欧盟成员国之间的跨境合作。为此，该指令的一个既定目标是在公共采购中使用电子发票。由于该指令已转化为德国国内法律，自 2020 年起，德国的企业对政府 (B2G) 实体需向公共采购方开具电子发票。

自 2025 年起，这一要求将从企业对政府 (B2G) 扩展到企业对企业 (B2B)。其依据是欧盟的 ViDA（数字时代的增值税）倡议。2024 年 11 月采取的这些措施旨在使现行欧洲增值税 (VAT) 体系实现现代化，并对现行的欧盟理事会指令 2006/112/EC 进行调整。ViDA 计划于 2025 年至 2035 年期间实施。

ViDA 的目标之一是让跨境企业能够以标准化的架构，实时地向税务机关逐笔申报其交易情况。其依据是符合欧洲标准 EN 16931 要求的电子发票。因此，ViDA 要求欧盟成员国从 2025 年起，强制其国内企业在国内交易中使用电子发票。

在德国，按照欧盟的规划，向电子发票的转变将分三个步骤进行。第一步，公司必须能够接受和处理电子发票。第二步，他们必须自己开具和发送这些电子发票。第三步，所有账单文件都必须通过网络门户进行申报。

德国议会于 2024 年 3 月通过的增长机遇法案为这些举措奠定了基础。它要求 B2B 的公司从 2025 年开始以电子方式开具发票。反过来说，法律的变化意味着他们还必须能够从 2025 年 1 月 1 日开始接收和处理无纸化报表。

什么是电子发票？

电子发票是一种数字文档，以结构化、机器可读的格式包含所有交易数据。与传统的纸质记录或非结构化的 PDF 文件不同，电子发票可以直接由会计和 ERP 平台直接处理。它基于 XML（可扩展标记语言）文件结构，该结构由以代码行形式存在的数据集构成。信息以这种格式进行分层组织，所有账单信息都存储在固定位置。因此，XML 中的数字版本可以通过正确的基础设施自动读取和处理。

在德国，最常见的基于 XML 的格式是 XRechnung 和 ZUGFeRD 选项。XRechnung 仅包含一个 XML 文件，而 ZUGFeRD 混合解决方案由 一个 XML 文件和一个 PDF 文件组成。

公司如何接收电子发票？

专门使用 PDF 或纸质发票的公司需要对其会计工作流程进行一些技术和结构调整。

建立技术要求

主要技术要求是支持电子发票检索、转换和处理的会计系统。原则上，一个电子邮件账户就足够了，因为无论发票格式如何，都可以作为附件快速发送。不过，仅仅通过这种方式获得电子发票是不够的。接收电子发票与能够处理它是两码事，尤其是因为合作伙伴可能更倾向于其他传输渠道。除了上传文件，还可以使用会计软件中的无纸化接口或外部供应商的服务。相应地构建所需的接收通道是关键。

选择合适的电子发票类型

由于电子发票格式多样，例如 XRechnung 和 ZUGFeRD，企业必须与贸易伙伴明确对方更倾向哪种格式。确保公司能够处理所有收到的数字文档非常重要。会计系统需要能够处理所有标准格式。

确保自动化处理

电子发票的一大优势在于它可以自动处理。但是，这需要与现有会计框架的接口。这些接口必须能够导入和处理电子发票。此外，对于收到的文件，需要检查其完整性和准确性。如果现有的信息技术解决方案无法做到这一点，可以使用专门的工具进行验证。

培训员工

实施电子发票需要进行技术适配和员工培训。会计和簿记人员需要熟悉新的格式和系统，这将有助于建立顺畅的工作流程并减少错误。

确保数据安全

处理电子发票需要保护敏感信息。组织需要应用加密和限制访问等安全措施来维护数据完整性。此外，需要注意的是，GoBD（以电子形式正确保存和保留账簿、记录和文件的原则）适用于电子发票和传统发票。这包括存储在存档系统中，以保证账单以审计证明的方式保存 10 年的法定保留期。

哪个软件适合接收和处理电子发票？

想要接收和处理电子发票的公司有多种软件解决方案。许多传统会计系统的供应商已将无纸化方法集成到他们的程序中。第一步是确定现有框架能否处理此类任务。如果不能，您可以将转向电子发票视为集成新会计工具的契机。

也可以保留现有的基础设施，并使用专业供应商的服务。商家需要自问以下问题：

• 格式兼容性： 该软件是否支持 XRechnung 或 ZUGFeRD 等相关标准？
  
• 集成能力： 该软件可以轻松集成到您现有的框架中吗？
  
• 可扩展性： 该解决方案是否适合您当前的公司规模和未来需求？
  
• 用户友好性： 该软件是否简单，并且几乎不需要花费任何精力来培训员工？
  
• 成本： 许可和维护成本是否符合贵公司的预算？
  

Stripe Invoicing 是一种方便的解决方案。通过 Billit 合作伙伴应用程序，您可以轻松接收、阅读和处理电子发票。开票功能还可用于创建和发送电子发票，一次性设置即可。已发送电子发票的状态也能实时监控，实现透明化追踪与管控。一旦出现任何错误或付款遗漏，系统会自动通知您，这样就能快速发现并解决问题。

电子发票处理的优势是什么？

数字化方法为公司提供了许多优势。以下是对其中最重要优势的概述。

符合法律法规

从 2025 年起，德国 B2B 实体必须采用电子发票。此规定仅对小型企业有例外，它们只需具备获取电子发票的能力即可。改变会计实务的公司将遵守德国《增长法案》以及欧盟的要求。

更改的效率

电子发票有助于推动自动化工作流程。通过省去数据录入或验证等人工步骤，记录处理速度可以更快，出错可能性也更低。更快的处理周期还能让账单按时支付，从而增进与供应商的关系。

更高的透明度与管控力度

通过电子发票，企业能够获取从收到账单文件到完成支付这一过程中，有关账单文件状态的实时信息。例如，使用 Stripe Invoicing 服务，电子发票可以实时追踪，让应收账款管理更加透明，使企业能够进行有效管控。数字发票解决方案还允许进行详细的分析和报告。

加强合作

结构化的电子发票促进了贸易伙伴之间的数据交换。公认的标准简化并促进了跨国合作。

成本降低

如果不制作或发送纸质发票，就不会产生纸张、印刷或邮费等费用。然而，电子发票能节省的不止是开票方的费用。接收方也可以通过自动化处理节省时间，从而降低成本。通过这种方式，无纸化办公模式能够降低会计部门的人员费用。