2025 年以降、ドイツではすべてのビジネスに電子請求書の受領が義務付けられます。これは、それに応じてプロセスを適応させる必要があることを意味します。この記事では、2025 年以降の電子請求書の受領に適用される規制について説明します。また、企業がこれらのデジタル文書を入手する方法と、このシナリオに最適なテクノロジーソリューションについても説明します。

この記事の内容

• 2025 年以降の電子請求書の受領に適用される規定とは
  
• 企業が電子請求書を受け取る方法
  
• 電子請求書の受領と処理に適したソフトウェアとは
  
• 電子請求書による処理の利点とは
  

2025 年以降の電子請求書の受領に適用される規定とは

2025 年 1 月 1 日以降、ドイツの B2B 企業は、請求書発行にペーパーレス方式を採用することが義務付けられます。つまり、相互に取引を行う企業は、電子請求書の発行および受領が可能でなければなりません。小規模事業者のみが電子請求書発行義務を一部免除されており、これらの文書を紙または PDF ファイルとして引き続き発行できますが、デジタル文書を入手して処理できる必要があります。小規模事業者の免税と基礎となる 2024 年年次税法の詳細については、2025 年から小規模事業者に適用される規則に関する記事をご覧ください。

企業に電子請求書が求められることになった出発点は、2014 年の EU 指令 2014 / 55 / EU です。この指令は、欧州連合内の国境を越えた協力を改善しながら、行政をより効率化することを目的としていました。この目的を実現するため、この指令が表明した目標は、公共調達における電子請求書の使用でした。国内法への移行の結果、ドイツの B2G (企業と政府間) 事業体は、2020 年までに一般購入者に電子請求書を発行することが義務付けられます。

2025 年以降、この義務は B2G 組織から B2B 組織に拡大されます。その基礎となるのは、EU のイニシアチブである ViDA (デジタル時代の VAT) です。2024 年 11 月に採択されたこの措置は、既存の欧州付加価値税 (VAT) 制度を近代化し、既存の理事会指令 2006 / 112 / EC を適応させることを目的としています。ViDA の施行は、2025 年から 2035 年までの期間を予定しています。

ViDA の目標の 1 つは、国境を越えたビジネスが、標準化された構造で、リアルタイムで個別に税務当局に取引を報告できるようにすることです。この基礎となるのは、欧州規格 EN 16931の要件に応じた電子請求書です。その結果、ViDA は EU 加盟国に対し、2025 年以降、自社の国内取引にデジタルの請求書を義務付けることを求めています。

ドイツでは、EU が計画している電子請求書への切り替えは 3 つのステップで行われます。最初のステップでは、企業は電子請求書を受け付けて処理できる必要があります。第二に、これらを自社で発行して送付できなければなりません。3 番目のステップでは、すべての請求書類をウェブポータルを介して報告する必要があります。

2024 年 3 月にドイツ議会で可決された成長機会法は、これらの措置の基礎を形成しています。B2B 企業は、2025 年からデジタルで請求書を発行することが義務付けられています。一方で、この法律の変更は、2025 年 1 月 1 日からペーパーレスの明細書を受け取り、処理できるようにする必要があることを意味します。

電子請求書とは

電子請求書は、すべての取引データが構造化された機械可読なレイアウトで記載されたデジタルドキュメントです。従来の紙の記録や構造化されていない PDF ファイルとは異なり、電子請求書は会計および ERP プラットフォームで直接処理できます。これは、コード行の形式のデータセットで構成される XML (Extensible Markup Language) ファイル構造に基づいています。情報はこの形式で階層的に整理され、すべての請求情報は固定された場所に保存されます。これにより、XML のデジタルバージョンを自動的に読み取り、適切なインフラストラクチャーで処理することができます。

ドイツで最も一般的な XML ベースのレイアウトは XRechnung と ZUGFeRD オプションです。XRechnung に含まれるのは XML ファイルのみですが、ZUGFeRD ハイブリッドソリューションは XML ファイルと PDF ファイルで構成されています。

企業が電子請求書を受け取る方法

PDF または紙の請求書のみを使用している企業は、会計ワークフローに技術的および構造的な調整を加える必要があります。

技術要件を確立する

主な技術要件は、電子請求書の検索、変換、および処理をサポートする会計システムです。基本的には、構造に関係なく、添付ファイルとしてすばやく送信できるため、電子メールアカウントで十分といえます。それでも、この方法で電子請求書を取得するだけではまだ足りません。電子請求書を受領することと処理できることは、特に、パートナーが他の送信チャネルを好む可能性があるため、2 つの異なる処理となります。ファイルのアップロードに加えて、会計ソフトウェアや外部プロバイダーのサービスのペーパーレスインターフェイスも使用できます。それに応じて、目的の受信チャネルを構成することが重要です。

適切な電子請求書タイプの選択

XRechnung や ZUGFeRD など、さまざまな電子請求書形式があるため、企業はどのオプションが好ましいかを取引先と明確にする必要があります。会社が受信するすべてのデジタル文書を処理できるようにすることが重要です。会計システムは、すべての標準構造を処理できる必要があります。

自動処理の実装

電子請求書の主な利点は、自動的に処理できることです。ただし、これには既存の会計フレームワークへのインターフェイスが必要です。これらは、電子請求書をインポートして処理できる必要があります。さらに、受信ファイルの完全性と正確性を確認する必要があります。既存の IT ソリューションではこれができない場合は、専用のツールを使用して検証を行うことができます。

従業員のトレーニング

電子請求書の導入には、技術的な適応と従業員のトレーニングが必要です。経理および簿記のスタッフは、スムーズなワークフローを確立し、エラーを減らすために、新しいフォーマットとシステムに精通している必要があります。

データセキュリティの確保

電子請求書を処理するには、機密情報を保護する必要があります。組織は、データの整合性を維持するために、暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策を適用する必要があります。さらに、GoBD (電子形式の帳簿、記録、および文書の適切な保管と保持に関する原則) が電子請求書および従来の請求書に適用されることに注意することが重要です。これには、10 年間の法定保存期間の間、請求書が監査に耐えうる方法で保管されることを保証するアーカイブシステムへの保管が含まれます。

電子請求書の受領と処理に適したソフトウェアとは

電子請求書の受領と処理を希望する企業には、いくつかのソフトウェアソリューションがあります。従来の会計システムの多くのベンダーは、ペーパーレスの方法をプログラムに実装しています。最初のステップは、既存のフレームワークがそのようなタスクを処理できるかどうかを判断することです。処理できない場合は、電子請求書への移行を新しい会計ツールを実装する機会として利用できます。

また、既存のインフラを維持し、専門プロバイダーのサービスを利用することも可能です。企業は、次のことを自問する必要があります。

• フォーマットの互換性: ソフトウェアは XRechnung や ZUGFeRD などの関連規格をサポートしていますか？
  
• 連携能力: ソフトウェアは既存のフレームワークと簡単に連携できますか？
  
• 拡張性: ソリューションは、現在の企業規模と将来の要件に適していますか？
  
• 使いやすさ: ソフトウェアは複雑ではなく、従業員のトレーニングにほとんど労力を必要としませんか？
  
• 費用: ライセンスとメンテナンスの費用は会社の予算に合っていますか？
  

Stripe Invoicing は便利な解決策です。Billit パートナーアプリで簡単に電子請求書を受信、閲覧、処理できます。Invoicing は、1 回設定するだけで電子請求書の作成と送信にも使用できます。送信された電子請求書のステータスをリアルタイムで監視して、透明性の高い追跡と制御を行うこともできます。エラーや支払い漏れがあれば自動的に通知されるため、問題を素早く特定して解決できます。

電子請求書による処理の利点とは

デジタル手法は、企業に多くの利点をもたらします。以下では、最も重要なものの概要を説明します。

法規制の遵守

2025 年から、ドイツの B2B 企業には電子請求書の使用が義務付けられます。免除は小規模事業者にのみ適用されており、電子請求書を受領できるようにすることのみが義務付けられています。会計慣行を変更する企業は、ドイツ成長法と EU の要件に準拠します。

効率性の改善

電子請求書は、自動化されたワークフローを促進します。データ入力や検証などの手作業をなくすことで、記録をよりスピーディーに処理でき、エラーの可能性が低くなります。また、送付までの時間が短縮されるため、請求書を期限内に支払うことができ、サプライヤーとの関係が強化されます。

透明性と管理性の向上

電子請求書を使用すると、企業は領収書から支払いまで、請求書類のステータスに関する最新の情報にアクセスできます。たとえば、Stripe Invoicing を使用すると、電子請求書をリアルタイムで追跡できるため、売掛金管理の透明性が高まり、ビジネスを効果的に管理できるようになります。デジタル請求ソリューションでは、詳細な分析とレポート作成も可能です。

連携の改善

構造化された電子請求書は、取引先間のデータ交換を容易にします。認定された規格は、国境を越えたコラボレーションを簡素化し、改善します。

費用の削減

物理的な請求書を作成したり、送付したりしない場合、紙、印刷、または郵送の費用は発生しません。しかしながら、電子請求書で節約できるのは、送信者の費用だけではありません。受信者も、自動処理によって時間を節約することで費用を削減することができます。このように、ペーパーレス化を取り入れることで、経理部門の人件費を削減することができます。