Från och med 2025 måste alla företag i Tyskland ta emot e-fakturor. Detta innebär att de måste anpassa sina processer därefter. I den här artikeln får du veta vilka regler som kommer att gälla för mottagande av e-fakturor från och med 2025. Vi förklarar också hur företag kan få tag på dessa digitala dokument och vilka tekniska lösningar som passar bäst för detta scenario.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka bestämmelser gäller för mottagande av e-fakturor från och med 2025?
  
• Hur kan företag ta emot en e-faktura?
  
• Vilka program lämpar sig för att ta emot och behandla e-fakturor?
  
• Vilka är fördelarna med att hantera e-fakturor?
  

Vilka bestämmelser gäller för mottagande av e-fakturor från och med 2025?

Från och med den 1 januari 2025 kommer B2B-företag i Tyskland att vara skyldiga att använda papperslösa metoder för fakturering. Detta innebär att de som gör affärer med varandra måste kunna utfärda och acceptera e-fakturor. Endast småföretagare är delvis undantagna från e-faktureringsskyldigheten: de kan fortsätta att utfärda dessa dokument som pappers- eller pdf-filer, men de måste kunna ta emot och hantera digitala versioner. Detaljerad information om undantaget för småföretagare och den underliggande årliga skattelagen från 2024 finns i vår artikel om regeln om småskaligt företagande från 2025.

Utgångspunkten för företagens krav på sig att skicka e-fakturor är EU-direktiv 2014/55/EU från 2014. Direktivet syftade till att effektivisera den offentliga förvaltningen och samtidigt förbättra samarbetet över nationsgränserna i Europeiska unionen. Ett uttalat mål med direktivet var därför att använda e-fakturering vid offentlig upphandling. Som ett resultat av införlivandet i nationell lagstiftning blev B2G-enheter (business-to-government) i Tyskland skyldiga att senast 2020 utfärda elektroniska fakturor till offentliga upphandlare.

Från och med 2025 kommer denna skyldighet att utvidgas från B2G- till B2B-organisationer. Grunden är EU-initiativet ViDA (moms i den digitala tidsåldern). De åtgärder som antogs i november 2024 syftar till att modernisera det befintliga europeiska mervärdesskattesystemet och anpassa det befintliga rådets direktiv 2006/112/EG. Implementeringen av ViDA är planerad till perioden 2025 till 2035.

Ett av ViDA:s mål är att göra det möjligt för gränsöverskridande företag att rapportera sina transaktioner till skattemyndigheter individuellt, i en standardiserad struktur och i realtid. Grunden för detta är elektronisk fakturering enligt kraven i europeisk standard EN 16931. Som ett resultat av detta kräver ViDA att EU:s medlemsländer kräver digital fakturering för inhemska transaktioner för sina företag från och med 2025.

I Tyskland kommer övergången till e-fakturering, som EU planerar, att ske i tre steg. I det första steget måste företag kunna ta emot och hantera e-fakturor. I det andra steget måste de själva kunna utfärda och skicka dessa. Alla faktureringsunderlag ska rapporteras via en webbportal i det tredje steget.

Growth Opportunities Act, som antogs av det tyska parlamentet i mars 2024, utgör grunden för dessa åtgärder. Den kräver att B2B-företag utfärdar fakturor digitalt från och med 2025. Denna lagändring innebär också att de måste kunna ta emot och behandla papperslösa fakturor från och med den 1 januari 2025.

Vad är en e-faktura?

Elektroniska fakturor är digitala dokument som innehåller alla transaktionsuppgifter i en strukturerad, maskinläsbar layout. Till skillnad från traditionella pappersdokument eller ostrukturerade PDF-filer kan e-fakturor bearbetas direkt av bokförings- och ERP-plattformar. Den är baserad på XML-filstrukturen (Extensible Markup Language), som består av en datauppsättning i form av kodrader. Informationen är hierarkiskt ordnad i det här formatet och all faktureringsinformation lagras på en fast plats. Som ett resultat kan digitala versioner i XML automatiskt läsas och hanteras med rätt infrastruktur.

De vanligaste XML-baserade layouterna i Tyskland är XRechnung och alternativet ZUGFeRD. Medan XRechnung endast innehåller en XML-fil, består ZUGFeRD-hybridlösningen av en XML- och en PDF-fil.

Hur kan företag ta emot en e-faktura?

Företag som uteslutande har tagit emot PDF- eller pappersfakturor måste göra vissa tekniska och strukturella justeringar av sitt arbesflöde vid redovisning.

Fastställ de tekniska kraven

Det viktigaste tekniska kravet är ett bokföringssystem som stöder inhämtning, konvertering och hantering av e-fakturor. I princip räcker det med ett e-postkonto eftersom de snabbt kan skickas som en bilaga, oavsett struktur. Ändå är det inte tillräckligt att bara kunna ta emot en e-faktura på detta vis. Att acceptera den och att kunna bearbeta den är två olika saker, särskilt eftersom partners kanske föredrar andra överföringskanaler. Förutom att ladda upp filer kan man också använda papperslösa gränssnitt i bokföringsprogram eller tjänster från externa leverantörer. Det är viktigt att strukturera de önskade mottagningskanalerna därefter.

Välj lämpliga typer av e-fakturor

Eftersom det finns olika format för e-fakturor, t.ex. XRechnung och ZUGFeRD, måste företagen klargöra med sina handelspartner vilket alternativ som föredras. Det är viktigt att se till att företaget kan hantera alla inkommande digitala dokument. Bokföringsprogram måste kunna hantera alla standardstrukturer.

Säkerställ automatiserad behandling

En stor fördel med e-fakturering är att den kan behandlas automatiskt. Detta kräver dock att det finns gränssnitt till befintliga redovisningsramverk. Dessa måste kunna importera och hantera e-fakturor. Dessutom måste inkommande filer kontrolleras så att de är fullständiga och korrekta. Om befintliga IT-lösningar inte kan göra detta kan validering göras med hjälp av specialverktyg.

Utbilda medarbetare

Implementering av e-fakturering kräver tekniska anpassningar och utbildning av medarbetarna. Personal som arbetar med redovisning och bokföring måste vara bekanta med de nya formaten och systemen för att skapa smidiga arbetsflöden och minska antalet fel.

Säkerställ datasäkerheten

Hantering av elektroniska fakturor kräver att känslig information skyddas. Organisationer måste tillämpa säkerhetsåtgärder som kryptering och begränsad åtkomst för att upprätthålla dataintegriteten. Det är dessutom viktigt att notera att GoBD (principer för korrekt förvaring och bevarande av böcker, register och dokument i elektronisk form) gäller för e-fakturor och traditionella fakturor. Detta inkluderar lagring i ett arkiveringssystem som garanterar att fakturan bevaras på ett revisionssäkert sätt under den lagstadgade lagringstiden på 10 år.

Vilka program lämpar sig för att ta emot och behandla e-fakturor?

Företag som vill ta emot och hantera e-fakturor har flera programvarulösningar. Många leverantörer av traditionella redovisningssystem har integrerat papperslösa metoder i sina program. Det första steget är att avgöra om dina befintliga ramverk kan hantera sådana uppgifter. Om inte, kan du använda övergången till e-fakturering som en möjlighet att integrera ett nytt bokföringsverktyg.

Det är också möjligt att underhålla din befintliga infrastruktur och använda tjänster från specialiserade leverantörer. Företag måste fråga sig följande:

• Kompatibilitet med format: Stöder programvaran relevanta standarder som XRechnung eller ZUGFeRD?
  
• Integrationskapacitet: Kan programvaran enkelt integreras i dina befintliga ramverk?
  
• Skalbarhet: Är lösningen lämplig för ditt företags nuvarande storlek och framtida krav?
  
• Användarvänlighet: Är programvaran okomplicerad och kräver liten ansträngning för att utbilda anställda?
  
• Kostnader: Motsvarar licens- och underhållskostnaderna ditt företags budget?
  

Stripe Invoicing är en bekväm lösning. Du kan enkelt ta emot, läsa och behandla e-fakturor via Billit partner-appen. Invoicing kan också användas för att skapa och skicka e-fakturor, det räcker med en engångskonfiguration. Statusen för skickade e-fakturor kan också övervakas i realtid för transparent spårning och kontroll. Du meddelas automatiskt om eventuella fel eller missade betalningar, så att problem kan identifieras och lösas snabbt.

Vilka är fördelarna med att hantera e-fakturor?

Digitala metoder erbjuder företag många fördelar. Nedan följer en översikt över de viktigaste.

Efterlevnad av lagbestämmelser

Från och med 2025 kommer e-fakturering att vara obligatoriskt för tyska B2B-företag. Undantagen gäller endast små företag, som bara behöver kunna ta emot dem. Företag som ändrar sin redovisningspraxis kommer att följa den tyska Growth Act och EU:s krav.

Ökad effektivitet

E-fakturering uppmuntrar till automatiserade arbetsflöden. Genom att eliminera manuella steg som datainmatning eller verifiering kan poster hanteras snabbare och fel är mindre sannolika. Snabbare handläggning gör också att fakturorna betalas i tid, vilket förbättrar leverantörsrelationerna.

Ökad transparens och kontroll

Med e-fakturering har företag tillgång till aktuell information om statusen för sina faktureringsdokument, från mottagande till betalning. Med Stripe Invoicing kan till exempel e-fakturor spåras live, vilket gör hanteringen av fordringar mer transparent och ger företag effektiv kontroll. Digitala faktureringslösningar möjliggör också detaljerad analys och rapportering.

Förbättrat samarbete

Strukturerade e-fakturor underlättar datautbyte mellan handelspartner. Erkända standarder förenklar och förbättrar samarbetet över nationsgränserna.

Minskade kostnader

Inga pappers-, utskrifts- eller portokostnader uppstår när inga fysiska fakturor skapas eller skickas. E-fakturering kan dock spara pengar för mer än bara avsändaren. Mottagarna kan också minska kostnaderna genom att spara tid genom automatiserad behandling. På så sätt kan papperslösa tillvägagångssätt sänka personalkostnaderna på ekonomiavdelningen.