A partir de 2025, todas las empresas de Alemania estarán obligadas a recibir facturas electrónicas. Esto significa que tendrán que adaptar sus procesos en consecuencia. En este artículo, conocerás qué normativa se aplicará a la recepción de facturas electrónicas a partir de 2025. También explicamos cómo las empresas pueden obtener estos documentos digitales y qué soluciones tecnológicas se adaptan mejor a este escenario.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué disposiciones se aplican a la recepción de facturas electrónicas a partir de 2025?
  
• ¿Cómo pueden las empresas recibir una factura electrónica?
  
• ¿Qué software es adecuado para recibir y procesar facturas electrónicas?
  
• ¿Cuáles son las ventajas del procesamiento de facturas electrónicas?
  

¿Qué disposiciones se aplican a la recepción de facturas electrónicas a partir de 2025?

A partir del 1 de enero de 2025, las empresas B2B en Alemania estarán obligadas a utilizar métodos sin papel para la facturación. Esto significa que aquellos que hacen negocios entre sí deben poder emitir y aceptar facturas electrónicas. Solo los pequeños empresarios están parcialmente exentos de la obligación de facturación electrónica: pueden seguir emitiendo estos documentos como archivos en papel o PDF, pero deben poder adquirir y manejar versiones digitales. Puedes encontrar información detallada sobre la exención para los pequeños empresarios y la Ley Fiscal Anual de 2024 subyacente en nuestro artículo sobre la norma para pequeños empresarios a partir de 2025.

El punto de partida para el requisito de las empresas de emitir facturas electrónicas es la Directiva de la UE 2014/55/EU de 2014. El objetivo de la Directiva era aumentar la eficacia de la administración pública, a la vez que se mejoraba la cooperación transfronteriza en la Unión Europea. Con este fin, uno de los objetivos declarados de la Directiva era el uso de la facturación electrónica en la contratación pública. Como resultado de la transposición a la legislación nacional, las entidades B2G (de empresa a gobierno) en Alemania deberán emitir facturas electrónicas a los compradores públicos para 2020.

A partir de 2025, esta obligación se extenderá de las organizaciones B2G a las B2B. La base es la iniciativa de la UE ViDA (el IVA en la era digital). Las medidas adoptadas en noviembre de 2024 están diseñadas para modernizar el actual sistema europeo del impuesto al valor agregado (IVA) y adaptar la actual Directiva del Consejo 2006/112/EC. La implementación de ViDA está prevista para el período de 2025 a 2035.

Uno de los objetivos de ViDA es permitir que las empresas transfronterizas informen sus transacciones a las autoridades fiscales de forma individual, en una estructura estandarizada y en tiempo real. La base para ello es la facturación electrónica según los requisitos de la norma europea EN 16931. Como resultado, ViDA solicita a los Estados miembros de la UE que exijan la facturación digital para las transacciones nacionales de sus empresas a partir de 2025.

En Alemania, el cambio a la facturación electrónica, tal y como está previsto por la UE, se llevará a cabo en tres etapas. En la primera, las empresas deben ser capaces de aceptar y gestionar facturas electrónicas. En la segunda, deben emitirlas y enviarlas ellos mismos. Todos los documentos de facturación deben informarse a través de un portal web en la tercer etapa.

La Ley de Oportunidades de Crecimiento, aprobada por el Parlamento alemán en marzo de 2024, constituye la base de estas medidas. Obliga a las empresas B2B a emitir facturas de forma digital a partir de 2025. Por el contrario, el cambio en la ley significa que también deben poder recibir y procesar estados de cuenta electrónicos a partir del 1 de enero de 2025.

¿Qué es una factura electrónica?

Las facturas electrónicas son documentos digitales que contienen todos los datos de las transacciones en un diseño estructurado y legible por máquina. A diferencia de los registros tradicionales en papel o los archivos PDF no estructurados, en el caso de las facturas electrónicas, las plataformas de contabilidad y ERP pueden trabajadas con ellas directamente. Se basa en la estructura de archivos XML (Extensible Markup Language), que consiste en un conjunto de datos en forma de líneas de código. La información se organiza jerárquicamente en este formato y toda la información de facturación se almacena en una ubicación fija. Como resultado, las versiones digitales en XML se pueden leer y manejar automáticamente con la infraestructura adecuada.

Los diseños basados en XML más comunes en Alemania son XRechnung y la opción ZUGFeRD. Mientras que XRechnung contiene solo un archivo XML, la solución híbrida ZUGFeRD consta de un archivo XML y un archivo PDF.

¿Cómo pueden las empresas recibir una factura electrónica?

Las empresas que han recibido exclusivamente facturas en PDF o en papel necesitan realizar algunos ajustes técnicos y estructurales en su flujo de trabajo contable.

Establece los requisitos técnicos

El principal requisito técnico es un sistema contable que admita la recuperación, conversión y gestión de facturas electrónicas. En principio, una cuenta de correo electrónico es suficiente, ya que se pueden enviar rápidamente como archivo adjunto, independientemente de la estructura. Sin embargo, no basta con obtener una factura electrónica de esta manera. Aceptarla y poder procesarla son dos cosas diferentes, sobre todo porque los socios pueden preferir otros canales de transmisión. Además de cargar archivos, también se pueden utilizar interfaces sin papel en software contable o servicios de proveedores externos. Es clave estructurar los canales de recepción deseados en consecuencia.

Selecciona los tipos de facturas electrónicas apropiados

Dado que existen diferentes formatos de factura electrónica, como XRechnung y ZUGFeRD, las empresas deben acordar con sus socios comerciales qué opción prefieren. Es importante asegurarse de que la empresa pueda procesar todos los documentos digitales entrantes. Los sistemas de contabilidad deben poder manejar todas las estructuras estándar.

Garantiza el procesamiento automatizado

Una de las principales ventajas de la facturación electrónica es que se puede procesar automáticamente. Sin embargo, esto requiere una interconexión con los marcos contables existentes. Deben ser capaces de importar y gestionar facturas electrónicas. Además, es necesario comprobar que los archivos entrantes estén completos y sean precisos. Si las soluciones de TI existentes no pueden hacer esto, la validación se puede realizar utilizando herramientas especializadas.

Capacita a los empleados

La implementación de la facturación electrónica requiere adaptaciones técnicas y formación de los empleados. El personal de contabilidad y teneduría de libros debe estar familiarizado con los nuevos formatos y sistemas. Esto ayudará a establecer flujos de trabajo fluidos y reducirá los errores.

Garantiza la seguridad de los datos

El manejo de facturas electrónicas requiere proteger la información sensible. Las organizaciones deben aplicar medidas de seguridad como el cifrado y el acceso restringido para mantener la integridad de los datos. Además, es importante tener en cuenta que el GoBD (principios para la correcta tenencia y retención de libros, registros y documentos en formato electrónico) se aplica a las facturas electrónicas y a las facturas tradicionales. Esto incluye el almacenamiento en un sistema de archivo que garantiza que la factura se conserve en un formato a prueba de auditorías durante el período de retención legal de 10 años.

¿Qué software es adecuado para recibir y procesar facturas electrónicas?

Las empresas que desean recibir y procesar facturas electrónicas tienen varias soluciones de software. Muchos proveedores de sistemas de contabilidad tradicionales han integrado métodos sin papel en sus programas. El primer paso es determinar si los marcos existentes pueden gestionar estas tareas. De no ser así, puedes aprovechar el cambio a la facturación electrónica como una oportunidad para integrar una nueva herramienta de contabilidad.

También es posible mantener tu infraestructura existente y utilizar los servicios de proveedores especializados. Las empresas deben preguntarse lo siguiente:

• Compatibilidad de formatos: ¿Es compatible el software con los estándares pertinentes, como XRechnung o ZUGFeRD?
  
• Capacidad de integración: ¿Puede el software integrarse fácilmente en tus marcos existentes?
  
• Escalabilidad: ¿Es la solución adecuada para el tamaño actual de tu empresa y tus necesidades futuras?
  
• Facilidad de uso: ¿El software es sencillo y requiere poco esfuerzo para capacitar a los empleados?
  
• Costos: ¿Los costos de licencia y mantenimiento se ajustan al presupuesto de tu empresa?
  

Stripe Invoicing es una solución conveniente. Puedes recibir, leer y procesar fácilmente facturas electrónicas a través de la aplicación asociada Billit. Invoicing también se puede utilizar para crear y enviar facturas electrónicas; basta con configurarlas por única vez. El estado de las facturas electrónicas enviadas también se puede monitorear en tiempo real para lograr un seguimiento y control transparentes. Se te notificará automáticamente cualquier error o pago omitido, por lo que los problemas se pueden identificar y resolver rápidamente.

¿Cuáles son las ventajas del procesamiento de facturas electrónicas?

Los métodos digitales les ofrecen a las empresas muchas ventajas. A continuación ofrecemos una descripción general de los más importantes.

Cumplimiento de la normativa legal

A partir de 2025, la facturación electrónica será obligatoria para las entidades B2B alemanas. Las excepciones se aplican exclusivamente a las pequeñas empresas, que solo necesitan poder adquirirlas. Las empresas que cambien sus prácticas contables deberán cumplir con la Ley de Crecimiento alemana y los requisitos de la UE.

Aumento de la eficiencia

La facturación electrónica fomenta la automatización de los flujos de trabajo. Al eliminar los pasos manuales, como la entrada o la verificación de datos, los registros se pueden manejar más rápido y los errores son menos probables. Una respuesta más rápida también permite que las facturas se paguen a tiempo, lo que mejora las relaciones con los proveedores.

Mayor transparencia y control

Con la facturación electrónica, las empresas tienen acceso a información actualizada sobre el estado de sus documentos de facturación, desde la recepción hasta el pago. Por ejemplo, con Stripe Invoicing, se puede hacer un seguimiento de las facturas electrónicas en tiempo real. Esto hace que la gestión de las cuentas por cobrar sea más transparente y les brinda a las empresas un control efectivo. Las soluciones de facturación digital también permiten análisis e informes detallados.

Mejora de la cooperación

Las facturas electrónicas estructuradas facilitan el intercambio de datos entre los socios comerciales. Las normas reconocidas simplifican y mejoran la colaboración a través de las fronteras nacionales.

Reducción de costos

No hay gastos de papel, impresión o franqueo cuando no se crean o envían facturas físicas. Sin embargo, la facturación electrónica puede ayudar a ahorrar dinero más allá del remitente. Los destinatarios también pueden reducir costos al ahorrar tiempo a través del procesamiento automatizado. De esta manera, los enfoques sin papel pueden reducir los gastos de personal en el departamento de contabilidad.