A partir de 2025, todas las empresas de Alemania deberán recibir facturas electrónicas. Esto significa que tendrán que adaptar sus procesos en consecuencia. En este artículo, conocerás qué normativa se aplicará a la recepción de facturas electrónicas a partir de 2025. También explicamos cómo las empresas pueden obtener estos documentos digitales y qué soluciones tecnológicas se adaptan mejor a este escenario.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué disposiciones se aplican a la recepción de facturas electrónicas a partir de 2025?
  
• ¿Cómo pueden las empresas recibir una factura electrónica?
  
• ¿Qué software es adecuado para recibir y procesar facturas electrónicas?
  
• ¿Cuáles son las ventajas del procesamiento de facturas electrónicas?
  

¿Qué disposiciones se aplican a la recepción de facturas electrónicas a partir de 2025?

A partir del 1 de enero de 2025, las empresas B2B de Alemania estarán obligadas a usar métodos sin papel para la facturación. Esto significa que aquellos que hacen negocios entre sí deben poder emitir y aceptar facturas electrónicas. Solo los pequeños empresarios están parcialmente exentos de la obligación de facturación electrónica: pueden seguir emitiendo estos documentos en formato papel o PDF, pero deben ser capaces de recibir y gestionar versiones digitales. Encontrarás información detallada sobre la exención para los pequeños empresarios y la Ley de Impuestos Anuales de 2024 en nuestro artículo sobre la norma para pequeños empresarios a partir de 2025.

El punto de partida para que las empresas requieran la factura electrónica es la directiva de la UE 2014/55/EU de 2014. El objetivo de la directiva era aumentar la eficacia de la administración pública, mejorando al mismo tiempo la cooperación transfronteriza en la Unión Europea. Con este fin, uno de los objetivos declarados de la directiva era el uso de la facturación electrónica en la contratación pública. Como resultado de la transposición a la legislación nacional, las entidades B2G (empresa a gobierno) en Alemania estarán obligadas a emitir facturas electrónicas a los compradores públicos para 2020.

A partir de 2025, esta obligación se extenderá de las entidades B2G a las organizaciones B2B. La base es la iniciativa de la UE ViDA, siglas en inglés de «VAT in the Digital Age» (IVA en la Era Digital). Las medidas adoptadas en noviembre de 2024 tienen por objeto modernizar el actual sistema europeo de impuesto sobre el valor añadido (IVA) y adaptar la directiva 2006/112/EC. La implementación de ViDA está prevista para el periodo comprendido entre 2025 y 2035.

Uno de los objetivos de ViDA es permitir que las empresas transfronterizas informen de sus transacciones a las autoridades fiscales de forma individual, en una estructura estandarizada y en tiempo real. La base para esto es la facturación electrónica conforme a los requisitos del estándar europeo EN 16931. Como resultado, ViDA requiere que los estados miembros de la UE exijan la facturación digital para las transacciones nacionales para sus empresas a partir de 2025.

En Alemania, el cambio a la facturación electrónica, según lo previsto por la UE, se llevará a cabo en tres etapas. En el primer paso, las empresas deben ser capaces de aceptar y manejar facturas electrónicas. El segundo paso será emitirlas y enviarlas ellas mismas. En el tercer paso, todos los documentos de facturación deberán informarse a través de un portal web.

La Ley de Oportunidades de Crecimiento, aprobada por el Parlamento alemán en marzo de 2024, constituye la base de estas medidas. Requiere que las empresas B2B emitan facturas digitalmente a partir de 2025. Por el contrario, el cambio en la legislación implica que también deben ser capaces de recibir y procesar documentos sin papel a partir del 1 de enero de 2025.

¿Qué es una factura electrónica?

Las facturas electrónicas son documentos digitales que contienen todos los datos de la transacción en un formato estructurado y legible por ordenador. A diferencia de los registros tradicionales en papel o de los archivos PDF no estructurados, las facturas electrónicas pueden ser gestionadas directamente por las plataformas de contabilidad y los sistemas ERP. Se basa en la estructura de archivo XML (lenguaje de marcado extensible), que consiste en un conjunto de datos en forma de líneas de código. La información se organiza jerárquicamente en este formato y toda la información de facturación se almacena en una ubicación fija. Como resultado, las versiones digitales en XML se pueden leer y manejar automáticamente con la infraestructura adecuada.

Los diseños basados en XML más comunes en Alemania son XRechnung y la opción ZUGFeRD. Mientras que XRechnung contiene solo un archivo XML, la solución híbrida ZUGFeRD consta de un archivo XML y un archivo PDF.

¿Cómo pueden las empresas recibir una factura electrónica?

Las empresas que han aceptado exclusivamente facturas en PDF o en papel necesitan realizar algunos ajustes técnicos y estructurales en su flujo de trabajo contable.

Establecer los requisitos técnicos

El principal requisito técnico es un sistema contable que permita la recuperación, conversión y gestión de facturas electrónicas. En principio, una cuenta de correo electrónico es suficiente, ya que se pueden enviar rápidamente como un archivo adjunto, independientemente de la estructura. Sin embargo, no basta con obtener una factura electrónica de esta manera. Aceptarla y ser capaz de procesarla son dos cosas diferentes, especialmente porque los socios pueden preferir otros canales de transmisión. Además de la carga de archivos, también se pueden utilizar interfaces sin papel en el software de contabilidad o los servicios de proveedores externos. Es clave estructurar los canales de recepción deseados en consecuencia.

Elegir los tipos de facturas electrónicas adecuados

Dado que existen diferentes formatos de factura electrónica, como XRechnung y ZUGFeRD, las empresas deben aclarar con sus socios comerciales qué opción prefieren. Es importante asegurarse de que la empresa pueda procesar todos los documentos digitales entrantes. Los sistemas de contabilidad deben ser capaces de manejar todas las estructuras estándar.

Garantizar el procesamiento automatizado

Una de las principales ventajas de la facturación electrónica es que se puede procesar automáticamente. Sin embargo, esto requiere interfaces con los marcos contables existentes. Estas deben ser capaces de importar y manejar facturas electrónicas. Además, es necesario comprobar que los archivos entrantes estén completos y sean precisos. Si las soluciones de TI existentes no pueden hacer esto, la validación se puede realizar utilizando herramientas especializadas.

Formar a los empleados

La implantación de la factura electrónica requiere de adaptaciones técnicas y de formación de los empleados. El personal de contabilidad y teneduría de libros debe estar familiarizado con los nuevos formatos y sistemas, lo que establecerá flujos de trabajo fluidos y reducirá los errores.

Garantizar la seguridad de los datos

El manejo de facturas electrónicas requiere proteger la información confidencial. Las organizaciones deben aplicar medidas de seguridad como el cifrado y el acceso restringido para mantener la integridad de los datos. Además, es fundamental tener en cuenta que los GoBD (principios para la correcta gestión y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico) se aplican tanto a las facturas electrónicas como a las tradicionales. Esto incluye el almacenamiento en un sistema de archivado que garantice que la factura se conserve a prueba de auditorías durante el período legal de retención de 10 años.

¿Qué software es adecuado para recibir y procesar facturas electrónicas?

Las empresas que desean recibir y procesar facturas electrónicas tienen varias soluciones de software. Muchos proveedores de sistemas de contabilidad tradicionales han integrado métodos sin papel en sus programas. El primer paso es determinar si los marcos existentes pueden manejar tales tareas. De lo contrario, puedes aprovechar el cambio a la facturación electrónica como una oportunidad para integrar una nueva herramienta de contabilidad.

También es posible mantener tu infraestructura existente y utilizar los servicios de proveedores especializados. Las empresas deben preguntarse lo siguiente:

• Compatibilidad de formatos: ¿el software es compatible con los estándares relevantes, como XRechnung o ZUGFeRD?
  
• Capacidad de integración: ¿puede el software integrarse fácilmente en tus marcos existentes?
  
• Escalabilidad: ¿la solución es adecuada para el tamaño actual de tu empresa y tus necesidades futuras?
  
• Facilidad de uso: ¿el software no es complicado y requiere poco esfuerzo para formar a los empleados?
  
• Costes: ¿los costes de licencia y mantenimiento se ajustan al presupuesto de tu empresa?
  

Stripe Invoicing es una solución práctica. Puedes recibir, leer y procesar fácilmente facturas electrónicas a través de la aplicación Billit, socio de Stripe. Invoicing también se puede usar para crear y enviar facturas electrónicas; basta con configurarlas una sola vez. El estado de las facturas electrónicas enviadas también se puede supervisar en tiempo real para un seguimiento y control transparentes. Recibes notificaciones automáticas de cualquier error o pago pendiente, lo que permite identificar y resolver los problemas de forma rápida.

¿Cuáles son las ventajas del procesamiento de facturas electrónicas?

Los métodos digitales ofrecen a las empresas numerosas ventajas. A continuación se muestra una descripción general de las más importantes.

Cumplimiento de la normativa legal

A partir de 2025, la facturación electrónica será obligatoria para las entidades B2B alemanas. Las excepciones se aplican exclusivamente a las pequeñas empresas, que solo necesitan ser capaces de recibirlas. Las empresas que cambien sus prácticas contables cumplirán con la Ley de Crecimiento alemana y los requisitos de la UE.

Aumento de la eficiencia

La facturación electrónica fomenta la automatización de los flujos de trabajo. Al eliminar los pasos manuales, como la entrada de datos o la verificación, los registros se pueden manejar más rápido y los errores son menos probables. Una respuesta más rápida también permite que las facturas se paguen a tiempo, lo que mejora las relaciones con los proveedores.

Mayor transparencia y control

Con la facturación electrónica, las empresas tienen acceso a información actualizada sobre el estado de sus documentos de facturación, desde la recepción hasta el pago. Por ejemplo, con Stripe Invoicing, se puede realizar un seguimiento de las facturas electrónicas en tiempo real, lo que hace que la gestión de cuentas por cobrar sea más transparente y da a las empresas un control efectivo. Las soluciones de facturación digital también permiten realizar análisis e informes detallados.

Mejora de la cooperación

Las facturas electrónicas estructuradas facilitan el intercambio de datos entre los socios comerciales. Los estándares reconocidos simplifican y mejoran la colaboración entre fronteras nacionales.

Reducción de costes

No surgen gastos de papel, impresión o franqueo cuando no se crean o envían facturas físicas. No obstante, la facturación electrónica puede ahorrar dinero no solo al emisor. Los destinatarios también pueden reducir los costes al ahorrar tiempo a través del procesamiento automatizado. De este modo, los métodos digitales pueden reducir los gastos de personal en el departamento de contabilidad.