À partir de 2025, toutes les entreprises allemandes recevront des factures électroniques. Elles devront donc adapter leurs processus en conséquence. Cet article présente les réglementations s’appliqueront à la réception des factures électroniques à compter de 2025. Il explique également comment les entreprises peuvent obtenir ces documents numériques et quelles sont les solutions technologiques les mieux adaptées à ce changement.

Sommaire

• Quelles dispositions s’appliquent à la réception des factures électroniques à compter de 2025 ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles recevoir des factures électroniques ?
  
• Quel logiciel est adapté à la réception et au traitement des factures électroniques ?
  
• Quels sont les avantages du traitement des factures électroniques ?
  

Quelles dispositions s’appliquent à la réception des factures électroniques à compter de 2025 ?

À partir du 1er janvier 2025, les entreprises B2B en Allemagne seront obligées d’utiliser des méthodes de facturation dématérialisées. Cela signifie que les entreprises qui font affaire entre elles doivent être en mesure d’émettre et d’accepter des factures électroniques. Seuls les petits entrepreneurs sont partiellement exemptés de l'obligation de facturation électronique : ils peuvent continuer à émettre ces documents sous forme de fichiers papier ou PDF, mais ils doivent être en mesure de recevoir et de gérer des versions numériques. Vous trouverez des informations détaillées sur l’exonération des petits entrepreneurs et la loi fiscale annuelle 2024 sous-jacente dans notre article présentant le régime de la microentreprise depuis 2025.

L’obligation pour les entreprises de recourir aux factures électroniques trouve son origine dans la directive européenne 2014/55/UE de 2014. Cette directive visait à rendre l’administration publique plus efficace tout en améliorant la coopération transfrontalière au sein de l’Union européenne. À cette fin, l’un des objectifs déclarés de la directive était l’utilisation de la facturation électronique pour les marchés publics. Suite de sa transposition dans le droit national, les entités B2G (business-to-government) en Allemagne sont tenues d’émettre des factures électroniques aux acheteurs publics depuis 2020.

À partir de 2025, cette obligation sera étendue aux organisations B2B. L'initiative ViDA (TVA à l'ère numérique) de l'Union européenne est à la base de ce projet. Les mesures adoptées en novembre 2024 visent à moderniser le système européen de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) existant et à adapter la directive 2006/112/CE du Conseil. La mise en œuvre de la ViDA est prévue pour la période allant de 2025 à 2035.

L’un des objectifs de la ViDA est de permettre aux entreprises transfrontalières de déclarer leurs transactions aux autorités fiscales de manière individuelle, dans une structure standardisée et en temps réel. Pour ce faire, la facturation électronique doit répondre aux exigences de la norme européenne EN 16931. Par conséquent, la ViDA exige des États membres de l’UE qu’ils rendent obligatoire la facturation numérique pour les transactions nationales de leurs entreprises à partir de 2025.

En Allemagne, le passage à la facturation électronique, tel que prévu par l’UE, se fera en trois étapes. Dans un premier temps, les entreprises doivent être en mesure d’accepter et de gérer les factures électroniques. Dans un deuxième temps, elles doivent pouvoir en émettre et en envoyer. Enfin, dans un troisième temps, tous les documents de facturation devront être communiqués par l'intermédiaire d'un portail web.

La loi sur les opportunités de croissance, adoptée par le parlement allemand en mars 2024, constitue la base de ces mesures. Elle exige des entreprises B2B qu’elles émettent leurs factures par voie numérique à partir de 2025. À l’inverse, la modification de la loi signifie qu’elles doivent également être en mesure de recevoir et de traiter des relevés dématérialisés à compter du 1er janvier 2025.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Les factures électroniques sont des documents numériques qui contiennent toutes les données de transaction dans une mise en page structurée et lisible par machine. Contrairement aux documents papier traditionnels ou aux fichiers PDF non structurés, les factures électroniques peuvent être utilisées directement par les plateformes comptables et les ERP. Elles sont basées sur la structure de fichier XML (Extensible Markup Language), qui consiste en un ensemble de données sous forme de lignes de code. Dans ce format, l'information est organisée de manière hiérarchique et toutes les données de facturation sont stockées à un endroit fixe. Par conséquent, les versions numériques en XML peuvent être lues et traitées automatiquement avec l'infrastructure adéquate.

Les formats XML les plus courants en Allemagne sont XRechnung et ZUGFeRD. Alors que XRechnung ne contient qu'un fichier XML, la solution hybride ZUGFeRD se compose d'un fichier XML et d'un fichier PDF.

Comment les entreprises peuvent-elles recevoir des factures électroniques ?

Les entreprises qui utilisent exclusivement des factures en format PDF ou papier doivent procéder à des ajustements techniques et structurels de leur flux de travail comptable.

Définir les exigences techniques

La principale exigence technique est un système comptable permettant de récupérer, de convertir et de traiter les factures électroniques. En principe, un compte de messagerie suffit, car les factures peuvent être rapidement envoyées en pièce jointe, quelle que soit leur structure. Toutefois, il n'est pas suffisant de pouvoir récupérer une facture électronique de cette manière. La réception et le traitement sont deux choses différentes, d'autant plus que des partenaires peuvent préférer d'autres canaux de transmission. Outre le téléchargement de fichiers, il est également possible d'utiliser des interfaces dématérialisées dans les logiciels de comptabilité ou les services de prestataires externes. Il est essentiel de structurer les canaux de réception souhaités en conséquence.

Sélectionner les types de factures électroniques appropriés

Étant donné qu’il existe différents formats de facture électronique, tels que XRechnung et ZUGFeRD, les entreprises doivent clarifier avec leurs partenaires commerciaux l'option qu'elles préfèrent. Il est important de s’assurer que l’entreprise peut traiter tous les documents numériques entrants. Les systèmes comptables doivent également être en mesure de traiter toutes les structures standard.

Assurer un traitement automatisé

L’un des principaux avantages de la facturation électronique est qu’elle peut être traitée automatiquement. Toutefois, cela nécessite des interfaces dans les systèmes comptables existants. Ces derniers doivent être en mesure d'importer et de traiter les factures électroniques. En outre, il convient de vérifier que les fichiers entrants sont complets et exacts. Si les solutions informatiques existantes ne permettent pas de le faire, la validation peut être effectuée à l'aide d'outils spécialisés.

Former les employés

La mise en œuvre de la facturation électronique nécessite des adaptations techniques et la formation du personnel. Les responsables de la comptabilité et de la tenue des comptes doivent se familiariser avec les nouveaux formats et systèmes, afin d'assurer la fluidité des flux de travail et de réduire le nombre d'erreurs.

Assurer la sécurité des données

Le traitement des factures électroniques nécessite la protection des informations sensibles. Les organisations doivent appliquer des mesures de sécurité telles que le cryptage et la restriction d’accès pour maintenir l’intégrité des données. En outre, il est essentiel de noter que les GoBD (principes de bonne tenue et de bonne conservation des livres, registres et documents sous forme électronique) s’appliquent aux factures électroniques et aux factures traditionnelles. Il faudra donc prévoir un système d'archivage garantissant que les factures sont disponibles à tout moment, sans modification, pendant la période de conservation légale de 10 ans.

Quel logiciel est adapté à la réception et au traitement des factures électroniques ?

Les entreprises qui souhaitent recevoir et traiter des factures électroniques ont plusieurs solutions logicielles à leur disposition. De nombreux fournisseurs de systèmes comptables traditionnels ont intégré des méthodes de dématérialisation dans leurs programmes. La première étape consiste à déterminer si vos systèmes existants peuvent gérer de telles tâches. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez profiter du passage à la facturation électronique pour intégrer un nouvel outil comptable.

Il est également possible de conserver votre infrastructure existante et de faire appel aux services de fournisseurs spécialisés. Les entreprises doivent se poser les questions suivantes :

• Compatibilité des formats : le logiciel prend-il en charge les normes pertinentes telles que XRechnung ou ZUGFeRD ?
  
• Capacité d’intégration : le logiciel peut-il s’intégrer facilement dans vos systèmes existants ?
  
• Évolutivité : la solution est-elle adaptée à la taille actuelle de votre entreprise et à vos besoins futurs ?
  
• Facilité d’utilisation : le logiciel est-il simple et requiert-il peu d'efforts de formation ?
  
• Coûts : les coûts de licence et de maintenance sont-ils adaptés au budget de votre entreprise ?
  

Stripe Invoicing est une solution pratique. Vous pouvez facilement recevoir, lire et traiter des factures électroniques via l'application partenaire Billit. Invoicing peut également être utilisé pour créer et envoyer des factures électroniques, et vous n’avez besoin d’effectuer qu’une seule configuration. L’état des factures électroniques envoyées peut également être consulté en temps réel pour un suivi et un contrôle transparents. Vous êtes automatiquement averti de toute erreur ou de tout paiement manqué, ce qui permet d’identifier et de résoudre rapidement les problèmes.

Quels sont les avantages du traitement des factures électroniques ?

Les méthodes numériques offrent aux entreprises de nombreux avantages. Voici un aperçu des plus importants.

Respect des réglementations légales

À partir de 2025, la facturation électronique devient obligatoire pour les entités B2B allemandes. Des exceptions s'appliquent exclusivement aux petites entreprises, qui doivent seulement être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les entreprises qui réviseront leurs pratiques comptables se conformeront par la même à la loi allemande sur la croissance et aux exigences de l'Union européenne.

Efficacité accrue

La facturation électronique favorise l’automatisation des flux de travail. En éliminant les étapes manuelles telles que la saisie ou la vérification des données, les dossiers peuvent être traités plus rapidement et les risques d'erreur sont réduits. La rapidité de traitement permet également de payer les factures à temps, ce qui améliore les relations avec les fournisseurs.

Transparence et contrôle renforcés

Avec la facturation électronique, les entreprises ont accès à des informations actualisées sur l'état de leurs documents de facturation, de la réception au paiement. Par exemple, avec Stripe Invoicing, les factures électroniques peuvent être suivies en direct, ce qui rend la gestion des créances plus transparente et permet aux entreprises d'exercer un contrôle efficace. Les solutions de facturation numérique permettent également de réaliser des analyses et des rapports détaillés.

Amélioration de la coopération

Les factures électroniques structurées facilitent l’échange de données entre les partenaires commerciaux. Les normes reconnues simplifient et améliorent la collaboration internationale.

Réduction des coûts

Lorsqu'aucune facture physique n'est créée ni envoyée, il n'y a pas de dépenses liées au papier, à l'impression ou à l’affranchissement du courrier. La facturation électronique peut toutefois faire économiser de l'argent à d'autres personnes que l'expéditeur. Les destinataires peuvent également réduire leurs coûts grâce au traitement automatisé, qui représente un véritable gain de temps. Ainsi, les approches dématérialisées peuvent réduire les frais de personnel des services comptables.