Ab 2025 wird die Möglichkeit zum Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Damit stehen sie vor der Aufgabe, ihre Prozesse entsprechend anzupassen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Bestimmungen zum Empfang von E-Rechnungen ab 2025 gelten. Zudem erklären wir, wie Unternehmen E-Rechnungen empfangen können und welche technischen Lösungen sich dafür anbieten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Bestimmungen zum Empfang von E-Rechnungen gelten ab 2025?
  
• Wie können Unternehmen eine E-Rechnung empfangen?
  
• Welche Software eignet sich zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen?
  
• Welche Vorteile bietet die elektronische Verarbeitung von Rechnungen?
  

Welche Bestimmungen zum Empfang von E-Rechnungen gelten ab 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 sind B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtet, bei der Rechnungsstellung elektronische Formate zu nutzen. Dies bedeutet, dass Unternehmen, die geschäftlich miteinander interagieren, E-Rechnungen stellen und empfangen können müssen. Teilweise ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind lediglich Kleinunternehmen: Sie dürfen Rechnungen weiterhin als Papierdokumente oder PDF-Dateien stellen, müssen jedoch elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ausführliche Informationen zur Ausnahmeregelung für Kleinunternehmer/innen sowie dem zugrundeliegenden Jahressteuergesetz 2024 finden Sie in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung ab 2025.

Ausgangspunkt der Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU aus dem Jahr 2014. Ziel der Richtlinie war es, die öffentliche Verwaltung effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Zusammenarbeit in der EU über die nationalen Grenzen hinweg zu verbessern. Daher wurde als Ziel der Richtlinie ausgegeben, dass bei öffentlichen Aufträgen E-Rechnungen zur Anwendung kommen sollen. Durch die Überführung in nationales Recht sind B2G-Unternehmen in Deutschland seit 2020 verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber/innen elektronisch zu stellen.

Diese Pflicht wird ab 2025 von B2G- auf B2B-Unternehmen ausgeweitet. Grundlage ist die EU-Initiative ViDA („VAT in the Digital Age“). Mit dem im November 2024 beschlossenen Maßnahmenpaket soll das bestehende europäische Mehrwertsteuersystem modernisiert werden und eine Anpassung der bestehenden Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie erfolgen (MwStSystRL, Richtlinie 2006/112/EG). Die Umsetzung von ViDA ist für den Zeitraum von 2025 bis 2035 vorgesehen.

Ein Ziel von ViDA ist es, dass grenzüberschreitend tätige Unternehmen ihre Transaktionen einzeln, standardisiert und in Echtzeit an die Steuerbehörden melden. Grundlage hierfür sind elektronische Rechnungen nach den Vorgaben der EU-Norm EN 16931. Daher beinhaltet ViDA die Vorgabe an die EU-Mitgliedstaaten, dass diese ab 2025 den Unternehmen ihres Landes die elektronische Rechnungsstellung für inländische Transaktionen vorschreiben.

In Deutschland erfolgt die Umstellung auf E-Rechnungen, wie es der EU-Plan vorsieht, in drei Schritten. Im ersten Schritt müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Im zweiten Schritt müssen Unternehmen selbst E-Rechnungen ausstellen und versenden. Im dritten Schritt sollen sämtliche Rechnungen über ein elektronisches Portal gemeldet werden.

Das Wachstumschancengesetz, vom Bundesrat im März 2024 verabschiedet, bildet die Grundlage für diese Schritte. Es verpflichtet B2B-Unternehmen, ab 2025 Rechnungen elektronisch auszustellen. Im Umkehrschluss bedeutet die Gesetzesänderung, dass B2B-Unternehmen ab dem 1. Januar auch in der Lage sein müssen, E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können.

Was ist eine E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen sind digitale Dokumente, die alle Rechnungsdaten in einer strukturierten und maschinenlesbaren Form bereitstellen. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen oder unstrukturierten PDF-Dateien können E-Rechnungen direkt von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden. Grundlage ist das Textdatenformat XML, welches aus einem Datensatz in Form von Codezeilen besteht. In diesem sind die Daten hierarchisch strukturiert und sämtliche Rechnungsinformationen haben einen fest zugewiesenen Platz. Dadurch können E-Rechnungen im XML-Format mit der passenden Software automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.

Die in Deutschland verbreitetsten Rechnungsformate auf XML-Basis sind die XRechnung sowie die ZUGFeRD-Rechnung. Während die XRechnung ausschließlich eine XML-Datei enthält, besteht die ZUGFeRD-Rechnung als hybrides Format aus einer XML- und einer PDF-Datei.

Wie können Unternehmen eine E-Rechnung empfangen?

Unternehmen, die bislang ausschließlich PDF- oder Papierrechnungen empfangen und verarbeitet haben, müssen einige technische und organisatorische Anpassungen in ihrer Buchhaltung vornehmen.

Technische Voraussetzungen schaffen

Die wichtigste technische Voraussetzung ist ein Buchhaltungssystem, das den Empfang, die Konvertierung und die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt. Um E-Rechnungen ausschließlich zu empfangen, ist prinzipiell ein E-Mail-Konto ausreichend, da E-Rechnungen unabhängig ihres spezifischen Formats einfach als Anhang einer E-Mail verschickt werden können. Die Möglichkeit, eine E-Rechnung auf diesem Weg zu empfangen, ist für sich genommen jedoch keine ausreichende Lösung. Denn eine E-Rechnung zu empfangen und sie schließlich auch verarbeiten zu können, sind zwei verschiedene Dinge. Zumal Geschäftspartner/innen möglicherweise andere Übertragungswege bevorzugen. Neben einem Datei-Upload können auch elektronische Schnittstellen in Buchhaltungs-Software genutzt werden oder die Dienste externer Anbieter/innen. Es gilt, die gewünschten Empfangskanäle entsprechend einzurichten.

Passende E-Rechnungsformate auswählen

Da es verschiedene E-Rechnungsformate gibt – beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung, sollten Unternehmen mit ihren Geschäftspartnerinnen und -partnern klären, welches Format bevorzugt wird. Es muss gewährleistet sein, dass das Unternehmen sämtliche elektronischen Eingangsrechnungen verarbeiten kann. Bestenfalls sind die Buchhaltungssysteme für alle gängigen Formate geeignet.

Automatische Verarbeitung sicherstellen

Ein großer Vorteil der E-Rechnung liegt in der Möglichkeit, diese automatisiert zu verarbeiten. Dies erfordert jedoch Schnittstellen zu bestehenden Buchhaltungssystemen. Diese sollten in der Lage sein, E-Rechnungen zu importieren und weiterzuverarbeiten. Zudem müssen eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft werden. Wenn die vorhandenen IT-Lösungen dafür nicht geeignet sind, kann die Validierung durch spezialisierte Tools erfolgen.

Mitarbeiter/innen schulen

Die Einführung von E-Rechnungen erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter/innen. Die verantwortlichen Personen in der Buchhaltung beziehungsweise im Rechnungswesen sollten mit den neuen Formaten und Systemen vertraut gemacht werden. Dies sorgt für reibungslose Abläufe und reduziert Fehler.

Datensicherheit gewährleisten

Der Umgang mit elektronischen Rechnungen setzt den Schutz sensibler Daten voraus. Unternehmen sollten Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen implementieren, um die Integrität der Rechnungsdaten zu gewährleisten. Zudem muss beachtet werden, dass für E-Rechnungen wie für herkömmliche Rechnungen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) gelten. Dies beinhaltet die Aufbewahrung in einem Archivierungssystem, welches sicherstellt, dass die Rechnung für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren revisionssicher gespeichert wird.

Welche Software eignet sich zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen?

Unternehmen, die E-Rechnungen empfangen und verarbeiten möchten, können zwischen zahlreichen Softwarelösungen wählen. Mittlerweile haben viele Anbieter/innen von klassischen Buchhaltungssystemen die E-Rechnung in ihre Programme integriert. Zunächst sollten Sie demnach prüfen, ob Sie ihre bestehenden Systeme auch für die elektronische Rechnungsverarbeitung nutzen können. Ist dies nicht der Fall, können Sie die Umstellung auf E-Rechnungen zum Anlass nehmen, ein neues Buchhaltungssystem einzuführen.

Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, Ihre bestehende Infrastruktur beizubehalten und zusätzlich die Dienste spezialisierter Anbieter/innen in Anspruch zu nehmen. Hierbei sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

• Formatkompatibilität: Unterstützt die Software die relevanten Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD?
  
• Integrationsfähigkeit: Kann die Software problemlos in Ihre bestehenden Systeme eingebunden werden?
  
• Skalierbarkeit: Ist die Lösung für Ihre aktuelle Unternehmensgröße sowie künftige Anforderungen geeignet?
  
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Nutzung der Software unkompliziert und erfordert die Einarbeitung der Mitarbeiter/innen nur geringen Aufwand?
  
• Kosten: Passen die Lizenz- und Wartungskosten in das Budget Ihres Unternehmens?
  

Eine praktikable Lösung ist Stripe Invoicing. Über die Partner-App Billit können Sie E-Rechnungen einfach empfangen und darüber hinaus auslesen und verarbeiten. Auch die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen kann über Invoice abgewickelt werden. Hierfür genügt eine einmalige Einrichtung. Der Status versandter E-Rechnungen kann zudem in Echtzeit überwacht werden, sodass diese transparent nachverfolgt und kontrolliert werden können. Bei Fehlern oder einer ausbleibenden Zahlung werden Sie automatisch benachrichtigt. Auf diese Weise können Probleme schnell identifiziert und behoben werden.

Welche Vorteile bietet die elektronische Verarbeitung von Rechnungen?

Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten finden Sie nachfolgend im Überblick.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Für deutsche B2B-Unternehmen sind E-Rechnungen ab 2025 verpflichtend. Ausnahmen gelten lediglich für Kleinunternehmer/innen, die diese nur empfangen können müssen. Unternehmen, die ihre Buchhaltung entsprechend umstellen, handeln im Einklang mit dem deutschen Wachstumsgesetz sowie den Vorgaben der Europäischen Union.

Effizienzsteigerung

E-Rechnungen fördern automatisierte Prozesse. Manuelle Arbeitsschritte wie die Dateneingabe oder die Prüfung entfallen, wodurch Rechnungen schneller bearbeitet werden können und Fehler unwahrscheinlicher werden. Kürzere Bearbeitungszeiten ermöglichen zudem eine pünktliche Begleichung von Rechnungen, was zu besseren Beziehungen mit Lieferantinnen und Lieferanten führen kann.

Bessere Transparenz und Kontrolle

Mit E-Rechnungen haben Unternehmen jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen über den Rechnungsstatus – von der Eingangsbestätigung bis zur Bezahlung. So können zum Beispiel mit Stripe Invoicing E-Rechnungen in Echtzeit nachverfolgt werden. Dies macht das Forderungsmanagement transparenter und bietet Unternehmen effektive Kontrollmöglichkeiten. Digitale Rechnungssysteme ermöglichen zudem detaillierte Analysen und Berichte.

Verbesserte Zusammenarbeit

Die Nutzung strukturierter E-Rechnungen erleichtert den Datenaustausch zwischen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern. Durch die Verwendung anerkannter Standards kann die Zusammenarbeit vereinfacht und verbessert werden – auch über Ländergrenzen hinaus.

Kostenreduktion

Werden keine physischen Rechnungen erstellt oder versandt, entfallen Kosten für Papier, Druck und Porto. Doch nicht nur für die rechnungsstellenden Unternehmen können E-Rechnungen eine finanzielle Entlastung bedeuten. Auch die Empfänger/innen können Kosten senken, da sie durch die automatisierte Abwicklung Arbeitszeit einsparen. Die elektronische Verarbeitung kann demnach die Personalkosten im Rechnungswesen reduzieren.