A partire dal 2025, tutte le attività tedesche dovranno ricevere fatture elettroniche. Ciò significa che dovranno adattare le procedure interne di conseguenza. In questo articolo scoprirai quali normative si applicano alla ricezione di fatture elettroniche a partire dal 2025. Spieghiamo anche come le aziende possono ottenere questi documenti digitali e quali soluzioni tecnologiche si adattano meglio a questo scenario.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali disposizioni si applicano alla ricezione di fatture elettroniche a partire dal 2025?
  
• In che modo le aziende possono ricevere una fattura elettronica?
  
• Quale software è adatto per la ricezione e l'elaborazione delle fatture elettroniche?
  
• Quali sono i vantaggi dell'elaborazione delle fatture elettroniche?
  

Quali disposizioni si applicano alla ricezione di fatture elettroniche a partire dal 2025?

A partire dal 1° gennaio 2025, le aziende B2B in Germania saranno obbligate a utilizzare metodi virtuali per la fatturazione. Ciò significa che gli utenti che intrattengono rapporti commerciali devono poter emettere e accettare fatture elettroniche. Solo i piccoli imprenditori sono parzialmente esentati dall'obbligo di fatturazione elettronica: possono continuare a emettere tali documenti in formato cartaceo o PDF, ma devono essere in grado di acquisire e gestire le versioni digitali. Informazioni dettagliate sull'esenzione per i piccoli imprenditori e sulla relativa legge fiscale annuale 2024 sono disponibili nel nostro articolo sulla regola per piccoli imprenditori a partire dal 2025.

Il punto di partenza per il requisito che impone alle aziende di fatturare in modalità elettronica è la Direttiva UE 2014/55/UE del 2014. La direttiva mirava a rendere più efficiente la pubblica amministrazione, migliorando al contempo la cooperazione transfrontaliera nell'Unione europea. A tal fine, un obiettivo dichiarato della direttiva era l'uso della fatturazione elettronica per gli appalti pubblici. A seguito del recepimento nel diritto nazionale, entro il 2020 gli enti B2G (business-to-government) in Germania saranno tenuti a emettere fatture elettroniche agli acquirenti pubblici.

A partire dal 2025, questo obbligo sarà esteso dalle organizzazioni B2G alle organizzazioni B2B. La base è l'iniziativa dell'UE ViDA (IVA nell'era digitale). Le misure adottate nel novembre 2024 mirano a modernizzare l'attuale sistema europeo dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) e ad adeguare l'attuale direttiva 2006/112/CE del Consiglio. L'attuazione dell'iniziativa ViDA è prevista per il periodo dal 2025 al 2035.

Uno degli obiettivi di ViDA è quello di consentire alle attività transfrontaliere di segnalare le proprie transazioni alle autorità fiscali individualmente, in una struttura standardizzata e in tempo reale. La base è la fatturazione elettronica secondo la norma europea EN 16931. Di conseguenza, ViDA richiede agli Stati membri dell'UE di imporre la fatturazione digitale per le transazioni nazionali per le relative aziende a partire dal 2025.

In Germania, il passaggio alla fatturazione elettronica, come previsto dall'UE, avverrà in tre fasi. Nella prima fase, le aziende devono essere in grado di accettare e gestire le fatture elettroniche. In secondo luogo, devono emetterle e inviarle in prima persona. Nella terza fase, tutti i documenti di fatturazione devono essere inviati tramite un apposito portale web.

La legge sulle opportunità di crescita, approvata dal parlamento tedesco nel marzo 2024, costituisce la base per queste misure. Impone alle aziende B2B di emettere fatture in formato digitale a partire dal 2025. Al contrario, la modifica della legge significa che tali aziende devono anche essere in grado di ricevere ed elaborare estratti conto non cartacei a partire dal 1° gennaio 2025.

Che cos'è una fattura elettronica?

Le fatture elettroniche sono documenti digitali che contengono tutti i dati delle transazioni in un layout strutturato e leggibile da una macchina. A differenza dei tradizionali registri cartacei o dei file PDF non strutturati, le fatture elettroniche possono essere utilizzate direttamente dalle piattaforme di contabilità ed ERP. Si basa sulla struttura del file XML (Extensible Markup Language), che consiste in un set di dati sotto forma di righe di codice. Le informazioni sono organizzate gerarchicamente in questo formato e tutte le informazioni di fatturazione vengono archiviate in una posizione fissa. Di conseguenza, le versioni digitali in XML possono essere lette e gestite automaticamente con l'infrastruttura giusta.

I layout basati su XML più comuni in Germania sono XRechnung e l'opzione ZUGFeRD. Mentre la XRechnung contiene solo un file XML, la soluzione ibrida ZUGFeRD è composta da un file XML e da un file PDF.

In che modo le aziende possono ricevere una fattura elettronica?

Le aziende che hanno accettato esclusivamente fatture in formato PDF o cartacee devono apportare alcune modifiche tecniche e strutturali al proprio flusso di lavoro contabile.

Definisci i requisiti tecnici

Il principale requisito tecnico è un sistema di contabilità che supporti il recupero, la conversione e la gestione delle fatture elettroniche. In linea di principio, un account di posta elettronica è sufficiente poiché le fatture possono essere inviate rapidamente come allegati, indipendentemente dalla struttura. Tuttavia, ricevere una fattura elettronica in questo modo non è sufficiente. Accettazione ed elaborazione sono due cose diverse, soprattutto perché i partner potrebbero preferire altri canali di trasmissione. Oltre al caricamento dei file, è possibile utilizzare anche interfacce digitali del software di contabilità o i servizi di fornitori esterni. È fondamentale strutturare di conseguenza i canali di ricezione desiderati.

Seleziona i tipi di fattura elettronica appropriati

Poiché esistono diversi formati di fattura elettronica, come XRechnung e ZUGFeRD, le aziende devono chiarire con i propri partner commerciali l'opzione di preferenza. È importante assicurarsi che l'azienda possa effettivamente elaborare tutti i documenti digitali in entrata. I sistemi di contabilità devono essere in grado di gestire tutte le strutture standard.

Assicura l'elaborazione automatizzata

Uno dei principali vantaggi della fatturazione elettronica è che può essere elaborata automaticamente. Tuttavia, ciò richiede interfacce con i framework contabili esistenti che devono essere in grado di importare e gestire fatture elettroniche. Inoltre, i file in arrivo devono essere controllati per verificarne completezza e accuratezza. Se le soluzioni IT esistenti non sono in grado di farlo, la convalida può essere eseguita utilizzando strumenti specializzati.

Istruisci i dipendenti

L'implementazione della fatturazione elettronica richiede adeguamenti tecnici e formazione dei dipendenti. Il personale addetto alla contabilità e alla tenuta dei registri deve avere familiarità con i nuovi formati e sistemi, che consentiranno flussi di lavoro fluidi e ridurranno gli errori.

Garantisci la sicurezza dei dati

La gestione delle fatture elettroniche richiede la protezione di informazioni sensibili. Le organizzazioni devono applicare misure di sicurezza come la crittografia e l'accesso limitato per preservare l'integrità dei dati. Inoltre, è fondamentale notare che la normativa GoBD (principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico) si applica sia alle fatture elettroniche sia a quelle tradizionali. Ciò include la memorizzazione in un sistema di archiviazione che garantisce che la fattura sia conservata a prova di ispezione per il periodo di conservazione legale di 10 anni.

Quale software è adatto per la ricezione e l'elaborazione delle fatture elettroniche?

Le aziende che desiderano ricevere ed elaborare fatture elettroniche hanno a disposizione diverse soluzioni software. Molti fornitori di sistemi di contabilità tradizionali hanno integrato metodi digitali. Il primo passaggio consiste nel determinare se i framework esistenti sono in grado di gestire tali attività. In caso contrario, puoi sfruttare il passaggio alla fatturazione elettronica come un'opportunità per integrare un nuovo strumento di contabilità.

È anche possibile mantenere l'infrastruttura esistente e utilizzare i servizi di fornitori specializzati. Le attività devono valutare quanto segue:

• Compatibilità del formato: il software supporta gli standard pertinenti come XRechnung o ZUGFeRD?
  
• Capacità di integrazione: il software è in grado di integrarsi facilmente nei framework esistenti?
  
• Possibilità di crescita: la soluzione si adatta alle dimensioni attuali dell'azienda e alle esigenze future?
  
• Facilità d'uso: il software è semplice e richiede poco sforzo per formare i dipendenti?
  
• Costi: i costi per licenze e manutenzione rientrano nel budget dell'azienda?
  

Stripe Invoicing è una soluzione conveniente. Puoi ricevere, leggere ed elaborare facilmente le fatture elettroniche tramite l'app partner Billit. Invoicing può essere utilizzato anche per creare e inviare fatture elettroniche e richiedere una sola configurazione iniziale. Lo stato delle fatture elettroniche inviate può anche essere monitorato in tempo reale per tracciamento e controllo trasparenti. Ricevi automaticamente una notifica di eventuali errori o mancati pagamenti, in modo che i problemi possano essere identificati e risolti rapidamente.

Quali sono i vantaggi dell'elaborazione delle fatture elettroniche?

I metodi digitali offrono alle aziende numerosi vantaggi. Di seguito è riportata una panoramica dei più importanti.

Conformità alle normative legali

Dal 2025, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per le entità B2B tedesche. Le eccezioni si applicano esclusivamente alle piccole imprese, che devono solo essere in grado di acquisire le fatture in formato elettronico. Le aziende che modificano le proprie prassi contabili rispetteranno la legge tedesca sulle opportunità di crescita e i requisiti dell'UE.

Maggiore efficienza

La fatturazione elettronica favorisce l'automazione dei flussi di lavoro. Eliminando i passaggi manuali come l'immissione o la verifica dei dati, i record possono essere gestiti più velocemente e gli errori sono meno probabili. I tempi di consegna più rapidi consentono inoltre di pagare le fatture in tempo, migliorando le relazioni con i fornitori.

Maggiore trasparenza e controllo

Con la fatturazione elettronica, le attività hanno accesso a informazioni aggiornate sullo stato dei propri documenti di fatturazione, dalla ricevuta al pagamento. Ad esempio, con Stripe Invoicing è possibile monitorare le fatture elettroniche in tempo reale, il che rende più trasparente la gestione dei crediti e offre alle attività un controllo efficace. Le soluzioni di fatturazione digitale consentono inoltre analisi e reportistica dettagliate.

Collaborazione avanzata

Le fatture elettroniche strutturate facilitano lo scambio di dati tra i partner commerciali. Gli standard riconosciuti semplificano e migliorano la collaborazione oltre i confini nazionali.

Riduzione dei costi

Se non vengono create o inviate fatture fisiche, non sono previsti costi per carta, stampa o affrancatura. Tuttavia, la fatturazione elettronica può far risparmiare denaro non solo al mittente. I destinatari possono anche ridurre i costi risparmiando tempo grazie all'elaborazione automatizzata. In questo modo, gli approcci digitali possono ridurre le spese per il personale nel reparto contabilità.