Vanaf 2025 moeten alle bedrijven in Duitsland elektronische facturen ontvangen. Dit betekent dat zij hun processen hierop zullen moeten aanpassen. In dit artikel leer je welke regels er vanaf 2025 gelden voor de ontvangst van e-facturen. Ook leggen we uit hoe bedrijven aan deze digitale documenten kunnen komen en welke technologische oplossingen het beste passen bij dit scenario.

Wat staat er in dit artikel?

• Welke bepalingen zijn van toepassing op de ontvangst van e-facturen vanaf 2025?
  
• Hoe kunnen bedrijven een e-factuur ontvangen?
  
• Welke software is geschikt voor het ontvangen en verwerken van e-facturen?
  
• Wat zijn de voordelen van e-factuurverwerking?
  

Welke bepalingen zijn van toepassing op de ontvangst van e-facturen vanaf 2025?

Vanaf 1 januari 2025 zijn B2B bedrijven in Duitsland verplicht om papierloze betaalmethoden te gebruiken voor facturering. Dit betekent dat bedrijven die zaken met elkaar doen, e-facturen moeten kunnen uitreiken en accepteren. Alleen kleine ondernemers zijn gedeeltelijk vrijgesteld van de e-factureringverplichting: ze kunnen deze documenten blijven afgeven als papieren of pdf-bestanden, maar ze moeten wel digitale versies kunnen verwerven en verwerken. Uitgebreide informatie over de vrijstelling voor kleine ondernemers en de onderliggende jaarlijkse belastingwet 2024 vind je in ons artikel over de regeling kleinschalig ondernemen vanaf 2025.

Het uitgangspunt voor de e-factureringsplicht van bedrijven is de EU-richtlijn 2014/55/EU uit 2014. De richtlijn had tot doel het openbaar bestuur efficiënter te maken en tegelijkertijd de samenwerking over de nationale grenzen heen in de Europese Unie te verbeteren. Daartoe was een van de doelstellingen van de richtlijn het gebruik van e-facturering voor overheidsopdrachten. Als gevolg van de omzetting in nationale wetgeving zullen B2G-entiteiten (business-to-government) in Duitsland tegen 2020 elektronische facturen moeten uitreiken aan overheidsinkopers.

Vanaf 2025 wordt deze verplichting uitgebreid van B2G naar B2B organisaties. De basis is het EU-initiatief ViDA (btw in het digitale tijdperk). De in november 2024 vastgestelde maatregelen zijn bedoeld om het bestaande Europese stelsel van belasting over de toegevoegde waarde (btw) te moderniseren en de bestaande Richtlijn 2006/112/EG van de Raad aan te passen. De implementatie van ViDA staat gepland voor de periode van 2025 tot en met 2035.

Een van de doelen van ViDA is om grensoverschrijdende bedrijven in staat te stellen hun transacties individueel, in een gestandaardiseerde structuur en in realtime te rapporteren aan de belastingautoriteiten. De basis hiervoor is elektronisch factureren volgens Europese norm EN 16931 vereisten. Als gevolg hiervan vereist ViDA dat EU-lidstaten vanaf 2025 digitale facturering voor binnenlandse transacties verplicht stellen voor hun bedrijven.

In Duitsland zal de overstap naar e-facturering, zoals gepland door de EU, in drie stappen plaatsvinden. In de eerste stap moeten bedrijven in staat zijn om e-facturen te accepteren en te verwerken. Ten tweede moeten ze deze zelf uitgeven en verzenden. Alle factureringdocumenten moeten in de derde stap via een webportaal worden gerapporteerd.

De Growth Opportunities Act, die in maart 2024 door het Duitse parlement is aangenomen, vormt de basis voor deze stappen. Het verplicht B2B bedrijven om vanaf 2025 facturen digitaal uit te geven. Omgekeerd betekent de wetswijziging dat zij vanaf 1 januari 2025 ook papierloze verklaringen moeten kunnen ontvangen en verwerken.

Wat is een e-factuur?

Elektronische facturen zijn digitale documenten die alle transactiegegevens bevatten in een gestructureerde, machineleesbare lay-out. In tegenstelling tot traditionele papieren dossiers of ongestructureerde PDF-bestanden, kunnen e-facturen rechtstreeks worden verwerkt door boekhoud- en ERP-platforms. Het is gebaseerd op de XML-bestandsstructuur (Extensible Markup Language), die bestaat uit een dataset in de vorm van regels code. Informatie is hiërarchisch geordend in deze indeling en alle factureringsgegevens worden op een vaste locatie opgeslagen. Hierdoor kunnen digitale versies in XML automatisch worden gelezen en verwerkt met de juiste infrastructuur.

De meest voorkomende op XML gebaseerde lay-outs in Duitsland zijn XRechnung en de optie ZUGFeRD. Terwijl de XRechnung alleen een XML-bestand bevat, bestaat de hybride oplossing ZUGFeRD uit een XML- en een PDF-bestand.

Hoe kunnen bedrijven een e-factuur ontvangen?

Bedrijven die uitsluitend PDF- of papieren facturen hebben opgenomen, moeten enkele technische en structurele aanpassingen doorvoeren in hun boekhoudkundige workflow.

Vaststellen van de technische vereisten

De belangrijkste technische vereiste is een boekhoudsysteem dat het ophalen, converteren en verwerken van e-facturen ondersteunt. In principe is een e-mailaccount voldoende, omdat ze snel als bijlage kunnen worden verzonden, ongeacht de structuur. Toch is het niet voldoende om op deze manier alleen een e-factuur te verkrijgen. Het accepteren en in staat zijn om het te verwerken zijn twee verschillende dingen, vooral omdat partners misschien de voorkeur geven aan andere transmissiekanalen. Naast het uploaden van bestanden kan ook gebruik worden gemaakt van papierloze interfaces in boekhoudsoftware of de diensten van externe dienstverleners. Het is belangrijk om de gewenste ontvangstkanalen dienovereenkomstig te structureren.

Selecteer de juiste typen elektronische facturen

Aangezien er verschillende e-factuurformaten zijn, zoals XRechnung en ZUGFeRD, moeten bedrijven met hun handelspartners overleggen welke optie de voorkeur heeft. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het bedrijf alle inkomende digitale documenten kan verwerken. Boekhoudsystemen moeten in staat zijn om alle standaardstructuren aan te kunnen.

Zorg voor geautomatiseerde verwerking

Een groot voordeel van e-factureren is dat het automatisch verwerkt kan worden. Dit vereist echter interfaces met bestaande boekhoudkundige kaders. Deze moeten in staat zijn om e-facturen te importeren en te verwerken. Daarnaast moeten inkomende bestanden worden gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Als bestaande IT-oplossingen dit niet kunnen, kan validatie worden gedaan met behulp van gespecialiseerde tools.

Medewerkers opleiden

Het implementeren van e-facturering vereist technische aanpassingen en training van medewerkers. Boekhoudkundig en boekhoudkundig personeel moet vertrouwd zijn met de nieuwe formaten en systemen, die zorgen voor soepele workflows en minder fouten.

Zorg voor gegevensbeveiliging

Voor het verwerken van elektronische facturen moet gevoelige informatie worden beschermd. Organisaties moeten beveiligingsmaatregelen toepassen, zoals versleuteling en beperkte toegang om de gegevensintegriteit te behouden. Verder is het van cruciaal belang op te merken dat de GoBD (beginselen voor het correct bewaren en bewaren van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm) van toepassing is op e-facturen en traditionele facturen. Dit omvat opslag in een archiveringssysteem dat garandeert dat de factuur op een audit-proof manier wordt bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar.

Welke software is geschikt voor het ontvangen en verwerken van e-facturen?

Bedrijven die e-facturen willen ontvangen en verwerken, beschikken over verschillende softwareoplossingen. Veel leveranciers van traditionele boekhoudsystemen hebben papierloze methoden in hun programma's geïntegreerd. De eerste stap is om te bepalen of je bestaande frameworks dergelijke taken aankunnen. Zo niet, dan kun je de overstap naar e-facturering aangrijpen om een nieuwe boekhoudtool te integreren.

Het is ook mogelijk om je bestaande infrastructuur te onderhouden en gebruik te maken van de diensten van gespecialiseerde providers. Bedrijven moeten zich het volgende afvragen:

• Formaat compatibiliteit: Ondersteunt de software de relevante standaarden zoals XRechnung of ZUGFeRD?
  
• Integratiecapaciteit: Kan de software eenvoudig worden geïntegreerd in je bestaande frameworks?
  
• Schaalbaarheid: Is de oplossing geschikt voor je huidige bedrijfsgrootte en toekomstige eisen?
  
• Gebruiksvriendelijkheid: Is de software ongecompliceerd en kost het weinig moeite om medewerkers op te leiden?
  
• Kosten: Passen de licentie- en onderhoudskosten binnen het budget van je bedrijf?
  

Stripe Invoicing is een handige oplossing. Via de Billit partner app kan je eenvoudig e-facturen ontvangen, lezen en verwerken. Invoicing kan ook worden gebruikt om e-facturen te maken en te versturen. Een eenmalige installatie is voldoende. De status van verzonden e-facturen kan ook in realtime worden gevolgd voor transparante tracking en controle. Je wordt automatisch op de hoogte gebracht van eventuele fouten of gemiste betalingen, zodat problemen snel kunnen worden geïdentificeerd en opgelost.

Wat zijn de voordelen van het verwerken van e-facturen?

Digitale methoden bieden bedrijven tal van voordelen. Hieronder een overzicht van de belangrijkste.

compliance met wettelijke voorschriften

Vanaf 2025 is e-facturering verplicht voor Duitse B2B entiteiten. Uitzonderingen gelden uitsluitend voor kleine bedrijven, die ze alleen hoeven te kunnen verwerven. Bedrijven die hun boekhoudpraktijken wijzigen, voldoen aan de Duitse groeiwet en de EU-vereisten.

Meer efficiëntie

E-facturering stimuleert geautomatiseerde workflows. Door handmatige stappen zoals gegevensinvoer of verificatie te elimineren, kunnen records sneller worden verwerkt en is de kans op fouten kleiner. Door een snellere doorlooptijd kunnen rekeningen ook op tijd worden betaald, waardoor de relaties met leveranciers worden verbeterd.

Meer transparantie en controle

Met e-facturering hebben bedrijven toegang tot actuele informatie over de status van hun factureringdocumenten, van ontvangst tot betaling. Met Stripe Invoicing kunnen e-facturen bijvoorbeeld live worden gevolgd, waardoor het debiteurenbeheer transparanter wordt en bedrijven effectieve controle krijgen. Digitale factureringoplossingen maken ook gedetailleerde analyse en rapportage mogelijk.

Verbeterde samenwerking

Gestructureerde e-facturen vergemakkelijken de uitwisseling van gegevens tussen handelspartners. Erkende normen vereenvoudigen en verbeteren de samenwerking over de landsgrenzen heen.

Kostenbesparing

Er ontstaan geen papier-, druk- of portokosten als er geen fysieke facturen worden gemaakt of verzonden. Toch kan e-facturering geld besparen voor meer dan alleen de afzender. Ontvangers kunnen ook kosten besparen door tijd te besparen door geautomatiseerde verwerking. Op deze manier kunnen papierloze benaderingen de personeelskosten op de boekhoudafdeling verlagen.