Företag i Tyskland kan säkerställa korrekt bokföring genom att förbereda fakturor i enlighet med tillämplig lagstiftning, även om detta kan vara en utmaning när särskilda skattebestämmelser gäller.

I den här artikeln får du veta vad ett faktureringsdokument är, vilken information det måste innehålla och vilka formella krav du måste uppfylla vid fakturering. Vi förklarar också vilka undantag som gäller och visar hur du kan utfärda olika typer av fakturor med hjälp av verkliga exempel och mallar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en faktura som uppfyller kraven och varför är det viktigt?
  
• Vilken information innehåller en faktura?
  
• Formella faktureringskrav för företag i Tyskland
  
• Undantag tyska företag måste tänka på när de förbereder fakturor
  
• Exempel och mallfakturor för tyska företag
  
• Bästa praxis för fakturor
  

Vad är en faktura som uppfyller kraven och varför är det viktigt?

En faktura som uppfyller kraven är en faktureringspost som anger en tillhandahållen leverans eller ett utfört resultat. Den måste uppfylla lagstadgade standarder i tysk skatte- och handelslagstiftning, eftersom utfärdare av fakturor tar på sig både kommersiellt och juridiskt ansvar. För företag i landet är fakturering en hörnsten i korrekt bokföring.

I princip kan företag förbereda faktureringsdokument i antingen digital form eller pappersform. Från och med januari 2025 är dock B2B-verksamhet i Tyskland skyldig att ta emot och behandla elektroniska fakturor. Obligatorisk e-fakturering kommer att införas gradvis fram till 2028.

Fakturornas funktion i företag

Fakturor fyller flera funktioner. De begär i första hand betalning och ger bevis på utfört arbete, vilket skapar transparens mellan avtalsparterna och bidrar till att affärsförfaranden fungerar smidigt.

Faktureringsdokument spelar också en central roll när det gäller att skatteintäkter. För skattemyndigheterna fungerar dessa dokument som primära bevis för att fastställa prestationens art, omfattning och tidpunkt. De används för att registrera mervärdesskatt (moms), dokumentera kommersiella inkomster och för att beräkna avdrag för ingående skatt. Om en faktura inte efterlever de lagstadgade kraven kan skattekontoret avvisa mottagarens avdrag för ingående skatt eller kräva korrigeringar.

Skattemyndigheterna granskar regelbundet fakturor under företagsrevisioner för att granska transaktioner och bedöma om ett företags räkenskaper är korrekta. Därför underlättar korrekt och begriplig fakturering kommunikationen med myndigheterna och minskar risken för påföljder.

Vilken information innehåller en faktura?

Skattemyndigheterna godtar en faktura när den innehåller alla obligatoriska uppgifter. I avsnitt 14 i den tyska momslagen (UStG) anges de obligatoriska uppgifterna enligt följande:

• Fullständigt namn och adress på företaget som levererar varorna eller tjänsten
  
• Fullständigt namn och adress till mottagaren av produkten eller tjänsten
  
• Fakturans utfärdandedatum
  
• Datum för leverans eller annan försäljning (dvs. prestationsperioden)
  
• Skatteregistreringsnummer som utfärdats till säljaren av skattekontoret eller det momsregistreringsnummer (moms-ID) som utfärdats av det federala centrala skattekontoret
  
• Ett sekventiellt, unikt fakturanummer
  
• Kvantitet och typ av levererade produkter eller omfattning och typ av utförd tjänst
  
• Pris (netto) och totalt (brutto)
  
• Tillämplig skattesats och det skattebelopp som ska beskattas
  

Företag som förbereder fakturor kan också inkludera följande valfria information:

• Tidsfrist inom vilken mottagaren måste avräkna fakturan
  
• Uppgifter om eventuell kontantrabatt, inklusive den procentandel som dragits av och den tidsram under vilken rabatten är giltig
  
• Uppgifter om särskilda villkor för avräkning, t.ex. delbetalningar eller förloppsbetalningar
  
• Säljarens bankuppgifter, inklusive IBAN och bankidentifieringskod (BIC) i tillämpliga fall
  
• Uppgifter om handelsregistret, inklusive registreringsdomstol och registrerat nummer
  
• Uppgifter om säljarens ledning eller ägare
  
• Säljarens telefonnummer, e-post eller webbplats vid frågor
  

Formella faktureringskrav för företag i Tyskland

Utöver kraven på innehåll som anges i avsnitt 14 i UStG måste fakturor i Tyskland uppfylla de formella standarderna för god bokföring.

Regler om numrering av fakturor

När tyska företag genererar fakturor måste de numrera dem i ordningsföljd. Unika dokumentnummer gör det lättare att uttryckligen identifiera varje transaktion. Det är lika viktigt att denna numrering är systematisk. Luckor i numreringen behöver i allmänhet förklaras, t.ex. under en företagsrevision.

GoBD-efterlevnad

Principerna för korrekt hantering och lagring av bokföring, register och dokument i elektronisk form (GoBD) är också nyckeln till utfärdande och arkivering av fakturor. Dessa principer anger detaljerade regler för hur organisationer måste förbereda, lagra och spara skattedokumentation, inklusive faktureringsdokument. GoBD kräver att bokförings- och registerföringssystem är begripliga, fullständiga, korrekta, uppdaterade och manipuleringssäkra. Det innebär att fakturor måste vara följande:

• Spårbar och verifierbar: Företag i Tyskland måste upprätthålla omfattande arbetsflödesdokumentation, bevis på varje post och tydligt dokumentera alla databehandlingsresultat så att de förblir spårbara och verifierbara.

• Fullständigt och korrekt: Alla dokument som omfattas av lagringskraven måste säkerhetskopieras individuellt och med alla delar. GoBD anger vidare att dokumentationen måste vara sanningsenlig.

• Postas vid rätt tidpunkt: Registrera varje transaktion omedelbart efter att den har inträffat.

• Korrekt redovisning: Verksamheten i landet är också skyldig att föra tydliga räkenskaper. Det finns särskilda principer för korrekt bokföring som gör det möjligt för tredje part – till exempel revisorer eller skatterådgivare – att spåra, granska och objektivt bedöma transaktioner inom en rimlig tidsram.

• Manipuleringssäker: Se till att ingen kan ändra en faktura efter utfärdandet utan att göra ändringen uppenbar och registrera eventuella raderingar eller ändringar i en konsekvent ändringslogg.

Lagringsskyldigheter

I Tyskland omfattas fakturor av tydliga bestämmelser om lagringstider. Enligt handels- och skatterättsliga bestämmelser måste företag i princip spara dokument för inkommande och utgående fakturering i åtta år. Tidsramen för lagring börjar i slutet av det kalenderår som fakturan utfärdades eller mottogs.

Dessutom:

• Digitalt mottagna faktureringsdokument måste arkiveras i sitt ursprungliga elektroniska format
  
• Organisationer kan på vissa villkor digitalisera pappersdokument och därefter förstöra dem, förutsatt att de dokumenterar stegen i linje med GoBD
  
• Dokumenten måste förbli läsbara och maskinläsbara under hela lagringstiden
  

Undantag som tyska företag måste tänka på när de förbereder fakturor

Det finns vissa undantag som företag i Tyskland måste vara medvetna om när de förbereder fakturor. Separata regler för fakturering gäller i följande fall:

Småföretagare

Småföretagare är berättigade till momsbefrielse om deras intäkter inte översteg 25 000 EUR under föregående kalenderåret och de inte förväntar sig att de kommer att överstiga 100 000 EUR under innevarande kalenderår. Dessa näringsidkare är därför inte skyldiga att ange moms på sina fakturor. De måste ange nettobelopp och lägga till en anteckning om denna befrielse, till exempel: ”Ingen moms ska betalas enligt 19 § UStG.” Denna anmärkning främjar transparens för motparten och förhindrar missförstånd kring beskattningen.

Återkommande fakturor

Företag i Tyskland använder återkommande fakturor för debitering av samma belopp till sina kunder med jämna mellanrum, t.ex. för abonnemang, medlemsavgifter eller andra löpande förpliktelser. För att uppfylla skattekontorens standarder ska varje dokument tilldelas ett unikt, sekventiellt fakturanummer och motsvarande prestationsperiod anges korrekt. Utfärdare måste tydligt ange villkoren för betalningen, inklusive förfallodatum och eventuella delbetalningar eller kontantrabatter. Dessa krav skapar transparens och verifierar korrekt behandling för alla inblandade parter.

Fakturor med omvänd skatteskyldighet

Genom förfarandet för omvänd skatteskyldighet flyttas ansvaret för belopp som ska betalas på vissa leveranser från säljaren till kunden. Säljaren genererar en faktura exklusive skatt och lägger till en anteckning som ”Tillämpad omvänd skatteskyldighet” eller ”Mottagaren ansvarar för att eventuell skatt betalas”. Köparen beräknar och betalar momsen själv.

Denna process tillämpas ofta vid gränsöverskridande B2B-transaktioner när platsen för tillhandahållandet är kundens land. UStG definierar vidare vissa undantag där köparen är skyldig att betala skatten. I faktureringsdokument som skickas till EU-företag måste också båda parters momsregistreringsnummer anges.

I allmänhet gäller förfarandet för omvänd skatteskyldighet för B2B-transaktioner inom EU. Det gäller dock i många fall också när tyska företag genererar fakturor för annan verksamhet i tredjeländer. Det finns dock inga enhetliga regler här, så företag måste granska de specifika nationella standarderna i destinationslandet.

Fakturor utfärdade till privatpersoner inom och utanför EU

Fakturor som utfärdas till privatpersoner följer andra regler än B2B-register. För varor som levereras inom EU ska moms vanligtvis betalas på säljarens plats, så lokala företag måste ange tysk moms på sina faktureringsdokument, även när kunderna är bosatta i ett annat EU-land. Tillhandahållande av tjänster, särskilt digitala erbjudanden, följer en annan strategi: avsnitt 3a i UStG fastställer skatt på tjänster baserat på mottagarens plats i många fall, vilket innebär att utfärdare måste tillämpa moms i den relevanta EU-medlemsstaten.

När det gäller fakturor till privatpersoner i tredjeländer behandlas leveranser av varor i allmänhet som exportleveranser och är befriade från moms enligt avsnitt 4(1a) i UStG. I detta fall måste faktureringsdokument innehålla en hänvisning till denna befrielse, t.ex. ”Skattebefriad exportleverans enligt avsnitt 4(1a) i UStG”. Erbjudanden som tillhandahålls privatpersoner utanför EU är också ofta skattebefriade, eftersom leveransplatsen enligt avsnitt 3a i UStG är i ett tredjeland. Återigen är det en bra idé att inkludera en motsvarande anteckning på fakturan.

Kreditnotor

En kreditnota kan förstås som en ”upphävd faktura” eftersom köparen skickar den, men den uppfyller samma syfte som ett faktureringsdokument. Så länge den innehåller alla obligatoriska uppgifter kan en kreditnota ersätta en faktura och godtas som sådan av skattekontoret. Köpare kan dock utfärda dessa notor uteslutande efter den andra partens förhandsgodkännande. Säljare är inte skyldiga att godta kreditnotor som de inte har gått med på. Företag genererar ofta kreditnotor för poster som bonusbetalningar eller provisioner.

Exempel och mallar för tyska företag

Informationskraven i 14 § UStG som anges ovan utgör standarden för utfärdande av momsfakturor. Nedan finns två mallar för specifika undantag:

Mallfaktura för småföretagare

Låt oss säga att en grafisk formgivare driver ett litet företag som omsatte 18 500 EUR föregående år och förväntar sig att få in 32 000 EUR innevarande år. Denna grafiska formgivare räknas som en småföretagare enligt avsnitt 19 i UStG. Hon förbereder en faktura till en marknadsföringsbyrå för design av en produktkatalog. Den överenskomna avgiften är 1 200 EUR. Eftersom hon är en småföretagare lägger hon inte på någon moms och anger ett nettobelopp.

Mall för faktura med omvänd skatteskyldighet

Låt oss säga att ett tyskt IT-tjänsteföretag tillhandahåller konsultarbete till ett nederländskt företag mot en överenskommen avgift på 3 500 EUR. Eftersom detta är en gemenskapsintern B2B-transaktion tillämpas förfarandet för omvänd skatteskyldighet. Skatteskyldigheten övergår till köparen, så det lokala företaget anger ingen moms. Vid utfärdande av fakturan måste den tyska verksamheten se till att lägga till en anteckning om omvänd skatteskyldighet. Den måste vidare ange momsregistreringsnummer för alla inblandade parter.

Bästa praxis för fakturor

Professionell fakturering är grundläggande för en sund bokföring och är också nyckeln för tyska företag när det kommer till likviditet och effektiv hantering av kundfordringar. För att undvika sena betalningar eller att hamna i hetluften med skattemyndigheterna är det en bra idé att upprätta ett välstrukturerat arbetsflöde.

Registrering av prestationer

Det första steget är att dokumentera varje transaktion i detalj. Detta inkluderar registrering av typen och omfattningen av leveransen samt prestationsperioden. Noggrann dokumentation är central för transparent fakturering och underlättar efterföljande interna eller externa revisioner.

Förbereda en faktura

Företag kan förbereda fakturor manuellt eller automatisera arbetsflödet med programvara. Digitala verktyg som Stripe Invoicing hjälper dig att enkelt upprätta effektiva arbetsflöden som uppfyller gällande bestämmelser och hanterar dokument för återkommande fakturering. Du kan anpassa villkoren för betalningar och bädda in betalningslänkar för att göra avräkningen mycket enklare för dina kunder. Stripe spårar automatiskt fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar.

Dokumentation och arkivering

Arkivera varje faktura efter att du har skickat den och se till att den förblir spårbar. Skapa ett strukturerat registreringssystem som omfattar digitala och pappersbaserade fakturor. Elektroniska fakturor måste sparas i sitt ursprungliga format för att uppfylla GoBD-standarderna.

Själva dokumentationsprocessen måste också vara transparent och begriplig så att varje faktura lätt kan identifieras och granskas under interna revisioner eller företagsrevisioner. Invoicing hjälper dig genom att automatiskt registrera och arkivera faktureringsdokument och logga statusen för varje post. Detta ger dig i sin tur en översikt över öppna, obetalda eller förfallna fordringar när som helst, vilket garanterar revisionssäker arkivering.