Las empresas en Alemania pueden garantizar que su contabilidad sea precisa preparando las facturas de acuerdo con las leyes aplicables, aunque esto puede ser todo un desafío cuando se aplican regulaciones fiscales especiales.

En este artículo, aprenderás qué es un documento de facturación conforme, qué información debe contener y qué requisitos formales debes cumplir al facturar. También explicaremos qué excepciones se aplican y mostraremos formas de emitir diferentes tipos de facturas con ejemplos y plantillas del mundo real.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura que cumple la normativa y por qué es importante?
  
• ¿Qué información incluye una factura?
  
• Requisitos formales de la facturación para las empresas en Alemania
  
• Excepciones que las empresas alemanas deben tener en cuenta a la hora de preparar facturas
  
• Ejemplos y plantillas de facturas para empresas alemanas
  
• Prácticas recomendadas para las facturas
  

¿Qué es una factura que cumple la normativa y por qué es importante?

Una factura que cumple la normativa es un registro de facturación que establece un suministro o una prestación de servicios y debe cumplir las normas legales del derecho fiscal y mercantil alemán, ya que los emisores de facturas asumen la responsabilidad comercial y jurídica. Para las empresas del país, la facturación es la piedra angular de una contabilidad adecuada.

En principio, las empresas pueden preparar las facturas en formato digital o en papel. Sin embargo, a partir de enero de 2025, las operaciones B2B en Alemania están obligadas a recibir y procesar facturas electrónicas. La facturación electrónica obligatoria se implementará gradualmente de ahora a 2028.

La función de las facturas en una empresa

Las facturas cumplen varias funciones, principalmente se usan para solicitar un pago y dar prueba del trabajo realizado, lo que favorece la transparencia entre las partes contratantes y ayuda a que los procedimientos empresariales funcionen sin problemas.

Los documentos de facturación también desempeñan una función central para aplicar los impuestos a los ingresos. Para las autoridades tributarias, estos registros sirven como prueba principal para determinar la naturaleza, el alcance y el momento de una ejecución. Se utilizan para registrar el impuesto sobre el valor añadido (IVA), para documentar los beneficios comerciales y para evaluar las deducciones fiscales soportadas. Si una factura no cumple con los requisitos legales, la oficina de ingresos podría rechazar la desgravación fiscal soportada del destinatario o exigir que correcciones.

Las autoridades tributarias revisan periódicamente las facturas durante las auditorías corporativas para revisar transacciones y evaluar la regularidad de las cuentas de una empresa. Por esa razón, una facturación precisa y comprensible facilita la comunicación con las autoridades y reduce el riesgo de entrar en terrenos pantanosos.

¿Qué información incluye una factura?

Las autoridades tributarias aceptan una factura cuando contiene todos los datos obligatorios. El artículo 14 de la Ley del IVA alemana (UStG) especifica la información requerida de la siguiente manera:

• Nombre completo y dirección de la empresa que suministra los bienes o servicios.
  
• Nombre completo y dirección del destinatario del producto o servicio.
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• La fecha de entrega u otro suministro (es decir, el plazo de ejecución)
  
• Identificación fiscal expedida al vendedor por la oficina fiscal o número de identificación del IVA (ID del IVA) expedido por la oficina fiscal central federal
  
• Un número de factura único y secuencial.
  
• Cantidad y tipo de productos entregados o el alcance y tipo de servicio prestado
  
• Precio (neto) y total (bruto)
  
• Tipo impositivo aplicable e importe del impuesto adeudado
  

Las empresas que preparan facturas también pueden incluir la siguiente información opcional:

• El plazo en el que el destinatario debe liquidar la factura
  
• Detalles sobre cualquier descuento en efectivo, incluido el porcentaje retirado y el plazo durante el cual el descuento es válido
  
• Detalles sobre las condiciones especiales de liquidación, como cuotas o pagos progresivos
  
• Los datos bancarios del vendedor, incluidos el Código internacional de cuenta bancaria (IBAN) y el código de identificación bancaria (BIC), cuando corresponda
  
• Los datos de inscripción en el registro mercantil, incluido el tribunal del registro y el número de registro
  
• Detalles sobre la gerencia o los propietarios del vendedor
  
• El número de teléfono, la dirección de correo electrónico o el sitio web del vendedor, en caso de consultas
  

Requisitos formales de la facturación para las empresas en Alemania

Además de los requisitos en cuanto al contenido estipulados en la Sección de la 14 UStG, las facturas en Alemania deben cumplir con las normas formales para una contabilidad sólida.

Reglas sobre la numeración de facturas

Cuando las empresas alemanas generan facturas, deben numerarlas secuencialmente. Los números de documento únicos ayudan a identificar cada transacción en concreto. Es igualmente importante que esta numeración sea sistemática. Por lo general, las lagunas en la numeración deben explicarse, p. ej., durante una auditoría de una empresa.

Cumplimiento de la normativa GoBD

Los principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD) también son clave para la emisión y archivo de facturas. Estos principios establecen reglas detalladas sobre cómo una organización debe preparar, almacenar y conservar la documentación fiscal, incluidos los documentos de facturación. El GoBD requiere que los sistemas de contabilidad y mantenimiento de registros sean comprensibles, completos, correctos, actualizados y a prueba de manipulaciones. Esto significa que las facturas deben ser del siguiente modo:

• Trazables y verificables: las empresas en Alemania deben mantener una documentación exhaustiva del flujo de trabajo, pruebas de cada publicación y documentar claramente todos los resultados del procesamiento de datos para que sigan siendo rastreables y verificables.

• Completas y correctas: todos los documentos sujetos a requisitos de retención deben respaldarse individualmente y con todas las partes que los componen. El GoBD establece además que la documentación debe ser veraz.

• Publicadas en el momento correcto: registra cada transacción inmediatamente después de que se produzca.

• Contabilidad adecuada: las operaciones en el país también están obligadas a mantener una contabilidad clara. Hay principios específicos para que la contabilidad sea adecuada que permiten a terceros, como auditores o asesores fiscales, rastrear, revisar y evaluar objetivamente las transacciones en un plazo razonable.

• A prueba de manipulaciones: asegúrate de que nadie pueda modificar una factura después de su emisión sin que el cambio sea obvio y registra cualquier eliminación o modificación en un registro de cambios coherente.

Obligación de retención

En Alemania, las facturas están sujetas a normas claras sobre los períodos de retención. Conforme a las normas del derecho mercantil y fiscal, las empresas deben, en principio, conservar los documentos de facturación entrantes y salientes durante ocho años. El plazo de retención comienza al final del año natural en que se emitió o recibió la factura.

Además:

• Los documentos de facturación recibidos digitalmente deben archivarse en su formato electrónico original
  
• Sujeto a ciertas condiciones, las organizaciones pueden digitalizar documentos en papel y posteriormente destruirlos, siempre y cuando documenten los pasos en línea con el GoBD
  
• Los documentos deben ser legibles y legibles por máquina durante todo el período de retención
  

Excepciones que las empresas alemanas deben tener en cuenta a la hora de preparar facturas

Hay ciertas excepciones que las empresas de Alemania deben tener en cuenta a la hora de preparar sus facturas. En los siguientes casos se aplican normas de facturación distintas:

Pequeños empresarios

Los empresarios que operan a pequeña escala pueden acogerse a una exención del IVA si sus ingresos no superaron los 25.000 € en el año natural anterior y no cuentan que superen los 100.000 € en el año natural en curso. Por este motivo, estos comerciantes no están obligados a indicar el IVA en sus facturas. Deben declarar los importes netos y añadir una nota relativa a esta exención, por ejemplo: «No se debe IVA de acuerdo con el artículo 19 de la UStG». Esta nota favorece la transparencia para la contraparte y evita malentendidos relativos a la tributación.

Facturas recurrentes

En Alemania, las empresas utilizan las facturas recurrentes para cobrar un mismo importe a sus clientes a intervalos regulares, como el cobro de suscripciones, cuotas a los miembros u otras obligaciones en curso. Para cumplir con las normas de la oficina fiscal, asigna a cada documento un número de factura único y secuencial e indica correctamente el período de ejecución correspondiente. Los emisores deben indicar claramente las condiciones de los pagos, incluidas las fechas de vencimiento y las cuotas o descuentos en efectivo. Estos requisitos favorecen la transparencia y verifican que el proceso sea preciso para todas las partes involucradas.

Facturas de inversión del sujeto pasivo

El procedimiento de inversión del sujeto pasivo transfiere la responsabilidad de los importes adeudados por determinadas entregas del vendedor al cliente. El vendedor genera una factura que no incluye el IVA y añade una nota como «Inversión del sujeto pasivo aplicada» o «Cualquier impuesto adeudado es responsabilidad del destinatario». El comprador calcula y remite el IVA por sí mismo.

Este proceso suele aplicarse a las transacciones B2B transfronterizas cuando el lugar de entrega es el país del cliente. La UStG define además determinadas excepciones en las que la obligación fiscal se transfiere al comprador. La documentación de facturación enviada a las empresas de la Unión Europea también debe indicar el número de IVA de ambas partes.

En términos generales, el procedimiento de inversión del sujeto pasivo se aplica a las transacciones B2B dentro de la UE. Sin embargo, del mismo modo se aplica, en muchos casos, cuando las empresas alemanas generan facturas a otras actividades en terceros países. Dicho esto, no existen unas reglas unificadas, por lo que las empresas deben revisar los estándares nacionales específicos de la nación de destino.

Facturas emitidas a particulares dentro y fuera de la UE

Las facturas emitidas a particulares siguen reglas diferentes de los registros B2B. Para los bienes entregados dentro de la UE, el IVA suele adeudarse en la ubicación del vendedor, por lo que las empresas locales deben indicar el IVA alemán en sus documentos de facturación, incluso cuando los clientes residen en otro país de la UE. La prestación de servicios, especialmente las ofertas digitales, sigue un enfoque diferente: el artículo 3a de la UStG determina que los impuestos sobre los servicios se aplican en muchos casos en función de la ubicación del destinatario, lo que significa que los emisores deben aplicar el IVA en el estado miembro de la UE correspondiente.

En el caso de las facturas a particulares de terceros países, las entregas de bienes suelen tratarse como bienes exportados y están exentas del IVA según el artículo 4(1a) de la UStG. En este caso, los documentos de facturación deben contener una referencia sobre esta exención, por ejemplo, «Entrega de exportaciones exenta de impuestos según el artículo 4(1a) de la UStG». Las ofertas que se realizan a particulares fuera de la UE también suelen estar exentas de impuestos, dado que el lugar de entrega según el artículo 3a de la UStG se encuentra en un tercer país. Una vez más, es buena idea incluir una nota al respecto en la factura.

Notas de crédito

Una nota de crédito se puede entender como una «factura anulada», ya que el comprador la envía, pero cumple el mismo propósito que un documento de facturación. Siempre que contenga todos los detalles obligatorios, una nota de crédito puede reemplazar a una factura y será aceptada como tal por la oficina fiscal. Aun así, los compradores podrían emitir estas notas exclusivamente con el acuerdo previo de la otra parte. Los vendedores no están obligados a aceptar notas de crédito que no hayan acordado. Las empresas a menudo generan notas de crédito para artículos que incluyen pagos o comisiones adicionales.

Ejemplos y plantillas de facturas para empresas alemanas

Los requisitos de información que el artículo 14 de la UStG establece y que se enumeran anteriormente constituyen la base estándar para la emisión de facturas con el IVA. A continuación se muestran dos plantillas para excepciones específicas:

Plantilla de una factura para un empresario a pequeña escala

Supongamos que una diseñadora gráfica dirige una pequeña empresa que generó una facturación de 18.500 € el año anterior y espera ingresar 32.000 € en el año en curso. Esta diseñadora gráfica cualifica como empresaria a pequeña escala según el artículo 19 de la UStG. Prepara una factura para una agencia de marketing por diseñar un catálogo de productos. La comisión acordada es de 1.200 €. Dado que es una empresaria a pequeña escala, no añade el IVA e indica un importe neto.

Plantilla para una factura con inversión del sujeto pasivo

Supongamos que una empresa alemana de servicios informáticos proporciona servicios de consultoría a una empresa holandesa por una tarifa acordada de 3500 €. Dado que se trata de una transacción B2B intracomunitaria, se aplica el procedimiento de inversión del sujeto pasivo. La responsabilidad fiscal se transfiere al comprador, por lo que la empresa local no incluye el IVA. Al emitir la factura, la empresa alemana debe asegurarse de añadir una nota sobre la inversión del sujeto pasivo. Además, debe indicar los números de IVA de todas las partes involucradas.

Prácticas recomendadas para las facturas

La facturación profesional es fundamental para una contabilidad sólida y, al mismo tiempo, clave para las empresas alemanas en términos de liquidez y para una gestión de las cuentas por cobrar eficiente. Para evitar retrasos en los pagos o meterse en terrenos pantanosos con las autoridades tributarias, es una buena idea establecer un flujo de trabajo bien estructurado.

Registro de la ejecución

El primer paso es documentar cada transacción en detalle. Eso incluye registrar el tipo y el alcance del suministro, así como el período de ejecución. La documentación exhaustiva es fundamental para favorecer la transparencia en la facturación y facilita las auditorías internas o externas posteriores.

Preparación de una factura

Las empresas pueden preparar facturas manualmente o automatizar el flujo de trabajo con software. Las herramientas digitales como Stripe Invoicing te ayudan a establecer flujos de trabajo eficientes y que cumplan con la normativa y a gestionar fácilmente la facturación recurrente. Puedes personalizar las condiciones de los pagos e integrar enlaces de pagos para que el proceso de liquidación sea mucho más fácil para tus clientes. Stripe hace un seguimiento automático del estado de la factura, envía recordatorios de pagos y procesa reembolsos.

Documentación y archivo

Archiva cada factura después de enviarla y asegúrate de que siga siendo rastreable. Crea un sistema de presentación estructurado que abarque las facturas digitales y en papel. Las facturas electrónicas deben guardarse en su formato original para cumplir con los estándares del GoBD.

El procedimiento de documentación en sí también debe ser transparente y comprensible para que cada factura pueda identificarse y revisarse fácilmente durante las auditorías internas o de la empresa. Invoicing te ayuda registrando y archivando automáticamente los documentos de facturación, y registrando el estatus de cada registro. A su vez, esto te proporciona un resumen de las cuentas por cobrar abiertas, impagadas o vencidas en cualquier momento, lo que garantiza que tu archivo este preparado para las auditorías.