Ondernemingen in Duitsland kunnen zorgen voor een nauwkeurige boekhouding door facturen op te stellen in overeenstemming met de geldende wetgeving, hoewel dit een uitdaging kan zijn wanneer er speciale belastingregels van toepassing zijn.

In dit artikel leer je wat een conform document voor facturatie is, welke informatie het moet bevatten en aan welke formele vereisten je moet voldoen bij het factureren. We leggen ook uit welke uitzonderingen van toepassing zijn en laten aan de hand van praktijkvoorbeelden en sjablonen zien hoe je verschillende soorten facturen kunt opstellen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een conforme factuur en waarom is die belangrijk?
  
• Welke informatie moet een factuur bevatten?
  
• Formele facturatievereisten voor ondernemingen in Duitsland
  
• Uitzonderingen waar Duitse ondernemingen rekening mee moeten houden bij het opstellen van facturen
  
• Voorbeelden en factuursjablonen voor Duitse ondernemingen
  
• Best practices voor facturering
  

Wat is een conforme factuur en waarom is die belangrijk?

Een conforme factuur is een factuurdocument waarin een geleverde prestatie of dienst wordt vastgelegd. Deze moet voldoen aan de wettelijke normen van het Duitse fiscale en handelsrecht, aangezien factuuruitgevers zowel commerciële als juridische verantwoordelijkheid dragen. Voor ondernemingen in het land is facturatie een hoeksteen van een goede boekhouding.

In principe kunnen bedrijven de facturatie zowel digitaal als op papier uitvoeren. Vanaf januari 2025 zijn transacties tussen ondernemingen (B2B) in Duitsland echter verplicht om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Verplichte e-facturering wordt tussen nu en 2028 geleidelijk ingevoerd.

De functie van facturen in de onderneming

Facturen hebben verschillende functies. Ze dienen in de eerste plaats om betaling te vragen en als bewijs van uitgevoerde werkzaamheden, waardoor transparantie tussen de contractpartijen ontstaat en bedrijfsprocessen soepel blijven verlopen.

Facturen spelen bovendien een centrale rol bij de facturatie en de belastingheffing op inkomsten. Voor de belastingdienst dienen deze documenten als primair bewijs om de aard, omvang en het tijdstip van een prestatie vast te stellen. Ze worden gebruikt om belasting over de toegevoegde waarde (btw) vast te leggen, commerciële inkomsten te documenteren en aftrek van voorbelasting te beoordelen. Als een factuur niet voldoet aan de wettelijke vereisten, kan de belastingdienst de voorbelastingaftrek van de ontvanger afwijzen of correcties eisen.

De belastingdienst controleert facturen regelmatig tijdens bedrijfscontroles om transacties te beoordelen en de juistheid van de boekhouding van een onderneming te beoordelen. Daarom maakt nauwkeurige en begrijpelijke facturering de communicatie met de autoriteiten makkelijker en verkleint het het risico om in de problemen te komen.

Welke informatie bevat een factuur?

De belastingdienst accepteert een factuur als deze alle verplichte gegevens bevat. Artikel 14 van de Duitse btw-wet (UStG) specificeert de vereiste informatie als volgt:

• Volledige naam en adres van het bedrijf dat de goederen of diensten levert
  
• Volledige naam en adres van de ontvanger van het product of de dienst
  
• Uitgiftedatum van de factuur
  
• Datum van levering of andere levering (d.w.z. de uitvoeringsperiode)
  
• Belasting-ID dat door de belastingdienst aan de verkoper is toegekend of het btw-identificatienummer (btw-nummer) dat is afgegeven door het Federale Centrale Belastingkantoor
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• Hoeveelheid en soort geleverde producten of de omvang en soort van de geleverde dienst
  
• Prijs (netto) en totaal (bruto)
  
• Toepasselijk belastingtarief en het verschuldigde belastingbedrag
  

Ondernemingen die facturen opstellen, kunnen ook de volgende optionele informatie vermelden:

• De uiterste datum voor de vereffening van de factuur door de ontvanger
  
• Details over eventuele contante korting, inclusief het percentage dat wordt afgetrokken en de periode waarin de korting geldig is
  
• Details over speciale voorwaarden voor de vereffening, zoals termijnen of tussentijdse betalingen
  
• De bankgegevens van de verkoper, inclusief IBAN en bankidentificatiecode (BIC) indien van toepassing
  
• De gegevens uit het handelsregister, inclusief de bevoegde rechtbank en het registratienummer
  
• Details over het management of de eigenaren van de verkoper
  
• Het telefoonnummer, e-mailadres of de website van de verkoper voor vragen
  

Formele facturatievereisten voor ondernemingen in Duitsland

Naast de inhoudelijke vereisten zoals vastgelegd in artikel 14 van de UStG, moeten facturen in Duitsland voldoen aan de formele normen voor een deugdelijke boekhouding.

Regels voor het nummeren van facturen

Wanneer Duitse ondernemingen facturen opstellen, moeten ze deze opeenvolgend nummeren. Unieke documentnummers helpen om elke transactie duidelijk te identificeren. Het is net zo belangrijk dat deze nummering systematisch is. Hiaten in de nummering moeten over het algemeen worden toegelicht, bijvoorbeeld tijdens een bedrijfscontrole.

Compliance met de GoBD

De principes voor het correcte beheer en de opslag van boeken, registers en documenten in elektronische vorm (GoBD) zijn ook essentieel voor het opstellen en archiveren van facturen. Deze principes bevatten gedetailleerde regels over hoe organisaties belastingdocumentatie, inclusief facturen, moeten opstellen, opslaan en bewaren. De GoBD vereist dat boekhoud- en registratiesystemen begrijpelijk, volledig, correct, actueel en fraudebestendig zijn. Dat betekent dat facturen aan de volgende eisen moeten voldoen:

• Traceerbaar en verifieerbaar: ondernemingen in Duitsland moeten uitgebreide workflowdocumentatie bijhouden, elke boeking onderbouwen en alle resultaten van gegevensverwerking duidelijk documenteren, zodat ze traceerbaar en verifieerbaar blijven.

• Volledig en correct: alle documenten waarvoor bewaarplicht geldt, moeten afzonderlijk en met alle onderdelen worden opgeslagen. De GoBD stelt verder dat de documentatie waarheidsgetrouw moet zijn.

• Op het juiste moment geboekt: boek elke transactie direct nadat deze heeft plaatsgevonden.

• Correcte boekhouding: bedrijven in het land zijn ook verplicht om een duidelijke boekhouding bij te houden. Er zijn specifieke principes voor een correcte boekhouding die het voor derden – zoals accountants of belastingadviseurs – mogelijk maken om transacties binnen een redelijke termijn te traceren, te controleren en objectief te beoordelen.

• Fraudebestendig: zorg ervoor dat niemand een factuur na uitgifte kan wijzigen zonder dat de wijziging duidelijk zichtbaar is, en registreer alle verwijderingen of wijzigingen in een consistent wijzigingslogboek.

Bewaarplicht

In Duitsland gelden duidelijke regels voor de bewaartermijnen van facturen. Volgens het handels- en belastingrecht moeten ondernemingen inkomende en uitgaande facturen in principe acht jaar bewaren. De bewaartermijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgegeven of ontvangen.

Daarnaast:

• Moeten digitaal ontvangen facturen moeten in hun oorspronkelijke elektronische formaat worden gearchiveerd
  
• Mogen organisaties onder bepaalde voorwaarden papieren documenten digitaliseren en vervolgens vernietigen, zolang ze de stappen documenteren in overeenstemming met de GoBD
  
• Moeten de documenten gedurende de gehele bewaartermijn leesbaar en machinaal leesbaar blijven
  

Uitzonderingen waar ondernemingen in Duitsland rekening mee moeten houden bij het opstellen van facturen

Er zijn bepaalde uitzonderingen waar ondernemingen in Duitsland rekening mee moeten houden bij het opstellen van facturen. In de volgende gevallen gelden aparte factureringsregels:

Kleinschalige ondernemers

Kleinschalige ondernemers komen in aanmerking voor een btw-vrijstelling als hun omzet in het voorgaande kalenderjaar niet hoger was dan € 25.000 en ze niet verwachten dat deze in het huidige kalenderjaar hoger zal zijn dan € 100.000. Deze ondernemers zijn daarom niet verplicht om btw op hun facturen te vermelden. Ze moeten nettobedragen vermelden en een opmerking toevoegen over deze vrijstelling, bijvoorbeeld: ’Geen btw verschuldigd overeenkomstig § 19 UStG’. Deze opmerking zorgt voor transparantie voor de tegenpartij en voorkomt misverstanden over de belasting.

Terugkerende facturen

Ondernemingen in Duitsland gebruiken terugkerende facturen om hun klanten met regelmatige tussenpozen hetzelfde bedrag in rekening te brengen, bijvoorbeeld voor abonnementen, lidmaatschapskosten of andere doorlopende verplichtingen. Om aan de eisen van de belastingdienst te voldoen, moet je elk document een uniek, opeenvolgend factuurnummer geven en de bijbehorende prestatieperiode correct vermelden. Uitgevers moeten de betalingsvoorwaarden duidelijk vermelden, inclusief vervaldata en eventuele termijnen of contante kortingen. Deze vereisten zorgen voor transparantie en garanderen een correcte afhandeling voor alle betrokken partijen.

Facturen met verleggingsregeling

De verleggingsregeling verschuift de aansprakelijkheid voor verschuldigde bedragen op bepaalde leveringen van de verkoper naar de klant. De verkoper maakt een factuur zonder btw en voegt een opmerking toe zoals ’Verleggingsregeling toegepast’ of ’Eventuele verschuldigde belasting’ is de verantwoordelijkheid van de ontvanger.” De koper berekent en betaalt de btw zelf.

Dit proces is vaak van toepassing op grensoverschrijdende B2B-transacties wanneer de plaats van levering het land van de klant is. De UStG definieert verder bepaalde uitzonderingen waarin de belastingplicht verschuift naar de koper. Facturatie die naar ondernemingen in de Europese Unie wordt gestuurd, moet ook de btw-nummers van beide partijen vermelden.

Over het algemeen geldt de verleggingsregeling voor B2B-transacties binnen de EU. Maar in veel gevallen geldt deze ook wanneer Duitse ondernemingen facturen opstellen voor activiteiten in derde landen. Er zijn hier echter geen uniforme regels, dus ondernemingen moeten de specifieke nationale voorschriften in het land van bestemming raadplegen.

Facturen voor particulieren binnen en buiten de EU

Voor facturen aan particulieren gelden andere regels dan voor B2B-transacties. Voor goederen die binnen de EU worden geleverd, is de btw meestal verschuldigd in het land van de verkoper, dus lokale ondernemingen moeten Duitse btw op hun facturen vermelden, ook als klanten in een ander EU-land wonen. Voor facturatie, vooral digitale diensten, geldt een andere aanpak: Artikel 3a van de UStG bepaalt de belasting op diensten in veel gevallen op basis van de locatie van de ontvanger, wat betekent dat uitreikers de btw in de betreffende EU-lidstaat moeten toepassen.

Voor facturen aan particulieren in derde landen worden leveringen van goederen over het algemeen behandeld als exportleveringen en zijn ze vrijgesteld van btw volgens artikel 4, lid 1a van de UStG. In dit geval moeten facturen een verwijzing naar deze vrijstelling bevatten, bijvoorbeeld: ’Belastingvrije exportlevering volgens artikel 4, lid 1a UStG’. Leveringen aan particulieren buiten de EU zijn ook vaak vrijgesteld van btw, aangezien de plaats van levering volgens artikel 3a van de UStG in een derde land ligt. Ook hier is het een goed idee om een bijbehorende opmerking op de factuur te vermelden.

Creditnota's

Een creditnota kun je zien als een ’omgekeerde factuur’, omdat de koper deze verstuurt, maar ze dient hetzelfde doel als een factuur voor facturatie. Zolang ze alle verplichte gegevens bevat, kan een creditnota een factuur vervangen en wordt ze als zodanig door de belastingdienst geaccepteerd. Toch mogen kopers deze nota's alleen uitgeven met voorafgaande toestemming van de andere partij. Verkopers zijn niet verplicht om creditnota’s te accepteren waar ze niet mee hebben ingestemd. Bedrijven maken vaak creditnota’s aan voor zaken als bonusbetalingen of commissies.

Voorbeelden en factuursjablonen voor Duitse ondernemingen

De hierboven genoemde informatievereisten volgens § 14 van de UStG vormen de standaardbasis voor het uitreiken van btw-facturen. Hieronder vind je twee sjablonen voor specifieke uitzonderingen:

Factuursjabloon voor een kleinschalige ondernemer

Stel, een grafisch ontwerper heeft een klein bedrijf dat vorig jaar een omzet van € 18.500 heeft gegenereerd en verwacht dit jaar € 32.000 binnen te halen. Deze grafisch ontwerper valt onder artikel 19 van de UStG en is dus een kleinschalige ondernemer. Ze maakt een factuur op voor een marketingbureau voor het ontwerpen van een productcatalogus. De afgesproken vergoeding is € 1.200. Omdat ze een kleinschalige ondernemer is, rekent ze geen btw en vermeldt ze een nettobedrag.

Sjabloon voor factuur met verleggingsregeling

Stel dat een Duits IT-dienstverleningsbedrijf advieswerk levert aan een Nederlandse onderneming voor een overeengekomen bedrag van € 3.500. Aangezien dit een intracommunautaire B2B-transactie is, is de verleggingsregeling. De belastingplicht verschuift naar de koper, dus de Nederlandse onderneming vermeldt geen btw. Bij het opstellen van de factuur moet het Duitse bedrijf ervoor zorgen dat er een opmerking over de verleggingsregeling wordt toegevoegd. Verder moeten de btw-nummers van alle betrokken partijen worden vermeld.

Best practices voor facturering

Professionele facturering is essentieel voor een goede boekhouding en is voor Duitse ondernemingen ook cruciaal voor de liquiditeit en een efficiënt debiteurenbeheer. Om te late betalingen of problemen met de belastingdienst te voorkomen, is het een goed idee om een goed gestructureerde workflow op te zetten.

De prestatie vastleggen

De eerste stap is om elke transactie gedetailleerd te documenteren. Dat omvat het vastleggen van het type en de omvang van de levering, evenals de uitvoeringsperiode. Grondige documentatie is essentieel voor transparante facturatie en maakt latere interne of externe controles eenvoudiger.

Een factuur opstellen

Ondernemingen kunnen facturen handmatig opstellen of de workflow automatiseren met software. Digitale tools zoals Stripe Invoicing helpen je om efficiënte en conforme workflows op te zetten en terugkerende facturen gemakkelijk te beheren. Je kunt betalingsvoorwaarden aanpassen en betalingslinks toevoegen om de vereffening voor je klanten veel eenvoudiger te maken. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen.

Documenteren en archiveren

Archiveer elke factuur na verzending en zorg ervoor dat deze traceerbaar blijft. Creëer een gestructureerd archiefsysteem dat zowel digitale als papieren facturen omvat. Elektronische facturen moeten in hun oorspronkelijke formaat worden opgeslagen om aan de GoBD-normen te voldoen.

De documentatieprocedure zelf moet ook transparant en begrijpelijk zijn, zodat elke factuur gemakkelijk kan worden geïdentificeerd en gecontroleerd tijdens interne of bedrijfsaudits. Invoicing helpt je door documenten van de facturatie automatisch te registreren en te archiveren, en de status van elk record bij te houden. Dit geeft je op elk moment een overzicht van openstaande, onbetaalde of achterstallige vorderingen, wat een auditbestendige archivering garandeert.