請求額を受け取るには、取引を完了させ、請求書を送付し、口座でお金を受け取る、というシンプルな流れであるべきです。しかしこれは、必ずしもそう簡単に起こるわけではありません。クライアントは支払いを忘れ、支払い条件は無視され、小さな請求ミスが大きな延滞を引き起こす可能性があります。キャッシュフローは、請求書の発行方法によって決まるため、明確で、洗練され、支払いやすいものにするべきです。ほんの少し慎重に調整することで、大きな違いを生む可能性があります。
以下では、請求書に記載する内容、請求を自動化する方法、未払いの請求書を管理する方法など、ニュージーランドのビジネス向けに請求業務のベストプラクティスを説明します。
この記事の内容
- ニュージーランドの商用請求書の主な構成要素
- 支払い延滞の原因になるよくある請求書の間違い
- 未払い請求書を効果的に防ぎ管理する方法
- 自動請求ソリューションによる効率化の仕組み
- ニュージーランドの請求業務に関する法律上・税務上の考慮事項
- ニュージーランドのビジネスの請求業務に役立つ Stripe の機能
ニュージーランドの商用請求書の主な構成要素
請求書が適切に構成されていると、支払いをより迅速に受け取れるのに加えて、請求と物品サービス税 (GST) に関するニュージーランドの規則への準拠に役立ちます。すべての請求書は、顧客と自社双方の記録管理のため、わかりやすく、完全で、簡単に処理できるものでなければなりません。含めるべき項目は次のとおりです。
支払い延滞の原因になるよくある請求書の間違い
顧客の信用度が高くても、ささいな請求業務のミスで支払いが遅れる可能性があります。請求書が不明瞭、不完全、または遅れている場合、クライアントは請求書を優先しない可能性があります。ここでは、支払いが遅れる原因となる一般的な請求上のエラーをいくつかご紹介します。
請求書の遅延
迅速に請求しないと、支払いが遅れることになります。請求書発行を日常業務の一部にしましょう。製品やサービスを納品した直後に請求書を送信するか、定期的なスケジュールを設定します(たとえば、完了した作業について毎週金曜日)。ニュージーランドの一部の規制では、迅速な請求書発行が推奨されています。たとえば、内国歳入庁 (IRD) は、$200 NZD を超える購入について、登録済みの GST 購入者に リクエストから 28 日以内 (当事者が合意する場合は別の日付) に GST 請求書を発行することをビジネスに義務付けています。
情報が不足、または間違っている
請求書を送信する前に、すべての詳細、特に GST 番号と税金の計算を再確認してください。請求書に必要な情報が不足している場合、クライアントは請求書を処理できない可能性があります。よくある問題は次のとおりです。
発注書番号がない (クライアントが要求する場合)
請求先の人物や部署の誤り (特に大規模な組織の場合)
不審請求の申し立てにつながり得るタイプミスや計算ミス
説明が曖昧
「コンサルティングサービス: $2,000 NZD」といった項目では、クライアントに内容が伝わりにくいです。請求に心当たりがない場合、説明を求めて支払いを遅らせる可能性があります。曖昧にせず、請求の目的は具体的に記載してください。例をいくつかご紹介します。
マーケティング戦略コンサルティング: 5 時間、2025 年 1 月 10 日
ウェブサイトの再設計: 50% の保証金
支払い条件や延滞料の記載もれ
請求書に期日が記載されていない場合、一部の顧客は支払いを緊急と見なさないでしょう。「NET 30」などの曖昧な用語は避け、「支払い期限: 2025 年 3 月 15 日」や「請求日から 14 日以内にお支払いください」などと記述します。
延滞料や利息を請求する場合は、契約書と請求書に必ず記載してください。透明性の高いポリシーがあれば、説明責任はクライアントの側にあり続けます。ニュージーランドの法律では、事前に合意した場合にのみ延滞料が認められるため、「30 日を超えて延滞した請求書には 5% の延滞料が発生する場合があります」などと記載しておきましょう。
支払い処理が難しい
請求書の支払いに追加の手順が必要な場合は、支払いを受け取るまでに時間がかかります。可能な限り、オンライン決済の「今すぐ支払う」ボタンまたはリンクを含めます。よくある間違いは次のとおりです。
振込先の銀行口座詳細の記載もれ
オンライン決済オプションを提供していない
遅くて時代遅れの小切手を要求する
支払い延滞のフォローアップを怠る
ビジネスによっては、請求書を送信してとりあえず忘れる、というような扱いになっているかもしれません。フォローアップを行わないと、支払い延滞は大したことではないと、顧客に思われる可能性があります。リマインダーを設定し、請求書の期限が過ぎたらすぐに顧客に連絡するべきです。シンプルな文面で、「ご確認させていただきます。請求書 #123 の期日は昨日でした。支払い処理に詳細が必要な場合はお知らせください」のようなメッセージを送ると、迅速な対応を促せます。
請求書の期限経過日数ごとの対応例を、ご紹介します。
7 日延滞: もう 1 通リマインダーを送信します。
14 日を超えて延滞: お客様に電話またはメールで緊急を伝えます。
30 日を超えて延滞: サービスを一時停止するか、回収作業をエスカレートすることを検討してください。
未払い請求書を効果的に防ぎ管理する方法
堅実な請求書発行を行っていても、請求書の支払いが遅れたり、まったく支払われなかったりすることがあります。請求書が期限超過にならないよう可能な限り防止し、超過した場合は管理の計画を立ててください。この問題に対処する方法は次のとおりです。
顧客を吟味し確かな与信条件を設定する
支払い条件を延長する前に、誰と仕事をしているのか、特に新規のクライアントや大口のクライアントについて調べておきましょう。評判を確認したり、取引の参照を依頼したり、前もって保証金をお願いしたりします。支払い履歴が思わしくないクライアントに対しては、より厳しい支払い条件 (50% の前払い、期限の短縮など) を設定する一方で、長年の信頼できる顧客には柔軟性を提供するのが妥当です。
支払い条件を書面にする
簡単な契約書、婚約書、承認済み見積もりは、分かりやすく記述することで、後の意義申し立てを減らすことができます。これらの条件を文書化することで、支払いが遅れた場合に、クライアントに説明責任を果たしてもらいやすくなります。すべての契約で、以下を規定してください
支払い期限 (例: 「請求日から 14 日以内にお支払いください」)
延滞料または利息 (該当する場合)(ニュージーランドで法的強制力を持たせるには、事前に概要を記載する必要があります)
未払いによる影響 (例: サービスの一時停止、今後の作業の停止)
迅速な請求と未払いの支払いを追跡する
商品またはサービスを提供した後、できるだけ早く請求書を送信します。請求に何週間かけても、支払いがさらに遅れるだけです。請求書が期限切れになった瞬間にフォローアップすると、支払いを受けられる可能性が高まります。Stripe Invoicing などの請求書サービスを使用して、未払いの請求書を監視し、期日別に分類します。
現行 (期日前)
30 日超過
60 日超過
90 日以上超過 (深刻な段階)
早めに丁寧にフォローアップする
請求書の期日が過ぎた場合、最初のステップは丁寧なリマインダーを送信することです。うっかり忘れるということは多いため、ちょっとした念押しで支払いの遅れの大半は解決できます。次のようなメッセージを送信してみてください。
1 ～ 3 日遅れ: 「請求書 #123 の期日が[日付]であったことをお知らせします。支払い処理のための詳細が必要な場合はお知らせください。
7 ～ 14 日遅れ: 「請求書 #123 の期限が [X] 日過ぎました。支払いをご手配ください。または、問題がございましたらお問い合わせください。
30 日以上延滞: 「これは、請求書 #123 に関してさらなる措置を講じる前の最後のリマインダーです」など、しっかりとした丁寧なメッセージでエスカレーションします。
メールリマインダーが機能しない場合は、クライアントに直接電話してください。メールよりも、電話での会話を無視する方が難しいと思われます。
不払いに対する措置を強制する
多くのビジネスは、特に追加料金が発生するなど、実際に措置が講じられるとすぐに支払うものです。複数のリマインダーに返答がない場合は、次の点を考慮してください。
支払いを受け取るまでサービスを一時停止する
延滞料を加算した請求書を再送する (延滞料について契約に記載した場合)
未払いの請求書をすべて記載した明細書を送付する (特に、複数の未払いがある事業者クライアントの場合
期限が過ぎた請求書に法的手続きまたは回収代行業者を検討する
60 日以上経過しても請求書が未払いのままの場合は、次の点を考慮してください。
回収業者を雇う (手数料がかかりますが、それでも何かを回収できる可能性があります)
ニュージーランドの紛争調停機関に請求を提出する
クライアントに法的措置を正式に通知する: エスカレーションについて言及するだけで結果が得られる場合があります
これらの対策は、クライアントとの関係を損なう可能性があるため、慎重に用いてください。しかし、クライアントが支払わない場合は、あなたのお金を取り戻すことが優先されます。
支払いリマインダーを自動化する
自動請求ソフトウェアを使用すると、リマインダーを送信してエスカレーションできるため、手作業で支払いを追跡したり失敗した支払いを再試行したりする必要がなくなります。また、内部アラート (例: 請求書の期限を 15 日以上超過しているクライアントに電話をするためのカレンダーリマインダー) を実装することもできます。
自動請求ソリューションによる効率化の仕組み
請求書の作成、リマインダーの送信、支払いの追跡などを手作業で行うと時間がかかり、人為的エラーが起こる可能性があります。自動請求ソフトウェアでこのプロセスを処理すると、ミスが減り、キャッシュフローを改善できます。ここでは、自動化によって請求ワークフローがどのように変革されるかをご紹介します。
時間を節約し請求の一貫性を維持
請求書をゼロから作成するのではなく、自動化されたツールが請求書をスピーディーに作成します。テンプレートや継続請求スケジュールを活用します。請求書をタイムリーに送信できるため、クライアント宛てに請求をし忘れるリスクが低くなります。請求書発行を自動化しているビジネスは、請求書の届け方の一貫性が高いため、支払いが早くなる傾向があります。
人為的ミスを削減
手作業で請求を行うと、入力ミス、請求書番号の重複、税金計算の誤りなどのミスが発生する可能性があります。自動化により、これらのエラーが減り、すべての請求書に正しい詳細、価格、税率が記載されているかどうかがチェックされます。これにより、不審請求の申し立て、修正、支払い延滞を減らすことができます。
支払いをスピードアップ
多くの請求プラットフォームでは、請求書に「今すぐ支払う」ボタンを追加できます。そのため、顧客はクレジットカードまたは銀行振込ですぐに支払うことができます。一部のシステムでは、口座振替またはデジタルウォレットの連携も行えます。
フォローアップと支払い追跡を自動化
自動化されたシステムは、支払いをリアルタイムで追跡し、リマインダーを自動的に送信するため、どの請求書が期限切れであるかを手作業で確認する必要はありません。期日前や、期日当日、さらには支払いが遅れた場合にフォローアップメールを送るようにスケジュール設定すると、請求書が忘れさられることがありません。Stripe Invoicing では、失敗した支払いを自動的に再試行できます。
会計ソフトと同期
最新の請求ツールは、Xero、MYOB、QuickBooks、その他の会計プラットフォームと連携されているため、支払いが行われると記録が自動的に更新されます。これにより、データの二重入力がなくなり、収益、未払いの請求書、キャッシュフローに関するインサイトをリアルタイムで得ることができます。
電子請求書発行を準備
ニュージーランドでは、XML などの標準化された形式を使用してビジネスの会計システム間で請求書を直接交換する、電子請求書への移行が進んでいます。現在、一部の政府機関にのみ義務付けられていますが、2023 年には 10,000 のビジネスが登録されました。電子請求書をサポートする自動請求ツールを利用すると、この変化に備えることができにより、管理作業や支払い延滞が減ります。
記録管理と税務コンプライアンスを簡素化
デジタル請求書を利用すると、すべての記録が安全に保存され、自動的にバックアップされるため、納税シーズンに多大なメリットを感じられます。ニュージーランドでは、ビジネスは請求書を少なくとも 7 年間保管することが義務付けられているため、すべてが 1 か所にアーカイブされる自動化が役に立ちます。一部のプラットフォームでは GST レポートも作成されるため、納税申告がシンプルになります。
ニュージーランドの請求業務に関する法律上・税務上の考慮事項
また、請求書は法的要件と税務要件を満たす必要があります (特に GST 登録済みのビジネスの場合)。ここでは、法令を遵守するために知っておくべきことをご紹介します。
GST 請求書の要件
ビジネスの年間収入が $60,000 NZD を超える 場合は、GST に登録し、ほとんどの商品とサービスに 15% の GST を課税する必要があります。請求書には、次の情報を記載してください。
ビジネス名、住所、GST 番号
顧客の名前と住所 (金額が $1,000 NZD 以上の場合)
請求日
提供される商品またはサービスの説明
課税対象額、加算される GST、合計金額
「tax invoice (タックスインボイス)」という言葉
為替レート (外貨を使用する場合)
必要な詳細レベルは、請求金額によって異なります。
$50 NZD 以下 (GST 抜き): タックスインボイスは必要ありません。
$51 ～ $999 NZD: 基本的な請求書 (ビジネスの詳細、日付、説明、合計金額など) が必要です。
$1,000 NZD 以上: 購入者の名前と住所、詳細な GST 計算など、完全な詳細が必要です。
記録管理ルール
ビジネスは、請求書を少なくとも 7 年間保管する必要があります。デジタルストレージで問題ありません。紙のコピーは不要ですが、IRD の要求に応じて記録を簡単に取得できることが必要です。クラウドベースのシステムで請求書をバックアップすると、重要な財務記録の損失を防止できます。
GST 請求書のタイミングルール
GST 登録済みの顧客が請求書をリクエストした場合、$200 NZD を超える購入については 28 日以内に請求書を提出する必要があります。ほとんどのビジネスでは、コンプライアンスを遵守し、支払いを迅速化するために、販売またはサービスが完了した直後に請求書を発行します。
電子請求書と法令遵守
ニュージーランドでは、2026 年までにさらに多くの政府機関が電子請求書の送受信を義務付けられる予定です。政府機関と取引する予定がある場合は、電子請求書が必要になる可能性があります。
データセキュリティとプライバシー
請求書にはビジネス上および個人的な機密情報が含まれているため、それらを保護する必要があります。メールを送信する場合は、プライバシー侵害を避けるために、受信者のアドレスを再確認してください。一部のビジネスでは、パスワードで保護された PDF や、安全なポータルがある請求プラットフォームを使用しています。ニュージーランドのプライバシー法に基づき、ビジネスは合理的な措置を講じて、顧客情報を保護することが義務付けられています。
ニュージーランドのビジネスの請求業務に役立つ Stripe の機能
Stripe は、支払い処理や請求処理など幅広いサービスを提供して、ビジネスの請求書作成、送信、追跡を支援しています。ここでは、支払いの受け取りと GST のコンプライアンスをより簡単かつスピーディーにする Stripe の機能をご紹介します。
請求書作成を簡単に
Stripe Invoicing を使用すると、請求書を数分で作成して送信できます。Stripe にはカスタマイズ可能なテンプレートが用意されているため、請求書をゼロから作成する必要がありません。ブランディング、料金明細、支払い条件を追加して、すべての文書に一貫性を持たせることができます。
構築済みの GST コンプライアンス機能
Stripe により GST コンプライアンスが容易になります。請求書に、ニュージーランドの GST 番号が自動的に追加されます。また、顧客のプロフィールに GST ID が保存されている場合、Stripe は PDF に IRD 要件である「タックスインボイス」のラベルを付けます。また、Stripe は GST の金額を自動計算して表示できるため、エラーのリスクが低くなります。
複数の決済オプションで取引を迅速化
Stripe の請求書には支払いボタンが付いており、顧客はオンラインで簡単に支払えます。クレジットカード、銀行振込、デジタルウォレット、口座引き落としを受け付けることができるため、支払いの手間が減り、処理がスピーディーになります。Stripe は多通貨決済をサポートしているため、海外のクライアントがいる場合に効果的なオプションになると思われます。
自動リマインダーと決済の再試行
支払いが遅れると、資金の動きが遅くなります。Stripe では、設定した間隔 (期日の 3 日前、期日当日、期日後など) でリマインダーを自動化できます。継続請求を行っている場合、その取引が失敗すると、Stripe の Smart Retries 機能が、自動的に最適なタイミングで支払い回収を再試行します。
リアルタイムの請求書追跡
Stripe ダッシュボードに、請求書のライブビューが表示され、支払い済みの請求書と未払いの請求書が表示されます。フィルターを設定したり、レポートをエクスポートしたりできます。また、Stripe App Marketplace を介して Xero または QuickBooks をアプリと統合し、支払いと会計記録を自動的に同期できます。
進行中のプロジェクトの継続請求
サブスクリプションやリテイナーなど、定期的にクライアントに請求する場合、定期的な請求書をスケジュールしたり、自動請求を設定したりをStripe で行えます。請求書を期限内に送信し、管理作業を減らし、収益をより予測しやすくすることができます。
安全な決済処理
Stripe の決済プロセスは安全であるため、顧客から信頼を得られます。Stripe は PCI に準拠して、機密性の高い支払いデータを慎重に取り扱っています。そのため、顧客に安心感をもたらし、セキュリティ面の懸念が原因で支払いが遅れるというケースを、減らすことができます。
この記事の内容は、一般的な情報および教育のみを目的としており、法律上または税務上のアドバイスとして解釈されるべきではありません。Stripe は、記事内の情報の正確性、完全性、妥当性、または最新性を保証または請け合うものではありません。特定の状況については、管轄区域で活動する資格のある有能な弁護士または会計士に助言を求める必要があります。