Cobrar debería ser simple: tú haces el trabajo, emites una factura y recibes dinero en tu cuenta. Pero no siempre es tan fácil. Los clientes se olvidan de pagar, se ignoran las condiciones de pago y los pequeños errores en la facturación pueden crear grandes retrasos. Tu flujo de caja depende de qué tan bien hagas la facturación, por lo que debes hacerlo de forma clara, prolija y fácil de pagar. Unos pocos ajustes bien pensados pueden marcar una gran diferencia.

A continuación, analizaremos algunas de las prácticas recomendadas de facturación para las empresas de Nueva Zelanda, como qué información incluir en las facturas, cómo automatizar la facturación y cómo gestionar las facturas impagas.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Cuáles son los componentes principales de una factura comercial en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuáles son algunos de los errores de facturación más comunes que causan retrasos en los pagos?
  
• ¿Cómo pueden prevenir y gestionar de forma eficaz las facturas impagas las empresas?
  
• ¿De qué manera las soluciones de facturación automatizada mejoran la eficiencia?
  
• ¿Cuáles son los requisitos legales y fiscales para la facturación en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo simplifica Stripe la facturación para las empresas de Nueva Zelanda?
  

¿Cuáles son los componentes principales de una factura comercial en Nueva Zelanda?

Una factura bien estructurada puede ayudarte a recibir pagos más rápido y garantizar el cumplimiento de las normas de Nueva Zelanda para la facturación y el impuesto sobre bienes y servicios (Goods and Services Tax, GST). Todas las facturas deben ser sencillas, completas y fáciles de procesar, tanto para tu cliente como para tu propio registro. Esta es la información que debes incluir:

• Datos de tu empresa (nombre comercial o de tu empresa, dirección física, correo electrónico, número de teléfono y número de GST)

• Datos del cliente: se trata de un requisito de GST si la factura es igual o superior a 1000 dólares neozelandeses.

• Número único de factura y fecha de emisión

• Descripción específica de los bienes o servicios

• Importes y totales (incluido el 15 % de GST, si corresponde)

• Condiciones de pago y fecha de vencimiento en lenguaje claro

• GST y elementos de cumplimiento (es decir, las palabras «factura de impuestos» y un tipo de cambio, si se utiliza moneda extranjera)

¿Cuáles son algunos de los errores de facturación más comunes que causan retrasos en los pagos?

Incluso cuando tienes clientes confiables, los pequeños errores de facturación pueden retrasar los pagos. Si tus facturas no son claras, están incompletas o llegan tarde, es posible que los clientes no les den prioridad. Estos son algunos errores comunes de facturación que pueden causar retrasos en los pagos.

Facturas atrasadas

Si no facturas con prontitud, estás retrasando tu propio pago. Haz que la facturación forme parte de tu rutina. Envía facturas inmediatamente después de entregar un producto o servicio o establece un cronograma recurrente (por ejemplo, todos los viernes para los trabajos listos). Algunas normativas de Nueva Zelanda fomentan la puntualidad en la facturación. Por ejemplo, el Departamento de Impuestos Internos (Inland Revenue Department, IRD) exige a las empresas que emitan facturas de GST a los compradores registrados de GST dentro de los 28 días posteriores a la solicitud (o en una fecha diferente si así lo acordaron las partes) para compras superiores a NZD 200.

Información faltante o incorrecta

Antes de enviar una factura, verifica todos los detalles, especialmente el número GST y los cálculos de impuestos. Si a una factura le falta la información necesaria, es posible que el cliente no pueda procesarla. Entre los problemas más comunes se incluyen los siguientes:

• Sin número de orden de compra (si el cliente lo requiere)

• Facturar a la persona o departamento equivocado (especialmente en organizaciones grandes)

• Errores tipográficos o cálculos incorrectos, que pueden dar lugar a disputas

Descripciones vagas

Una partida como «Servicios de consultoría – NZD 2000» no le dice mucho al cliente. Si no reconocen el cargo, es posible que retrasen el pago mientras piden una aclaración. En su lugar, sé específico con la descripción del cargo. Estos son algunos ejemplos:

• Consulta de estrategia de marketing – 5 horas, 10 de enero de 2025

• Rediseño del sitio web – 50 % de depósito

No se mencionan condiciones de pago ni cargos por pagos atrasados

Si tu factura no indica la fecha de vencimiento, algunos clientes considerarán que el pago no es urgente. Evita términos vagos como «30 netos» y, en su lugar, escribe algo como «Pago que vence el 15 de marzo de 2025» o «Pago requerido dentro de los 14 días posteriores a la fecha de emisión la factura».

Si cobras cargos por demora o intereses, asegúrate de mencionarlo en tu contrato y en la factura. Las políticas transparentes hacen que los clientes rindan cuentas. La Ley de Nueva Zelanda permite cargos por pagos atrasados solo si se acordaron por adelantado, así que incluye algo como «Las facturas vencidas por más de 30 días pueden incurrir en un cargo por pago atrasado del 5 %».

Proceso de pago difícil

Si el pago de tu factura requiere pasos adicionales, tardarás más en recibir el dinero. Siempre que sea posible, incluye un botón o enlace de «pagar ahora» para pagos en línea. Los errores más comunes pueden incluir:

• No incluir los datos bancarios para transferencias directas

• No ofrecer opciones de pago en línea

• Requerir comprobaciones, las cuales son lentas y están desactualizadas

Falta de seguimiento de los pagos atrasados

Algunas empresas pueden ver las facturas como algo que hay que enviar y olvidarse de inmediato. Si una empresa no hace un seguimiento, sus clientes pueden asumir que los pagos atrasados no son un gran problema. Las empresas deben establecer recordatorios y ponerse en contacto con los clientes tan pronto como una factura esté vencida. Un simple correo electrónico que diga: «Estamos comprobando si existe algún problema. La factura #123 vencía ayer. Avísanos si necesitas algún dato para procesar el pago», puede ayudarte a tomar medidas inmediatas.

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo responder cuando una factura está vencida:

• 7 días de retraso: Envía otro recordatorio.

• Con más de 14 días de retraso: Llama o envía un correo electrónico al cliente con urgencia.

• Con más de 30 días de retraso: Considera la posibilidad de suspender los servicios o intensificar los esfuerzos de cobro.

¿Cómo pueden las empresas prevenir y gestionar de forma eficaz las facturas impagas?

Incluso con prácticas de facturación sólidas, algunas facturas se pagarán tarde o directamente no se pagarán. Trata de evitar facturas vencidas siempre que sea posible y ten un plan para gestionarlas cuando aparezcan. A continuación, te explicamos cómo abordar el problema.

Examinar a los clientes y establecer condiciones firmes de crédito

Antes de establecer las condiciones de pago, investiga con quién estás trabajando, especialmente en caso de clientes nuevos o grandes. Verifica su reputación, pide referencias comerciales o solicita un depósito por adelantado. Es razonable tener condiciones de pago más estrictas para los clientes con un historial de pagos deficiente (p. ej., 50 % por adelantado, plazos más cortos) y, al mismo tiempo, ofrecer más flexibilidad a los clientes confiables y de larga data.

Establecer las condiciones de pago por escrito

Un contrato sencillo, una carta de compromiso o un presupuesto aceptado pueden reducir las posibilidades de disputas más adelante. Documentar estos términos puede ayudar a que sea más fácil responsabilizar a los clientes si los pagos se retrasan. Todo contrato debe incluir:

• Plazos de pago (p. ej., «Las facturas vencen en un plazo de 14 días»)

• Cargos por demora o cargos por intereses, si corresponde (estos deben describirse de antemano para que sean aplicables en Nueva Zelanda)

• Consecuencias por falta de pago (p. ej., servicios suspendidos, trabajo futuro interrumpido)

Facturar con prontitud y hacer un seguimiento de los pagos pendientes

Emite las facturas tan pronto como sea posible después de entregar un producto o servicio. Esperar semanas para facturar solo retrasa aún más el pago. Hacer un seguimiento hasta el momento en que una factura está vencida puede aumentar tus posibilidades de recibir el pago. Utiliza un servicio de facturación como Stripe Invoicing para hacer un seguimiento de las facturas pendientes y clasificarlas por fecha de vencimiento:

• Actual (aún no vencida)

• 30 días de atraso

• 60 días de atraso

• Más de 90 días de atraso (un periodo significativo)

Hacer un seguimiento temprano y cortés

Cuando una factura está vencida, el primer paso es enviar un recordatorio cortés. Es posible que los clientes a menudo lo olviden, por lo que un recordatorio rápido puede ayudar a resolver muchos pagos atrasados. Intenta enviar un mensaje como el siguiente:

• De 1 a 3 días de atraso: «Queríamos recordarle rápidamente que la factura #123 vencía el [fecha]. Avísanos si necesitas algún dato para procesar el pago».

• De 7 a 14 días de atraso: «La factura #123 tiene ahora [X] días de atraso. Por favor, efectúa el pago o ponte en contacto con nosotros si hay algún problema».

• Más de 30 días de atraso: Toma medidas adicionales con un mensaje firme pero cortés como: «Este es el último recordatorio antes de que tomemos más medidas con respecto a la factura #123».

Si los recordatorios por correo electrónico no funcionan, llama directamente al cliente. Puede resultar más difícil ignorar una conversación telefónica que un correo electrónico.

Tomar medidas por falta de pago

Muchas empresas pagan rápidamente una vez que hay consecuencias reales, especialmente si se trata de cargos adicionales. Si hay varios recordatorios que no reciben respuesta, ten en cuenta lo siguiente:

• Suspende los servicios hasta que se reciba el pago

• Reenvía la factura con un recargo por pago atrasado agregado (si estaba estipulado en el contrato)

• Envía un estado de cuenta que enumere todas las facturas impagas, especialmente para clientes comerciales con múltiples pagos pendientes

Considerar la posibilidad de tomar medidas legales o recurrir a una agencia de cobro para las facturas vencidas hace mucho tiempo

Si la factura sigue impaga pasados los 60 días, ten en cuenta lo siguiente:

• Contratar a una agencia de cobro (se llevará un porcentaje, pero es posible que recupere algo)

• Presentar un reclamo ante el Tribunal de Disputas de Nueva Zelanda

• Notificar formalmente al cliente de una acción legal: Podrías obtener resultados con solo mencionar la toma de una medida adicional.

Toma estas medidas con cuidado, ya que pueden dañar las relaciones con los clientes. Pero si un cliente no paga, recuperar tu dinero tiene prioridad.

Automatizar los recordatorios de pago

El software de facturación automática puede enviar y hacer un seguimiento de los recordatorios para que no tengas que perseguir manualmente los pagos y volver a intentar los pagos fallidos. También puedes implementar alertas internas (por ejemplo, un recordatorio en el calendario para llamar a cualquier cliente con facturas vencidas por 15 días o más).

¿Cómo mejoran la eficiencia las soluciones de facturación automatizada?

La confección manual de facturas, el envío de recordatorios y el seguimiento de los pagos llevan tiempo y dejan margen de error. Los software de Facturación automática se encargan de este proceso, reduciendo los errores y mejorando el flujo de caja. A continuación, te explicamos cómo la automatización puede transformar tu flujo de trabajo de facturación.

Ahorra tiempo y mantiene la consistencia de la facturación

En lugar de confeccionar facturas desde cero, las herramientas automatizadas las generan al instante mediante plantillas o calendarios de facturación recurrente. Puede enviar facturas a tiempo y reducir el riesgo de olvidarse de facturar a un cliente. Las empresas que automatizan la facturación tienden a recibir pagos más rápido simplemente porque envían las facturas de manera más consistente.

Reduce los errores humanos

La facturación manual puede dar lugar a errores tipográficos, números de factura duplicados y cálculos de impuestos incorrectos. La automatización reduce el margen de estos errores y verifica que cada factura incluya los detalles, los precios y las tasas impositivas correctos. Eso puede traducirse en menos disputas, correcciones y retrasos en los pagos.

Acelera los pagos

Muchas plataformas de facturación te permiten agregar un botón de «pagar ahora» a las facturas. Esto permite a los clientes pagar al instante con tarjeta de crédito o transferencia bancaria. Algunos sistemas también ofrecen débito directo o integración de billetera digital.

Automatiza los seguimientos y el seguimiento de los pagos

Los sistemas automatizados hacen un seguimiento de los pagos en tiempo real y envían recordatorios automáticamente para que no tengas que comprobar manualmente qué facturas están vencidas. Puedes programar correos electrónicos de seguimiento (uno antes de la fecha de vencimiento, otro en la fecha de vencimiento y otro si el pago se retrasa) para que no se pierda ninguna factura. Stripe Invoicing, por ejemplo, puede reintentar los pagos fallidos automáticamente

Se sincroniza con el software de contabilidad

Las herramientas de facturación modernas se integran con Xero, MYOB, QuickBooks y otras plataformas de contabilidad, por lo que tus registros se actualizan automáticamente cuando llegan los pagos. Esto puede evitar la duplicación y darte información en tiempo real sobre tus ingresos, facturas pendientes y flujo de caja.

Prepara tu negocio para la facturación electrónica

Nueva Zelanda está avanzando hacia la facturación electrónica, en la que las facturas se intercambian directamente entre los sistemas de contabilidad de las empresas utilizando formatos estandarizados como XML. Si bien actualmente solo es obligatorio para algunas agencias gubernamentales, se registró que 10,000 empresas recibieron facturas electrónicas en 2023. Las herramientas de facturación automatizada compatibles con la facturación electrónica garantizan que estés preparado para este cambio ya que reducen el trabajo administrativo y los retrasos en los pagos.

Simplifica el mantenimiento de registros y el cumplimiento tributario

Con la facturación digital, todos los registros se almacenan de forma segura y se realiza una copia de seguridad automática, lo cual es una gran ventaja durante la temporada de impuestos. En Nueva Zelanda, las empresas deben conservar las facturas durante al menos siete años, y la automatización ayuda a archivar todo en un solo lugar. Algunas plataformas también generan informes de GST, lo que simplifica las declaraciones fiscales.

¿Cuáles son las consideraciones legales y fiscales para la facturación en Nueva Zelanda?

Tus facturas también deben cumplir con los requisitos legales e impositivos, especialmente si tienes una empresa registrada en el GST. Esto es lo que necesitas saber para cumplir con la normativa.

Requisitos de factura de GST

Si tu empresa gana más de NZD 60,000 al año, debes registrarte para el GST y cobrar un GST del 15 % en la mayoría de los bienes y servicios. Las facturas deben incluir la siguiente información:

• El nombre de la empresa, la dirección y el número de GST

• El nombre y la dirección del cliente (si el importe es de NZD 1000 o más)

• Fecha de la factura

• Una descripción de los bienes o servicios prestados

• Importe sujeto a impuestos, GST agregado e importe total

• Las palabras «factura de impuestos»

• El tipo de cambio, si se utiliza moneda extranjera

El nivel de detalle requerido depende del importe de la factura:

• NZD 50 (sin GST) o menos: No se requiere factura de impuestos.

• De NZD 51 a 999: Necesitas una factura básica (es decir, datos de la empresa, fecha, descripción, importe total).

• NZD 1000 o más: Se requieren todos los detalles, incluido el nombre y la dirección del comprador, y un cálculo detallado del GST.

Reglas de mantenimiento de registros

Las empresas deben conservar las facturas durante al menos siete años. El almacenamiento digital está bien, no hay necesidad de conservar copias en papel, pero los registros deben ser fácilmente recuperables si el IRD los solicita. Hacer una copia de seguridad de las facturas en sistemas basados en la nube puede evitar la pérdida de registros financieros importantes.

Reglas con respecto al tiempo para las facturas de GST

Si un cliente registrado en el GST solicita una factura, debes proporcionarla en un plazo de 28 días para compras superiores a NZD 200. La mayoría de las empresas emiten facturas inmediatamente después de que se completa una venta o servicio para cumplir con la normativa y agilizar los pagos.

Facturación electrónica y cumplimiento de la normativa

Para 2026, más agencias gubernamentales de Nueva Zelanda estarán obligadas a enviar y recibir facturas electrónicas. Si planeas trabajar con agencias gubernamentales, la facturación electrónica puede convertirse en una necesidad.

Seguridad y privacidad de los datos

Las Facturas contienen datos comerciales y personales confidenciales, por lo que debe protegerlos. Si envías un correo electrónico, verifica la dirección del destinatario para evitar violaciones de la privacidad. Algunas empresas utilizan archivos PDF protegidos con contraseña o plataformas de facturación con portales seguros. Según la Ley de Privacidad de Nueva Zelanda, las empresas deben tomar medidas razonables para proteger la información de los clientes.

¿Cómo simplifica Stripe la facturación para las empresas de Nueva Zelanda?

Stripe ofrece una amplia gama de servicios, incluidos el procesamiento de pagos y la facturación, y ayuda a las empresas a crear, enviar y realizar un seguimiento de las facturas. A continuación, te explicamos de qué manera Stripe puede facilitar y agilizar la recepción de pagos y el cumplimiento del GST.

Confección más sencilla de facturas

Con Stripe Invoicing, puedes generar y enviar facturas en cuestión de minutos. Stripe ofrece plantillas personalizables para que no tengas que crear facturas desde cero. Puedes agregar tu imagen de marca, cargos detallados y condiciones de pago para que cada documento parezca coherente y completo.

Cumplimiento del GST integrado

Stripe puede facilitar el cumplimiento del GST. Agrega automáticamente tu número GST de Nueva Zelanda a las facturas. Y si un cliente tiene una identificación de GST guardada en su perfil, Stripe etiqueta el PDF como una «factura de impuestos», lo cual es un requisito del IRD. Stripe también puede calcular y mostrar los importes del GST automáticamente, lo que reduce el margen de error.

Múltiples opciones de pago para transacciones más rápidas

Las facturas de Stripe vienen con un botón de pago, que facilita a los clientes el pago en línea. Puedes aceptar tarjetas de crédito, transferencias bancarias, billeteras digitales y débitos directos, lo que reduce la fricción en los pagos y acelera el procesamiento. Dado que Stripe admite pagos en varias monedas, puede ser una opción eficaz si tienes clientes internacionales.

Recordatorios automáticos y reintentos de pago

Los pagos atrasados ralentizan el movimiento de fondos. Con Stripe, puedes automatizar los recordatorios a intervalos definidos (por ejemplo, tres días antes de la fecha de vencimiento, en la fecha de vencimiento, después). Si tienes facturas recurrentes, la función Smart Retries de Stripe intenta volver a cobrar el pago automáticamente en momentos óptimos si la transacción falla.

Seguimiento de facturas en tiempo real

El Dashboard de Stripe te ofrece una vista en vivo de tus facturas, mostrando cuáles están pagadas y cuáles están pendientes. Puedes configurar filtros, exportar informes e integrarlos con aplicaciones en Xero o QuickBooks a través de Stripe App Marketplace para sincronizar los pagos y los registros contables de forma automática.

Facturación recurrente para proyectos en curso

Si cobras a los clientes de forma regular, por ejemplo, por suscripciones o anticipos, Stripe te permite programar facturas recurrentes o establecer una facturación automática. Con esto, puedes enviar facturas a tiempo, reducir el trabajo administrativo y hacer que los ingresos sean más predecibles.

Procesamiento seguro de pagos

Los clientes pueden confiar en la seguridad del proceso de compra de Stripe. Stripe cumple con la normativa PCI y maneja los datos de pago confidenciales con cuidado. Esto puede ayudar a dar tranquilidad a tus clientes, lo que a su vez puede reducir los retrasos en los pagos causados por problemas de seguridad.