Tendría que ser sencillo cobrar los pagos: tú haces el trabajo, envías una factura y recibes el dinero en tu cuenta. Pero no siempre es tan fácil. Los clientes se olvidan de pagar, las condiciones de pago se ignoran y los pequeños errores en la facturación pueden provocar grandes retrasos. Tu flujo de caja depende de lo bien que factures, por lo que debes hacerlo de manera clara, pulida y fácil de pagar. Bastan unos pocos ajustes bien pensados para marcar una gran diferencia.

A continuación, analizaremos algunas de las mejores prácticas de facturación para las empresas de Nueva Zelanda, como qué incluir en las facturas, cómo automatizar la facturación y cómo gestionar las facturas pendientes de pago.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son los componentes principales de una factura comercial en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuáles son algunos de los errores de facturación más comunes que provocan retrasos en los pagos?
  
• ¿Cómo pueden las empresas prevenir y gestionar eficazmente las facturas pendientes de pago?
  
• ¿Cómo mejoran la eficiencia las soluciones de facturación automatizada?
  
• ¿Cuáles son los aspectos legales y fiscales que se deben tener en cuenta para facturar en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo simplifica Stripe la facturación para las empresas neozelandesas?
  

¿Cuáles son los componentes principales de una factura comercial en Nueva Zelanda?

Una factura bien estructurada puede ayudarte a recibir antes los pagos y garantizar el cumplimiento de la normativa de Nueva Zelanda para la facturación y el impuesto sobre bienes y servicios (GST). Todas las facturas deben ser sencillas, completas y fáciles de procesar, tanto para tu cliente como para tus propios registros. Esto es lo que debes incluir:

• Los datos de tu empresa (nombre comercial o de la empresa, dirección física, correo electrónico, número de teléfono y número del GST)

• Datos del cliente: este es un requisito del GST si la factura es de 1000 dólares neozelandeses (NZD) o más

• Número de factura único y fecha de emisión

• Descripción específica de los bienes o servicios

• Importes y totales (incluido el 15 % del GST, si corresponde)

• Condiciones de pago y fecha de vencimiento en un lenguaje sencillo

• Impuesto sobre bienes y servicios (GST) y elementos de cumplimiento de la normativa (es decir, las palabras «factura de impuestos» y el tipo de cambio, si se utiliza divisa extranjera)

¿Cuáles son algunos de los errores de facturación más comunes que provocan retrasos en los pagos?

Incluso cuando tienes clientes fiables, los pequeños errores de facturación pueden ralentizar los pagos. Si tus facturas no son claras, están incompletas o se entregan con retraso, es posible que los clientes no les den prioridad. Estos son algunos errores comunes de facturación que pueden causar retrasos en los pagos.

Facturas entregadas con retraso

Si no facturas cuanto antes, estarás retrasando que te paguen. Haz que la facturación forme parte de tu rutina. Envía facturas inmediatamente después de entregar un producto o servicio, o establece un horario recurrente (p. ej., todos los viernes para el trabajo completado). Algunas normativas de Nueva Zelanda fomentan la puntualidad en la facturación. Por ejemplo, el Departamento de Impuestos Internos (IRD) exige a las empresas que emitan facturas del GST a los compradores registrados del GST en un plazo de 28 días a partir de la solicitud (o en una fecha diferente si así lo han acordado las partes) para las compras superiores a 200 NZD.

Información faltante o incorrecta

Antes de enviar una factura, vuelve a revisar todos los datos, especialmente el número del GST y el cálculo de los impuestos. Si en una factura falta la información necesaria, es posible que el cliente no pueda procesarla. Algunos problemas comunes son:

• No incluir el número de pedido de compra (si lo requiere el cliente)

• Facturar a la persona o departamento equivocado (especialmente en organizaciones grandes)

• Errores tipográficos o cálculos incorrectos, que pueden dar lugar a disputas.

Descripciones vagas

Una partida individual como «Servicios de consultoría – 2000 NZD» no le dice mucho al cliente. Si no reconoce el cargo, es posible que retrase el pago mientras pide una aclaración. En lugar de eso, debes ser específico sobre para qué es el cargo. Estos son algunos ejemplos:

• Consulta de estrategia de marketing – 5 horas, 10 de enero de 2025

• Rediseño del sitio web – 50 % de depósito

No se mencionan condiciones de pago ni comisiones por demora

Si en la factura no se indica la fecha de vencimiento, algunos clientes no considerarán que el pago es urgente. Evita términos imprecisos como «30 días netos» y, en su lugar, escribe algo como «El pago vence el 15 de marzo de 2025» o «Se debe pagar en un plazo de 14 días tras la fecha de la factura».

Si cobras comisiones por retraso o intereses, asegúrate de mencionarlo en tu contrato y en la factura. Las políticas transparentes hacen que los clientes cumplan sus obligaciones. La Ley de Nueva Zelanda permite aplicar cargos por pagos atrasados solo si se han acordado de antemano, por lo que debes incluir algo como «Las facturas con más de 30 días de retraso pueden incurrir en un cargo por pago atrasado del 5 %».

Proceso de pago difícil

Si el pago de tu factura requiere pasos adicionales, tardarán más en pagarte. Siempre que sea posible, incluye un botón o enlace de «Pagar ahora» para pagos por Internet. Algunos errores comunes pueden ser:

• No incluir los datos bancarios para transferencias directas

• No ofrecer opciones de pago en línea

• Requerir comprobaciones, que son lentas y obsoletas.

Falta de seguimiento de los pagos atrasados

Puede que algunas empresas traten las facturas como algo que hay que enviar y olvidar de inmediato. Si la empresa no hace un seguimiento, sus clientes pueden asumir que retrasarse en los no es un gran problema. Las empresas deben establecer recordatorios y contactar con los clientes en cuanto una factura esté vencida. Un simple correo electrónico que diga: «Solo quería recordártelo: la factura n.º 123 vencía ayer. Avísanos si necesitas algún dato para procesar el pago» puede ayudar a que el cliente actúe.

A continuación, te ofrecemos un ejemplo de cómo responder cuando una factura vence:

• 7 días de retraso: Envía otro recordatorio.

• Más de 14 días de retraso: Llama o envía un correo electrónico al cliente con urgencia.

• Más de 30 días de retraso: Considera la posibilidad de suspender los servicios o de intensificar los esfuerzos de cobro.

¿Cómo pueden las empresas prevenir y gestionar eficazmente las facturas pendientes de pago?

Incluso si cuentas con unas prácticas de facturación sólidas, algunas facturas se pagarán con retraso o no se pagarán. Trata de evitar que las facturas venzan siempre que sea posible y ten un plan para gestionarlo cuando ocurra. A continuación, te indicamos cómo abordar el problema.

Investiga a los clientes y establece condiciones de crédito firmes

Antes de ampliar las condiciones de pago, investiga con quién estás trabajando, especialmente si son clientes nuevos o grandes. Verifica su reputación, pide referencias comerciales o solicita una parte del pago por adelantado. Es razonable tener condiciones de pago más estrictas para los clientes con historiales de pago deficientes (p. ej., el 50 % por adelantado, plazos más cortos) y al mismo tiempo ofrecer más flexibilidad a los clientes consolidados y de larga data.

Incluye las condiciones de pago

Un contrato sencillo, una carta de compromiso o un presupuesto aceptado pueden reducir las disputas más adelante. Documentar estas condiciones puede ayudar a que sea más fácil responsabilizar a los clientes si los pagos se retrasan. Todo acuerdo debe describir:

• Plazos de pago (p. ej., «Las facturas vencen en un plazo de 14 días»)

• Comisiones por demora o cargos por intereses, si corresponde (deben describirse de antemano para que sean exigibles en Nueva Zelanda)

• Consecuencias por falta de pago (p. ej., suspensión de servicios, pausa del trabajo futuro)

Factura cuanto antes y haz el seguimiento de los pagos pendientes

Envía las facturas en cuanto sea posible después de entregar un producto o servicio; si esperas semanas para facturar solo se retrasará aún más el pago. Hacer un seguimiento en el momento en que una factura está vencida puede aumentar tus posibilidades de recibir pagos. Utiliza un servicio de facturación como Stripe Invoicing para supervisar las facturas pendientes y clasificarlas por fecha de vencimiento:

• En regla (aún no vencida)

• 30 días de retraso

• 60 días de retraso

• Más de 90 días de retraso (una etapa significativa)

Haz un seguimiento temprano y amable

Cuando una factura está vencida, el primer paso es enviar un recordatorio amable. Es posible que los clientes a menudo se olviden, por lo que un recordatorio rápido puede ayudar a resolver muchos retrasos en los pagos. Intenta enviar un mensaje como el siguiente:

• Con un retraso de 1 a 3 días: «Solo un recordatorio rápido de que la factura n.º 123 vencía el [fecha]. Si necesitas algún dato para procesar el pago, comunícanoslo».

• Con un retraso de 7 a 14 días: «La factura n.º 123 tiene ahora [X] días de retraso. Realiza el pago o contáctanos si hay algún problema».

• Más de 30 días de retraso: Ve más allá con un mensaje firme pero amable como el siguiente: «Este es un último recordatorio antes de que tomemos medidas adicionales con respecto a la factura n.º 123».

Si los recordatorios por correo electrónico no funcionan, llama directamente al cliente. Puede que les resulte más difícil ignorar una conversación telefónica que un correo electrónico.

Aplica las consecuencias por impago

Muchas empresas pagan con rapidez cuando hay consecuencias reales, sobre todo si eso implica comisiones adicionales. Si no responden a los recordatorios, considera hacer lo siguiente:

• Pausa tus servicios hasta que recibas el pago

• Reenvía la factura con un recargo por retraso añadido (si estaba incluido en tu contrato)

• Envía un extracto que enumere todas las facturas pendientes de pago, especialmente para clientes comerciales con múltiples pagos pendientes

Considera la posibilidad de tomar medidas legales o recurrir a una agencia de cobro para las facturas vencidas hace mucho tiempo

Si la factura sigue sin pagarse después de más de 60 días, plantéate hacer lo siguiente:

• Contrata a una agencia de cobros (te cobrará un porcentaje, pero aún así podrías recuperar algo)

• Presenta una reclamación ante el Tribunal de Disputas de Nueva Zelanda

• Notifica formalmente al cliente de que emprenderás acciones legales (podrías obtener resultados con tan solo mencionarlo)

Utiliza estas medidas con cuidado, ya que pueden dañar las relaciones con los clientes. Sin embargo, si un cliente no paga, recuperar tu dinero tiene prioridad.

Automatiza los recordatorios de pago

El software de facturación automatizada puede enviar y escalar recordatorios para que no tengas que buscar manualmente los pagos y reintentar los pagos fallidos. También puedes implementar alertas internas (p. ej., un recordatorio en el calendario para llamar a los clientes con facturas que hayan vencido hace 15 días o más).

¿Cómo mejoran la eficiencia las soluciones de facturación automatizada?

La creación manual de facturas, el envío de recordatorios y el seguimiento de los pagos llevan tiempo y dejan margen para errores. La facturación automatizada se encarga de este proceso, reduce los errores y mejora el flujo de caja. A continuación te explicamos cómo la automatización puede transformar tu flujo de trabajo de facturación.

Ahorra tiempo y mantiene la constancia de la facturación

En lugar de elaborar facturas desde cero, las herramientas automatizadas las generan al instante mediante plantillas o calendarios de facturación recurrentes. Puedes enviar facturas a tiempo y reducir el riesgo de olvidarte de facturar a un cliente. Las empresas que automatizan la facturación suelen recibir antes los pagos simplemente porque envían facturas con más regularidad.

Reduce los errores humanos

La facturación manual puede dar lugar a errores como erratas, duplicación de los números de factura y cálculos de impuestos incorrectos. La automatización reduce estos errores y verifica que cada factura incluya los detalles, las tarifas y los tipos impositivos correctos. Esto puede significar menos disputas, correcciones y retrasos en los pagos.

Acelera los pagos

Muchas plataformas de facturación te permiten añadir un botón de «Pagar ahora» a las facturas. Esto permite a los clientes pagar al instante con tarjeta de crédito o transferencia bancaria. Algunos sistemas también ofrecen integración de los adeudos directos o monederos digitales.

Automatiza los seguimientos y el rastreo de los pagos

Los sistemas automatizados hacen un seguimiento de los pagos en tiempo real y envían recordatorios automáticamente, por lo que no tienes que comprobar manualmente qué facturas están vencidas. Puedes programar correos electrónicos de seguimiento, uno antes de la fecha de vencimiento, otro en la fecha de vencimiento y otro si el pago se retrasa, para que no se pierda ninguna factura. Stripe Invoicing, por ejemplo, puede reintentar automáticamente los pagos fallidos.

Se sincroniza con un software de contabilidad

Las modernas herramientas de facturación se integran con Xero, MYOB, QuickBooks y otras plataformas de contabilidad, por lo que tus registros se actualizan automáticamente cuando recibes los pagos. Esto evita la doble introducción de datos y te proporciona información en tiempo real sobre tus ingresos, facturas pendientes y flujo de caja.

Prepara tu empresa para la facturación electrónica

Nueva Zelanda está avanzando hacia la facturación electrónica, en la que las facturas se intercambian directamente entre los sistemas contables de las empresas utilizando formatos estandarizados como XML. Aunque actualmente solo es obligatorio para algunos organismos gubernamentales, en 2023 10.000 empresas se registraron para recibir facturas electrónicas. Las herramientas de facturación automatizada que admiten la facturación electrónica garantizan que estés preparado para este cambio al reducir el trabajo administrativo y los retrasos en los pagos.

Simplifica el mantenimiento de registros y el cumplimiento de la normativa fiscal

Con la facturación digital, todos los registros se almacenan de forma segura y se realiza una copia de seguridad automática, lo cual es una gran ventaja durante la temporada fiscal. En Nueva Zelanda, las empresas deben conservar las facturas durante al menos siete años, y la automatización ayuda a archivar todo en un solo lugar. Algunas plataformas también generan informes del GST, lo que simplifica las declaraciones de impuestos.

¿Cuáles son los aspectos legales y fiscales que se deben tener en cuenta para facturar en Nueva Zelanda?

Además, tus facturas deben cumplir con los requisitos legales e impositivos, especialmente si tienes una empresa registrada para el GST. Esto es lo que necesitas saber para cumplir con la normativa.

Requisitos de las facturas del GST

Si tu empresa gana más de 60.000 NZD al año, debes registrarte para el GST y cargar un 15 % de GST en la mayoría de los bienes y servicios. Las facturas deben incluir lo siguiente:

• El nombre, la dirección y el número del GST de tu empresa

• El nombre y la dirección del cliente (si el importe es igual o superior a 1000 NZD)

• Fecha de la factura

• La descripción de los bienes o servicios proporcionados.

• Base imponible, GST añadido e importe total

• Las palabras «factura de impuestos»

• El tipo de cambio, si se utiliza divisa extranjera

El nivel de detalle requerido depende del importe de la factura:

• 50 NZD (sin incluir el GST) o menos: No se requiere factura de impuestos.

• De 51 a 999 NZD: Necesitas una factura básica (es decir, los datos de la empresa, la fecha, la descripción, el importe total).

• A partir de 1000 NZD: Se necesitan todos los datos, como el nombre y la dirección del comprador, así como el cálculo detallado del GST.

Normas de mantenimiento de registros

Las empresas deben conservar las facturas durante al menos siete años. El almacenamiento digital está bien, no hay necesidad de copias en papel, pero los registros deben poder recuperarse fácilmente si el IRD los solicita. Realizar copias de seguridad de las facturas en sistemas basados en la nube puede evitar la pérdida de los registros financieros importantes.

Reglas de plazos para las facturas del impuesto sobre bienes y servicios (GST)

Si un cliente registrado en el GST solicita una factura, debes proporcionársela en un plazo de 28 días para compras superiores a 200 NZD. La mayoría de las empresas emiten facturas inmediatamente después de que se completa una venta o servicio para cumplir con la normativa y acelerar los pagos.

Facturación electrónica y cumplimiento de la normativa

En 2026, habrá más organismos gubernamentales de Nueva Zelanda que tendrán la obligación de enviar y recibir facturas electrónicas. Si tienes previsto trabajar con organismos gubernamentales, la facturación electrónica puede convertirse en algo necesario.

Seguridad y privacidad de los datos

Las facturas contienen datos personales y de la empresa, por lo que debes protegerlas. Si las envías por correo electrónico, verifica la dirección del destinatario para evitar violaciones de la privacidad. Algunas empresas usan archivos PDF protegidos con contraseña o plataformas de facturación con portales seguros. Según la Ley de Privacidad de Nueva Zelanda, las empresas están obligadas a tomar medidas razonables para proteger la información de los clientes.

¿Cómo simplifica Stripe la facturación para las empresas neozelandesas?

Stripe ofrece una amplia gama de servicios, incluidos el procesamiento de pagos y la facturación, y ayuda a las empresas a crear facturas, enviarlas y hacer un seguimiento. A continuación, te explicamos cómo Stripe puede hacer que sea más fácil y rápido recibir pagos y cumplir con el GST.

Creación de facturas más sencilla

Con Stripe Invoicing, puedes generar y enviar facturas en cuestión de minutos. Stripe te ofrece plantillas personalizables para que no tengas que crear facturas desde cero. Puedes añadir tu imagen de marca, cargos pormenorizados y condiciones de pago para que cada documento parezca coherente y completo.

Cumplimiento de la normativa del GST integrado

Stripe puede ayudar a que el cumplimiento de la normativa del GST sea más fácil. Añade automáticamente tu número de GST de Nueva Zelanda a las facturas. De este modo, si un cliente tiene un ID de GST guardado en su perfil, Stripe etiqueta el PDF como una «factura de impuestos», un requisito del IRD. Stripe también puede calcular y mostrar automáticamente los importes del GST, lo que reduce el riesgo de errores.

Múltiples opciones de pago para transacciones más rápidas

Las facturas de Stripe incluyen un botón de pago, lo que simplifica el pago en línea para los clientes. Puedes aceptar tarjetas de crédito, transferencias bancarias, monederos digitales y adeudos directos, lo que reduce la fricción en los pagos y acelera el procesamiento. Como Stripe acepta pagos en varias divisas, puede ser una opción eficaz si tienes clientes internacionales.

Recordatorios automáticos y reintentos de pago

Los retrasos en los pagos ralentizan el movimiento de fondos. Con Stripe, puedes automatizar recordatorios a intervalos fijos (p. ej., tres días antes de la fecha de vencimiento, en la fecha de vencimiento, después). Si tienes facturas recurrentes, la función Smart Retries de Stripe intentará volver a cobrar el pago automáticamente en momentos optimizados si falla una transacción.

Seguimiento de facturas en tiempo real

El Dashboard de Stripe te ofrece una visión en tiempo real de tus facturas y te muestra cuáles están pagadas y cuáles están pendientes de pago. Puedes establecer filtros, exportar informes y realizar integraciones con Xero o QuickBooks con aplicaciones a través del Stripe App Marketplace para sincronizar automáticamente los pagos y los registros contables.

Facturación recurrente para proyectos en curso

Si facturas a los clientes de manera regular, por ejemplo, por suscripciones o anticipos, Stripe te permite programar facturas recurrentes o establecer una facturación automática. Con esta función podrás enviar facturas a tiempo, reducir el trabajo administrativo y hacer que los ingresos sean más predecibles.

Procesamiento seguro de pagos

Los clientes pueden confiar en el proceso de compra seguro de Stripe. Stripe cumple con la normativa de PCI y gestiona con prudencia los datos confidenciales de pago. Esto puede dar tranquilidad a tus clientes y reducir así los retrasos en los pagos causados por problemas de seguridad.